Chi phí quản lý doanh nghiệp [QLDN] là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành các hoạt động của mình, có liên quan đến toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp chứ không tách riêng được cho từng hoạt động cụ thể.
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí QLDN bao gồm các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm:
a. Các chi phí về lương nhân viên doanh nghiệp
– Tiền lương,
– Tiền công,
– Các khoản phụ cấp,
– Bảo hiểm xã hội,
– Bảo hiểm y tế,
– Kinh phí công đoàn,
– Bảo hiểm thất nghiệp
b. Các chi phí về tài sản doanh nghiệp
– Chi phí vật liệu văn phòng,
– Công cụ lao động,
– Khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp,
– Tiền thuê đất,
– Thuế môn bài,
– Bảo hiểm tài sản, cháy nổ
c. Chi phí khác
– Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi.
– Dịch vụ thuê ngoài: điện, nước, điện thoại, fax,…
Phí quản lý doanh nghiệp là một nhân tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản trị cần phải quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình.
2. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những tài khoản nào?
Trong kế toán, chi phí QLDN sẽ được hạch toán thông qua tài khoản kế toán 642. Chi phí QLDN bao gồm:
– Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,… được hạch toán thông qua tài khoản 6421.
– Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6422.
– Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí chi cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng, được hạch toán thông qua tài khoản 6423
– Chi phí khấu hao tài sản cố định: là khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc,… được hạch toán thông qua tài khoản 6424
– Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác,… được hạch toán thông qua tài khoản 6425
– Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được hạch toán thông qua tài khoản 6426
– Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6427.
– Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe,… được hạch toán thông qua tài khoản 6428.
3. Cách quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Để trả lời câu hỏi này chúng ta phải căn cứ vào đặc điểm, quy mô của từng loại hình doanh nghiệp để có thể đưa ra được tỷ lệ phù hợp.
Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có cơ cấu tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp khác nhau phụ thuộc vào ngành nghề và chu kỳ sống của doanh nghiệp và cả vòng đời của sản phẩm mà doanh nghiệp đang nắm giữ.
Doanh nghiệp cần đưa ra định mức chi phí QLDN hợp lý dựa trên số liệu các năm trước, doanh thu kế hoạch và các chính sách phát triển của doanh nghiệp.
Định mức chi phí QLDN nên chi tiết theo các khoản mục chi phí nhỏ và kèm theo các chỉ tiêu định lượng như: chi phí quản lý biến đổi và chi phí quản lý cố định, số lượng và số tiền tiêu hao giới hạn bao nhiêu. Các chỉ tiêu nào được vượt qua định mức với tỷ lệ vượt bao nhiêu cần nêu rõ.
Định mức chi phí QLDN nếu tiết kiệm quá mức gây ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp dẫn đến việc doanh thu giảm theo thì cần cân nhắc tùy theo tình hình kinh doanh và mục tiêu phát triển để lựa chọn phương án tiết kiệm hay tiêu dùng cho hợp lý.
>>> Xem thêm:
Cách hạch toán chi phí QLDN theo Thông tư 133 về chế độ kế toán
Cách hạch toán chi phí QLDN theo Thông tư 200 về chế độ kế toán
4. Công cụ hỗ trợ quản lý chi phí doanh nghiệp tốt nhất
Hiện nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương pháp thủ công cho doanh nghiệp của mình. Phương pháp này thường mất thời gian trong việc tổng hợp và lưu trữ thông tin một cách khoa học và thống nhất trên một cơ sở dữ liệu chung. Việc lưu trữ và tra cứu thông tin cũng vì thế mà thường bị rời rạc, riêng rẽ. Thêm vào đó, phương pháp thủ công dễ gây ra sai sót do chứng từ, hóa đơn nhiều.
Để hạn chế những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện công cụ cũ, nhiều doanh nghiệp đã chọn chuyển đổi từ phương pháp quản lý thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau nhưng được tin dùng hơn cả chính là giải pháp phần mềm kế toán ACMan của công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan.
Không chỉ hỗ trợ tự động hóa trong nghiệp vụ và các công việc hằng ngày, phần mềm kế toán ACMan còn mang tới rất nhiều lợi ích như:
– Lợi ích về mặt tài chính – kế toán: phần mềm quản trị cung cấp các số liệu tài chính một cách tức thời và chính xác, cung cấp các báo cáo, biểu đồ phân tích tình hình tài chính, tình hình kinh doanh giúp lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định điều hành phù hợp.
– Lợi ích về mặt nhân sự: phần mềm giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực khi hoạch định nguồn lực một cách tối ưu. Quy trình tuyển dụng, tiếp nhận, quản lý thông tin nhân viên,….đều được thực hiện theo đúng quy trình, không tốn thời gian, công sức của nhân viên nhân sự.
– Hỗ trợ quản trị: ban lãnh đạo có thể tức thời nắm được tình hình biến động nhân sự, kịp thời có chính sách quy hoạch, bổ nhiệm phù hợp.
