Đối với những người mới mua máy in, các nút chức năng trên máy cùng với sách hướng dẫn sử dụng máy in có quá nhiều nội dung sẽ khiến rất nhiều người bối rối. Vì vậy, Máy In Đại Thành sẽ tổng hợp các cách sử dụng máy in trên máy tính và chia sẻ trong bài viết sau. Cần thực hiện theo đúng quy trình để người dùng sử dụng máy in an toàn, tiện lợi hơn, giúp máy bền, đẹp.Cách sử dụng máy in trên máy tính đúng cách.
Bước 1: Kiểm tra mực và giấy trong máy in
Các vấn đề về mực gần như không tồn tại trên máy in mới, nhưng hãy kiểm tra một lần để đảm bảo mực không bị oxy hóa, khô hoặc có một số vấn đề khác. Đối với giấy tờ, hãy cẩn thận. Đảm bảo rằng đủ và không quá nhiều, giấy được đặt ngay ngắn và đúng vị trí trong khay để giấy không bị kẹt khi máy đang chạy. Tiếp theo, hãy kiểm tra xem dây nguồn đã được cắm đúng cách chưa. Sau khi khởi động máy in thành công [đèn chuyển sang màu xanh] chúng ta có thể tiếp tục các bước tiếp theo.
Bước 2: Kết nối máy in với máy tính
Bạn có thể kết nối máy in với máy tính bằng cáp USB hoặc các máy in hiện đại có thể kết nối với máy tính bằng Bluetooth hoặc WiFi.
Bước 3: Cài đặt Driver cho máy in của bạn
Sau khi kết nối được thiết lập, bạn cần cài đặt Driver máy in trên máy tính của mình. Trong hầu hết các trường hợp, sau khi kết nối thành công, trình cài đặt trình điều khiển Driver sẽ xuất hiện trên máy tính của bạn và tất cả những gì bạn phải làm là làm theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình.
- Có thể cài đặt máy in với máy chủ: Cắm dây nguồn để kết nối máy in với máy chủ. Mỗi máy in có trình điều khiển [ Driver ] riêng được đi kèm cùng với máy in.
- Có thể thiết lập quyền chia sẻ máy in với các máy còn lại bằng cách: Star -> Chọn mục Control Panel -> Chọn mục Printers and Device or Printers and Faxes. Chọn thiết bị máy in -> chuột phải và bấm chọn Sharing -> tích chọn mục Share this Printer -> Nhấn Apply -> Nhấn OK để hoàn thành.
- Có thể kết nối hệ thống máy tính với máy in: Các máy trong cùng một hệ thống đều có thể sử dụng máy in, vì vậy bạn có thể kết nối máy in với nhiều máy tính để sử dụng thuận tiện hơn bằng cách: Kết nối với Mạng cục bộ 🡪 Chọn Control panel -> Chọn mục Printers and Devices -> Chọn mục And a network. Máy in lúc này đã được chia sẻ
Bước 4: Tiến hành thiết lập trang in
Bây giờ, khi máy in đã sẵn sàng, bạn có thể in trang thử nghiệm để xác minh rằng máy đang hoạt động. Trong tệp tài liệu, nhấn Ctrl + P để mở hộp thoại In [ Print]. Tại đây bạn thiết lập các thông số:
- Thông số copies: Bản sao: Số lượng bản in tùy chọn.
- Thông số Printer Properties: Thuộc tính Máy in: Đây là tùy chọn nâng cao trong việc in ấn của máy in. Phần này cho phép bạn sử dụng tab Chất lượng ở chế độ Chuẩn [ Standard ] hoặc Bản nháp [ Draft ] để cải thiện chất lượng in.
- Thông số Print All Pages: In Tất cả các Trang: Chứa In Tất cả các Trang[Print All Pages] hoặc In Trang Hiện tại [ Print Current Page ]. Sau đó đánh số trang sẽ in
- Thông số Print One Sided: Lựa chọn số mặt in : In một mặt hoặc hai mặt [còn tùy thuộc vào máy in có in được hai mặt hay không ]
- Thông số Portrait/ Landscape Orientation: Chọn hướng in dọc hoặc hướng in ngang
- Thông số A4/ Letter: Lựa chọn định dạng khổ giấy phù hợp cho A4 hoặc A3
- Thông số Margins: Chọn hướng cho các bản in định dạng thông thường [ Normal ], căn chỉnh lề tùy chọn…
- Thông số Page Per Sheet:Gộp các trang in của văn bản thành một nhóm
Khi quá trình thiết lập hoàn tất, hãy nhấp vào OK để bắt đầu in.
Những điểm cần lưu ý trong quá trình sử dụng máy in
Nơi đặt máy in
Giữ máy in ở vị trí có bề mặt bằng phẳng, vững chắc, tránh ánh nắng trực tiếp và xa tầm tay của trẻ em.
Sử dụng hộp mực
Không để hộp mực ngoài không khí quá lâu vì mực nhanh khô. Khi sử dụng mực máy in laser, bạn nên cất hộp mực trong máy in. Nếu máy in không được sử dụng trong một thời gian dài, hãy tháo bình mực ra khỏi máy in và cất vào hộp kín.
Thực hiện vệ sinh máy tính định kỳ
Vệ sinh máy in ít nhất 3 tháng một lần. Loại bỏ bụi và mực tích tụ bên trong máy. Các phương pháp vệ sinh cụ thể cho từng dòng máy thường được chỉ ra bằng hình ảnh minh họa trong hướng dẫn vận hành đi kèm với máy [hoặc bạn có thể nhờ công ty chuyên về bảo trì máy].
