Excel khoảng trắng giữa các cột
|
Thêm một chút đệm bổ sung vào ranh giới ô của bạn có thể giúp bạn đọc dữ liệu dễ dàng hơn trong bảng tính Microsoft Excel. Nếu bạn muốn thêm khoảng trắng giữa văn bản và viền ô, đây là cách thực hiện Thêm khoảng cách bổ sung giữa viền ô bên trái và bên phảiĐể thêm khoảng trống bạn cần giữa các đường viền của một ô và dữ liệu chứa trong ô đó, bạn sẽ cần căn chỉnh văn bản hoặc số của mình bằng cách sử dụng thụt lề. Định dạng các ô của bạn để làm điều này sẽ cung cấp cho bạn một khoảng cách bổ sung giữa đường viền ô và phần đầu dữ liệu của bạn Để bắt đầu, hãy mở bảng tính Excel của bạn và chọn các ô bạn muốn định dạng. Nhấp chuột phải vào các ô bạn đã chọn và sau đó nhấp vào nút “Định dạng ô” Thao tác này sẽ mở hộp tùy chọn “Định dạng ô”. Từ đây, bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ từ loại số ô đến kiểu phông chữ. Nhấp vào tab “Căn chỉnh” và sau đó mở menu thả xuống “Ngang” trong phần “Căn chỉnh văn bản” Để có thêm khoảng cách giữa văn bản ô và đường viền ô bên trái hoặc bên phải, hãy nhấp vào “Trái (Thụt lề)” hoặc “Phải (Thụt lề). ” Nhấp vào “Distributed (Indent)” để có khoảng cách bằng nhau giữa cả văn bản và viền ô ở cả hai bên Trong hộp “Thụt lề”, hãy chọn kích thước của khoảng cách bổ sung của bạn. Nhấp vào mũi tên lên và xuống hoặc nhập một số vào hộp Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút “OK” để lưu mọi thay đổi Phần đệm bổ sung giữa văn bản và viền ô của bạn sẽ được áp dụng cho phạm vi ô đã chọn của bạn Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã áp dụng thụt lề phân tán cho các đường viền ô trong cột B, sử dụng bốn khoảng trắng, để cho phép khoảng đệm bằng nhau giữa văn bản ô và đường viền ô bên trái và bên phải Khi áp dụng định dạng ô này, các giá trị ô sẽ giữ các đường biên được đệm thêm so với đường viền ô, ngay cả khi bạn thay đổi độ rộng của cột theo cách thủ công Thêm khoảng cách bổ sung giữa viền ô trên và dướiNếu bạn muốn thêm khoảng cách bổ sung giữa văn bản của mình và đường viền ô trên cùng và dưới cùng, bạn cũng có thể thực hiện việc này từ bên trong hộp tùy chọn “Định dạng ô”. Như trước đây, hãy chọn phạm vi ô của bạn trong bảng tính, nhấp chuột phải vào vùng chọn, sau đó nhấp vào “Định dạng ô. ” Trong tab “Căn chỉnh”, hãy nhấp vào menu thả xuống “Dọc” Chọn “Trên cùng” để căn dữ liệu ô của bạn lên trên cùng của ô, “Trung tâm” để đảm bảo khoảng cách bằng nhau giữa trên cùng và dưới cùng hoặc “Dưới cùng” để căn chỉnh văn bản của bạn ở dưới cùng của ô Nhấp vào “OK” để áp dụng định dạng mới cho các ô của bạn Tùy thuộc vào tùy chọn bạn đã chọn, dữ liệu ô của bạn giờ đây sẽ được căn chỉnh theo tùy chọn bạn đã chọn. Nếu bạn đã chọn sử dụng tùy chọn “Center”, tùy chọn này sẽ căn chỉnh văn bản của bạn ở giữa ô. Bạn có thể thấy điều này đang hoạt động bằng cách thay đổi chiều cao hàng để cho phép hàng "cao hơn" CÓ LIÊN QUAN. Cách đặt chiều cao hàng và chiều rộng cột trong Excel Trong ví dụ bên dưới, mỗi tùy chọn này đã được sử dụng với một chuỗi văn bản chứa bảng chữ cái Bạn có thể kết hợp căn chỉnh văn bản theo chiều ngang và chiều dọc cho các ô của mình nếu muốn. Điều này cho phép bạn áp dụng khoảng cách bổ sung giữa dữ liệu ô và từng đường viền ô của bạn Điều này nghe có quen không? . Hoặc, còn nữa – bạn đang cố gắng cộng hai cột số, nhưng bạn vẫn gặp lỗi Thông thường, những sự cố này là do dấu cách thừa ẩn trước, sau hoặc giữa văn bản và số trong dữ liệu của bạn. Đặc biệt là khi thông tin đã được sao chép/dán vào bảng tính, các khoảng trống thừa có thể xuất hiện và ẩn nấp không được chú ý cho