Dịch vụ giao hàng tận nơi là một trong những dịch vụ vận chuyển mang nhiều tiện ích cho cả người nhận hàng lẫn người gửi hàng. Nhờ có dịch vụ này mà đã tạo điều kiện cho các công ty thương mại điện tử, shop online có thêm cơ hội gia tăng lợi nhuận kinh doanh của mình thông qua việc vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
Có rất nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi thắc mắc về quy trình thực hiện của dịch vụ này. Nếu bạn cũng là một trong những khách hàng đã sử dụng dịch vụ hoặc đang cần tham khảo thông tin thì có thể tham khảo thông bên dưới. Đây là toàn bộ quy trình từ lúc công ty vận chuyển hàng hóa nhận được đơn hàng đến lúc giao hàng tận nơi cho khách hàng.
Quy trình nhận hàng và giao hàng tận nơi của công ty vận chuyển
1. Đăng ký dịch vụ giao hàng tận nơi
Khách hàng phải đăng ký sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi từ các đơn vị vận chuyển bằng cách đến trực tiếp bưu cục hoặc điểm tiếp nhận đơn hàng. Hoặc đơn giản và nhanh chóng là tiến hành đăng ký tài khoản cá nhân ngay trên ứng dụng di động hoặc website của đơn vị vận chuyển.
2. Tạo yêu cầu cho các đơn hàng cần giao tận nơi
Yêu cầu giao hàng tận nơi sẽ được tạo với hình thức là đơn hàng. Khách hàng sử dụng tính năng tạo đơn hàng được hỗ trợ trên website hoặc ứng dụng di động để cập nhật đầy đủ các thông tin về đơn hàng và người nhận. Lưu ý là có đơn vị cung cấp cả hai hình thức giao hàng tận nơi và gửi chuyển phát nhanh về bưu cục tại địa phương nhưng cũng có những đơn vị chỉ cung cấp hình thức giao hàng tận nơi nên việc tạo đơn hàng đã đồng nghĩa với việc tạo yêu cầu giao hàng tận nơi cho đơn hàng đó.
3. Công ty vận chuyển tiếp nhận yêu cầu gửi hàng
Tiếp theo, theo các yêu cầu gửi hàng đã nhận được từ người gửi, công ty chuyển phát nhanh sẽ tiến hành:
- Ghi nhận yêu cầu trên hệ thống.
- Phân bổ nhân viên đến nhận hàng tận nơi.
4. Tập kết và phân chia hàng hóa
Sau khi nhân viên giao nhận nhận được các đơn hàng từ tay người gửi sẽ tiến hành chuyển đơn hàng đến các kho thích hợp để thuận tiện cho việc giao về các địa chỉ đã được yêu cầu. Tại đây sẽ tiếp tục tiến hành phân chia theo khu vực, tuyến đường địa phương, loại hình vận chuyển để tiếp tục thực hiện.
5. Tiến hành giao hàng tận nơi
Hàng hóa sẽ được vận chuyển theo tuyến lớn phân bổ xuống tuyến nhỏ hơn rồi tiến hành giao hàng tận nơi cho người nhận theo địa chỉ ban đầu đã được cung cấp cho mỗi đơn hàng.
6. Người nhận nhận hàng và xác nhận giao hàng thành công
Lộ trình vận chuyển và tình trạng của đơn hàng sẽ được cập nhật liên tục lên các ứng dụng để khách hàng có thể dễ dàng tra cứu vận đơn. Nếu người gửi có sử dụng kèm theo dịch vụ ship COD thì nhân viên giao nhận sẽ thu tiền hộ và công ty vận chuyển hàng hóa sẽ tiến hành hoàn tiền thu hộ lại cho người gửi sau đó theo các ngày quy định trong tuần. Người gửi sẽ chỉ cần trả phí chuyển phát nhanh và phí ship COD cho công ty ship hàng.
Trong mỗi bước thực hiện của quy trình giao hàng tận nơi thì nhân viên của đơn vị vận chuyển đều đảm bảo việc ghi nhận hoàn tất ở các khâu. Đây chính là nơi cập nhật thông tin cho việc tra cứu vận đơn của khách hàng.
Trên đây là quy trình căn bản cho dịch vụ giao hàng tận nơi. Tùy theo địa chỉ người gửi, người nhận cùng loại hình vận chuyển mà tốc độ thực hiện sẽ được áp dụng theo đúng như chính sách đã định. Ngoài ra, hầu như các đơn vị vận chuyển đều cung cấp chức năng tra cứu vận đơn cho khách hàng để tiện đường theo dõi hành trình của đơn hàng. Vì vậy, khi sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi thì khách hàng cũng có thể theo dõi đơn hàng của mình để có được những xử lý kịp thời nhanh chóng.
