Coordinator là từ loại gì

Như các bạn đã biết, Coordinator đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của mỗi một sự kiện, hoạt động liên quan đến từng lĩnh vực và ngành nghề nhất định. Rất nhiều bạn trẻ có đam mê trở thành một Coordinator chuyên nghiệp nhưng lại chưa hiểu hết về công việc thật sự của nó. Để có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề này, hãy cùng Unica tìm hiểu Coordinator là gì thông qua bài viết dưới đây.

Coordinator là gì?

Coordinator dịch theo từ điển Tiếng Anh có nghĩa là điều phối viên - thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát công việc và linh hoạt trong việc thay đổi, điều phối nhân sự phù hợp với khả năng cũng như tính chất công việc trong suốt quá trình diễn ra sự kiện hoặc workshop để hoàn thành nó một hiệu quả, suôn sẻ nhất. 

Thuật ngữ điều phối viên nghe có vẻ xa lạ nhưng thực chất đây là một vị trí không thể thiếu trong các chương trình truyền hình, sự kiện, hoặc các lĩnh vực khác nhau như nhà hàng- khách sạn, du lịch….

Coordinator có nghĩa là điều phối viên

>> Xem thêm: Distribution là gì? 4 Kênh phân phối hữu ích trong kinh doanh

Sales Coordinator làm những công việc gì?

Sau khi giải thích thuật ngữ Coordinator là gì, chắc chắn rất nhiều bạn đọc sẽ đặt ra câu hỏi rằng “là một điều phối viên bán hàng bạn sẽ phải làm những công việc gì”. Không để các bạn phải chờ đợi quá lâu, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua một số nội dung dưới đây.

- Điều phối nhóm bán hàng bằng cách quản lý lịch trình, nộp các tài liệu quan trọng và truyền đạt thông tin liên quan. 

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các thiết bị  hoặc sản phẩm cần thiết liên quan đến hoạt động bán hàng.

- Giải đáp khiếu nại từ khách hàng và hỗ trợ quá trình sau bán hàng nếu được yêu cầu.

- Lưu trữ và sắp xếp dữ liệu tài chính và phi tài chính dưới dạng điện tử hoặc báo cáo.

Mô tả công việc của sales Coordinator

- Xử lý tất cả các đơn hàng kịp thời và chính xác

- Theo dõi tiến trình làm việc của nhóm, phân tích những hạn chế, thiếu sót và đưa ra những đề xuất nhằm cải thiện theo hướng tích cực.

- Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, sản phẩm liên quan đến các sự kiện quảng bá, tiếp thị sản phẩm.

- Tham gia vào các dự án nâng cao quy trình quản lý đơn hàng hoặc các sáng kiến bán hàng khác.

Kỹ năng cần có của một Coordinator 

- Giao tiếp: Để phát triển cũng như duy trì hoạt động trong một lịch trình diễn ra suôn sẻ, điều phối viên phải nhận thức được những thách thức và trở ngại mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải. Thông qua quá trình tương tác, trò chuyện, tìm hiểu thông tin giữa các thành viên trong nhóm, điều phối viên sẽ tìm ra phương án triển khai hợp lý và hiệu quả nhất.

- Giải quyết vấn đề: Các dự án hiếm khi diễn ra chính xác và suôn sẻ như kế hoạch đã đề ra. Việc các điều phối viên luôn đưa ra những yếu tố dự phòng vào kế hoạch của họ là điều vô cùng cần thiết. Trước khi các vấn đề phát sinh, điều phối viên thường có những kế hoạch dự trù để có thể vượt qua những trở ngại và tình huống phát sinh để hoàn thành một cách xuất sắc. Bởi khi một vấn đề hoàn toàn không mong muốn phát sinh, điều phối viên cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh nhạy để công việc diễn ra suôn sẻ nhất. 

- Lập ngân sách: đối với các hoạt động, sự kiện hoặc dự án lớn đòi hỏi người điều phối dự án cần biết cách phân bổ nguồn lực tốt nhất để hoàn thành mục tiêu. 

