Hướng dẫn sử dụng tms năm 2024

Sau các chuỗi bài viết về hệ thống quản lý vận tải - Transportation Management System (TMS), hôm nay chúng ta sẽ nghiên cứu sâu hơn một số chức năng và lợi ích cốt lõi của TMS.

Lập kế hoạch tải

Với TMS, người gửi hàng có thể dễ dàng tìm giá cước, lên kế hoạch tuyến đường và chọn hãng vận tải.

Lợi ích: Do TMS sử dụng các thuật toán phức tạp để tối ưu hóa từng lô hàng nên người gửi hàng không chỉ tiết kiệm thời gian ở giao diện người dùng mà còn tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong toàn bộ quá trình vận chuyển.

Thực hiện vận tải

Một TMS tự động hóa quy trình đấu thầu vận chuyển hàng hóa, sử dụng hướng dẫn định tuyến của người gửi hàng để đấu thầu kỹ thuật số các lô hàng cho hãng vận tải phù hợp với mức giá định trước.

Lợi ích: Thay vì chủ hàng đo lường thủ công năng lực của hãng vận tải, mức chấp nhận và hiệu suất trước khi cử hãng vận chuyển, TMS lọc qua một lượng lớn dữ liệu và đẩy nhanh việc đặt trước và đấu thầu vận chuyển.

Theo dõi vận chuyển hàng hóa

TMS giúp thu thập và hợp nhất thông tin theo dõi chi tiết và ghi lại chuyển động của một lô hàng trong toàn bộ vòng đời của một lô hàng — từ nhà kho đến điểm đến cuối cùng.

Lợi ích: Điều này không chỉ cho phép người gửi hàng nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực về việc vận chuyển hàng hóa của họ, mà còn cho phép họ theo dõi và đo lường hiệu suất của người vận chuyển.

Thanh toán

TMS cho phép các công ty tự động kiểm tra từng hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ và dễ dàng thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ.

Lợi ích: Khi nói đến vấn đề tài chính, TMS đơn giản hóa và hợp lý hóa quy trình thanh toán cho cả người gửi hàng và hãng vận chuyển bằng cách cung cấp quyền truy cập vào kiểm tra cước phí, hóa đơn, thanh toán và phân tích hiệu suất chi phí.

Báo cáo chuyên sâu

Một TMS cung cấp báo cáo chuyên sâu về mạng lưới và cơ sở vật chất của chủ hàng, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất để hỗ trợ lập kế hoạch trong tương lai.

Lợi ích: Sau khi theo dõi và đánh giá dữ liệu rộng do báo cáo TMS cung cấp, người gửi hàng có thể phát triển các chiến lược cải tiến liên tục để giảm chi phí không cần thiết, cải thiện mức độ dịch vụ (nghĩa là nhận và giao hàng đúng hạn) và phân tích tiết kiệm chi phí tổng thể.

Tại Sao Bạn Nên Đầu Tư Vào Một TMS

Việc triển khai và duy trì TMS đòi hỏi khoản đầu tư khá lớn về cả tài chính và nhân lực, tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam chưa mặn mà với khoản đầu tư này, mặc dù đây được xem là một trong những chiến lược cần thiết.

Các giải pháp kỹ thuật số mạnh mẽ là một thành phần thiết yếu trong chiến lược chuỗi cung ứng tổng thể của gần như mọi chủ hàng.

Theo một nghiên cứu gần đây cho biết TMS là một phần công nghệ thiết yếu cho hầu hết mọi người gửi hàng.

• 98% doanh nghiệp lớn trên thế giới sử dụng TMS
• 83% doanh nghiệp nhỏ trên thế giới sử dụng TMS

Để có thể bắt kịp với nhịp phát triển của ngành quản lý vận tải, các doanh nghiệp Việt Nam cần thực hiện bước chuyển mình cần thiết.

Lời Kết

Meksmart giúp doanh nghiệp bạn kiểm soát tốt hoàn toàn hoạt động vận tải của mình. Với hệ thống quản lý vận tải Meksmart-TMS, bạn có thể tải lên hướng dẫn định tuyến và vận chuyển hàng hóa dự thầu, mua tải trọng xe tải và giá giao ngay LTL thông qua giao diện của chúng tôi, đồng thời quản lý và theo dõi KPI với các loại báo cáo tự động khác nhau.