Không đột ngột tắt thiết bị
Sau khi sử dụng máy in phun màu, hãy đợi vài phút để máy in phủ đầu in, sau đó tắt máy.
Máy in hiện diện trong mọi văn phòng ngày nay. Có thể nói dù hoạt động dưới hình thức, lĩnh vực nào thì máy in đều là thiết bị có ích và không thể thiếu. Việc kết nối máy in với máy tính/ laptop tuy đơn giản nhưng bạn cần thực hiện đúng quy trình để có thể đem đến kết quả tốt nhất! Chúc bạn thành công !
Nếu bạn lần đầu sử dụng máy in, hãy làm theo các hướng dẫn cách sử dụng máy in dưới đây để làm quen với máy in.
Cách sử dụng máy in
1. Kiểm tra giấy và mực trong máy in
Với máy in mới nguyên thì gần như phần mực sẽ không có trục trặc gì, tuy nhiên bạn hãy cứ kiểm tra qua một lần để đảm bảo là mực không bị rỉ hay khô hay có bất cứ vấn đề gì. Về giấy, bạn chú ý để lượng giấy vừa đủ và không quá nhiều vào khay, để ngay ngắn và đúng vị trí để giấy không bị kẹt khi máy chạy. Tiếp đó là kiểm tra dây nguồn xem có được cắm đúng chưa. Sau khi khởi động máy in thành công [đèn hiệu chuyển sang xanh], ta có thể làm tiếp các bước sau.
2. Kết nối máy in với máy tính
Bạn có thể dùng cáp USB để kết nối máy in với máy tính, hoặc với các máy in hiện đại ngày nay thì còn được cung cấp khả năng kết nối với máy tính qua Bluetooth hoặc Wi-Fi. Bạn có thể tham khảo chi tiết cách kết nối máy in với máy tính qua Wi-Fi
3. Cài đặt Driver cho máy in
Sau khi kết nối xong, bạn sẽ cần cài đặt Driver máy in trên máy tính. Trong hầu hết trường hợp thì sau khi kết nối thành công, trình cài đặt Driver sẽ tự hiện ra trên máy tính và bạn chỉ cần làm theo các hướng dẫn trên màn hình là xong.
Còn nếu trình cài đặt tự động không hiện ra, bạn có thể xem qua bài viết: Cách cài đặt Driver cho máy in
4. Thiết lập trang in
Đến lúc này thì máy in đã sẵn sàng, bạn có thể in thử một trang để kiểm tra hoạt động của máy.
Trong file tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại Print. Tại đây, bạn thiết lập các thông số sau:
- Copies: Là số lượng bản in tùy chọn.
- Printer Properties: Tùy chọn nâng cao cho việc in ấn của máy in. Ở phần này, để nâng cao chất lượng bản in bạn có thể sử dụng Tab Quality với chế độ Standard hay chế độ Draft...
- Print All Pages: bao gồm Print All Pages [In tất cả trang] hoặc Print Current Page [Chỉ in trang hiện tại]. Sau đó, đánh số trang để in.
- Print One Sided: In một mặt hoặc in hai mặt, tùy máy in có tính năng in hai mặt không.
- Collated: Dùng để đóng luôn một tập văn bản với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.
- Portrait/ Lanscape Orientation: Lựa chọn bản in dọc hay in ngang.
- A4/ Letter: Chọn loại kích thước phù hợp cho khổ giấy in A4 hoặc A3...
- Magins: Lựa chọn căn lề cho bản in với kiểu định dạng Normal, căn lề tùy chọn.
- Page Per Sheet: Lựa chọn in gộp luôn các trang in của văn bản lại thành một sheet [nhóm].
Sau khi cài đặt xong, click OK để bắt đầu in.
Những lưu ý khi sử dụng máy in
- Để máy in ở vị trí vững vàng, tránh ánh nắng trực tiếp và để ngoài tầm với của trẻ em.
- Không để hộp mực lâu ở ngoài không khí vì mực sẽ nhanh chóng bị khô. Với mực của máy in laser, nên cho bình mực vào túi đen và cất ở nơi tối không có ánh sáng mặt trời. Nếu không dùng máy in trong thời gian dài thì nên gỡ bình mực ra khỏi máy và bảo quản trong hộp kín.
- Vệ sinh máy ít nhất mỗi 3 tháng 1 lần.
- Không tắt máy đột ngột. Với máy in phun màu thì sau khi sử dụng xong nên chờ vài phút để máy đậy đầu in lại rồi hẵng tắt.
Về giấy, bạn chú ý để lượng giấy vừa đủ và không quá nhiều vào khay, để ngay ngắn và đúng vị trí để giấy không bị kẹt khi máy chạy. Tiếp đó là kiểm tra dây nguồn xem có được cắm đúng chưa.
Bạn có thể dùng cáp USB để kết nối máy in với máy tính, hoặc với các máy in hiện đại ngày nay thì còn được cung cấp khả năng kết nối với máy tính qua Bluetooth hoặc Wi-Fi
Trong hầu hết trường hợp thì sau khi kết nối thành công, trình cài đặt Driver sẽ tự hiện ra trên máy tính và bạn chỉ cần làm theo các hướng dẫn trên màn hình là xong.
Trong file tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại Print. Tại đây, bạn thiết lập các thông số sau:
- Copies: Là số lượng bản in tùy chọn.
- Printer Properties: Tùy chọn nâng cao cho việc in ấn của máy in. Ở phần này, để nâng cao chất lượng bản in bạn có thể sử dụng Tab Quality với chế độ Standard hay chế độ Draft...
- Print All Pages: bao gồm Print All Pages [In tất cả trang] hoặc Print Current Page [Chỉ in trang hiện tại]. Sau đó, đánh số trang để in.
- ...