File excel quản lý thanh toán hóa đơn

Quản lý tài chính là một khía cạnh vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên công việc này lại không hề dễ dàng, đặc biệt là khi nhà quản trị phải đối mặt với hàng loạt số liệu và thông tin phức tạp. Vì vậy để giúp doanh nghiệp nắm bắt và kiểm soát tình hình tài chính hiệu quả, trong bài viết này hãy cùng 1Office tìm hiểu 6 file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp đầy đủ nhất 2023 nhé!

Mục lục

1. Cách xác định các loại chi phí trong doanh nghiệp

Việc theo dõi và kiểm soát các loại chi phí trong doanh nghiệp giúp nhà lãnh đạo đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả và đạt được lợi nhuận cao nhất. Dưới đây là danh sách 5 loại chi phí cố định này:

Cách xác định các loại chi phí trong doanh nghiệp

• Chi phí nhân viên: Đây là chi phí liên quan đến lương, phúc lợi, bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho nhân viên.
• Chi phí văn phòng: Bao gồm thuê mặt bằng văn phòng, điện, nước, Internet, điện thoại và các chi phí khác liên quan đến hoạt động văn phòng.
• Chi phí tiếp thị và quảng cáo: Đây là chi phí để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, bao gồm chi phí quảng cáo truyền thông, Marketing trực tuyến, thị trường và các hoạt động tiếp thị khác.
• Chi phí sản xuất và vận hành: Bao gồm chi phí liên quan đến quá trình sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ như chi phí nguyên vật liệu, máy móc, lao động trực tiếp và các hoạt động vận hành khác.
• Chi phí quản lý và tài chính: Bao gồm các chi phí quản lý chung của công ty, chẳng hạn như lương của giám đốc điều hành, chi phí phòng ban quản lý, phí tư vấn, chi phí kiểm toán và chi phí tài chính như lãi vay và phí dịch vụ ngân hàng.

  \>> Xem thêm: Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì? Nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp

2. Bí quyết kiểm soát tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp

Bí quyết kiểm soát tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp

2.1 Lập kế hoạch tài chính rõ ràng

Đây là quá trình tìm hiểu, phân tích và xác định các mức chi phí dựa trên các tiêu chuẩn, dữ liệu và chiến lược của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu tài chính, dự phòng và lợi nhuận mong muốn bằng những con số cụ thể đồng thời lập kế hoạch ngân sách hàng tháng, quý và năm để theo dõi và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Từ đó giúp nhà lãnh đạo kiểm soát tài chính hiệu quả, đảm bảo rằng các khoản chi phí được quản lý và sử dụng một cách cân nhắc và hợp lý.

2.2 Phân tích các khoản chi tiêu thực tế

Đây là một yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị phân tích và kiểm tra các khoản chi tiêu thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét chi tiết từng khoản chi phí và xác định những khoản chi tiêu không cần thiết hoặc có thể được cắt giảm. Đây không chỉ là trách nghiệm của bộ phận kế toán mà tất cả phòng ban trong tổ chức đều cần xem xét các khoản tiền thuê, chi phí quảng cáo, lương bổng và các khoản chi khác để đưa ra phương án và chủ động hơn trong việc quản lý tài chính.

2.3 Áp dụng công nghệ vào quản trị

Việc sử dụng công nghệ – phần mềm quản lý tài chính là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu công việc thủ công. Phần mềm giúp phòng kế toán tự động hóa các nhiệm vụ tài chính, tạo ra báo cáo tự động và cung cấp thông tin tài chính chính xác và nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng đồng thời giảm thiểu tối đa sai sót và tăng tính chính xác trong quản lý tài chính.

2.4 Thiết lập nguồn dự trữ tài chính

Quản lý tài chính hiệu quả bao gồm việc thiết lập một nguồn dự trữ tài chính thông minh. Đây là yếu tố quan trọng để đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc không mong muốn, chẳng hạn như sự cố về tài chính hoặc mất mát doanh thu. Doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ tài chính phù hợp để đảm bảo hoạt động bình thường của doanh nghiệp và giữ vững sự ổn định tài chính.

3. Nội dung cơ bản của một file Excel quản trị tài chính

Nội dung cơ bản của một file Excel quản trị tài chính doanh nghiệp

Một file quản lý tài chính doanh nghiệp bằng Excel sẽ bao gồm các thông tin và số liệu liên quan đến việc quản lý và báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm:

• Bảng cân đối kế toán: Đây là bảng ghi lại tất cả các tài sản, nguồn vốn, các khoản thu và chi trong một khoảng thời gian cụ thể như tài sản cố định, tài sản lưu động, công nợ, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.
• Bảng lưu chuyển tiền tệ: Phản ánh dòng tiền của doanh nghiệp từ các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính trong một khoảng thời gian nhất định.
• Bảng báo cáo kết quả kinh doanh: Hay còn gọi là báo cáo lợi nhuận và lỗ lãi, bảng này thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Bảng dự báo tài chính: Giúp nhà quản trị dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong tương lai từ đó góp phần xác định rõ mục tiêu tài chính cho doanh nghiệp.
• Bảng dự phòng nguồn vốn: Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp bao gồm tài sản, công nợ và vốn chủ sở hữu nhằm xác định nhu cầu vốn và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
• Bảng dự phòng lưu chuyển tiền tệ: Dự báo luồng tiền mặt dự kiến của doanh nghiệp nhằm đánh giá khả năng tài chính và định rõ các biện pháp cần thực hiện để đảm bảo lưu thông tiền mặt.