Kính đề nghị quý khách hàng thực hiện theo đúng các bước sau với các xe bắt buộc phải lắp thiết bị giám sát hành trình (TBGSHT) để tuân thủ QCVN31:2014/BGTVT và các văn bản pháp luật có liên quan của Bộ giao thông vận tải. Nhà cung cấp sẽ không chịu trách nhiệm nếu khách hàng vận hành không đúng theo hướng dẫn.

1. Yêu cầu chung về thiết bị gắn trên xe

- TBGSHT phải được cung cấp nguồn liên tục không được gián đoạn

- Thiết bị phải được kết nối với nguồn ON/OFF của chìa khóa (nguồn tắt/mở máy)

- Đóng phí theo quy định để server duy trì việc cập nhập thông tin từ TBGSHT đầy đủ.

2. Các thao tác bắt buộc đối với chủ doanh nghiệp (hoặc chủ xe)

- Khách hàng khi lắp đặt Adsun TMS-T89 phải cung cấp các thông tin của xe lắp TBGSHT để nhà cung cấp khai báo cho thiết bị:

o Mã VIN, biển số xe

o Loại hình kinh doanh (taxi uber, xe vận tải khách tuyến cố định, vận tải khách theo hợp đồng, vận chuyển khách du lịch, xe bus, xe container, xà lan...)

o Những thông tin có thể cung cấp thêm: số điện thoại chủ xe/tài xế, số GPLX, loại xe (Innova 7 chỗ, xe tải Huyndai 2,5 tấn ...)

- Theo dõi tình trạng hoạt động của thiết bị dựa trên các đèn trạng thái và trên phần mềm. Nếu phát hiện lỗi khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với công ty Ánh Dương hoặc các đại lý, chi nhánh gần nhất để được sửa chữa, thay thế kịp thời.

- Phổ biến cho lái xe biết về những quy định của Bộ GTVT về TBGSHT, vận hành thiết bị, các thông báo cảnh báo lỗi...

- Cấp thẻ tài xế RFID nếu xe đã gắn thiết bị nhận dạng tài xế (RF15)

3. Thao tác hàng ngày dành cho lái xe

Mỗi tài xế sẽ được cấp 1 thẻ RFID có lập trình sẵn thông tin (Họ tên, GPLX, số điện thoại..) của tài xế. Tài xế chỉ cần đăng nhập vào thiết bị (RF-15) khi bắt đầu ca và đăng xuất khi kết thúc ca làm việc.

Muốn thao tác thành công trên thiết bị RF-15 thì xe phải đang ở trạng thái dừng đỗ. Khi đổi tài, đăng xuất hoặc đăng nhập phải có một khoảng thời gian delay (chờ) là 5 giây.

- Đăng nhập: đặt thẻ RFID lên trên thiết bị RF-15, đăng nhập thành công thì thiết bị kêu 3 tiếng “bíp”, đèn Power trên thiết bị chớp chậm đều

- Đăng xuất: đặt thẻ RFID lên trên thiết bị RF-15, đăng xuất thành công thì thiết bị kêu 1 tiếng “bíp”, đèn Power trên thiết bị chớp nhanh.

 Lưu ý: nếu không đăng nhập/đăng xuất thẻ để đổi tài thì hệ thống sẽ tiếp tục cập nhật thời gian lái xe vào tài xế trước. Do đó có thể hệ thống sẽ ghi nhận việc vi phạm thời gian lái xe liên tục hoặc thời gian lái xe trong ngày không đúng với thực tế. Đề nghị khách hàng nên thực hiện tốt việc này để tránh bị phạt oan.

II. Hướng dẫn sử dụng chức năng phần mềm

1. Xem bản đồ xe

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản đã được cung cấp, trang web sẽ hiện lên bản đồ tất cả các xe

- Xe có nhiều trạng thái hoạt động khác nhau (xe đang chạy, dừng/đỗ, mất vệ tinh...), để dễ nhận biết thì có bảng chú thích màu xe, nếu muốn xem danh sách xe ở trạng thái nào thì chọn vào màu xe đó.

