Khoảng bao lâu thì đánh giá lại 5s năm 2024

Tiêu chuẩn 5S là hệ thống được ứng dụng nhiều trên thế giới, trong đó có cả các doanh nghiệp Việt Nam. Bắt nguồn từ Nhật Bản vào năm 1993, mô hình 5S cho tới thời điểm hiện tại vẫn phát huy vai trò to lớn, tác động tích cực đến hiệu suất làm việc của tổ chức. Vậy các tiêu chuẩn 5S là gì? Có những bước nào để thực hiện quy trình 5S? Bài viết dưới đây sẽ thể hiện được điều này dựa trên những kinh nghiệm thực tiễn của đội ngũ chuyên gia PMS.

Mục lục

5S là một phương pháp quản lý trong doanh nghiệp, với mục tiêu là đảm bảo không gian làm việc luôn có tổ chức, môi trường làm việc sạch sẽ thoáng mát, các đồ dùng liệu luôn được sắp xếp đúng chỗ, ngăn nắp. Những điều này đều hướng đến kết quả cuối cùng là rút ngắn thời gian lãng phí, nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc được tối ưu nhất.

Được hình thành và bắt nguồn từ đất nước Nhật Bản, 5S trong tiếng Nhật được viết tắt và được hiểu là: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

Còn trong Tiếng Anh, 5S sẽ được hiểu như sau: Sort; Straighten (Set in Order); Shine; Standardize; Sustain.

Vậy giữa 5S và Kaizen có mối quan hệ gì bạn đã biết chưa? Nếu chưa cùng tìm hiểu sau đây:

Kaizen được biết là một triết kinh doanh của người Nhật được hiểu theo nghĩa là “sự cái tiến liên tục hay cải tiến không ngừng nghỉ”. Triết lý Kaizen được áp dụng thành công ở các công ty lớn tại Nhật Bản phải kể đến như Toyota, Honda, Canon,… và ngày càng được áp dụng rộng rãi trên thế giới trong đó có Việt Nam.

Điểm chung giữa Kaizen và 5S đó là việc cải tiến quy trình làm việc liên tục. Theo cách hiểu đơn giản hơn, 5S là nền tảng cho doanh nghiệp áp dụng và triển khai Kaizen, khi đã có một hệ thống tổ chức công việc bài bản, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội cải tiến hơn trong tương lai.

Để rõ hơn, hay cùng tìm hiểu bài viết sự kết hợp 5S Kaizen là gì?

2. Nội dung của các quy tắc trong 5S

2.1 Seri – Sàng lọc

Với mục tiêu giữ lại những đồ dùng cần thiết và loại bỏ những thứ không còn hữu ích trong môi trường làm việc, quá trình này đòi hỏi sự quan sát và xác định các vật dụng không cần thiết trong khu vực công việc. Những vật dụng không cần thiết có thể được loại bỏ bằng cách lưu kho, chuyển đến nơi khác hoặc thậm chí tái chế, vứt bỏ.

Để công việc này được diễn ra hiệu quả bạn cần đáp ứng và thực hiện tốt một số tiêu chí như:

Đầu tiên, bạn cần:

• Quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp.
• Phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.
• Phát hiện, sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết
• Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của bạn.

Sau đó:

Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi.

Cuối cùng:

Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng – bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không. Nếu sau 3 tháng không thấy ai cần đến, tức là cái đó không cần cho công việc nữa.

Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn để xử lý.

Lưu ý:

• Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ.
• Hủy những cái không cần thiết nhất có thể.
• Khi hủy những thứ thuộc tài sản của tổ chức/doanh nghiệp, bạn nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết. Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó.
• Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc của bạn. Hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như khi bạn tìm diệt một con Gián vậy. Và sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn tìm lại một vài vật có ích mà lâu nay bạn không nhớ để ở đâu.

2.2 Seiton – Sắp xếp

Sau khi đã hoàn thành quá trình sàng lọc, loại bỏ những vật dụng không cần thiết, thì quá trình sắp xếp theo phương pháp 5S cần được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, đảm bảo tính tiện ích, sự thuận lợi trong việc sử dụng và bảo trì. Điều này có thể bao gồm việc xác định dựa trên không gian làm việc, tần suất sử dụng hoặc thứ tự ưu tiên.

