Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử viettel Informational

Hóa đơn điện tử là các dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những phương tiện rất phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử có thể làm giảm chi phí thấp hơn nhiều so với hóa đơn giấy bởi hóa đơn giấy cần chi phí vận chuyển và chi phí bảo quản. Hóa đơn điện tử có tính bảo mật cao, giúp tiết kiệm thời gian, làm giảm việc làm giả hóa đơn, chứng từ.

Hướng dẫn trên phần mềm

Để phát hành được hóa đơn điện tử, người dùng cần:

• Khai báo mẫu hóa đơn trên sinvoice (https://vinvoice.viettel.vn)
• Khai báo mẫu hóa đơn trên hệ thống SME

Xem video hướng dẫn

Khai báo mẫu hóa đơn trên hệ thống SME

Bước 1: Vào Danh mục/Mẫu số hóa đơn. Nhấn Chi tiết để vào danh mục

Bước 2: Nhấn nút tạo

để thực hiên thêm mới mẫu số hóa đơn

Bước 3: Khai báo các thông tin chi tiết về mẫu số hóa đơn

• Nhập đơn vị
• Chọn loại hóa đơn cần sử dụng
• Nhập mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn theo yêu cầu

Bước 4: Nhấn Lưu để lưu lại thông tin

Lưu ý: Mẫu số hóa đơn cần phải trùng với mẫu số khai báo trên sinvoice

Xuất hóa đơn điện tử

Bước 1: Chọn nghị định để xuất hóa đơn bằng cách vào Hóa đơn, chọn nghị định

Bước 2: Vào chức năng Bán hàng/Hóa đơn/Hóa đơn bán hàng hoặc Bán hàng/Hóa đơn/Hóa đơn giảm giá/trả hàng , tìm tới các hóa đơn đã vào sổ và chưa phát hành hóa đơn điện tử

Bước 3: Chọn hóa đơn, nhấn nút xuất hóa đơn điện tử.

Nếu phần mềm hiển thị thông báo lỗi "Mẫu số hóa đơn băt buộc nhập!!!", người dùng nhấn Sửa và nhập bổ sung mẫu số hóa đơn

Nếu chưa đăng nhập Sinvoice, phần mềm sẽ mở ra cửa sổ đăng nhập hệ thống Sinvoice

Người dùng có thể tự đăng nhập hệ thống Sinvoice trước khi xuất hóa đơn điện tử bằng cách vào Hóa đơn/Hóa đơn điện tử, nhấn nút Kết nối hóa đơn điện tử

Khi xuất hóa đơn điện thử thành công, hệ thống tự động sinh một hóa đơn điện tử ở trạng thái chưa phát hành.

Bước 4: Vào Hóa đơn/Hóa đơn điện tử. Chọn hóa đơn vừa được xuất từ hóa đơn bán hàng

Để hóa đơn được phép phát hành, chọn Phát hành hóa đơn

, hệ thống mở lên cửa sổ nhập thông tin cần phát hành

Người dùng kiểm tra thông tin, nhập biên bản thỏa thuận xác nhận xóa bỏ hóa đơn và nhấn Xóa bỏ hóa đơn

Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về cách Tích hợp hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel với Viindoo.

Tích hợp hóa đơn điện tử S-Invoice

Cài đặt mô-đun

Truy cập vào Ứng dụng, tìm E-Invoice - Viettel S-Invoice trên thanh tìm kiếm và nhấn Cài đặt.

Khai báo thông tin tích hợp

Sau khi cài đặt mô-đun S-Invoice, bạn tiến hành khai báo thông tin Hóa đơn điện tử theo đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn điện tử.

Thực hiện khai báo theo các bước sau:

Bước 1: Dịch vụ hóa đơn điện tử

Tại đây bạn sẽ thấy danh sách hai phiên bản Dịch vụ hóa đơn điện tử S-Invoice đang được Phần mềm Viindoo hỗ trợ.

Việc khai báo thông tin cho 2 phiên bản này là tương tự nhau, chỉ khác nhau ở đường dẫn API (API URL) mà Viettel cung cấp cho Doanh nghiệp của bạn.

API URL của S-Invoice v1: https://demo-sinvoice.viettel.vn:8443/; API URL của S-Invoice v2: https://api-vinvoice.viettel.vn/services/einvoiceapplication/api/.

Việc khai báo các thông tin sau đây cho 2 phiên bản là tương tự nhau. Vì vậy, chúng ta cùng thực hiện khai báo, thiết lập các bước tiếp theo với phiên bản V2, phiên bản V1 bạn thực hiện tương tự.

