Giai đoạn bão tố trong quá trình phát triển của nhóm có đặc điểm là gì?

Bạn không thể mong đợi một nhóm mới hoạt động tốt khi lần đầu tiên đến với nhau. Hình thành một nhóm mất nhiều thời gian, các thành viên cần trải qua các giai đoạn thay đổi từ một tập hợp những người lạ sang một nhóm thống nhất. Khi hiểu được quá trình này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc xây dựng nhóm.
Một số người quản lý nhóm chọn cách tổ chức team building vừa để giải trí, vừa thu thập thêm được nhiều thông tin của các thành viên ở những khía cạnh khác nhau. Dù là bằng cách nào đi nữa, bạn nên biết rõ về các giai đoạn của quá trình cơ bản hình thành nhóm như sau:

Hình thành

Trong giai đoạn này, hầu hết các thành viên trong nhóm đều tích cực và lịch sự. Một số lo lắng, vì họ chưa hiểu rõ công việc của nhóm sẽ làm gì. Những người khác chỉ đơn giản là vui mừng về nhiệm vụ phía trước. Là người quản lý, bạn đóng vai trò chi phối trong giai đoạn này, bởi vì vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm không rõ ràng.

Giai đoạn này có thể kéo dài một thời gian, khi mọi người bắt đầu làm việc cùng nhau và khi họ cố gắng tìm hiểu đồng nghiệp mới.

Thử thách

Tiếp theo, nhóm của bạn sẽ tiến vào giai đoạn thử thách, nơi mọi người bắt đầu đẩy mạnh các ranh giới được thiết lập trong giai đoạn hình thành. Đây là giai đoạn mà nhiều nhóm không thành công. Thử thách thường bắt đầu khi có xung đột giữa phong cách làm việc tự nhiên của các thành viên trong nhóm. Mọi người có thể làm việc theo những cách khác nhau cho mọi loại lý do, nhưng nếu những phong cách làm việc khác nhau gây ra những vấn đề không lường trước, họ có thể trở nên nản lòng. Thử thách cũng có thể xảy ra trong các tình huống khác. Ví dụ: các thành viên trong nhóm có thể thách thức thẩm quyền của bạn hoặc giành vị trí đó. Hoặc, nếu bạn chưa xác định rõ nhóm sẽ làm việc như thế nào, mọi người có thể cảm thấy bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc của họ hoặc họ có thể không thoải mái với cách tiếp cận mà bạn đang sử dụng.

Các thành viên trong nhóm gắn bó với công việc hiện tại có thể gặp phải căng thẳng, đặc biệt là khi họ không có sự hỗ trợ của các quy trình đã được thiết lập hoặc mối quan hệ mạnh mẽ với đồng nghiệp của họ.

Định hình

Đây là lúc mọi người bắt đầu giải quyết sự khác biệt của họ, đánh giá cao thế mạnh của đồng nghiệp, và tôn trọng thẩm quyền của bạn với tư cách là một nhà quản lý. Bây giờ các thành viên trong nhóm của bạn hiểu nhau hơn, họ có thể giao tiếp với nhau, và họ có thể nhờ người khác giúp đỡ và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng. Mọi người phát triển cam kết mạnh mẽ hơn cho mục tiêu nhóm, và bạn bắt đầu thấy được những tiến bộ tốt đẹp.

Thường có sự chồng chéo kéo dài giữa hai giai đoạn thử thách và định hình, bởi vì khi nhiệm vụ mới được đưa ra, nhóm của bạn có thể trở lại với hành vi từ giai đoạn bão.

Phát triển – phát huy

Nhóm đạt đến giai đoạn phát triển, khi công việc khó khăn được giải quyết với không quá nhiều xung đột, và đạt được mục tiêu của nhóm. Các cấu trúc và quy trình mà bạn đã thiết lập hỗ trợ tốt các thành viên. Là người quản lý, bạn có thể ủy thác nhiều công việc của bạn, và bạn có thể tập trung vào việc phát triển thành viên của nhóm.