– Lợi ích trong công tác bán hàng, phần mềm cung cấp các công cụ hỗ trợ quá trình bán hàng cả trước, trong và sau khi mua hàng. Mọi thông tin về sản phẩm, tình hình giao dịch, số lượng hàng hóa bán ra hay các thông tin liên quan đến khách hàng [tên, tuổi, thông tin liên hệ, sản phẩm đã mua,….] đều được lưu trữ và quản lý chặt chẽ, phục vụ cho quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Không chỉ dừng lại ở đó, phần mềm ACMan còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản, dụng cụ, kiểm soát hàng tồn kho, tự động lập báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ,…
Trên đây, ACMan vừa chia sẻ cùng các bạn khái niệm về chi phí quản lý doanh nghiệp là gì cũng như cách quản lý chi phí hiệu quả. Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm kế toán ACMan của chúng tôi, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ACMan
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email:
Website: acman.vn
15:25 08/01/2021 Tin Tức Nguyễn Đình Viên 0 bình luận
Hôm nay mời bạn đọc cùng Hãng Kiểm toán Es-glocal tim hiểu về Chi phí quản lý Doanh nghiệp để hiểu rõ hơn về chi phí này nhé.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tùy vào loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí phát sinh khác nhau. Nhiều kế toán vẫn thường vấp phải nhiều sai sót trong quá trình hạch toán loại tài khoản này. Trong bài viết này Hãng Kiểm toán Es-glocal xin chia sẻ một số vấn đề liên quan đến vấn đề hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mới nhất theo quy định của Thông tư 200 về chế độ kế toán.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản sau:
-Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn
-Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
-Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
-Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng ….
-Thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác
-Chi phí dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi
-Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng …
-Chi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán…
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả [Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết].
Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả [chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết].
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Lưu ý: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, b ảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn ph òng phẩm... vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,... [giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT].- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ , đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý [giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT].- Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấ u hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên v ăn phòng,...- Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.- Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.- Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,... [không đ ủ tiêu chuẩn ghi nhậ n TSCĐ] được tính theo phương pháp phân b ổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao đ ộng nữ,...
Trên đây là một số cái nhìn tổng quát về chi phí quản lý doanh nghiệp để các bạn khái quát lại các vấn đề xoay quanh chi phí quản lý doanh nghiệp để các bạn nắm rõ các vấn đề về loại tài khoản này.
Việc hạch toán cụ thể một số nghiệp vụ căn bản thường xuyên xuất hiện trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mà kế toán đặc biệt chú ý để có thể làm tốt hơn trong nghiệp vụ của mình:
- Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác [như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...] của nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6421]
Có các TK 334, 338.
- Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,...
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6422]
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [1331] [nếu được khấu trừ]
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 242, 331,...
- Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6423]
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có]
Có TK 153 - Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331,...
- Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,...
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6424]
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
- Thuế môn bài, tiền thuê đất,... phải nộp Nhà nước :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6425]
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6425]
Có các TK 111, 112,…
- Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:
+Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6426]
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản [2293].
+Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản [2293]
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6426].
+ Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đ òi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.
+ Doanh nghiệp trích lập dự phòng đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phải thu theo quy định của pháp luật.
+ Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái c ơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác [trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ h ơn số dự phòng phải trả đ ã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí :
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6427]
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có]
Có các TK 111, 112, 331, 335,...
- Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý
+ Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 335 - Chi phí phải trả [nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nh ưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn].
Có TK 352 - Dự phòng phải trả [Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ]
Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...
+ Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
- Chi phí hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6428]
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu được khấu trừ thuế]
Có các TK 111, 112, 331,...
- Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [1331, 1332].
- Sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 155, 156 [chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá].
-Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ [giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế]:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần, kế toán xử lý các khoản nợ phải thu khó đ òi khi xác định giá trị doanh nghiệp như sau:
+ Đối với các khoản nợ phải thu đã có đủ căn cứ chứng minh theo quy định là không có khả năng thu hồi được, kế toán căn cứ các chứng từ có liên quan như quyết định xoá nợ, quyết định xử lý trách nhiệm tổ chức, cá nhân phải bồi thường:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334 [phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường]
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản [2293][Phần đã lập dự phòng]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [phần được tính vào chi phí]
Có các TK 131, 138,...
+ Đối với các khoản phải thu quá hạn được bán cho Công ty Mua bán nợ của doanh nghiệp theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 [theo giá bán thoả thuận]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [phần tổn thất còn lại]
Có các TK 131, 138,...
Trường hợp khoản phải thu khó đòi đã được lập dự phòng nhưng số dự phòng không đủ bù đắp tổn thất, khi bán nợ phải thu thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp [ hạch toán bổ sung] , ghi:
Nợ các TK 111, 112 [theo giá bán thoả thuận]
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản [2293] [phần đã trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn này]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [phần tổn thất còn lại]
Có các TK 131, 138...
- Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi.