Ghi chú

• Các thông tin bạn dùng để khai báo trong hệ thống Viindoo (ví dụ: tên đăng nhập, mật khẩu, loại hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử,...) sẽ được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Thông tin thiết lập cho Hóa đơn điện tử dưới đây mang tính chất tham khảo cho chế độ kiểm thử;
• Trong chế độ kiểm thử, Mã số thuế Doanh nghiệp của bạn là 0106026495-999.

Bước 2: Khai báo Ký hiệu/Mẫu/Loại hóa đơn điện tử

Khai báo Loại hóa đơn điện tử

Trên giao diện Loại hóa đơn điện tử, bạn nhấn Tạo để thêm loại hóa đơn điện tử mới, thuận tiện cho việc sử dụng và kê khai của mình.

Khai báo Mẫu hóa đơn điện tử

Trên giao diện Mẫu hóa đơn điện tử, bạn nhấn Tạo để khai báo mẫu hóa đơn mà Doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Khai báo Ký hiệu hóa đơn điện tử

Trên giao diện Ký hiệu hóa đơn điện tử, bạn thực hiện khai báo theo đúng ký hiệu hóa đơn Doanh nghiệp đã đăng ký với Cơ quan thuế.

Bước 3: Khai báo, thiết lập trong Thiết lập chung của hệ thống

Thực hiện theo đường dẫn để tiến hành khai báo: Thiết lập > Kế toán > Cài đặt hóa đơn điện tử.

Trong đó:

• Dịch vụ hóa đơn điện tử: Lựa chọn phiên bản áp dụng trong số các phiên bản đã khai báo tại ;
• Các trường cho phép tích chọn:

  Tự động phát hành; Khoá Mã số Hoá đơn GTGT; Hoá đơn trước phát hành trước; Đính kèm phiên bản chuyển đổi hóa đơn;

• Đính kèm phiên bản thể hiện hóa đơn.

Nhấn Lưu để xác nhận hoàn thành bước 3.

Bước 4: Thiết lập trên Sổ nhật ký Hóa đơn Khách hàng

Bạn truy cập đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Sổ nhật ký, chọn đến sổ nhật ký Hóa đơn khách hàng. Tại tab Tích hợp hóa đơn điện tử, bạn điền các thông tin phục vụ cho việc phát hành hóa đơn điện tử.

Trong đó:

• Vô hiệu hóa đơn điện tử: Nếu được chọn, các hóa đơn thuộc sổ nhật ký này không xuất hiện tính năng phát hành hóa đơn điện tử;
• Tự động phát hành: Nếu được chọn, sau 1 khoảng thời gian được thiết lập nhất định, các hóa đơn khách hàng được đã được xác nhận sẽ tự động chuyển thông tin lên hệ thống S-Invoice phát hành hóa đơn điện tử;
• Tên dòng trên hóa đơn điện tử: Hành động này cho phép bạn chọn thông tin đưa lên trường mô tả Tên hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn điện tử:

  Mô tả dòng hóa đơn: Nội dung tại trường Nhãn trong phiếu hóa đơn khách hàng sẽ được gửi lên hệ thống hóa đơn điện tử; Tên sản phẩm: Nội dung tên sản phẩm tại trường Sản phẩm trong phiếu hóa đơn khách hàng sẽ được gửi lên hệ thống hóa đơn điện tử. Vô hiệu hóa hóa đơn điện tử qua email: Khi bạn bấm nút In và Gửi trên giao diện hoá đơn, hệ thống sẽ tự động đính kèm bản PDF hóa đơn tiêu chuẩn mặc định trên email bạn gửi cho khách hàng. Nếu được chọn: Bản PDF hóa đơn tiêu chuẩn mặc định sẽ được đính kèm trong email gửi khách hàng; Không được chọn: Bản PDF hóa đơn điện tử sẽ được tự động cập nhật theo bản thể hiện mà bạn đã tải về và đính kèm vào email gửi khách hàng. Tuỳ chọn Gửi mail/Portal cho hóa đơn điện tử: Lựa chọn phiên bản hóa đơn đính kèm email thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi khách hàng: Phiên bản thể hiện: hệ thống sẽ tải về và đính kèm Hóa đơn điện tử bản thể hiện trong email; Phiên bản chuyển đổi: hệ thống sẽ tải về và đính kèm Hóa đơn điện tử bản chuyển đổi trong email. Thay thế ký tự xuống dòng ở tên dòng của hóa đơn điện tử: Khi phát hành hóa đơn điện tử, tên sản phẩm và mô tả cho sản phẩm sẽ chỉ được thể hiện cùng 1 dòng của hóa đơn. Do đó, ký tự được thiết lập sẽ được dùng để thay thế cho ký tự xuống dòng trong mô tả sản phẩm; Giới hạn tên dòng trên hóa đơn điện tử: Số lượng ký tự unicode tối đa được thể hiện trên 1 dòng hóa đơn điện tử. Ký hiệu hóa đơn điện tử: Là ký hiệu hóa đơn mà Doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế ở ; Mẫu hóa đơn điện tử: Là mẫu số hóa đơn mà Doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế ;

