Hóa đơn điện tử đã chứng tỏ những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống. Bài viết giải đáp thắc mắc của quý độc giả về chi phí khởi tạo hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được.
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua [nếu người mua có mã số thuế];
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
Theo quy định mới nhất, doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy vào tháng 7 năm 2022.
\>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Các khoản phí khởi tạo hóa đơn điện tử
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số khoản chi phí như sau:
- Chi phí khởi tạo: Là chi phí khởi tạo dịch vụ hóa đơn điện tử, đây là loại chi phí phát sinh một lần duy nhất khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử: Thường các nhà cung cấp sẽ chia thành nhiều gói với mức giá khác nhau, với số lượng hóa đơn tương ứng, phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
- Phí sử dụng dịch vụ nhận – truyền – lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định mới nhất, nếu nhà cung cấp mà doanh nghiệp đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử chưa được chứng thực là tổ chức nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng thêm dịch vụ của đơn vị trung gian đã được công nhận là tổ chức nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Phí dịch vụ khác: Chi phí thiết kế mẫu hóa đơn, tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử,…
\>> Tham khảo: Các loại báo cáo thuế đối với doanh nghiệp mới thành lập.
E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn – Một trong những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế thẩm định từ năm 2011. Mới đây, ThaisonSoft thuộc top đầu danh sách các tổ chức nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế cung cấp.
Đăng ký sử dụng E-invoice, ThaisonSoft sẽ cung cấp đồng thời dịch vụ hóa đơn điện tử và dịch vụ nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, tạo sự thuận tiện, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. E-invoice Được phát triển tuân thủ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Ngoài bảng giá hóa đơn điện tử với nhiều gói cước, phù hợp với yêu cầu đa dạng của từng doanh nghiệp, từ những doanh nghiệp lớn đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ, E-invoice được nhiều đơn vị tin tưởng, lựa chọn bởi các chính sách, dịch vụ đi kèm.
Cụ thể, doanh nghiệp sẽ được miễn phí hoàn toàn mẫu hóa đơn điện tử có sẵn trong kho với nhiều mẫu hóa đơn điện tử đa dạng, chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Đồng thời, với tính năng tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia trên E-invoice, doanh nghiệp có thể chủ động tạo các mẫu hóa đơn với logo riêng, hoa văn phù hợp nhằm tăng tính chuyên nghiệp cho hóa đơn, tạo ấn tượng tốt khi gửi hóa đơn sang khách hàng, đối tác.
\>> Tham khảo: Báo cáo tài chính gồm những loại nào?
Mặt khác, ThaisonSoft hỗ trợ doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu. Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ của ThaisonSoft sẽ tư vấn, hướng dẫn quy trình và hồ sơ để doanh nghiệp đăng ký sử dụng, thông báo phát hành lần đầu theo đúng quy định và kịp thời hạn.
Kết luận
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp liên hệ ngay cho chúng tôi trong thời gian sớm nhất!