Tại công việc Seiton, bạn cần:

• Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn.
• Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm mỹ và an toàn.

Điều tiếp theo là:

• Bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác.
• Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.

Sau đó:

• Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được cái gì để ở chỗ nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai.
• Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.

Cuối cùng:

Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác.

Lưu ý:

• Mục đích của SEITON (SẮP XẾP) là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy, những vật như rèm, màn che để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần thiết.
• Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt.

2.3 Seiso – Sạch sẽ

Đây là công đoạn làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc. Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm. Như vậy, SEISO (Sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày. Sau đây là một vài gợi ý cho bạn:

• Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.
• Dành 3 phút mỗi ngày để làm sạch sẽ.
• Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
• Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.
• Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó.
• Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.
• Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra. Điều này rất quan trọng đối với các nhà máy, công xưởng. Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu từ ngày hôm nay.

Lưu ý:

Ngoài 3 phút hàng ngày cho SEISO, bạn nên có thói quen làm SEISO trong tuần, trong tháng. Cái lợi do SEISO mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra.

2.4 Seiketsu – Săn sóc

Theo thời gian, việc thực hiện 3S có thể đối mặt với nhiều thách thức. Nếu không có sự duy trì, những kẽ hở trong quy trình thực hiện có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp quay trở lại với trạng thái ban đầu.

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S. Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) của bạn:

• Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh.
• Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

Lưu ý:

Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc; Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ, nhóm, đội 5S của đơn vị thực hiện; Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng động viên.

2.5 Shitsuke – Sẵn sàng

Shitsuke – sự sẵn sàng trong 5S, đặt ra mục tiêu tạo ra thói quen và ý thức tự giác trong việc duy trì đầy đủ và hiệu quả các quy trình 5S cho nhân viên. Điều này đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức luôn giữ tinh thần sẵn sàng chăm sóc cho môi trường làm việc của họ mà không cần sự nhắc nhở từ cấp trên hay người quản lý.

Vì thế, để đảm bảo quy tắc này, các bạn cần:

• Làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống.
• Thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
• Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Muốn vậy bạn cần phải chú ý:
  • Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.
  • Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn.
  • Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

Chú ý:

Để nâng cao SHITSUKE (Sẵn sàng) của nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp thì vai trò của người phụ trách cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

\>> Đọc thêm: 5S có tính năng gì trong hệ thống Warehouse Management System

3. Cách triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp

Để thực hiện thành công, 5S cần được triển khai và áp dụng một cách triệt để, có độ bao phủ lên toàn bộ doanh nghiệp, kho bãi, nhà xưởng… Quy trình thực hiện 5S được thực hiện qua các bước chi tiết sau đây:

Bước 1: Giai đoạn chuẩn bị

Bước đầu tiên là công đoạn không thể thiếu, đó là hình thành phòng ban chịu trách nhiệm chính cho chương trình 5S. Họ là những người trực tiếp làm việc với chuyên gia 5S để xây dựng kế hoạch, thiết lập các tiêu chuẩn và quy định cần thiết. Đội ngũ này thường là bộ phận Ban lãnh đạo trong tổ chức để thực hiện công tác đào tạo, giám sát và đánh giá quy trình thực hiện.

Bước 2: Phát động chương trình

Các tiêu chí 5S cần được thực hiện cách nghiêm túc, vì vậy cần có chương trình phát động phong trào để tinh thần 5S hình thành và giúp cho đội ngũ nhân viên hiểu được tầm quan trọng, những mục tiêu và mong muốn mà ban lãnh đạo đưa ra.

Sau đó, hoạt động tuyên truyền chính sách cần được duy trì thường xuyên, thông qua các hình ảnh, biểu ngữ, các chương trình sự kiện được diễn ra. Giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng tiếp cận dễ dàng và hình thành thói quen 5S.

Bước 3: Vệ sinh khu vực

Sau khi đã hiểu rõ về 5S, bước tiếp theo là tiến hành vệ sinh khu vực và sàng lọc các công việc, công cụ theo hệ thống đã được thiết kế. Song song với đó là tổ chức các chương trình thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng để phong trào phấn đấu luôn diễn ra thật sôi nổi.