Tuy nhiên, nội dung của mỗi file Excel quản trị tài chính có thể được tùy chỉnh và bổ sung những thông tin phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

DOWNLOAD 6 file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp mới nhất 2023

4.1 Mẫu bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán giúp doanh nghiệp ghi lại và cân đối tài sản, công nợ, nguồn vốn nhằm đảm bảo tính chính xác và cân đối của các khoản mục tài chính. Từ đó giúp quản lý và nhà đầu tư hiểu về tình hình tài chính của doanh nghiệp và đánh giá khả năng thanh toán và khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Nội dung cần có trong bảng cân đối kế toán bao gồm:

Mẫu bảng cân đối kế toán trong doanh nghiệp

• Cột khoản mục: Liệt kê các khoản mục tài sản, nợ và vốn của doanh nghiệp. Ví dụ: tài sản ngắn hạn, tài sản cố định, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, vốn chủ sở hữu,…
• Cột số dư đầu kỳ: Ghi lại số dư của từng khoản mục tại thời điểm đầu kỳ. Số dư đầu kỳ là số tiền hiện có trong từng khoản mục từ báo cáo tài chính trước đó.
• Cột phát sinh: Ghi lại các phát sinh trong khoảng thời gian hiện tại, bao gồm tăng giảm của các khoản mục tài sản, nợ và vốn.
• Cột số dư cuối kỳ: Tính tổng số dư cuối kỳ của từng khoản mục bằng cách cộng số dư đầu kỳ và các phát sinh trong kỳ. Số dư cuối kỳ thể hiện số tiền hiện có trong từng khoản mục tại thời điểm kết thúc kỳ.
• Cột giải thích: Cung cấp các thông tin bổ sung, chú thích hoặc giải thích về các khoản mục và các phát sinh trong bảng cân đối kế toán.

\>> TẢI XUỐNG:

4.2 Mẫu dự báo tài chính

Mẫu dự báo tài chính giúp ước tính và dự đoán tình hình tài chính của doanh nghiệp trong tương lai. Nó giúp nhà quản lý định hình chiến lược, lập kế hoạch tài chính, đánh giá khả năng thanh toán, đầu tư và tạo ra lợi nhuận. Nội dung của bảng dự báo tài chính bằng Excel bao gồm:

FIle Excel dự báo tài chính trong doanh nghiệp

• Cột doanh thu: Đây là cột để dự đoán và ghi lại doanh thu dự kiến của doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn thời gian.
• Cột chi phí: Cột này bao gồm các mục chi phí dự kiến như chi phí vận hành, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí marketing, chi phí nhân viên, v.v.
• Cột lợi nhuận gộp: Lợi nhuận gộp là khoản lợi nhuận thu được sau khi trừ đi chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Cột này thể hiện lợi nhuận gộp dự kiến trong mỗi giai đoạn.
• Cột chi phí tài chính: Đây là cột để ghi lại các khoản chi phí tài chính dự kiến như lãi suất, tiền lãi, phí vay, v.v.
• Cột lợi nhuận thuần: Lợi nhuận thuần là lợi nhuận sau khi trừ đi tất cả các khoản chi phí, bao gồm cả chi phí sản xuất, chi phí tài chính và các khoản khác. Cột này thể hiện lợi nhuận thuần dự kiến trong mỗi giai đoạn.
• Cột dòng tiền từ hoạt động kinh doanh: Cột này ghi lại dòng tiền dự kiến từ hoạt động kinh doanh như thu tiền từ bán hàng, thanh toán khách hàng, chi trả nhà cung cấp, v.v.
• Cột dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Đây là cột để ghi lại dòng tiền dự kiến từ hoạt động đầu tư như mua sắm tài sản cố định, đầu tư vào công cụ tài chính, v.v.
• Cột dòng tiền từ hoạt động tài chính: Cột này ghi lại dòng tiền dự kiến từ hoạt động tài chính như vay nợ, trả nợ, cổ tức trả cho cổ đông, v.v.
• Cột dòng tiền ròng: Đây là cột để tính toán dòng tiền ròng bằng cách cộng dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính.