- Quản lý thời gian: Khi bắt tay vào bất cứ các hoạt động hoặc sự kiện nào, việc các điều hối viên biết quản lý thời gian sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo các giai đoạn được diễn ra xuyên suốt, đúng lịch trình như bản kế hoạch đã đề ra. 

Các kỹ năng cần có của một điều phối viên

- Tính khách quan: trong một tổ chức, việc các thành viên có thể bị ảnh hưởng bởi những tác động xung quanh là điều không thể tránh khỏi. Yêu cầu của điều phối viên lúc này là phải giữ vững lập trương trung lập, kiên định với các quyết định của mình để có thể điều phối quá trình hoạt động diễn ra suôn sẻ. 

- Kỹ năng dẫn dắt đội nhóm: Không thể phủ nhận một điều rằng, để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công thì đều yêu cầu các thành viên phải có trách nhiệm, nhiệt tình, tự giác để nâng cao hiệu suất làm việc của mình. Với tư cách là một điều phối viên, nắm được các kỹ năng xây dựng đội nhóm và tổ chứ đội nhóm hiệu quả sẽ giúp các thành viên hiểu mình đã, đang và sẽ phải làm như thế nào để có thể kiểm soát tiến độ cũng như hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 

Ngoài ra, nếu bạn muốn trở thành một điều phối viên chuyên nghiệp thì phải trau dồi cho mình rất nhiều những kỹ năng cơ bản khác như: kỹ năng sáng tạo, lắng nghe, kỹ năng đàm phán và tổ chức…

Nhiệm vụ cụ thể của Coordinator – điều phối viên

1. Sales Coordinator

Người làm việc ở vị trí này sẽ có nhiệm vụ cụ thể vào từng bộ phận mà mình chịu trách nhiện như: 

- Tìm hiểu nhu cầu của thị trường, nhu cầu của khách hàng từ đó chủ động tiếp cận khách hàng tiềm năng cũng như chăm sóc họ. Đồng thời thiết lập, tạo dựng và mở rộng tăng cường mối quan hệ kinh doanh để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. 

- Tu vấn, giải đáp những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trong quá trình trước, trong và sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp mình. 

- Trang bị những tài liệu, kiến thức phù hợp theo yêu cầu của đội ngũ bán hàng trong khách sạn, tiến hàng quản lý các tệp tin, tài liệu về khách hàng. 

- Phản hồi khách hàng qua điện thoaii, email... của bộ phận bán hàng, marketing phụ trách sắp xếp lịch làm việc, quản lý các cuộc hẹn hàng ngày cho trưởng bộ phận Sales & Marketing. 

- Hỗ trợ chuẩn bị, triển khai các chương trình quảng cáo, bán hàng của nhà hàng, khách sạn tham gia lập kế hoạch, lên ý tưởng cho các hoạt động quảng cáo marketing. 

2. Event Coordinator

Đảm nhiệm các nhiệm vụ thuộc bộ phận mình chịu trách nhiệm

- Chịu trách nhiệm lên ý tưởng và lập kế hoạch cho các hoạt động của nhà hàng, khách sạn cũng như phụ trách các event được tạo dựng bởi salr và marketing nhằm thu hút khách hàng tiềm năng. Phụ trách team building các hoạt động tham quan của nhân viên.

- Chịu trách nhiệm sản xuất và phân phối các tài liệu marketing cho bộ phận sale và marketing như thư mời, thông báo quảng cáo, poster, banner,… 

- Set up, tổ chức và triển khai sự kiện, đồng thời chịu trách nhiệm chính giải quyết các vấn đề phát sinh khác trong sự kiện; đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và hiệu quả nhất

3. F&B Coordinator

- Một F&B Coordinator – thư ký Giám đốc bộ phận ẩm thực đảm nhận những nhiệm vụ như:

- Hỗ trợ Giám đốc bộ phận F&B - ẩm thực trong các công việc hành chính bao gồm thiết lập hệ thống hồ sơ, vận hành các hoạt động của các bộ phận khác nhau mỗi ngày.

