Hướng dẫn làm việc nhom bang google drive hay onedrive

Nhắc đến chia sẻ dữ liệu chung, chắc hẳn mọi người đều nghĩ tới Google Team Drive hoặc SharePoint. Vậy Google Team Drive là gì? Di chuyển tài liệu từ Google Team Drive sang SharePoint như thế nào? Hãy cùng MSO tìm hiểu.

Công cụ Google Team Drive là gì?

Google Team Drive, hiện đã được đổi tên thành Share Google Drive, là một tính năng nằm trong Google Drive, giúp hỗ trợ làm việc nhóm. Google phát triển công cụ này nhằm tạo ra một không gian chung để các thành viên trong công ty có thể truy cập, tìm kiếm và lưu trữ các file tài liệu mọi lúc mọi nơi.

Khác với My Drive, tài nguyên dữ liệu trong đó chỉ thuộc về một chủ sở hữu duy nhất, còn trong Google Team Drive thì thuộc về cả nhóm. Như vậy, khi nhân sự thay đổi, dữ liệu trong đó sẽ không bị mất đi, giúp mọi người vẫn tiếp tục cập nhật được dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành được công việc đang thực hiện.

Tính năng của Google Team Drive sẽ chỉ khả dụng sẽ chỉ hỗ trợ các phiên bản Google Workspace Business, Google Workspace Enterprise hoặc Google Workspace for Education.

Một số lưu ý khi sử dụng Google Team Drive (nay là Shared Drive):

• Việc upload và chia sẻ file hay tạo thư mục trên Google Team Drive cũng như một gmail thông thường. Tuy nhiên, trong phần Shared Drive, Google không cho phép người dùng sẻ lên một thư mục mà chỉ chia sẻ tệp để hạn chế việc lạm dụng tính năng bộ nhớ dùng chung của Google.
• Bạn không thể di chuyển thư mục từ bên My Drive sang Google Team Drive (nay là Shared Drive), bạn có thể chuyển tệp. Và bạn chỉ có thể chuyển tiếp được tệp mà bạn sở hữu.
• Nếu file đó không thuộc quyền sở hữu của bạn, có thể sao chép thành bản của bạn trước khi di chuyển vào Google Team Drive (nay là Shared Drive)

\>> Tham khảo thêm thông tin về dịch vụ Google Workspace là gì và bảng giá ưu đãi nhất tại GCS.vn.

Tìm hiểu SharePoint là gì?

Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu SharePoint là gì? Microsoft SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web, tích hợp với bộ Office. Đây là một nơi được lưu trữ dữ liệu an toàn, tổ chức, chia sẻ và truy cập thông tin từ các thiết bị khác nhau mọi lúc mọi nơi.

Khi sử dụng SharePoint, người dùng có thể tạo ra hệ thống mạng nội bộ, để thông qua không gian chung, cung cấp truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu. Tính năng này khá tương đồng với Google Team Drive.

Các công nghệ và sản phẩm phổ biến của SharePoint:

• Công cụ SharePoint Server
• Công cụ SharePoint Online
• Công cụ SharePoint Foundation
• Công cụ SharePoint Designer 2013
• Công cụ đồng bộ hóa OneDrive for Business

SharePoint hiện đang được đánh giá cao so với các công cụ collaboration software khác bởi:

• Trong khi đa số các công cụ khác mặc định sẵn các thiết lập thì SharePoint cho phép người dùng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng.
• SharePoint cũng tích hợp các sản phẩm khác của Microsoft và cả những hệ thống nghiệp vụ khác trên các nền tảng như Oracle, SAP, Siebel hay IBM,…
• Giúp end-user có thể tự xây dựng giải pháp riêng cho mình một cách nhanh chóng và dễ dàng, kể cả với những người không có kiến thức kỹ thuật và lập trình.
• SharePoint có sẵn các tùy chọn truyền thông xã hội, cho phép nhân viên có thể trao đổi, tương tác với nhau nhiều hơn. Các phòng ban, đội nhóm có thể liên kết với nhau thông qua mạng xã hội để tài liệu, thông điệp và nhu cầu được truyền tải nhanh hơn.
• Công cụ này cung cấp tùy chọn bảo mật tốt hơn nhờ việc Microsoft cải thiện đáng kể các giao thức xác thực và ủy quyền trong SharePoint để có thể cá nhân hóa quyền truy cập của người dùng.

Hướng dẫn di chuyển tài liệu từ Google Team Drive sang SharePoint

Bạn có thể dễ dàng di chuyển tệp của công ty từ Google Team Drive (Google Workspace) sang SharePoint (Microsoft 365) bằng cách tải xuống từ các ổ đĩa nhóm sau đó tải xuống Microsoft 365 site SharePoint.

Bước 1: Trong trình duyệt của bạn, bấm vào Google Apps, chọn Drive.

Bước 2: Trong Google Drive, chọn Shared Drives (Google Team Drive cũ).

Bước 3: Ở bên trong Shared Drive (Google Team Drive cũ), mở thư mục mà bạn muốn di chuyển sang SharePoint. Sau đó, chọn tất cả tài liệu của bạn, nhấn chuột phải > Tải xuống.

Bước 4: Sau khi tải xuống, tài liệu của bạn sẽ được nén lại thành một tệp zip, chọn mở tệp nén trong file Explorer.

Bước 5: Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365, mở công cụ khởi động ứng dụng, nhấn chọn SharePoint, rồi chọn site SharePoint nơi bạn muốn tải tệp lên.

Bước 6: Trong menu site SharePoint bạn đã mở, bấm chọn Tài liệu.

Bước 7: Trong file Explorer, chọn tất cả các tệp đã được nén từ Google Workspace, kéo vào thư mục tài liệu trên site của bạn. Vậy là bạn đã hoàn tất quy trình chuyển file tài liệu từ Google Team Drive (Shared Drive mới) sang SharePoint.