\>> TẢI XUỐNG:

4.3 Mẫu phân tích điểm hòa vốn

Mẫu phân tích điểm hòa vốn là đánh giá khả năng của doanh nghiệp trả vốn đầu tư. Nó cho phép quản lý đo lường hiệu suất tài chính và đánh giá sự bền vững của mô hình kinh doanh.

Mẫu bảng phân tích điểm hòa vốn

• Cột doanh thu: Ghi lại doanh thu hoặc doanh số bán hàng trong mỗi giai đoạn.
• Cột lợi nhuận gộp: Là khoản lợi nhuận thu được sau khi trừ đi chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
• Cột chi phí cố định: Ghi lại các chi phí cố định, không phụ thuộc vào mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: chi phí thuê mặt bằng, lương nhân viên quản lý…
• Cột chi phí biến đổi: Ghi lại các chi phí biến đổi, có thể thay đổi theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: chi phí nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển…
• Cột tổng chi phí: Cột này tính tổng chi phí bằng cách tổng hợp chi phí cố định và chi phí biến đổi.
• Cột lợi nhuận ròng: Lợi nhuận ròng là lợi nhuận sau khi trừ đi tất cả các chi phí, bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Cột này thể hiện lợi nhuận ròng tương ứng với doanh thu trong mỗi giai đoạn.
• Cột vốn đầu tư: Cột này ghi lại số vốn đầu tư ban đầu của doanh nghiệp hoặc mức độ vốn sở hữu yêu cầu để khởi đầu.
• Cột điểm hòa vốn: Điểm hòa vốn được tính toán bằng cách chia lợi nhuận ròng cho vốn đầu tư và nhân 100 để đưa ra dạng phần trăm từ đó thể hiện độ hiệu quả của việc sử dụng vốn đầu tư.

\>> TẢI XUỐNG:

4.4 Mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Bảng lưu chuyển tiền tệ cung cấp thông tin về dòng tiền và biến động tiền mặt của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này giúp người đọc hiểu rõ hơn về nguồn gốc và sử dụng của tiền mặt trong hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính của doanh nghiệp. Gồm các cột thông tin như:

Mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Cột dòng tiền từ hoạt động kinh doanh: Bao gồm lợi nhuận ròng, điều chỉnh lợi nhuận ròng, thay đổi trong vốn làm việc, chi phí không dùng tiền mặt và các dòng tiền từ hoạt động kinh doanh khác.
• Cột dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Bao gồm tiền thu từ bán tài sản cố định, tiền chi cho tài sản cố định, tiền thu từ đầu tư khác và tiền chi cho đầu tư khác.
• Cột dòng tiền từ hoạt động tài chính: Gồm tiền thu từ vay nợ, tiền chi trả nợ và các dòng tiền từ hoạt động tài chính khác.
• Cột tổng dòng tiền: Tính tổng dòng tiền từ các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.
• Cột tăng/giảm tiền mặt: Ghi lại sự tăng hoặc giảm của số tiền mặt trong mỗi giai đoạn.
• Số tiền mặt đầu kỳ/cuối kỳ: Cột này ghi lại số tiền mặt đầu kỳ/cuối kỳ của doanh nghiệp.

\>> TẢI XUỐNG:

4.5 Mẫu báo cáo quản lý thu chi

Mẫu báo cáo quản lý thu chi giúp nhà lãnh đạo theo dõi và kiểm soát hoạt động thu chi của doanh nghiệp. Từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực và đưa ra quyết định cần thiết để điều chỉnh và tối ưu hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Một mẫu báo cáo quản lý thu chi có thể bao gồm các cột thông tin sau:

Mẫu báo cáo quản lý thu chi trong doanh nghiệp

• Cột thời gian: Ghi lại ngày hoặc tháng tương ứng với các giao dịch thu chi.
• Cột mô tả: Mô tả chi tiết về mục đích hoặc nội dung của giao dịch thu chi.
• Cột xác định loại thu/chi: Bao gồm bán hàng, thuê mặt bằng, mua nguyên liệu, lương nhân viên, v.v.
• Cột tiền thu/tiền chi: Ghi lại số tiền thu/tiền chi được trong giao dịch tương ứng.
• Cột tổng thu/tổng chi: Cột này tính tổng số tiền thu/tiền chi trong mỗi giai đoạn.
• Cột tổng cộng: Tính tổng tiền thu và chi trong mỗi giai đoạn.
• Cột số dư: Ghi lại số dư cuối cùng sau khi tính toán thu và chi.