- Để xem chi tiết từng xe, khách hàng có thể click chuột trái vào biển số xe để xem vị

trí, trạng thái và các thông số hoạt động của xe (máy, máy lạnh, cửa, mức sóng...)

hoặc click chuột phải để xem thông tin của xe (số hiệu, số điện thoại/series của

TBGSHT, thông tin bảo trì, tài xế )

- Ngoài ra khách hàng có thể khai thác các tính năng cơ bản trên bản đồ như: xem địa

chỉ, đo khoảng cách, tìm đường đi, đánh dấu điểm, vẽ vùng... bằng cách nhấn chuột

phải vào vị trí muốn sử dụng.

2. Báo cáo QC31 2014

- Báo cáo hành trình xe: Liệt kê vị trí, tọa độ, trạng thái hoạt động của xe ở từng khoảng

thời gian

- Báo cáo tốc độ xe: Liệt kê tốc độ của xe ở từng khoảng thời gian

- Báo cáo quá tốc độ: Thống kê chi tiết thời gian, địa điểm, tọa độ, tốc độ mà tài xế

chạy quá tốc độ giới hạn mà Bộ GTVT cho phép

o Tốc độ giới hạn: tốc độ giới hạn mà Bộ GTVT quy định.

o Tốc độ trung bình khi quá tốc độ giới hạn(km/h): tốc độ trung bình của những lần

xe vượt quá tốc độ giới hạn.

- Báo cáo thời gian lái xe: Thống kê lại thời gian lái xe của tài xế. Quy định của Bộ

GTVT thời gian lái xe liên tục tối đa là 4 giờ (nghỉ 15 phút), thời gian lái xe trong một

ngày là 10 giờ. Khi tài xế lái xe vượt quá thời gian cho phép thì thiết bị định vị sẽ có

tiếng bíp để cảnh báo.

- Báo cáo dừng đỗ: Thống kê số lần, địa điểm, tọa độ và khoảng thời gian mà xe dừng

đỗ.

- Báo cáo tổng hợp theo xe: Thống kê tổng hợp các số liệu về tổng km, số lần dừng đỗ,

số lần và tỉ lệ % quá tốc độ giới hạn theo các khoảng khác nhau của từng xe.

- Báo cáo tổng hợp theo lái xe: Thống kê tổng hợp các số liệu về tổng km, số lần dừng

đỗ, số lần và tỉ lệ % quá tốc độ giới hạn theo các khoảng khác nhau của từng tài xế.

3. Báo cáo BGTVT

- Báo cáo tổng hợp: Bao gồm các nội dung quãng đường, tốc độ tối đa, tốc độ trung

bình, số lần quá tốc độ, số lần dừng đỗ, số lần mở cửa, thời gian xe chạy... theo quy

định của Bộ GTVT.

- Số lần quá tốc độ: Liệt kê chi tiết những lần quá tốc độ trong thời gian thống kê.

- Số lần dừng đỗ: Liệt kê chi tiết những lần dừng đỗ trong thời gian thống kê.

- Số lần mở cửa: Liệt kê chi tiết những lần mở cửa trong thời gian thống kê.

- Quãng đường: Báo cáo quãng đường xe chạy trong thời gian thống kê.

- Chi tiết cuốc xe: Liệt kê chi tiết cuốc xe (mở máy, chạy, tắt máy) trong thời gian thống

kê.

- Thời gian lái xe: Liệt kê thời gian lái xe cùa tài xế, số lần vi phạm trong thời gian

thống kê.

4. Quản lý bus: Dành cho xe bus, xe chạy tuyến cố định

- Quản lý nhóm: Phân loại các nhóm xe bus, xe tải, xe khách, xe hợp đồng (mặc định)

khi doanh nghiệp có nhiều nhóm xe nhưng muốn quản lý chung 1 trang.