Ở giai đoạn này, mọi thứ hầu như sẽ chuyển động theo quy trình mục tiêu hoạt động của nhóm một cách nhẹ nhàng nhất. Với vị trí là một nhà quản lý, đừng quên tạo những buổi giao lưu giữa các thành viên nhóm, đặc biệt là việc tổ chức team building ở giai đoạn này.

Bão hòa

Nhiều nhóm sẽ đạt đến giai đoạn này cuối cùng. Ví dụ, các nhóm dự án tồn tại chỉ trong một khoảng thời gian nhất định và thậm chí cả các nhóm vĩnh viễn có thể bị giải tán thông qua tái cơ cấu tổ chức. Các thành viên trong nhóm thích thói quen hoặc có mối quan hệ gần gũi với các đồng nghiệp có thể thấy giai đoạn này trở nên khó khăn, đặc biệt nếu tương lai của họ có vẻ không chắc chắn. Là một nhà quản lý nhóm, mục tiêu của bạn là giúp mọi người hoạt động tốt, càng nhanh càng tốt. Để làm điều này, bạn sẽ cần phải thay đổi cách tiếp cận của bạn ở từng giai đoạn. Bây giờ, xem xét những gì bạn cần làm, lập kế hoạch đánh giá thường xuyên về vị trí, vai trò của nhóm bạn và điều chỉnh cách tiếp xúc, giao tiếp của bạn một cách hợp lý.

Có thể bạn quan tâm: công ty tổ chức team building - giải pháp tốt nhất cho mọi tình huống.

• Những điều cần biết về Kanban

• Tweet
• Share 0
• LinkedIn 0
• Email

Một nhóm cộng tác trải qua những giai đoạn khác nhau từ khi được bắt đầu thành lập cho đến khi hoạt động ổn định theo thời gian. Chúng ta có thể nhận diện được cái giai đoạn phát triển này của nhóm, việc này sẽ rất hữu ích khi chúng ta thành lập một nhóm, xác định tình trạng của một nhóm và đưa ra các quyết định chính xác nhằm đảm bảo nhóm đạt được hiệu quả tốt nhất.

Tuckman [một nhà tâm lý học người Mỹ] đã đưa ra một mô hình để giải thích các giai đoạn này. Mô hình của Tuckman chia chặng đường của một nhóm thành 4 giai đoạn: Forming [Hình thành], Storming [Sóng gió], Norming [Ổn định] và Performing [Hoạt động hiệu quả]. Sau này, Tuckman đã thêm vào một giai đoạn thứ 5 đó là Adjourning [Thoái trào].

1. Forming:

Đây là giai đoạn nhóm được thành lập, các thành viên vẫn còn đang lạ lẫm với nhau và bắt đầu tìm hiểu nhau để cộng tác vì công việc trước mắt. Ở giai đoạn này, các thành viên có thể chưa hiểu rõ mục đích chung của cả nhóm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm. Nhóm có thể đưa ra những quyết định dựa trên sự đồng thuận, hiếm có các xung đột gay gắt do mọi người vẫn đang còn dè dặt với nhau. Tâm lý chung ở giai đoạn này đó là: Hưng phấn với công việc mới; Dè dặt trong việc tiếp cận và chia sẻ với các thành viên khác; Quan sát và thăm dò mọi người xung quanh; Tự định vị mình trong cấu trúc của nhóm.

Trong giai đoạn này, người trưởng nhóm phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình, bởi vì các thành viên khác vẫn chưa định vị và xác định rõ nhiệm vụ của mình trong nhóm.

Theo thời gian, qua quá trình cộng tác, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu nhau hơn, lúc này nhóm bước sang giai đoạn tiếp theo: Storming.

2. Storming:

Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên bắt đầu bộc lộ mình và có thể phá vỡ những quy tắc của nhóm đã được thiết lập từ đầu. Đây là giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm và dễ dẫn đến kết quả xấu.

Ở giai đoạn này, có thể xảy ra xung đột giữa các thành viên do những nguyên nhân khác nhau như: phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi về các vấn đề hay giải pháp, văn hóa,… Các thành viên cũng có thể không hài lòng về công việc của nhau, dễ có các so sánh giữa mình với người khác,… Nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận.