\>> TẢI XUỐNG:

4.6 Mẫu dự báo lãi lỗ trong doanh nghiệp

Mẫu dự báo lãi lỗ trong doanh nghiệp được xây dựng để ước tính và dự đoán kết quả tài chính của doanh nghiệp trong tương lai. Dự báo lãi lỗ giúp quản lý đưa ra quyết định kinh doanh, lập kế hoạch tài chính và định hướng phát triển. Dưới đây là một mẫu cơ bản cho dự báo lãi lỗ trong doanh nghiệp:

Mẫu dự báo lãi lỗ trong doanh nghiệp

• Cột doanh thu: Ước tính doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể chia thành các loại sản phẩm, dịch vụ hoặc kênh bán hàng khác nhau.
• Cột giá vốn hàng bán: Cột này ghi lại ước tính chi phí để sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Bao gồm các chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
• Cột lợi nhuận gộp: Tính tổng lợi nhuận gộp bằng cách trừ giá vốn hàng bán từ doanh thu.
• Cột chi phí hoạt động: Ước tính các chi phí hoạt động kinh doanh khác như chi phí quản lý, chi phí tiếp thị, chi phí bán hàng, chi phí nghiên cứu và phát triển…
• Cột lợi nhuận hoạt động: Tính tổng lợi nhuận hoạt động bằng cách trừ chi phí hoạt động từ lợi nhuận gộp.
• Cột chi phí tài chính: Ước tính các chi phí tài chính như lãi vay, chi phí lãi suất, chi phí tín dụng…
• Cột lợi nhuận trước thuế: Tính tổng lợi nhuận trước thuế bằng cách trừ chi phí tài chính từ lợi nhuận hoạt động.
• Cột chi phí thuế: Ước tính chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Cột lợi nhuận sau thuế: Cột này tính tổng lợi nhuận sau thuế bằng cách trừ chi phí thuế từ lợi nhuận trước thuế.

\>> TẢI XUỐNG:

5. Ưu nhược điểm của việc sử dụng file Excel quản lý thu chi

Ưu điểm Nhược điểm Dễ sử dụng: Excel là một phần mềm đơn giản và rất phổ biến, nên rất dễ sử dụng và cài đặt.

Tiết kiệm chi phí: Sử dụng Excel để quản lý thu chi là rất tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp.

Có thể tùy chỉnh: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh các bảng tính và biểu đồ theo nhu cầu của mình.

Dễ dàng chia sẻ: Với các bảng tính và biểu đồ cho thành viên trong doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Dễ bị lỗi: Việc nhập liệu sai sót hoặc tính toán sai có thể dẫn đến những sai sót trong quản lý thu chi.

Không an toàn và bảo mật: Excel không có tính năng bảo mật cao, nên dễ bị tấn công bởi các mã độc và virus.

Không phù hợp với doanh nghiệp lớn: Khi doanh nghiệp lớn, việc quản lý thu chi bằng Excel sẽ trở nên phức tạp và khó khăn hơn.

Không có tính năng tự động: Việc quản lý thu chi bằng Excel yêu cầu người dùng phải nhập liệu và tính toán thủ công, không có tính năng tự động như các phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp.

Tóm lại, việc sử dụng file Excel để quản lý thu chi trong doanh nghiệp còn nhiều điểm hạn chế và mang lại rủi ro cao nếu không quản lý file thật chặt chẽ. Tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp mà sẽ có phương án quản lý phù hợp khác như sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp.

\>> Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp tốt nhất

6. Giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp 1Office

1Office là một giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả, với những tính năng và công cụ hỗ trợ quan trọng như số hoá công nợ, tạo công nợ trực tiếp, cảnh báo thông minh và liên kết công nợ với các đơn hàng, hợp đồng, báo giá giúp cho nhà quản lý nắm bắt và kiểm soát tình hình tài chính một cách hiệu quả nhất. Một số tính năng nổi bật của phần mềm như:

Giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp 1Office

Số hoá công nợ: 1Office cho phép số hoá toàn bộ thông tin về công nợ của doanh nghiệp, giúp tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu do việc lưu trữ thủ công hoặc lưu trữ bằng file Excel.

Tạo công nợ trực tiếp: Giải pháp này cung cấp các bước được cài đặt sẵn để tạo công nợ từ thông tin khách hàng, hợp đồng và báo giá giúp quá trình tạo công nợ trở nên nhanh chóng và chính xác.

Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở về các hạn kê khai, nộp thuế, tình trạng tồn kho vật tư và hàng hóa, thu hồi nợ và thanh toán hóa đơn. Điều này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình và đảm bảo không bỏ sót các công việc quan trọng.

Liên kết công nợ: Phần mềm 1Office liên kết công nợ trực tiếp với đơn hàng, hợp đồng, báo giá và các thông tin khác, giúp tránh tình trạng mất hay sai sót số liệu công nợ. Điều này tạo tính liên kết và hiệu quả trong quản lý toàn diện doanh nghiệp.

Nhận bản demo dùng thử miễn phí

Với các tính năng trên, 1Office không những có thể thay thế file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp mà còn giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác. Hãy liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn dùng thử phần mềm miễn phí: