Cách kết nối máy fax với máy tính win 10

Xin chào các bạn! Bạn đang sở hữu một chiếc máy in đa năng? Bạn muốn sử dụng chiếc máy in này để gửi Fax nhưng không biết phải làm thế nào? Bạn đừng lo, hãy theo dõi những thông tin hữu ích cho bạn mà Công Ty Thuê Máy Photo chúng tôi sẽ chia sẻ dưới đây nhé!

Trên thực tế, chức năng fax được tích hợp trên hầu hết các dòng máy in hiện đại ngày nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết và có thể khai thác tính năng này ở máy in dẫn đến tình trạng lãng phí và không mang đến hiệu quả cao trong công việc.

Khi làm việc với máy in đa năng, để có thể sử dụng chức năng fax trên máy. Bạn cần thực hiện các bước thiết lập ban đầu. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý là bước này tương đối khó và đa số các máy in đa năng sau khi đã cài đặt driver đều sẽ có một trình thuật sĩ yêu cầu bạn thực hiện. Nhiệm vụ của bạn chỉ là làm theo các hướng dẫn mà chương trình đưa ra.

Mỗi dòng máy in khác nhau sẽ có giao diện khác nhau. Nhưng xét về cơ bản, việc sử dụng chức năng fax trên máy in bao gồm các bước sau:

• Kết nối máy in với máy tính
• Thiết lập cơ bản tính năng fax trên máy in
• Thiết lập tính năng fax số [Digital Fax] trên máy tính

Cụ thể như sau:

Kết nối máy in với máy tính

Trước khi tiến hành kết nối, bạn hãy mở nắp đậy của cổng LINE và kết nối đường dây điện thoại vào cổng này. Tuyệt đối bạn không được quên thực hiện thao tác này bạn nhé!

Tiếp theo, để kết nối máy in với máy tính, bạn thực hiện các bước sau:

• Bạn hãy gắn nguồn cho máy in, sau đó bật công tắc máy lên và kết nối máy in với máy tính thông qua cáp USB đi kèm khi mua máy in.
• Tiếp đó, bạn nhấn Next, khi đó sẽ có thông báo Device detected, tức là bạn đã kết nối thành công. Hãy đợi vài giây để chuyển sang bước tiếp theo nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn kết nối máy tính với máy in đơn giản nhất

Thiết lập cơ bản tính năng fax cho máy in

Bước này là bước rất quan trọng, ở bước này, bạn cần phải khai báo thông tin được hiển thị ở Header của bản fax gửi đi. Bạn cài đặt cho máy nhận được fax từ địa chỉ khác gửi đến cũng như xem và in bản fax. Hãy bắt đầu thực hiện bước này bằng cách nhấn Next bạn nhé!

Bước 1:

Tại cửa sổ thứ hai của Fax Setup, bạn hãy khai báo quốc gia là Việt Nam. Tiếp đó, bạn hãy gõ đúng tên đơn vị hoặc cá nhân sử dụng máy fax ở ô Name và khai báo số fax cho máy. Bên dưới sẽ có hai câu hỏi mà bạn cần trả lời:

• Are voice calls also received on this phone line?: tức là đường dây fax mà bạn đang kết nối với máy in có thể nhận được cuộc gọi hay không?
• Do you have a distinctive ring for a fax calls?: máy in đa năng có âm báo đặc biệt giúp bạn nhận dạng khi có fax tới hay không? Câu hỏi này thì bạn nên nhấn Yes nhé!

Kiểm tra lại thông tin bạn đã đăng ký và nhấn Next để tiếp tục nhé!

Bước 2:

Tại bước này, công việc của bạn là thiết lập cho chức năng trả lời của máy in đa năng. Bạn cũng cần trả lời những câu hỏi sau:

• What distinctive ring pattern is used for your fax calls?: tùy theo sở thích mà bạn có thể chọn All Rings [chuông đơn thuần], Single Rings [chuông đơn], Double/ Triple Rings [chuông đôi hoặc ba],…
• Is there an answering machine on this line?: tức là có hệ thống trả lời tự động ở đường dây này hay không? Bạn nên chọn No rồi nhấn Next để tiếp tục nhé!

Bước 3:

Đến bước này, bạn cũng cần trả lời câu hỏi:

• Do you have DSL Internet service on this phone line?: đường dây hiện tại có tín hiệu DSL hay không?
• Are you connecting a computer modem on this phone line?: bạn có kết nối modem trên đường dây này hay không?

Sau khi đã trả lời xong, bạn nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo nhé!

Bước 4:

Đây là bước Connect your Fax, bạn sẽ phải đánh dấu chọn trước những gì đã thiết lập và cài đặt cho máy in đa năng của mình, đây chính là bước để bạn có thể kiểm tra thật kỹ các thiết lập của mình.

Khi đó, một sơ đồ sẽ hiện ra ở khung để bạn có thể so sánh. Khi đã chắc chắn các thiết lập đều đúng theo nhu cầu của bạn, hãy nhấn Next để tiếp tục.

