Cách nhập nhanh dữ liệu vào phần mềm kế toán năm 2024

Phần mềm kế toán 1A là thương hiệu đã được đăng ký và thuộc sở hữu của Công ty Cổ phần Thủy Thiên (TTSOFT)

© Copyright 2004 - 2022 by TTSOFT. All rights reserved.

Công ty cổ phần Thủy Thiên (TTSOFT)

• Địa chỉ: 12/17 Đào Duy Anh, P9, Q.Phú Nhuận, TP.HCM
• Điện thoại: (028) 3848 9975 - Fax: (028) 3848 9976
• Email: [email protected]
• Website: www.ketoan1a.com

Hotline hỗ trợ tại Hà Nội

Tel: (024) 2324 3668

Hotline hỗ trợ tại TPHCM

Tel: (028) 3848 9975

(07:30 - 12:00 và 13:00 - 17:00)

Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách sao lưu dữ liệu trên phần mềm kế toán Smart Pro, đồng thời lấy dữ liệu từ file Excel vào bên trong phần mềm.

SAO LƯU DỮ LIỆU TRÊN PHẦN MỀM SMART PRO

Sao lưu dữ liệu để đề phòng tình huống bị mất dữ liệu là chức năng quan trọng của mọi phần mềm kế toán. Không đứng ngoài mục tiêu chung, Smart Pro cung cấp cho người dùng 2 chức năng sao lưu dữ liệu làm việc vô cùng hữu ích:

• Sao lưu Database riêng lẻ

– Để sao lưu dữ liệu trước tiên bạn mở database cần sao lưu lên, sau đó vào menu chính chọn C. Công cụ tiện ích => 04. Sao lưu dữ liệu sang file (*.mdb).

– Kế đến bạn bấm chọn thư mục lưu tìm đến đường dẫn lưu file rồi 1 trong 2 tuỳ chọn: lưu ra file Access hoặc là lưu ra file xml (bạn nên chọn file Access) – Sau đó bạn chọn OK là dữ liệu đã được sao lưu ra.

• Sao lưu hàng loạt Database

– Với chức năng này, bạn có thể thao tác đơn giản bằng cách vào C. Công cụ tiện ích => 24. Sao lưu nhiều database

– Tại cột danh sách database bạn bấm chuột vào database muốn sao lưu và bấm phím Space trên bàn phím để chọn. Nếu muốn sao lưu hết toàn bộ database thì bạn bấm vào Chọn tất cả – Tiếp theo bạn bấm nút Chọn thư mục lưu, tìm đến thư mục lưu file sao lưu – Sau khi chọn được thư mục lưu bạn bấm nút Sao lưu.

LẤY DỮ LIỆU DỰ PHÒNG VÀO PHẦN MỀM

Sau khi sao lưu dữ liệu xong, khi cần đưa dữ liệu đã sao lưu đó vào phần mềm thì bạn làm như sau:

– Tại Menu chính bạn chọn C. Công cụ tiện ích => 05. Lấy dữ liệu từ file (*.mdb) đã lưu

– Bạn chọn Từ file rồi tìm đến file dự phòng mà bạn đã lưu

– Tại phần Tuỳ chọn Import bạn chọn tuỳ chọn thích hợp rồi bấm OK => Yes.

– Sau khi đưa dữ liệu vào xong bạn vào C.Công cụ tiện ích => 08. Thêm bảng thêm cột vào cơ sở dữ liệu – Cuối cùng bạn vào mục A. Bảo trì hệ thống => 01. Kiểm tra và cập nhật số dư các danh mục => Xử lý để phần mềm cập nhật lại dữ liệu cho bạn.

ĐƯA DỮ LIỆU RA EXCEL

Smart Pro hỗ trợ bạn tính năng xuất dữ liệu ra file Excel. Khi cần sử dụng bạn làm như sau: – Tại bảng dữ liệu mà bạn muốn đưa ra Excel nhấn F8 => E => Enter, bạn chọn định dạng file xuất ra cho phù hợp với phiên bản Excel trên máy tính và chọn thư mục lưu file này.

