Gần đây, Chính phủ đã đưa ra một bước tiến quan trọng trong lĩnh vực công tác văn thư thông qua việc ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Đây đánh dấu một bước đi quan trọng trong việc đề xuất và thực thi các quy định liên quan đến thể thức trình bày văn bản hành chính. Sau đây là nội dung hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản mới nhất, Học viện đào tạo pháp chế ICA chia sẻ đến quý bạn đọc
Căn cứ pháp lý
Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Điều 8 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã tạo nên một khung pháp lý quan trọng về thể thức văn bản. Trong đó, thể thức văn bản được định nghĩa như một tập hợp các thành phần quyết định cấu trúc của văn bản. Đây bao gồm các thành phần chính, áp dụng chung cho tất cả các loại văn bản, cũng như các thành phần bổ sung, áp dụng trong những tình huống cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong việc soạn thảo, sử dụng và hiểu văn bản trong hệ thống pháp luật và quản lý của đất nước. Thể thức văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch trong giao tiếp văn bản của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong xã hội.
Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản mới nhất
Thể thức văn bản hành chính
Thành phần cấu thành thể thức văn bản hành chính là nền tảng quan trọng giúp tạo ra sự rõ ràng, đồng nhất và hiệu quả trong việc xử lý và hiểu rõ các văn bản. Các thành phần chính bao gồm:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Đây là phần mở đầu của văn bản, thường thể hiện tính quốc gia và mục tiêu chính của văn bản.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Xác định nguồn gốc và trách nhiệm của văn bản, giúp người đọc biết văn bản được ban hành bởi cơ quan, tổ chức nào.
- Số, ký hiệu của văn bản: Định danh duy nhất cho văn bản, giúp dễ dàng tra cứu và tham khảo.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Xác định nơi và thời điểm văn bản được ban hành, quan trọng để xác định tính hiệu lực của nó.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Mô tả loại văn bản và cung cấp một tóm tắt ngắn gọn về nội dung chính.
- Nội dung văn bản: Phần chính của văn bản, chứa thông tin và quy định cụ thể.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Xác định người đại diện cơ quan hoặc tổ chức chấp nhận và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Điểm khẳng định tính xác thực và uy tín của văn bản.
- Nơi nhận: Liệt kê các địa điểm hoặc tổ chức nhận văn bản này, nếu cần.
Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo văn bản, số lượng bản phát hành, địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số Fax [trước đây có thêm số Telex].
Thể thức văn bản hành chính được tuân theo quy định tại Phụ lục I, giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy tắc trong việc soạn thảo, ban hành, và sử dụng văn bản trong hệ thống hành chính.
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin một cách chính xác và dễ hiểu. Các yếu tố quan trọng trong kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:
1. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang: Xác định kích thước của giấy, cách sắp xếp các phần của văn bản trên trang giấy, và khoảng cách giữa các thành phần khác nhau.
2. Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ: Quy định loại và cỡ chữ sử dụng trong văn bản, cũng như kiểu chữ đặc biệt nếu cần thiết.
3. Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Xác định vị trí cụ thể của các thành phần như quốc hiệu, tên cơ quan, số và ký hiệu văn bản, chữ ký, và các phần khác trên trang giấy.
4. Số trang văn bản: Đánh số các trang văn bản để giúp người đọc dễ dàng theo dõi và tham khảo thông tin.
Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Bên cạnh đó, Nghị định này cũng quy định việc viết hoa trong văn bản hành chính theo quy định tại Phụ lục II. Điều này giúp tạo sự nhất quán trong việc sử dụng chữ hoa trong văn bản.
Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính cũng được điều chỉnh theo hướng dẫn tại Phụ lục III, giúp làm rõ và thống nhất các thuật ngữ sử dụng trong văn bản hành chính.
Với sự hướng dẫn cụ thể từ Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trở nên rõ ràng và dễ theo dõi hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện và tuân thủ quy định trong lĩnh vực này.
1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.