Bước 5:

Đây gọi là bước Testing the Fax Setup, bước này cho phép bạn fax thử với những thiết lập mà bạn vừa lựa chọn. Bạn hãy kiểm tra thông số đằng sau dấu để có thể chắc chắn hơn. Sau đó nhấn Next.

Lưu ý, nếu màn hình hiện ra thông báo lỗi, hãy nhấn Back để kiểm tra lại xem các thiết lập mà bạn vừa làm có đúng hay không. Đặc biệt, bạn hãy kiểm tra lại đường dây điện thoại xem đã được kết nối vào máy in hay chưa. Và cuối cùng, bạn hãy in thử xem nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng máy in cho người mới bắt đầu

Thiết lập tính năng Fax số [Digital Fax] trên máy tính

Tại cửa sổ hoàn tất quá trình cài đặt, bạn đừng vội nhấn Exit mà hãy nhấn chọn Set up Digital Fax và tiến hành cài đặt tính năng này. Không thừa đâu bạn nhé!

Ở cửa sổ Settings, bạn hãy kích hoạt chế độ nhận Fax từ máy tính bằng cách nhấn On ở mục Fax to PC Setup. Tiếp đó, bạn chỉ định thư mực lưu Fax ở Destination Folder. Nếu như bạn muốn bản fax hiển thị thông tin người gửi, hãy nhấn chọn Include Fax information in TIFF header. Cuối cùng, nhấn chọn ON ở Incoming Fax Notification để có âm báo khi có máy fax và nhấn Finish để kết thúc.

Cách gửi và nhận fax trên máy in

Như ở trên là chúng ta đã cấu hình chức năng gửi fax cho máy in thành công. Và tiếp theo để có thể sử dụng được chức năng gửi và nhận fax trên máy in của chúng ta. Thì các bạn cần thực hiện theo các bước sau đây có thể gửi và nhận fax trên máy in của chúng ta nhé!

Bước 1: Các bạn tiến hành để tài liệu úp xuống khay giấy cần fax đi.

Bước 2: Sau khi chúng ta đã để tài liệu vào khay fax, tiếp theo các bạn tiến hành nhấn vào nút fax trên máy in cho tới khi đèn sáng là được.

Bước 3: Các bạn thực hiện đầy đủ các bước hiện ra trên màn hình LCD bằng các nút lên/xuống/sang trái/phải và OK. Lưu ý rằng, bạn cần nhập đúng số Fax cần gửi còn những thông số còn lại bạn nên để mặc định.

Khi đã thiết lập xong, bạn nhấn nút Start để bắt đầu Fax đi. Một số dòng máy sau khi thiết lập thông số, bạn hãy đợi sau khi máy phát ra tiếng kêu “rít rít, u u…” thì mới nhấn Start để gửi bản Fax đi.

Như vậy, chúng ta có thể thấy việc khai thác tính năng fax trên máy in đa năng cũng không quá khó phải không nào? Mặc dù diễn giải hơi dài, nhưng nếu thực hiện thì bạn chỉ cần vài thao tác chuột là đã có thể hoàn thành. Chúc các bạn thực hiện thành công!

Xem thêm: Cách kết nối và chia sẻ máy in qua mạng LAN đơn giản

Máy Fax là một trong những thiết bị thường được dùng để trao đổi thông tin giữa các cơ quan, công ty,...  với nhau. Việc trang bị máy Fax là cần thiết, tuy nhiên nếu như bạn chưa có hoặc vì lý do nào đó mà không thể sử dụng máy Fax thì có thể sử dụng máy vi tính để tạm thời thay thế cho máy Fax.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách cài đặt chức năng Fax cho máy vi tính sử dụng Hệ điều hành Windows XP, đây là một trong những Hệ điều hành thông dụng có sẵn chương trình giúp gửi và nhận Fax.

Cài đặt Fax Modem cho máy vi tính

Tuy Windows XP có tích hợp chương trình Fax nhưng mặc định thì nó sẽ không có sẵn khi cài đặt Windows do đó nếu muốn sử dụng chương trình này thì bạn cần phải cài đặt nó. Để cài đặt chương trình Fax, máy vi tính của bạn phải được lắp đặt Modem và cần có dĩa CD/DVD-ROM Windows XP phiên bản đúng với Hệ điều hành đang sử dụng.

Xem hướng dẫn Cách ráp Modem vào máy vi tính

Cài đặt chức năng Fax cho Windows 

Trước tiên bạn hãy truy cập vào menu Start của Windows và chọn Printers and Faxes

truy cập vào menu Start của Windows và chọn Printers and Faxes

Trong cửa sổ Printers and Faxes bạn hãy chọn File và sau đó là Set Up Faxing

chọn File và sau đó là Set Up Faxing

Windows sẽ yêu cầu bạn cho dĩa cài đặt Windows XP vào ổ dĩa CD/DVD-ROM, đây là ổ dĩa được dùng khi cài đặt Windows XP.