- Truyền đạt nội dung và báo cáo cho Giám đốc bộ phận ẩm thực các thông tin chính xác, cụ thể từ các bộ phận quản lý khác và ngược lại.

- Theo dõi các kế hoạch của bộ phận F&B và giám sát, giải quyết các vấn đề liên quan tới đơn hàng, chương trình khuyến mãi/ưu đãi, đào tạo nhân viên,…thuộc trách nhiệm của bộ phận F&B.

- Chịu trách nhiệm hộp điển tử, các cuộc gọi tại văn phòng bộ phận F&BĐảm bảo các hồ sơ thực phẩm đúng tiêu chuẩn và yêu cầu; tham gia đóng góp ý tưởng cho các loại menu của nhà hàng cũng như các chương trình dành cho khách hàng và các cuộc họp

- Chịu trách nhiệm giám sát quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng và giải quyết các phản hồi, đóng góp của khách hàng dưới sự chỉ dẫn của FBM.

- Đảm bảo tính bảo mật các hồ sơ thông tin, tài liệu được giao quản lý và phối hợp với bộ phận tài chính của nhà hàng, khách sạn về ngân quỹ.

Đặc điểm môi trường làm việc của Coordinator

1. Khách sạn

Đây là môi trường làm việc hàng đầu và thuận lợi cho các công việc của một điều phối viên. Vì khách sạn có những đặc điểm như: 

- Thứ nhất khách sạn là môi trường chăm sóc và phục vụ cho vô số khách hàng với một lượng lớn mỗi ngày và đặc biệt là những dịp lễ tết. Vì vậy khách sạn luoonphair có những ý tưởng, kế hoạch thu hút khách hàng tiềm năng và các các Coordinator phải chịu trách nhiệm được vấn đề này thật tốt

- Thứ hai khách sạn là nơi tổ chức của một hệ thống nhân sự tương đối đa dạng và dày dặn kinh nghiệm từ front office, front desk đếm backoffice. Vậy nên đòi hỏi phải có một điều phối viên có năng lực tốt đẻ có thể kết nối quản lý được các bộ phận rời nhau. 

Thứ ba, khách sạn là môi trường cho phép tổ chức các sự kiện dựa trên nhu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, một điều phối viên sự kiện - Event Coordinator là rất cần thiết và bắt buộc đối với môi trường nhà hàng.

2. Nhà hàng

Tương tự như môi trường khách sạn, nhà hàng cũng là một môi trường làm việc phù hợp cho điều phối viên. Nhà hàng là môi trường có những đặc điểm như: 

- Thứ nhất nhà hàng là nơi cung cấp các dịch vụ, chủ yếu là thức phẩm thiết yếu đến rất nhiều khách hàng mỗi ngày dưới hình thức fine dining, casual dining, alacarte, caterting, cafeteria, bistro, banquet, ăn bufet,... Vì vậy, nhà hàng luôn phải tuyển dụng một đội ngũ nhân viên Coordinator để có thể điều hành tốt hệ thống nhà hàng, đặc biệt là F&B Coordinator.

>> Xem thêm: Ngành F&B là gì và thế nào là một chiến lược Marketing hiệu quả?

- Thứ hai nhà là một hệ thống nhân sự tương đối đa dạng và phong phú với nhiều vị trí làm việc khác nhau. Do đó, luôn phải yêu cầu các nhân sự Coordinator có chuyên môn tốt, đáp ứng được các nhiệm vụ quản lý và điều hành nhà hàng

- Thứ ba, nhà hàng là nơi của tiệc tùng, sự kiện. Vì vậy, bộ phận Event Coordinator cũng như Sales Coordinator được đánh giá rất cao và hưởng những mức lương khá hậu hĩnh cho các vị trí này.

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng bạn tìm hiểu Coordinator là gì và những kỹ năng cần thiết để trở thành Coordinator. Chúng tôi hy vọng các bạn sẽ không ngừng nâng cao và trau dồi những kiến thức marketing bằng cách tham khảo các khoá học marketing online cần thiết để có cơ hội trở thành một điều phối viên trong tương lai.

Cảm ơn và chúc các bạn thành công !

Tags: Marketing