LẤY DỮ LIỆU TỪ FILE EXCEL VÀO PHẦN MỀM SMART PRO

Bên cạnh việc xuất dữ liệu ra Excel, Smart Pro cũng hỗ trợ cho bạn tính năng đưa bảng dữ liệu từ Excel vào phần mềm. Để làm được điều này bạn cần tuân thủ nguyên tắc sau:

• File Excel của bạn phải có Mã cột trùng với Mã cột trong phần mềm
• Để biết mã cột trong phần mềm thì bạn vào bảng cần tra và nhấn CTRL + ~ (dấu ~ nằm cạnh phím số 1). Bạn cũng có thể xuất bảng nháp ra Excel trước rồi copy mã cột vào file muốn đưa vào phần mềm để đảm bảo đúng mã cột.

– Sau khi đã có file Excel hoàn chỉnh thì bảng muốn đưa vào bạn nhấn F8 => F => Enter

– Bạn chọn file nguồn để tìm đến file cần đưa vào – Bên cạnh ô File name bạn bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Excel File , rồi tìm đến file cần đưa vào bấm Open – Tại mục loại database nguồn bạn chọn Từ file excel. Nếu bạn muốn bổ sung dữ liệu từ Excel theo từng dòng thì chọn tuỳ chọn cần thiết ở mục Chọn cách bổ sung vào cuối bảng rồi bấm OK. Chú ý: Khi đưa file Excel vào phần mềm thì tại ô Tên bảng bạn phải điền đúng tên sheet chứa bảng của file Excel đưa vào.

Hiện nay, có rất nhiều các doanh nghiệp tại Việt Nam ứng dụng các phần mềm kế toán vào việc hỗ trợ công việc kế toán doanh nghiệp mình. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa biết cách sử dụng phần mềm kế toán sao cho phát huy tối đa hiệu quả. Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này. Chúng tôi xin chia sẻ các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập tài liệu đầu vào – Cách sử dụng phần mềm kế toán

Để sử dụng phần mềm kế toán bắt buộc kế toán viên phải nhập các thông tin đầu vào. Các thông báo, sau thời điểm được nhập liệu vào sẽ được ứng dụng lưu lại vào khối hệ thống. Tất cả theo một định dạng riêng theo đơn vị hỗ trợ phần mềm.

Lưu ý rằng: Khi nhập liệu cần bảo đảm nhập đủ. Đặc biệt như con số, số chi phí,…

Bước 2: Xử lý dữ liệu kế toán

Tại bước này những dữ liệu đầu vào được lưu trữ, xử lý, tổ chức công bố, thống kê. Đồng thời cả tính toán theo tiến trình ứng dụng. Và cũng bao gồm mức sử dụng thông thường của chính sách kế toán hiện hành.

Cách sử dụng phần mềm kế toán vô cùng đơn giản

Trong quy trình này, dựa vào những tài liệu đầu vào có trên giấy tờ, phần mềm tự động hóa trích lọc những dữ liệu then chốt chuyển vào hệ thống cũng giống như ghi dìm các bút toán định khoản. Từ đó sẽ hoàn toàn có thể cung ứng số liệu cho người dùng khi cần thiết.

Lưu ý rằng: Với cách sử dụng phần mềm kế toán ở bước này, người dùng nên yêu cầu tiêu giảm câu hỏi tắt ngang ứng dụng vào tiến trình này. Vì nó có thể dẫn mang đến lỗi hỏng tài liệu. Bên cạnh đó, người dùng nên đề xuất chú ý các thông báo lỗi, các nhắc nhở. Từ đó, kịp thời điều chỉnh với cách xử lý lại tài liệu.