Nợ các TK 111, 112, 334 [phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Kế toán phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa
Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 - Chi phí trả trước và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trên đây là một số chia sẻ của Hãng Kiểm toán Es-glocal về vấn đề hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, chúc các bạn thành công.
Xem thêm: Hồ sơ cho nợ phải thu không có khả năng thu hồi
Page 2
Hãng Kiểm toán ES-GLOCAL được thành lập và hoạt đông từ năm 2010 đến nay, luôn đi đầu là Hãng Kiểm toán cung cấp dịch vụ chuyên ngành lĩnh vực Kiểm toán, Kế toán, Thẩm định giá, tư vấn tài chính, thuế, đầu tư,...CHẤT LƯỢNG ở Việt Nam
Page 3
15:25 08/01/2021 Tin Tức Nguyễn Đình Viên 0 bình luận
Hôm nay mời bạn đọc cùng Hãng Kiểm toán Es-glocal tim hiểu về Chi phí quản lý Doanh nghiệp để hiểu rõ hơn về chi phí này nhé.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tùy vào loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí phát sinh khác nhau. Nhiều kế toán vẫn thường vấp phải nhiều sai sót trong quá trình hạch toán loại tài khoản này. Trong bài viết này Hãng Kiểm toán Es-glocal xin chia sẻ một số vấn đề liên quan đến vấn đề hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mới nhất theo quy định của Thông tư 200 về chế độ kế toán.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản sau:
-Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn
-Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
-Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
-Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng ….
-Thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác
-Chi phí dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi
-Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng …
-Chi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán…
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả [Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết].
Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả [chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết].
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Lưu ý: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, b ảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn ph òng phẩm... vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,... [giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT].- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ , đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý [giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT].- Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấ u hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên v ăn phòng,...- Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.- Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.- Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,... [không đ ủ tiêu chuẩn ghi nhậ n TSCĐ] được tính theo phương pháp phân b ổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao đ ộng nữ,...
Trên đây là một số cái nhìn tổng quát về chi phí quản lý doanh nghiệp để các bạn khái quát lại các vấn đề xoay quanh chi phí quản lý doanh nghiệp để các bạn nắm rõ các vấn đề về loại tài khoản này.
Việc hạch toán cụ thể một số nghiệp vụ căn bản thường xuyên xuất hiện trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mà kế toán đặc biệt chú ý để có thể làm tốt hơn trong nghiệp vụ của mình:
- Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác [như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...] của nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6421]
Có các TK 334, 338.
- Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,...
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6422]
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [1331] [nếu được khấu trừ]
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 242, 331,...
- Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6423]
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có]
Có TK 153 - Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331,...
- Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,...
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6424]
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
- Thuế môn bài, tiền thuê đất,... phải nộp Nhà nước :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6425]
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6425]
Có các TK 111, 112,…
- Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:
+Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6426]
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản [2293].
+Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản [2293]
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6426].
+ Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đ òi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.
+ Doanh nghiệp trích lập dự phòng đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phải thu theo quy định của pháp luật.
+ Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái c ơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác [trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ h ơn số dự phòng phải trả đ ã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí :
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6427]
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có]
Có các TK 111, 112, 331, 335,...
- Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý
+ Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 335 - Chi phí phải trả [nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nh ưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn].
Có TK 352 - Dự phòng phải trả [Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ]
Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...
+ Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
- Chi phí hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [6428]
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu được khấu trừ thuế]
Có các TK 111, 112, 331,...
- Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [1331, 1332].
- Sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 155, 156 [chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá].
-Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ [giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế]:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần, kế toán xử lý các khoản nợ phải thu khó đ òi khi xác định giá trị doanh nghiệp như sau:
+ Đối với các khoản nợ phải thu đã có đủ căn cứ chứng minh theo quy định là không có khả năng thu hồi được, kế toán căn cứ các chứng từ có liên quan như quyết định xoá nợ, quyết định xử lý trách nhiệm tổ chức, cá nhân phải bồi thường:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334 [phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường]
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản [2293][Phần đã lập dự phòng]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [phần được tính vào chi phí]
Có các TK 131, 138,...
+ Đối với các khoản phải thu quá hạn được bán cho Công ty Mua bán nợ của doanh nghiệp theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 [theo giá bán thoả thuận]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [phần tổn thất còn lại]
Có các TK 131, 138,...
Trường hợp khoản phải thu khó đòi đã được lập dự phòng nhưng số dự phòng không đủ bù đắp tổn thất, khi bán nợ phải thu thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp [ hạch toán bổ sung] , ghi:
Nợ các TK 111, 112 [theo giá bán thoả thuận]
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản [2293] [phần đã trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn này]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp [phần tổn thất còn lại]
Có các TK 131, 138...
- Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi.
Nợ các TK 111, 112, 334 [phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường]
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Kế toán phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa
Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 - Chi phí trả trước và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trên đây là một số chia sẻ của Hãng Kiểm toán Es-glocal về vấn đề hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, chúc các bạn thành công.
Xem thêm: Hồ sơ cho nợ phải thu không có khả năng thu hồi