- Quản lý tuyến: Dành cho xe chạy theo tuyến cố định. Tạo các tuyến xe, lịch chạy các

chuyến xe theo giờ... để làm cơ sở cho việc thống kê các vi phạm như bỏ trạm, sai giờ,

dừng lâu ...

- Báo cáo hành trình bus: Báo cáo hành trình theo các trạm (giờ đến, km chạy, thời gian

dừng) trên tuyến của xe bus hoặc xe chạy tuyến cố định.

- Báo cáo vi phạm: Báo cáo các vi phạm như bỏ trạm, sai giờ, dừng lâu ... của xe bus,

xe chạy tuyến cố định.

5. Theo dõi, quản lý

5.1 Hành trình xe

Chức năng này cho phép xem lại hành trình của xe, các thông số hoạt động của xe (tốc

độ, trạng thái máy,...), tọa độ, quãng đường đi được... ở từng thời điểm

5.2 Báo cáo sự kiện

Thống kê lại tất cả sự kiện của xe bao gồm: tắt/mở máy, đóng/mở cửa, quá tốc độ, dừng,

đỗ, chạy lại, cập nhật vị trí... theo từng khoảng thời gian trong một ngày.

5.3 Theo dõi tốc độ

Theo dõi chi tiết tốc độ của xe theo từng khoảng thời gian, tốc độ được chia làm 3

ngưỡng (40, 60, 80) và được tô màu khác nhau để dễ dàng nhận biết khi xe vượt quá.

5.4 Báo cáo cuốc xe

- Thống kê lại các cuốc xe (1 cuốc xe tính từ lúc mở máy đến lúc tắt máy) trong khoảng

thời gian mà người dùng muốn xem, trong đó sẽ có những thông tin gồm thời gian bắt

đầu/kết thúc, địa chỉ bắt đầu/kết thúc, số km tính theo định vị GPS, quãng thời gian

thực hiện cuốc, nhiên liệu tiêu thụ (nếu xe không gắn cây cảm biến dầu thì phần mềm

sẽ tự tính theo nhiên liệu định mức).

- Ngoài ra cũng có thể xem lại hành trình của từng cuốc xe bằng cách nhấn vào “Xem

hành trình” ở cuối dòng thông tin của cuốc xe đó

5.5 Báo cáo tiêu thụ nhiên liệu

- Báo cáo này chỉ sử dụng cho những xe có gắn cây cảm biến dầu của Adsun

- Thống kê lại những thông tin bao gồm tổng km, thời gian xe chạy và mức tiêu hao

nhiên liệu trong ngày đó.

- Ngoài ra phần mềm còn liệt kê ra thời gian, địa điểm, mức nhiên liệu thay đổi khi có

sự kiện tăng giảm mức nhiên liệu đột ngột xảy ra.

5.6 Đồ thị nhiên liệu

- Xem lại sự thay đổi mức nhiên liệu trong khoảng 24 giờ trên 2 đồ thị là nhiên liệu

theo km và theo thời gian

- Để xem vào “Theo dõi, quản lý” – “Đồ thị nhiên liệu” – chọn xe và ngày giờ – nhấn

OK.

Nếu đường nhiên liệu giảm dần theo km và thời gian thì cho thấy cây cảm biến nhiên

liệu đang hoạt động tốt, không có dấu hiệu bất thường; nếu đường nhiên liệu giảm bất

thường thì chủ xe nên kiểm tra cây cảm biến dầu hoặc tài xế để tránh thất thoát.

5.7 Nhiên liệu tiêu thụ (đ/m)

Thống kê quãng đường (km)và mức tiêu hao nhiên liệu theo định mức (km di chuyển)

của tất cả các xe trong công ty trong khoảng thời gian nào đó.

5.8 Quãng đường theo xe

Thống kê quãng đường (km)và mức tiêu hao nhiên liệu theo định mức (km di chuyển)

của từng xe trong công ty theo từng ngày, ngoài ra có thể theo dõi sự thay đổi theo đồ thị

trực quan.