Bước 3: Trích xuất tài liệu kế toán

Dựa vào cách xử lý tài liệu, phần mềm tự động trích xuất số liệu cho sổ sách kế toán. Bao gồm, sổ mẫu, sổ chi tiết thông tin tài khoản,… Các report sẽ bao gồm, các report theo nguyên lý của Thuế cũng giống như các báo cáo thống kê lại, so với tính chất của khách hàng,…

Qua đó, kế toán viên hay chủ doanh nghiệp có thể xem, lưu trữ, in ấn. Đồng thời là dán hoặc trích xuất tài liệu ra những format khác. Như vậy rất dễ dàng để gửi cho các mục tiêu đối chiếu, thống kê lại, quản lí trị. Hoặc cũng có thể kết nối cùng với các khối hệ thống ứng dụng khác của người tiêu dùng.

Lưu ý rằng: Với cách sử dụng phần mềm kế toán này, người dùng có thể đề xuất thao tác làm việc đúng, đủ. Tất cả theo các bước sử dụng của từng kỹ năng hoặc từng phần mềm kế toán. Nhằm để tài liệu cổng đầu ra tất cả tính đúng mực cao.

Tài liệu sẽ được trích xuất thành các format khác nhau

Những lưu ý trong cách sử dụng phần mềm kế toán

Đối với công cụ nào cũng vậy, để phát huy được tối đa hiệu quả thì đòi hỏi người sử dụng phải nắm bắt và hiểu rõ được đầy đủ các chức năng của công cụ đó. Nên với phần mềm kế toán cũng như vậy. Do đó, đầu tiên người sử dụng phải nắm và hiểu được rõ phần mềm kế toán. Nó bao gồm những phần hành chi tiết nào và chức năng cụ thể của mỗi phần hành chi tiết đó.

Đặc biệt, một điểm nữa của phần mềm kế toán đó là các phần hành chi tiết sẽ có sự liên kết với nhau. Nên trong quá trình sử dụng, người dùng cần lưu ý về cách thức liên kết. Đặc biệt là giữa các phần hành kế toán với nhau. Nhằm hướng tới mục đích đẩy nhanh quá trình và hiệu quả xử lý các công việc kế toán. Góp phần giảm thiểu được thời gian chờ đợi trong việc thực hiện công tác kế toán.

Một lưu ý nữa trong sử dụng phần mềm kế toán đó là, người sử dụng phải có kiến thức chuyên môn vững về tất cả các phần hành kế toán chi tiết. Như vậy mới đảm bảo lựa chọn được đúng phần hành kế toán chi tiết. Để xử lý chính xác cho từng nghiệp vụ kinh tế tài chính cụ thể. Hơn nữa, việc có kiến thức chuyên môn kế toán là lợi thế. Điều này thể hiện trong việc khai thác tối đa sử dụng của phần mềm kế toán. Giúp đảm bảo công nghệ hóa và tối giản việc thực hiện công tác kế toán.

Phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp tối giản được công việc

Chú ý quan trọng khi sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán tổng hợp bao gồm nhiều phần hành kế toán chi tiết. Vì vậy, lượng dữ liệu lưu trữ sẽ là rất lớn. Nên sẽ khó tránh khỏi việc phần mềm bị quá tải, chạy chậm, thậm chí là bị lỗi. Vì vậy, để đảm bảo không bị mất mát dữ liệu, trong quá trình sử dụng phần mềm, người dùng nên sao lưu lại dữ liệu vào cuối mỗi ngày.

Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng cũng cần lưu ý nên định kỳ phải có hoạt động bảo trì phần mềm. Với mục đích đảm bảo hoạt động của phần mềm là liên tục và trôi chảy.

Câu hỏi thường gặp

Có mấy bước sử dụng phần mềm kế toán?

Gồm 3 bước: – Nhập liệu – Xử lý số liệu – Trích xuất tài liệu

Cần lưu ý gì khi sử dụng phần mềm kế toán?

Người dùng cần lưu ý về cách thức liên kết. Đặc biệt là giữa các phần hành kế toán với nhau. Nhằm hướng tới mục đích đẩy nhanh quá trình và hiệu quả xử lý các công việc kế toán. Góp phần giảm thiểu được thời gian chờ đợi trong việc thực hiện công tác kế toán.

Mong rằng những thông tin NewCA vừa đề cập sẽ hữu ích với bạn trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán.