Hướng dẫn cài hóa đơn thông tin giao hàng năm 2024
KiotViet cung cấp tính năng giao hàng giúp bạn thao tác nhanh chóng, quản lý dễ dàng, thống nhất với các hóa đơn giao hàng, đặc biệt là giao hàng COD, cụ thể: - Cho phép quản lý nhiều vận đơn trên cùng một Hóa đơn - Tách biệt trạng thái giao hàng và trạng thái hóa đơn, bổ sung thêm nhiều trạng thái giao hàng mới. - Cho phép cập nhật thông tin giao hàng hàng loạt trên danh sách hóa đơn hoặc trên từng Đối tác giao hàng - Cho phép thanh toán phí giao hàng và tiền thu hộ COD cùng lúc và ghi nhận phiếu thu, phiếu chi tương ứng với từng hóa đơn giao hàng hoặc trên danh sách hóa đơn hoặc trên từng Đối tác giao hàng - Trong màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1) bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2) - Tại khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3) - Bạn kích vào biểu tượng để bật tính năng Giao hàng (4), sau đó kích Chi tiết để thiết lập tính năng (5).- Hệ thống hiển thị pop-up tùy chọn của tính năng giao hàng:
- Tại màn hình Bán hàng, bạn tích chọn nút Giao hàng (1) để sử dụng tính năng giao hàng cho Hóa đơn, Đặt hàng -> nhập thông tin giao hàng (2) -> kích Xong (3) - Bạn tiếp tục kích Đặt hàng (F9) với Đơn đặt hàng hoặc Thanh toán (F9) với Hóa đơn để hoàn thành giao dịch. - Lưu ý:
Hệ thống hỗ trợ 3 cách cập nhật thông tin giao hàng như sau: - Trên màn hình Quản lý, kích Giao dịch, chọn Hóa đơn - Tìm kiếm và kích chọn hóa đơn có trạng thái giao hàng: Chưa giao hàng hoặc Đang giao hàng để cập nhật thông tin giao hàng. - Hệ thống tách biệt Trạng thái hoá đơn và Trạng thái giao hàng để người dùng có thể quản lý dễ dàng và chi tiết hơn tình trạng đơn hàng của mình - Người dùng không thể thay đổi trạng thái hoá đơn một cách trực tiếp. Khi bạn thay đổi trạng thái giao hàng, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái của hoá đơn một cách tương ứng. - Cụ thể Trạng thái hoá đơn liên quan đến Trạng thái giao hàng như sau:
- Sau khi cập nhật thông tin, kích Lưu - Với mỗi lần thay đổi trạng thái giao hàng, hệ thống đều ghi nhận đầy đủ trong tab Lịch sử giao hàng - Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép tiếp tục cập nhật thông tin giao hàng nếu như hoá đơn ở trạng thái Đang xử lý. - Ngoài ra, trên chi tiết từng hoá đơn giao hàng, hệ thống còn hỗ trợ tính năng , và . - Bạn tìm kiếm và tích chọn các hóa đơn cần cập nhật thông tin giao hàng (1) - Kích nút Thao tác (2) -> chọn Cập nhật giao hàng (3). - Hệ thống hiển thị danh sách các hoá đơn thuộc trạng thái Đang xử lý để có thể thay đổi thông tin giao hàng. - Bạn có thể thay đổi các thông tin giao hàng như: Mã vận đơn, Đối tác giao hàng, Phí trả ĐTGH, Trạng thái giao hàng. - Kích Lưu. - Lưu ý:
- Trên màn hình Đối tác -> Đối tác giao hàng -> tab Khác (1), bạn kích chọn đối tác cần cập nhật thông tin -> chọn tab Lịch sử giao hàng (2) -> kích Cập nhật giao hàng (3) - Hệ thống hiển thị pop-up bao gồm tất cả các hoá đơn đang ở trạng thái Đang xử lý ứng với Đối tác giao hàng đang chọn - Tìm kiếm và chọn các hóa đơn cần cập nhật thông tin giao hàng -> thay đổi thông tin -> kích Lưu (4). - Hệ thống xử lý tương tự như khi Một hoá đơn có thể tạo được nhiều vận đơn và lưu giữ đầy đủ thông tin của các vận đơn cũ. Hệ thống cho phép hủy bỏ hoặc tạo một vận đơn giao hàng mới cho hóa đơn ở trạng thái giao hàng: Chờ xử lý hoặc Đã hủy. Thao tác như sau: - Trên màn hình Hóa đơn, kích chọn hóa đơn ở trạng thái giao hàng: Chờ xử lý hoặc Đã hủy - Kích + Tạo vận đơn (1), hệ thống sẽ tự động hủy vận đơn hiện tại trước khi tạo vận đơn mới. - Kích Chắc chắn (2) trên thông báo để xác nhận thực hiện. - Hệ thống hiện màn hình Tạo vận đơn khác, sau khi chỉnh sửa thông tin (3) -> kích Lưu (4). - Trên hóa đơn, tab Lịch sử giao hàng thể hiện thông tin chi tiết các vận đơn Hệ thống hỗ trợ việc thanh toán không chỉ tiền thu hộ COD mà còn tiền Phí giao hàng hoặc đã khấu trừ Phí giao hàng vào tiền thu hộ trên một hoặc nhiều hoá đơn. Hệ thống hỗ trợ 4 cách thanh toán với đối tác giao hàng như sau: - Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn -> kích chọn hóa đơn chưa thanh toán - Kích Thanh toán với đối tác giao hàng (1) - Chọn và nhập số tiền thanh toán với đối tác giao hàng (2). Hệ thống hỗ trợ tạo phiếu thu, chi theo 1 trong 3 lựa chọn sau:
- Kích Tạo phiếu thu, chi (3) - Lưu ý: Sau khi tạo phiếu chi cho phí giao hàng, để sửa thông tin phí giao hàng trên hóa đơn cần phải hủy bỏ phiếu chi đã tạo. - Tất cả các phiếu thu tiền thu hộ COD hoặc phiếu chi phí giao hàng gắn với hoá đơn đều được hiển thị trong tab Lịch sử thanh toán thuộc hoá đơn đó. - Hệ thống hỗ trợ ghi nhận thanh toán tiền COD, tiền phí giao hàng, hoặc COD – Phí giao hàng với cùng 1 đối tác giao hàng cho nhiều hoá đơn cùng lúc. Tối đa 1000 hóa đơn/phiên xử lý. - Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn à tích chọn các hóa đơn có phí giao hàng chưa thanh toán (1) - Kích nút Thao tác (2) -> chọn Thanh toán ĐTGH (3) - Hệ thống hiển thị danh sách các hoá đơn chưa thanh toán đủ tiền thu hộ COD, hoặc gian hàng chưa thanh toán đủ phí giao hàng để bạn có thể kiểm tra thật kỹ trước khi thanh toán. - Hệ thống hiện thông tin số tiền cần thanh toán -> kích Tạo phiếu thu, chi theo lựa chọn tương ứng. - Hệ thống sẽ tạo các phiếu thu (với tiền COD) và phiếu chi (với phí trả ĐTGH) gắn với từng hoá đơn trong danh sách đã chọn để thanh toán, cụ thể:
- Mã phiếu thu, chi chi tiết: hệ thống sẽ thêm các ký hiệu -1, -2, …. đằng sau mã phiếu tổng - Trong thông tin chi tiết hóa đơn, tab Lịch sử thanh toán sẽ hiển thị chi tiết Phiếu thu, chi tương ứng.
- Khi bạn hủy phiếu thanh toán:
- Trên màn hình Đối tác -> Đối tác giao hàng -> tab Khác (1), bạn kích chọn đối tác cần cập nhật thông tin -> chọn tab Lịch sử giao hàng (2) -> kích Thanh toán (3) - Hệ thống hiển thị pop-up bao gồm danh sách tất cả các hoá đơn chưa thanh toán đủ tiền thu hộ COD hoặc tiền phí giao hàng với đối tác giao hàng đó. - Tìm kiếm và chọn các hóa đơn cần thanh toán -> kích Thanh toán (4). - Hệ thống hiện thông tin số tiền cần thanh toán với đối tác giao hàng đang chọn -> kích Tạo phiếu thu, chi (5) theo lựa chọn tương ứng. - Hệ thống hỗ trợ thanh toán tối đa 1000 hóa đơn/phiên xử lý và cho phép thanh toán nhiều hóa đơn ở trên nhiều chi nhánh khác nhau. Sau khi thanh toán hóa đơn, các phiếu thu/chi gắn với mỗi hóa đơn được ghi nhận đúng vào chi nhánh tạo. - Hệ thống sẽ tạo ra phiếu thanh toán tổng của hãng vận chuyển trong Sổ quỹ.
- Lưu ý: Nếu bạn muốn tạo phiếu chi cho từng đối tác giao hàng mà không cần gắn với hóa đơn, vui lòng vào tính năng Sổ quỹ -> Lập phiếu chi để thực hiện. - Ngoài những cách Thanh toán ĐTGH được thực hiện trên màn hình Hóa đơn, Đối tác giao hàng, hệ thống còn hỗ trợ thao tác trên màn hình Vận đơn. Chi tiết tham khảo mục . - Nếu người dùng được phân quyền Xem DS và Cập nhật trên mục Hóa đơn, hệ thống sẽ hiển thị thêm menu Vận đơn để:
- Trên màn hình Quản lý, bạn vào menu Giao dịch, chọn Vận đơn - Thao tác được thực hiện cụ thể như sau: Hệ thống hiển thị tất cả các vận đơn, bao gồm các vận đơn đã hủy và sắp xếp theo thứ tự thời gian tạo vận đơn, mới nhất lên đầu danh sách. Bạn có thể sắp xếp theo các cột thông tin tùy chọn bằng cách kích vào tiêu đề cột - Trên danh sách vận đơn, bạn có thể tìm kiếm, lọc vận đơn - Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm theo các điều kiện:
- Lọc theo:
- Bạn kích chọn vào vận đơn để xem chi tiết các thông tin - Bạn kích chọn tab Lịch sử thanh toán với ĐTGH để xem danh sách các phiếu thanh toán Tiền thu hộ, Phí qua Đối tác giao hàng. - Bạn kích chọn tab Lịch sử giao hàng để xem xem chi tiết các trạng thái thay đổi của vận đơn. - Hệ thống hỗ trợ cập nhật thông tin vận đơn có trạng thái giao khác Giao thành công và Đã chuyển hoàn, khi xem thông tin chi tiết - Lưu ý: với vận đơn Đã hủy, hệ thống không cho phép thay đổi trạng thái giao. Nếu thay đổi trạng thái giao, khi bấm Lưu hệ thống báo lỗi - Bạn tìm kiếm và tích chọn các hóa đơn cần cập nhật thông tin giao hàng (1) - Kích nút Thao tác (2) -> chọn Cập nhật giao hàng (3). - Hệ thống hiển thị danh sách các vận đơn khác trạng thái Giao thành công và Đã chuyển hoàn để có thể thay đổi thông tin giao hàng. - Bạn có thể thay đổi các thông tin giao hàng như: Mã vận đơn, Đối tác giao hàng, Phí giao hàng, Trạng thái giao hàng. - Kích Lưu. - Lưu ý:
- Bạn có thể thanh toán cho từng vận đơn bằng cách kích vào nút Thanh toán (1) trong chi tiết vận đơn -> chọn và điền thông tin thanh toán (2) -> kích Tạo phiếu thu, chi (3) - Hoặc thanh toán hàng loạt vận đơn của cùng 1 đối tác giao hàng khi tích chọn các vận đơn cần thanh toán (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Thanh toán ĐTGH (3) để tạo phiếu thu, chi cho các vận đơn được chọn. - Để xuất file danh sách vận đơn, bạn kích Xuất file - Thông tin vận đơn hiển thị như sau: - Ngay khi thanh toán hóa đơn giao hàng, cùng với mẫu hóa đơn, hệ thống hỗ trợ in phiếu giao hàng ngay trên màn hình Bán hàng. - Ngoài ra, bạn có thể in lại phiếu giao hàng trong màn hình Quản lý -> Giao dịch -> Hóa đơn hoặc Giao dịch -> Vận đơn với những vận đơn có trạng thái khác Đã hủy. Có 2 cách để in phiếu giao hàng:
- Thao tác cụ thể như sau: - Để bật/tắt tự động in phiếu giao hàng trên màn hình Bán hàng, bạn tích chọn Giao hàng (1) -> kích vào biểu tượng in (2)Trên dòng Tự động in phiếu giao hàng:
- Hệ thống hỗ trợ phím tắt F2 để bật/ tắt tính năng tự động in đồng thời cả hóa đơn và phiếu giao hàng. - Khi thanh toán hóa đơn giao hàng, bạn có thể in hóa đơn và phiếu giao hàng cùng hoặc khác khổ in. - Trên chi tiết hóa đơn, bạn kích chọn In phiếu giao hàng: - Hoặc trên chi tiết vận đơn, bạn kích chọn In:
- Trên danh sách hóa đơn, bạn tích chọn các hóa đơn cần in phiếu giao hàng (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn In (3). - Hệ thống hiện pop-up Chọn in, bạn có thể lựa chọn in riêng Phiếu giao hàng hoặc in Hóa đơn và phiếu giao hàng đồng thời (4). - Nếu gian hàng chỉ có 1 mẫu in, bạn kích In (5) để in theo mẫu duy nhất đó. - Nếu gian hàng có nhiều mẫu in, bạn kích chọn mẫu cần in (5) -> kích In (6) - Lưu ý: Với lựa chọn in đồng thời hóa đơn và phiếu giao hàng:
- Hệ thống hỗ trợ tối đa 3 mẫu in phiếu giao hàng với khổ K80 và A5. Thao tác thêm mới, chỉnh sửa được thực hiện trong Thiết lập (1) -> Quản lý mẫu in (2) -> chọn Giao hàng (3). Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Giao hàng. Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp. |