Yêu cầu cho dĩa Windows XP vào ổ dĩa CD/DVD-ROM

Bạn hãy cho dĩa Windows XP vào đúng ổ dĩa mà chương trình yêu cầu và đóng khay ổ dĩa lại, nếu không có lỗi gì thì chương trình sẽ tự động chạy tiếp. Nếu bạn cho dĩa  Windows XP vào ổ dĩa khác thì chương trình sẽ yêu cầu bạn chỉ tới ổ dĩa và thư mục chứa các tập tin cài đặt của Windows. [Thư mục này tên là I386]

Configuring component

Sau khi cài đặt xong sẽ xuất hiện một biểu tượng hình máy Fax trong cửa sổ Printers and Faxes.

Biểu tượng hình máy Fax trong cửa sổ Printers and Faxes

Tạo biểu tượng Fax trên màn hình Desktop

Mục đích của việc tạo biểu tượng Fax trên màn hình Desktop là để thuận tiện sử dụng sau này. Bạn hãy nhấn nút phải chuột vào biểu tượng máy Fax và chọn Create Shortcut.

nút phải chuột vào biểu tượng máy Fax và chọn Create Shortcut

Xuất hiện hộp thông báo bạn hãy nhấn Yes để đồng ý.

Nhấn Yes để đồng ý

Một biểu tượng của chương trình Fax sẽ xuất hiện trên màn hình Desktop.

Biểu tượng của chương trình Fax

Thiết lập thông số Fax

Bạn hãy nhấp đúp chuột trái vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop vừa tạo ở bước trên, nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng thì chương trình Fax sẽ tiến hành các bước thiết lập thông số fax. Bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.

Fax configuaration wizard

Bạn cần khai báo các thông tin của bạn vào trong các mục cần thiết, thông tin này sẽ được hiển thị trong bản Fax mà bạn gửi đi và bên nhận cũng sẽ dùng những thông tin này khi gửi Fax lại cho bạn. Sau khi nhập xong bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.

Sender information

Bạn có thể không cần phải nhập hết thông tin trong cửa sổ Fax Configuration Wizard nhưng thông tin Your Full Name [tên của bạn] và Fax Number [số Fax của bạn] là cần thiết. 

Trong phần tiếp theo này bạn sẽ chọn loại Modem dùng để Fax, nếu trong máy chỉ có một Modem thì mặc nhiên nó sẽ được chọn. Bạn hãy đánh dấu vào ô Enable Send nếu bạn muốn gửi Fax và đánh dấu vào ô Enable Receive nếu muốn nhận Fax. Chọn Manual answer nếu bạn muốn tự tay bạn ra lệnh nhận Fax hay chọn Automaticanswer after nếu muốn máy tính sẽ tự động nhận Fax, rings là số hồi chuông reo trước khi nhận Fax. Sau khi chọng xong bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.

Select the Fax device

Nếu bạn chọn  Automaticanswer after và chọn 2 ring thì nếu có Faxx gửi đến thì sau 2 hồi chuông chương trình Fax sẽ tự động nhận.

Khai báo thông tin TSID, đây là thông tin nhận dạng khi bạn gửi Fax, và thông thường là số Fax hoặc tên công ty của bạn. Nhấn Next để tiếp tục.

Fax TSID

Khai báo thông tin CSID, đây là thông tin nhận dạng khi bạn nhận Fax, và thông thường là số Fax hoặc tên công ty của bạn. Nhấn Next để tiếp tục.

Fax CSID

Yieeps theo bạn có thể đánh dấu vào ô Print on và chọn máy in nếu muốn in các bản Fax sau khi nhận được. Đánh dấu vào ô Store a copy in a folder và nhấn nút Browse để chọn thư mục lưu các bản sao của Fax nhận được nếu muốn. Nếu bạn không có máy in hoặc không muốn lưu bản Fax thì không cần chọn. Nhấn Next để tiếp tục.

Routing options

Quá trình cài đặt Fax hoàn tất, banh hãy nhấn Finish

Completing the Fax wizard

Nếu xuất hiện hộp cảnh báo an toàn của Windows, bạn hãy nhấn Unblock để đồng ý cho phép chương trình Fax kết nối mạng.

Unblock Fax console

Cách gửi và nhận Fax băng máy vi tính

Cửa sổ của chương trình Fax sẽ xuất hiện và sẵn sàng cho việc gửi và nhận Fax bằng máy vi tính. Mỗi khi muốn Fax bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để mở cửa sổ Fax này .

Fax console

Xem hướng dẫn Cách gửi và nhận Fax bằng máy vi tính

BuaXua.vn

Gửi ý kiến đóng góp hoặc thắc mắc của
bạn về bài viết này!

Xin vui lòng nhập chính xác địa chỉ Email của bạn để nhận được thư trả lời.