Khi đó, tinh thần của 5S được lan tỏa mạnh mẽ đến từng cá nhân. Trách nhiệm trong công việc cũng được nâng lên đáng kể. Đây là giai đoạn 5S bắt đầu phát huy vai trò và lợi ích của nó.

Bước 4: Sắp xếp những thứ cần thiết

Để 5S tiếp tục phát huy tầm quan trọng, công việc sắp xếp là cần thiết. Có phương pháp sắp xếp thông minh, có khoa học để tối ưu hóa không gian bố trí của kho bãi. Các dụng cụ, nguyên vật liệu được sắp xếp hợp lý cũng giúp ích rất nhiều trong việc tối ưu hóa quy trình thực hiện 5S.

Bước 5: Duy trì sạch sẽ – săn sóc – sẵn sàng

5S không phải là quá trình thực hiện trong một giai đoạn ngắn, nhưng là công việc luôn phải duy trì và cải tiến liên tục. Trong bước này ban lãnh đạo cần luôn giữ được tinh thần 5S cho các thành viên, phối hợp các hành động để phát huy tối đa hiệu quả công việc.

Có các chương trình tuyên dương và khen thưởng dựa vào kết quả đã đạt được trong quá trình thi đua và thực hiện. Đặc biệt, cần đảm bảo phong trào thi đua gắn liền với các hoạt động thực tế, được thực hiện đúng, đầy đủ và có trách nhiệm. Khi đấy phong trào 5S mới trở nên có ý nghĩa.

Bước 6: Đánh giá mức độ hiệu quả áp dụng 5S

Khi các công tác trong hoạt động 5S đã mang lại hiệu quả, doanh nghiệp không nên phớt lờ mà cần luôn duy trì được sự quan tâm. Thông qua việc đánh giá các kết quả đầu ra, thu nhận các số liệu và thành tích đã đạt được, xem đó như một mức chuẩn để đánh giá cho những lần thực hiện kế tiếp.

Công đoạn đánh giá không chỉ so sánh trong quy mô nội bộ. Ban triển khai 5S cần có tầm nhìn sâu rộng để đánh giá các đổi thủ và thị trường. Đối chiếu quy mô, so sánh các ưu và nhược điểm. Qua đó rút ra bài học để ngày càng cải tiến mức độ hiệu quả áp dụng 5S vào doanh nghiệp

Nếu bạn còn băn khoăn về cách triển khai, hãy xem video bên dưới, đây là nội dung mà Học viện PMS đã trình bày cách triển khai 5S tại Doanh nghiệp Bùi Văn Ngọ.

4. Lợi ích của việc thực hiện phương pháp 5S

Tầm quan trọng của công cụ 5S là điều đã được khẳng định từ lâu, minh chứng là có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng 5S rất thành công, một trong số đó có thể kể đến như: Toyota, Honda, Nhựa Duy Tân… và đa phần các doanh nghiệp tìm đến phương pháp 5S vì các lợi ích như:

• Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp
• Mọi người trong cũng như ngoài tổ chức/doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy rõ kết quả
• Tăng cường phát huy sáng kiến
• Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan
• Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn
• Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc
• Xây dựng hình ảnh tổ chức/Doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh doanh

Thêm vào đó, vai trò của 5S còn mang đến cho doanh nghiệp 6 yếu tố PQCDSM, cụ thể:

• Productivity: Nâng cao năng suất lao động
• Quality: Cải thiện chất lượng sản phẩm
• Cost: Giảm chi phí sản xuất
• Delivery: Cải tiến trong khâu vận chuyển, giao hàng
• Safety: Đảm bảo môi trường an toàn lao động cho nhân viên
• Morale: Xây dựng văn hóa, tinh thần làm việc tích cực trong tổ chức

5. Doanh nghiệp nào nên áp dụng triển khai 5S?

Phương pháp 5S được áp dụng với nhiều loại hình Doanh nghiệp tại Việt nam như sản xuất, y tế, dịch vụ, giáo dục,… Vì thế bất cứ Doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng quy trình 5S để giúp tăng năng suất và cải thiện môi trường làm việc.

Đối với các Doanh nghiệp có môi trường làm việc phúc tạp, nhiều trang thiết bị máy móc, công cụ hoặc sản phẩm phải tuân theo quy định an toàn, đảm bảo chất lượng và môi trường thì áp dụng phương pháp 5S cần đặc biệt quan tâm.