đến khi xảy ra sự cố Excel cung cấp một số cách giúp bạn loại bỏ khoảng trắng và dọn dẹp dữ liệu của mình, nhưng bạn sẽ muốn chọn kỹ thuật phù hợp cho loại dữ liệu mà bạn đang làm việc. Các mẹo sau đây sẽ mô tả hai phương pháp sử dụng các hàm và công thức để loại bỏ các khoảng trắng không mong muốn khỏi dữ liệu của bạn Các bước này sẽ áp dụng cho Excel 2007-2013. Hình ảnh được chụp bằng Excel 2013 trên hệ điều hành Windows 7 lựa chọn 1 Sử dụng Chức năng Trim Hàm TRIM xóa tất cả khoảng trắng khỏi văn bản ngoại trừ một khoảng trắng giữa các từ. Sử dụng hàm này khi bạn có dữ liệu văn bản chứa dấu cách trong ô. Trong ví dụ của chúng tôi, bạn sẽ thấy rằng có nhiều “Joe Smiths” trong dữ liệu của chúng tôi. Trong nháy mắt, một số trong số họ thậm chí trông giống nhau. Tuy nhiên, cột # của Ký tự tiết lộ rằng có những khoảng trống ẩn trong văn bản Bước 1 Để sử dụng hàm TRIM, bạn sẽ cần tạo một cột tạm thời hoặc cột trợ giúp cho dữ liệu đã sửa ở cuối bảng tính của mình. Vì mục đích của phần trình diễn này, chúng tôi đã gọi cột là “Cắt. ” Để làm theo ví dụ của chúng tôi ở trên, hãy tải xuống Mẫu công thức loại bỏ dấu cách trong Excel Bước 2 Bấm vào ô đầu tiên của cột Trim. Trên tab Công thức, nhấp vào menu thả xuống Văn bản trong nhóm Hàm và chọn TRIM Bước 3 Sau khi hộp thoại xuất hiện, nhấp vào ô chứa văn bản bạn muốn xóa dấu cách để hoàn thành chức năng. Nhấp vào OK Bước 4 Sao chép hàm vào các ô còn lại trong cột để áp dụng hàm cho các ô Tên còn lại. Bạn có thể thấy rằng hàm TRIM đã dọn sạch các khoảng trắng thừa và số lượng ký tự bây giờ giống nhau ngoại trừ “JoeSmith” không có bất kỳ khoảng trắng nào giữa họ và tên. Lưu ý rằng TRIM sẽ không THÊM khoảng trắng Bước 5 Bây giờ bạn chỉ cần thay thế dữ liệu gốc bằng dữ liệu sạch của mình. Để thực hiện việc này, hãy chọn tất cả các ô trong cột Cắt, sau đó nhấn CTRL+C để sao chép các ô vào khay nhớ tạm Sau đó, chọn ô đầu tiên trong cột Tên và nhấp chuột phải. Chọn Paste Values dưới tiêu đề Paste Options. Bây giờ bạn có thể Xóa cột trợ giúp Trim và cột Tên của bạn sạch sẽ Lựa chọn 2 Sử dụng Công thức để Xóa Tất cả Khoảng trắng Nếu bạn cần chuẩn bị dữ liệu để nhập vào cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như MS Access) hoặc có tổ hợp dữ liệu số và văn bản mà chỉ cần xóa TẤT CẢ khoảng trắng, bạn có thể sử dụng một công thức thay vì hàm TRIM để xóa TẤT CẢ khoảng trống trong một Bước 1 Tạo cột tạm thời hoặc cột trợ giúp cho dữ liệu đã sửa ở cuối bảng tính giống như bạn đã làm với hàm TRIM. Trong ví dụ này, cột được gọi là Không có dấu cách Bước 2 Bấm vào ô đầu tiên của cột Trim. Trên tab Công thức, nhấp vào menu thả xuống Văn bản trong nhóm Hàm và chọn SUBSTITUTE Bước 3 Khi hộp thoại xuất hiện
Bước 4 Bấm OK để áp dụng công thức cho ô Bước 5 Sao chép công thức vào các ô còn lại trong cột trợ giúp. Sau đó sao chép dữ liệu vào cột dữ liệu như bạn đã làm trước khi sử dụng CTRL-C và Tùy chọn dán Gợi ý tiền thưởng Bạn cũng có thể xóa khoảng trắng bằng tính năng Tìm/Thay thế trong Excel. Bấm CTRL+F để mở hộp thoại Tìm, sau đó bấm vào tab Thay thế. Nhập một dấu cách ” ” trong Find what. trường và để lại Thay thế bằng. trường trống để xóa tất cả khoảng trắng Cảnh báo. Kỹ thuật này sẽ tìm kiếm và thay thế TẤT CẢ khoảng trống trong toàn bộ trang tính hoặc vùng chọn. Sử dụng cẩn thận để bạn không xóa khoảng trắng mà bạn vẫn muốn hoặc cần Với những mẹo này, bạn có thể dọn sạch dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn và đảm bảo rằng dữ liệu nhất quán và ít bị trùng lặp ngoài ý muốn. Sử dụng các mẹo này để xóa dấu cách khi bạn muốn |