5.9 Theo dõi bảo trì

- Theo dõi quá trình bảo trì xe theo các nội dung: đảo lốp, thay lốp, thay lọc nhớt, thay

lọc dầu và thay lọc gió. Dựa vào km hiện tại của xe và so sánh với thông số định mức

để có thể thay thế, bảo dưỡng xe đúng thời điểm nhằm giúp phương tiện vận hành tốt

hơn. (Các thông số bảo trì được thiết lập trong “Nhập liệu – Định mức bảo trì”)

- Sau khi thực hiện bảo trì xe cần phải RESET lại thông số. Để thực hiện click chuột

phải vào xe trên màn hình bản đồ, nhấn “Reset” vào nội dung đã thực hiện bảo trì.

5.10 Theo dõi bảo hiểm

Theo dõi thời hạn bảo hiểm của xe nhằm giúp khách hàng đóng bảo hiểm đúng thời

điểm. Sau khi đóng bảo hiểm, khách hàng cần nhập hợp đồng bảo hiểm vào phần mềm để

theo dõi tốt hơn.

5.11 Theo dõi kiểm định

Theo dõi thời hạn kiểm định của xe nhằm giúp khách hàng đi kiểm định cho xe đúng

thời gian. Sau khi kiểm định thành công, khách hàng cần nhập thông tin kiểm định mới

vào phần mềm để theo dõi tốt hơn.

5.12 Báo cáo ra vào trạm

Thống kê lại số lần, thời gian và địa điểm ra vào trạm (thu phí, giao/nhận hàng hóa...) của

xe

5.13 Quản lý điểm

Quản lý các điểm đánh dấu trên bản đồ. Có thể theo dõi xe nào hiện đang trong điểm. Các

điểm này còn dùng trong quản lý bến, trạm của xe bus.

5.14 Quản lý vùng

Quản lý các vùng đã tạo trên bản đồ. Có thể theo dõi xe nào hiện trong vùng.

5.15 Theo dõi CAMERA (dành cho các xe có gắn camera của ADSUN)

- Xem lại hình ảnh chụp được từ camera trên xe gửi về. Mặc định thì thời gian chụp khi

xe chạy là 5 phút, xe dừng là 10 phút. Nếu muốn thời gian chụp ngắn lại thì phải đóng

thêm phí server do số lượng ảnh từ định vị gửi lên server nhiều hơn.

- Vào “Theo dõi, quản lý – Theo dõi camera” -> chọn xe và ngày -> nhấn OK

- Nhấn chọn vào một hình ảnh muốn xem, phần mềm sẽ hiện lên thông tin địa điểm và

thời gian chụp của hình ảnh đó.

6. Nhập liệu

6.1 Thông tin doanh nghiệp

Khách hàng có thể thêm thông tin doanh nghiệp/cá nhân để khi đăng nhập vào hệ thống

sẽ hiện tên doanh nghiệp/cá nhân lên trên màn hình chính của bản đồ

6.2 Loại xe

Tạo thêm các loại xe (model xe), phần này dành cho Adsun quản lý.

6.3 Danh sách xe

Quản lý danh sách xe đã được gắn thiết bị GSHT của doanh nghiệp/cá nhân

6.4 Tài xế

- Khách hàng có thể tạo mới và quản lý danh sách tài xế của công ty.

- Để thực hiện vào “Nhập liệu – Tài xế”, những thông tin cần có là: họ tên, số GPLX,

ngày cấp, ngày hết hạn và số xe đang lái, sau khi nhập xong nhấn “Thêm tài xế” để hoàn

tất.

6.5 Lịch trình xe

Nhập lịch trình trước cho xe để quản lý xe có chạy đúng mục đích (dành cho những xe

chạy hợp đồng)

6.6 Bảng mẫu mức xăng

Những thông số mẫu mức nhiên liệu của từng loại xe (dành cho bộ phận trực mạng của

Adsun)

6.7 Định mức bảo trì

- Nhập và chỉnh sửa định mức bảo trì (km) cho các nội dung bảo trì (đảo lốp, thay lốp,

thay nhớt...) cho từng loại xe. Dựa vào những thông số này và km hiện tại, phần mềm sẽ theo dõi việc bảo trì xe có quá hạn hay không  Giúp khách hàng bảo dưỡng xe đúng