Enclosure in letter là gì

Văn phong dùng trong dùng trong văn kiện chuyên ngành tiếng anh thương mại yêu cầu phải ngắn gọn, xúc tích và đầy đủ thông tin. Một khi bạn không biết cách xếp đặt các thông tin cần viết một cách hợp lý hoặc sử dụng các câu dài dòng, các lối viết cổ xưa đôi khi sẽ gây hiểu nhầm hoặc gây ức chế cho người đọc. Do đó, bạn phải ghi nhớ các những điều không nên làm sau:

1. Không dùng các cách diễn đạt lỗi thời

Những câu sau được coi là lỗi thời, và không nên dùng

–          I would like to bring to your attention and I am writing to advise you…

–          Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and perusal, with reference to your above mentioned order

Khi gặp những câu diễn đạt sáo rỗng trên, khách hàng hoặc người đọc nó hoặc là phải tra từ điển để tìm hiểu các lối nói cổ xưa, hoặc là đang cố phân tích xem nội dung bạn muốn truyền đạt là gì. Với những người khó tính, không đủ kiên nhẫn hoặc không có thời gian thì họ sẽ bỏ qua luôn. Và khi người đọc gạc bỏ lá thư của bạn sang một bên thì hiển nhiên bạn đã thất bại rồi.

Bạn nên thay đổi cách viết lỗi thời như sau:

We refer to your letter of 21st October.

• Thank you for your letter of 21 October.

As spoken in our tele conversation today…

• Thank you for calling me this morning…

Please revert to me soonest possible.

• I hope to hear from you soon.

Should you require further classification, please do not hesitate to contact the undersigned.

• Please give me a call on 28247744 if you have any question.

2. Diễn đạt dài dòng

Từ dài, cách diễn đạt dài, đoạn văn dài sẽ gây ra sự lộn xộn về ý nghĩa, hoặc gây ấn tượng xấu cho người đọc; người ta sẽ hiểu rằng bạn đang khoa trương ngôn từ của bạn chứ không nhằm mục đích là gửi đến cho người xem những thông tin quan trọng hữu ích. Muốn tránh khỏi sự dài dòng văn tự thì bạn hãy tham khảo nguyên tắc KISS [Keep it short and Simple].

Ví dụ thay vì nói: I should be grateful hãy dùng từ Please

I should be grateful if you can deliver on time. [long]

•  Please deliver on time [Short and simple]

Bạn hãy lựa chọn từ ngắn nhất trong các từ đồng nghĩa để viết.

Ví dụ các cặp từ đồng nghĩa sau:

Buy – Purchase

Try – Endeavour

Start – Commence

End – Terminate

3. Dùng thể bị động quá nhiều

Câu bị động trong tiếng anh giúp ích rất nhiều trong các trường hợp người viết không muốn đề cập đến chủ thể thực hiện hành động, trong các trường hợp tế nhị hoặc một khi người viết muốn đề cao kết quả của hành động chứ không quan tâm ai là người làm, hoặc ai chịu trách nhiệm cho hành động đó.

Lợi điểm của câu bị động là như thế, tuy nhiên nếu chúng ta lạm dụng câu bị động trong văn kiện thương mại sẽ làm lu mờ đi chủ thể, trách nhiệm cá nhân. Vậy nên các bạn nên cân nhắc và cố gắng sử dụng câu chủ động càng nhiều càng tốt nhé.

Ví dụ:

Arrangements have been made for a repeat order to be dispatched to you immediately.

•  I’ve arranged for a repeat order to be sent to you today.

The cause of your complaint has been investigated.

•  I have looked into this matter.

The Seminar will be conducted by Andria Chan.

•  Andrian Chan will conduct the Seminar.