Ngoài ra, đối với các Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý môi trường làm việc, chi phí sản xuất cao, có nhiều lãng phí trong sản xuất hoặc muốn gia tăng năng suất có thể áp dụng phương pháp 5S để cải thiện những điều đó.

6. Yếu tố giúp doanh nghiệp áp dụng 5S thành công

Áp dụng thành công 5S không phải là chuyện có thể thực hiện trong 1,2 ngày đây là quá trình đòi hỏi sự nỗ lực của nhiều cá nhân trong thời gian dài. Nếu chỉ xem kết quả mang lại ban đầu là sự thành công thì có vẻ bạn đã quá sai lầm. Điều quan trọng ở đây là cần duy trì các bước thực hiện 5S được áp dụng như một vòng lặp, xem nó như một công việc thường xuyên phải thực hiện trong ngày.

Mỗi doanh nghiệp tùy theo từng đặc điểm mà có các yếu tố áp dụng khác nhau. Qua quá trình đào tạo và tư vấn, PMS rút ra một số điều có thể giúp đa số doanh nghiệp có thể áp dụng 5S hiệu quả hơn như:

6.1 Sự tham gia, hỗ trợ từ ban lãnh đạo

Cần có sự cam kết rõ ràng, các mục tiêu và chiến lược được hoạch định đúng hướng, khi đó việc vận dụng 5S mới có thể mang lại hiệu quả. Ban quản lý là những người trực tiếp tham gia giám sát, đánh giá hiệu suất quy trình và ghi nhận các phản hồi từ người lao động. Họ cũng đem lại sự hỗ trợ chuyên môn kịp thời để giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

6.2 Phối hợp giữa các phòng ban

Tạo điều kiện cho các phòng ban có thể hiểu rõ các đặc điểm đặc thù trong công việc của nhau. Đây là cơ hội tốt giúp họ sáng tạo các cách thức để tối ưu hóa sự kết nối và chuyển dịch trong quy trình.

6.3 Tinh thần của đội ngũ nhân viên

Nâng cao tinh thần trách nhiệm và tự giác là yếu tố cốt lõi để doanh nghiệp có thể duy trì được 5S. Thay vì truyền tải và ép buộc nhân viên phải tham gia, hãy xây dựng các chương trình khuyến khích và khen thưởng hấp dẫn.

Tạo ra sự hào hứng và tự nguyện trong công việc giúp đem lại nhiều ý tưởng hay, nó cũng là cơ hội giúp gia tăng mối quan hệ và tinh thần đoàn kết trong đội nhóm. Suy nghĩ tích cực với mô hình 5S, thông qua hành động và trở thành một thói quen.

6.4 Công tác đánh giá tiến độ

Đừng mải mê với những kết quả tốt, hay ghi nhận nó và cả những điều chưa hoàn thành tốt. Công tác này cần được thực hiện định kỳ để giúp thu thập những dữ liệu quý giá. Hỗ trợ cho công tác xây dựng chiến lược và các bước cải tiến trong thời gian tiếp theo.

6.5 Cải tiến liên tục

Doanh nghiệp không thể dậm chân ở mãi một chỗ, vì vậy các tiêu chuẩn luôn phải được cải tiến liên tục qua từng giai đoạn, điều này không bao giờ là vô ích cả. Nhìn vào các doanh nghiệp của Nhật Bản và học hỏi, cho thấy lý do tại sao yếu tố này lại quan trọng đến như vậy.

Để triển khai 5S thành công, bạn cần đáp ứng được 2 tiêu chí trên. Thế nhưng, để thực hiện được điều này không phải là công việc đơn giản. Học viện PMS cũng rất thấu hiểu điều này, với mục đích giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và triển khai 5S, chúng tôi đã xây dựng khóa học 5S Kaizen. Mang đến cho bạn từ kiến thức nền tảng như hiểu được 5S là gì? Đến các nội dung chuyên sâu về quy trình và các giai đoạn để thực hiện hiệu quả các tiêu chuẩn 5S. Nhanh tay đăng ký ngay để được nhận ưu đãi Học miễn phí ngay nhé!