Các thành viên cũng có thể bắt đầu chất vấn về các quy tắc đã được thiết lập, muốn chỉnh sửa, thử nghiệm và có thể phá vỡ các quy tắc đó. Tệ hơn nữa, một số thành viên có thể tỏ ra không hợp tác, không cam kết trong công việc, và không hài lòng với cách làm việc hiện tại. Sự trao đổi, hỗ trợ trong nhóm không thực sự tốt. Tinh thần của một số thành viên có thể đi xuống, có thể dẫn đến căng thẳng hay stress.

Trong giai đoạn này, các thành viên không còn đủ tập trung vào công việc hướng đến mục tiêu chung. Tuy nhiên, họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn. Điều quan trọng trong giai đoạn này là nhóm phải nhận diện và đối mặt với tình trạng của mình. Nhóm phải quản lý và giải quyết các vấn đề của mình để sớm chuyển sang giai đoạn mới: Norming.

3. Norming:

Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tôn trọng lẫn nhau.
Các thành viên bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết. Có thể bắt đầu có các ý kiến mang tính xây dựng. Mọi người bắt đầu nhìn vào mục tiêu chung và có cam kết mạnh mẽ hơn trong công việc. Có thể có các quy tắc mới được hình thành và tuân thủ để giảm thiểu mâu thuẫn, tạo không gian thuận lợi để các thành viên làm việc và cộng tác.

Giai đoạn Norming có thể đan xen lẫn với giai đoạn Storming vì khi có vấn đề mới [công việc mới, quyết định mới, mâu thuẫn mới,…] thì các thành viên có thể rơi vào trạng thái xung đột như trước đó. Hiệu quả làm việc trong giai đoạn này sẽ được nâng lên, bởi vì bây giờ nhóm đã có thể tập trung hơn vào công việc hướng đến mục tiêu chung. Khi hầu hết tất cả mọi sự khác biệt đã được giải quyết, nhóm bắt đầu bước sang giai đoạn tiếp theo: Performing.

4. Performing:

Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Sự công tác diễn ra dễ dàng mà không có bất cứ sự xung đột nào. Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được.
Ở giai đoạn này, các quy tắc được tuân thủ mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Các cơ chế hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm phát huy hiệu quả tốt. Sự nhiệt tình và cam kết của các thành viên với mục tiêu chung là không còn nghi ngờ gì nữa.

Các thành viên cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm. Các thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả. Nếu có thành viên rời nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Tinh thần chủ đạo được thể hiện ở giai đoạn này là tinh thần đồng đội.

Ngoài 4 giai đoạn như đã nêu trên, Mô hình Tuckman còn đề cập đến giai đoạn cuối của quá trình hoạt động của một nhóm đó là Adjourning [Thoái trào]. Điều này xảy ra trong các tình huống khác nhau, ví dụ như khi dự án đã kết thúc, khi phần lớn thành viên rời bỏ nhóm để nắm các vị trí khác, khi tổ chức được tái cấu trúc,… Đối với các thành viên tâm huyết của nhóm, đây là một giai đoạn “đau thương”, “lưu luyến”, “tiếc nuối”,… nhất là đối với các thành viên mà chưa nhìn thấy một tương lai tốt đẹp hơn.

Như vậy, qua mô hình này bạn có thể hiểu và xác định được các trạng thái của một nhóm để đưa ra các hành động tương xứng nhằm giúp nhóm sớm đạt được hiệu quả cao nhất. Hiểu về Mô hình Tuckman là rất quan trọng, và để có thể giúp nhóm vận hành tốt thì hiện nay các nhóm thường sử dụng phương pháp Scrum. Scrum cho phép nhóm phân chia công việc một cách dễ dàng hơn và đề cao tính tự chủ, trách nhiệm để các thành viên đều cảm thấy vui vẻ.

Tìm hiểu thêm về Scrum tại đây!

Nguyễn Khắc Nhật