Nhằm đảm bảo thời gian và tỷ lệ giao hàng thành công, các nhận viên giao nhận của Nhất Tín Logistics luôn cố gắng hỗ trợ liên lạc với người nhận hàng nhiều lần. Với dịch vụ giao hàng tận nơi, Nhất Tín luôn mang đến cho khách hàng dịch vụ giao nhận an toàn, giao hàng thu tiền uy tín để cả người gửi lẫn người nhận đều sẽ yên tâm khi sử dụng các dịch vụ của Nhất Tín. Để biết thêm về các dịch vụ mà Nhất Tín đang cung cấp, khách hàng có thể gọi đến số 1900.63.6688 hoặc đến trực tiếp các bưu cục để được nhân viên tư vấn chi tiết về thông tin các dịch vụ.
Nhanh.vn hỗ trợ chia đơn hàng thành 18 trạng thái khác nhau nhằm giúp bạn kiểm soát một cách chi tiết, chính xác toàn bộ đơn hàng của doanh nghiệp.
Trạng thái
Ý nghĩa
Tồn kho sản phẩm trong đơn
Đơn hàng khách hàng đã đặt hàng chưa qua xử lý
Tạm giữ
Đơn hàng đang được chờ nhân viên viên xác nhận
Tạm giữ
Đơn hàng đang được nhân viên Chăm sóc khách hàng [gọi điện thoại] xác nhận với khách hàng
Tạm giữ
Đơn hàng đã được xác nhận thành công [khách hàng có mua hàng]
Tạm giữ
Sản phẩm của khách đặt đã hết hàng
Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
Đơn hàng được chuyển từ cửa hàng hết sản phẩm khách đặt sang cửa hàng còn tồn
Tạm giữ
Đơn hàng đang được nhặt hàng và đóng gói sản phẩm
Tạm giữ
Đơn hàng đã được nhặt hàng và hoàn thành đóng gói
Tạm giữ
Đơn hàng đã bắn sang hãng vận chuyển, chờ hãng vận chuyển tiếp nhận thông tin và nhận hàng.
Đang chuyển
Đơn hàng đang được chuyển đi cho khách hàng.
Đang chuyển
Đơn hàng đã được giao thành công cho khách hàng.
Sinh ra phiếu XNK, giảm trừ số Tồn và số Đang Chuyển
Đơn hàng chưa giao được cho khách hàng. [Có thể vì khách hàng bận, đi vắng, khách hẹn lại thời điểm khác giao hàng...]
Đang chuyển
Khách hàng hủy không lấy hàng nữa.
Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
Đơn hàng đã bị hệ thống hủy tự động.
Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
Đơn hàng đã bị hãng vận chuyển hủy.
Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
Những đơn hàng khách hàng hủy không muốn lấy sản phẩm nữa sẽ được luân chuyển trả về cho doanh nghiệp.
Đang chuyển
Đơn hàng đã được hãng vận chuyển cập nhật là đã hoàn, trên nhanh sẽ ở trạng thái Xác nhận hoàn
Đang chuyển
Thực tế doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển.
Giảm trừ số đang chuyển và tăng số có thể bán
Tham khảo ý nghĩa các loại tồn kho của sản phẩm
- Trạng thái mới trên Nhanh.vn từ 17/2/2022 : Xác nhận hoàn
Ý nghĩa:
- Trước đây hệ thống chỉ có 2 trạng thái Đang hoàn và Đã hoàn, nên khó phân biệt được tình huống hãng vận chuyển, hoặc đơn từ các sàn [Shopee, Lazada, Tiki, Sendo] báo đã hoàn hàng thành công với trên thực tế doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn hay chưa.
- Nay hệ thống bổ sung thêm trạng thái mới Xác nhận hoàn giúp phân biệt được tình huống trên và lọc trạng thái hoàn tốt hơn.
- Sau khi nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển, bạn có thể đổi trạng thái đơn sang trạng thái Đã hoàn để ghi nhận lại hàng hoá vào kho.
Cập nhật trạng thái đơn hàng
Đơn hàng gửi vận chuyển qua cổng kết nối của Nhanh.vn hoặc đơn sử dụng vận chuyển kết nối riêng, trạng thái đơn hàng sẽ do hãng vận chuyển tự động cập nhật cho doanh nghiệp, đối với đơn Tự vận chuyển sẽ do bạn tự cập nhật trạng thái.
Có 2 cách để đổi trạng thái đơn hàng là đổi thủ công và import cập nhật trạng thái đơn hàng.
Cách 1: Đổi trạng thái đơn hàng [thủ công]
Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng, tích chọn để chọn những đơn hàng tự vận chuyển cần đổi trạng thái.
Bước 2: Bấm nút Thao tác - chọn Đổi trạng thái các đơn hàng đã chọn.
Cách 2: Đổi trạng thái đơn hàng bằng file Import
Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng - bấm nút Thêm mới - chọn Nhập trạng thái từ excel, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bước 2: Tải về và nhập liệu vào file import
Bạn có thể cập nhật trạng thái đơn hàng, ghi chú cho đơn hàng, ngày thành công và lý do hủy đơn. Cập nhật Phí vận chuyển, Phí ship báo khách chỉ áp dụng cho đơn hàng tự vận chuyển.
