Hủy hóa đơn điện tử nói riêng và hủy hóa đơn nói chung là một trong những nghiệp vụ kế toán không thể thiếu ở các doanh nghiệp để xử lý trong một số trường hợp, ví dụ như hóa đơn điện tử sai hay hết giá trị sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin hữu ích doanh nghiệp cần biết về chủ đề này.
1. Hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử là gì?
Theo giải thích tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử được hiểu là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng còn tiêu hủy hóa đơn điện tử là hành động làm cho hóa đơn đó không thể bị truy cập và tham chiếu đến thông tin có trong hóa đơn điện tử.
.jpg]
Doanh nghiệp cần nắm vững các nội dung về việc hủy hóa đơn điện tử
2. Những trường hợp nào được phép hủy hóa đơn điện tử?
Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119 có nêu rõ nếu hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của luật kế toán và cơ quan nhà nước có thẩm quyền không đưa ra quy định nào khác thì doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử đó. Doanh nghiệp, tổ chức phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn điện tử nếu thuộc trường hợp dưới đây:
- Hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử
- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử [có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế], doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng
- Trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó thì phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày, kể từ thời điểm không còn sử dụng – Điều này được quy định tại Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử có sai sót
Nếu doanh nghiệp, đơn vị lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thế và đã tiến hành gửi cho người mua nhưng người bán hoặc người mua phát hiện có sai sót thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập, tạo hóa đơn mới thay thế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119. Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng sử dụng Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119 để thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế, sau đó lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng quy định, không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu của những hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động của hệ thống thông tin. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
3. Cần lưu ý gì khi thực hiện hủy hóa đơn?
Theo Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, cá nhân có hóa đơn hết giá trị sử dụng phải hủy hóa đơn trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Những trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện cưỡng chế nợ thuế], tổ chức, đơn vị, cá nhân phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày từ ngày cơ quan thuế thông báo hoặc tìm lại được hóa đơn đã mất. Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
- Doanh nghiệp chuyển sang HĐĐT theo quy định mới và có thông báo cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Khi đó:
- Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi [30] ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân còn lưu giữ hoá đơn thuộc các trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười [10] ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
- Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hoá đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nhu cầu hủy hóa đơn, thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Thành lập hội đồng hủy hóa đơn gồm Kế toán bán hàng và Giám đốc
- Kế toán bán hàng lập hồ sơ hủy hóa đơn sau đó chuyển Giám đốc ký duyệt
- Căn cứ vào hồ sơ hủy hóa đơn được phê duyệt, kế toán bán hàng thực hiện hủy hóa đơn
- Kế toán bán hàng nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
3. Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn: Tại đây [Xem hướng dẫn tải phim]
4. Hướng dẫn trên phần mềm
Chỉ có thể hủy các hóa đơn đã được doanh nghiệp thông báo phát hành trước đó. Khi đó, nghiệp vụ “Hủy hóa đơn” được thực hiện trên phần mềm như sau:
- Vào phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn\tab Hủy hóa đơn, chọn chức năng Thêm.
- Khai báo thông tin về thông báo kết quả hủy hóa đơn: Ngày thông báo, Số thông báo, Cơ quan thuế quản lý, Lý do hủy, Phương pháp hủy [một số phương pháp hủy hóa đơn như: đốt, hủy bằng máy hủy,… ]
- Khai báo thông tin về quyết định hủy hóa đơn, đồng thời nhấn biểu tượng … để đính kèm quyết định hủy hóa đơn.
- Khai báo thông tin về biên bản hủy hóa đơn, đồng thời nhấn biểu tượng … để đính kèm biên bản hủy hóa đơn.
- Khai báo thông tin về hóa đơn bị hủy trên danh sách Bảng kê hóa đơn cần hủy.
- Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
- Chọn chức năng In trên thanh công cụ để in thông báo kết quả hủy hóa đơn nộp cho cơ quan thuế.
Lưu ý:
1. Theo quy định của cơ quan thuế: Nếu doanh nghiệp đã thông báo hủy hóa đơn, thì không được phép phát hành các số hóa đơn trước số hủy sau ngày hủy hóa đơn. Do vậy, khi hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, chương trình sẽ mặc định thông tin Từ số theo số tiếp theo của số hóa đơn đã sử dụng [đã cấp số/đã hủy] lớn nhất tương ứng với từng Mẫu số, Ký hiệu HĐ và khách hàng không thể sửa được thông tin này.
2. Chi nhánh nào lập thông báo phát hành hóa đơn, thì sẽ được phép lập thông báo hủy hóa đơn của chi nhánh đó.
3. Nếu chi nhánh không lập thông báo phát hành hóa đơn mà sử dụng hóa đơn do tổng công ty thông báo phát hành, thì tổng công ty sẽ được phép lập thông báo hủy hóa đơn cho các chi nhánh.
4. Nếu Biên bản hủy hóa đơn có tình trạng đã nộp cho cơ quan thuế thì phần mềm sẽ không cấp số hóa đơn cho những số đã bị hủy nữa