• Loại hoá đơn điện tử: Là loại hóa đơn mà Doanh nghiệp đăng ký sử dụng .

Phát hành Hóa đơn điện tử

Truy cập: Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn, tại danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn cần phát hành hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Xuất hóa đơn điện tử cho Công ty Thành Công, ngày hóa đơn là 24/03/2022 với tổng giá trị hóa đơn là 11.000.000VND.

Bước 1: Xác nhận hóa đơn dự thảo

Kiểm tra thông tin hóa đơn khách hàng: mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn... và nhấn Xác nhận.

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử

Trên giao diện hóa đơn Đã vào sổ có trạng thái hóa đơn điện tử Chưa phát hành, thực hiện nhấn Phát hành hóa đơn điện tử:

Cảnh báo xuất hiện, bạn nhấn Đồng ý để xác nhận.

Ghi chú

Thực hiện bước này, bạn sẽ không thấy có hành động ký phát hành hóa đơn điện tử. Thực ra, hành động đó vẫn được xử lý ngầm do chữ ký sever đã được tích hợp sẵn trên tài khoản hóa đơn điện tử.

Bước 3: Gửi hóa đơn đến Cơ quan thuế để cấp mã

Thực hiện hành động này nếu Doanh nghiệp bạn đang áp dụng Hóa đơn có mã Cơ quan thuế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021.

Ghi chú

Hành động gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện trên giao diện của S-Invoice.

Bước 4: Tải về hóa đơn điện tử

Nhấn Tải hóa đơn điện tử bản chuyển đổi hoặc Tải hóa đơn điện tử bản thể hiện:

Hành động này giúp bạn lưu và xem hóa đơn ngay trên Viindoo.

Bước 5: Đối soát công nợ sau khi thanh toán

Sau khi hóa đơn được đối soát:

• Hóa đơn khách hàng trên Viindoo: Chuyển trạng thái Đã thanh toán;
• Trạng thái hóa đơn điện tử: Chuyển trạng thái Đã thanh toán.

Bước 6: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Ấn In & Gửi để gửi hóa đơn tới khách hàng:

Ngay sau khi nhấn In & Gửi, một email tạo sẵn xuất hiện thể hiện các thông tin số hóa đơn, giá trị và đính kèm file hóa đơn định dạng PDF và ZIP. Bạn có thể sử dụng mẫu email mặc định hoặc chỉnh sửa nội dung email cho phù hợp và nhấn In & Gửi để gửi thông báo phát hành hóa đơn tới khách hàng.

Như vậy, bạn đã hoàn thành công việc phát hành hóa đơn điện tử S-Invoice trên Viindoo. Trường hợp hóa đơn điện tử phát hành có sai sót cần xóa bỏ hoặc điều chỉnh, bạn có thể:

• Xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành trên Viindoo: chi tiết xem tại hướng dẫn dưới đây.

Xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành trên Viindoo

Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành và phát hiện sai sót cần thực hiện xóa bỏ hóa đơn, bạn thực hiện theo đúng trình tự như sau:

Bước 1: Xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành

Trên giao diện hóa đơn điện tử đã phát hành, bạn nhấn Hủy Hóa đơn Điện tử.

Bảng thông báo xuất hiện, bạn nhập các thông tin:

• Tham chiếu: Số/tên thỏa thuận xóa bỏ hóa đơn giữa 2 bên;
• Ngày hủy: Điền ngày ghi nhận việc xóa bỏ hóa đơn điện tử;
• Biên bản thu hồi hóa đơn (PDF): cho phép tải lên chứng từ liên quan.

Nhấn Xác nhận, trạng thái hóa đơn điện tử được cập nhật Đã phát hành và đã hủy, trạng thái hóa đơn hệ thống Đã vào sổ.

Để gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế, bạn truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel để thao tác.