Bước 3: Import file excel
Lưu ý:
- Với hãng vận chuyển thì kế toán không cập nhật trạng thái “Đã chuyển hoàn” dựa vào file đối soát phí vận chuyển của hãng , mà nên để nhân viên kho tự đổi trạng thái khi nhận được hàng, như vậy sẽ không bị mất hàng.
- Với đơn tự vận chuyển, thì chấp nhận việc “Thành công” đồng nghĩa với “Đã thanh toán”.
- Đơn hàng giao thất bại nhiều lần sẽ được HVC cập nhật sang trạng thái "Đang chuyển hoàn".
- Chỉ nhân viên kho được quyền phân quyền đổi trạng thái đơn hàng.
- Nhân viên chăm sóc chỉ cần phân quyền “Xác nhận đơn hàng“ nếu muốn đổi đơn hàng mới đặt sang “Khách hủy” hoặc “Hệ thống hủy”.
Trạng thái đơn hàng và trạng thái tồn sản phẩm
Đơn hàng khi ở các trạng thái khác nhau sẽ tương ứng với 1 trạng thái tồn của sản phẩm
Trạng thái đơn hàngTrạng thái tồn sản phẩm
Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói Đổi kho hàng
Tạm giữ
Chờ thu gom, Đang chuyển, Thất bại, Đang hoàn, Xác nhận hoàn
Đang giao hàng
Khách hủy, Hệ thống hủy, Hãng vận chuyển hủy, Hết hàng, Đã hoàn
Có thể bán
Bảng trạng thái hãng vận chuyển trả về Nhanh
Trạng thái HVCChú thích HVCTrạng thái trên Nhanh
ready_to_pick
Đơn hàng mới tạo, đang chờ lấy
Chờ thu gom
cancel
Đơn hàng bị hủy
HVC hủy
picking
Nhân viên giao nhận đang đi lấy hàng
Chờ thu gom
money_collect_picking
Nhân viên giao nhận đang tương tác với người bán
Chờ thu gom
picked
Nhân viên giao nhận đã lấy hàng từ người bán
Đang chuyển
storing
Đơn hàng đang được lưu kho giao nhận/bưu cục
Đang chuyển
transporting
Đơn hàng đang được luân chuyển
Đang chuyển
sorting
Đơn hàng đang được phân loại [tại Kho phân loại hàng]
Đang chuyển
delivering
Nhân viên giao nhận đang đi giao hàng
Đang chuyển
money_collect_delivering
Nhân viên giao nhận đang tương tác với người mua
Đang chuyển
delivered
Đơn hàng đã được giao cho người mua
Thành công
delivery_fail
Đơn hàng giao thất bại
Thất bại
waiting_to_return
Đơn hàng đang chờ trả [trong 24/48h có thể đi giao lại]
Đang hoàn
return
Đơn hàng trả
Đang hoàn
return_transporting
Đơn hàng trả đang được luân chuyển
Đang hoàn
return_sorting
Đơn hàng trả đang được phân loại [tại Kho phân loại hàng]
Đang hoàn
returning
Nhân viên giao nhận đang đi trả hàng
Đang hoàn
return_fail
Trả hàng thất bại
Đang hoàn
returned
Đơn hàng đã được trả cho người bán
Xác nhận hoàn
exception
Đơn hàng bị xử lý ngoại lệ [các trường hợp đi ngược quy trình].Ví dụ: Đơn hàng đã lấy nhưng người bán lại đòi hàng về; Đơn hàng đã giao nhưng người mua đòi trả lại....
Đang chuyển hoàn
damage
Hàng hư hỏng
Đang hoàn
lost
Hàng bị mất
Đang hoàn
Câu hỏi thường gặp
1. Sản phẩm trong đơn hàng sẽ trừ tồn khi nào ?
Sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trừ tồn khi đơn hàng thành công.
2. Khi đơn mà hoàn thành công thì sản phẩm hoàn về có tự nhập kho không?
Khi đơn hoàn về bạn đổi trạng thái từ Đang hoàn/Xác nhận hoàn thành Đã hoàn thì hệ thống sẽ tự đổi trạng thái giảm tồn từ Đang chuyển sang tăng số Có thể bán.
3. Có cách nào chuyển hết trạng thái đơn hàng cùng 1 lúc không?
Có 2 cách:
- Cách 1: Tích vào những đơn hàng muốn chuyển trạng thái và chọn nút đổi trạng thái mà mình mong muốn. Lưu ý: những đơn hàng đã gửi sang hãng vận chuyển thì không thể đổi trạng thái
Cách 2: Sử dụng file excel import file cập nhật trạng thái đơn hàng Thao tác Đơn hàng >> Thêm mới >> Nhập trạng thái từ excel >> Tải file mẫu và điền thông tin >> Import