Thủ tục đặt in hóa đơn điện tử năm 2024

Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 02GTTT – Hoá đơn bán hàng.

• Nếu chọn tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì trên danh sách loại hoá đơn sẽ không hiển thị loại 01GTKT – Hoá đơn giá trị gia tăng.
• Mẫu số hoá đơn: chương trình tự động hiển thị và không cho phép sửa (ví dụ: 01GTKT3/001). Việc hiển thị thông tin mẫu hoá đơn được thực hiện theo nguyên tắc sau:
• 6 kí tự đầu tiên lấy theo loại hoá đơn (01GTKT).
• 1 kí tự tiếp theo hiển thị số liên của hoá đơn (3).
• 1 kí tự tiếp theo là “/”, dùng để phân biệt giữa Số liên với Số thứ tự mẫu hoá đơn
• 3 kí tự tiếp theo là Số thứ tự mẫu hoá đơn.

Lưu ý: Riêng với loại hoá đơn 01/ hoặc 02/ – Tem, vé, thẻ, có thể tự nhập thông tin Mẫu số hoá đơn, tuy nhiên không được vượt quá 11 kí tự.

• Ký hiệu hoá đơn: phải nhập đúng theo quy định (6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành). Cụ thể:
  • Với hóa đơn tự in và điện tử, ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, trong đó:
    • 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn \=> ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.
    • Ký tự thứ 3 là dấu “/”.
    • 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn:
      • Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành.
      • Hình thức hoá đơn sử dụng một trong ba ký hiệu sau: E – Hoá đơn điện tử; T – Hoá đơn tự in; P – Hoá đơn đặt in.
  • Với hóa đơn đặt in:
    • Đối với hóa đơn do doanh nghiệp phát hành, quy tắc nhập giống như nhập Hóa đơn tự in/điện tử
    • Đối với hóa đơn do cục thuế phát hành gồm 8 ký tự:
      • 2 ký tự đầu thể hiện mã hóa đơn do cục thuế các tỉnh thành phố phát hành: 2 ký tự này là ký tự số nằm trong khoảng 01 đến 64 (không có số 05)
      • 2 ký tự tiếp theo giống 2 ký tự đầu của hóa đơn tự in để phân biệt các ký hiệu hóa đơn: theo quy định ở trên (VD: AA, AB..)
      • Ký tự thứ 5 là “/” 2 ký tự tiếp theo thể hiện 2 số cuối của năm tạo hóa đơn
      • Ký tự cuối cùng thể hiện hình thức đặt in là “P”
• Dựa trên mẫu: cho phép tạo mẫu hoá đơn dựa trên mẫu do phần mềm cung cấp. => Danh sách mẫu sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào loại hoá đơn và hình thức hoá đơn đã chọn ở trên.
• Sử dụng mẫu đặc thù của DN: tích chọn nếu muốn sử dụng theo mẫu hoá đơn của đơn vị, sau đó nhấn Chọn mẫu để chọn mẫu hoá đơn:
  • Nhấn chọn biểu tượng folder tại thông tin Tệp mẫu để chọn mẫu đặc thù của doanh nghiệp (chỉ được phép chọn file có định dạng .mrt). Khi đó các thông tin hiển thị trên hoá đơn GTGT sẽ được lấy theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp. Nếu tích chọn thông tin Đính kèm script lấy dữ liệu và chọn file lấy dữ liệu có định dạng .msq, khi đó các thông tin hiển thị trên mẫu hoá đơn GTGT sẽ được lấy theo file script đã chọn.

• Hoá đơn do cục thuế phát hành (chỉ tích được nếu chọn hình thức hoá đơn là Hoá đơn đặt in): nếu tích chọn, khi thông báo phát hành hóa đơn, chương trình cho phép thông báo số hóa đơn không liên tục trên nhiều thông báo. Đồng thời các hoá đơn này sẽ không được lấy lên mục Kèm bảng kê hóa đơn chưa sử dụng chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn trên Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn. Nhấn Xem mẫu để xem trước mẫu hóa đơn vừa được khởi tạo. (Để phóng to, thu nhỏ mẫu hóa đơn đang xem, xem hướng dẫn tại đây). Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 có gì khác biệt so với lần đầu? Thủ tục thông báo phát hành lần đầu được hướng dẫn và quy định rõ ràng tại nhiều văn bản pháp luật. Tuy nhiên, từ lần thứ hai trở đi, nhiều doanh nghiệp còn khá lúng túng không nắm được quy định và các hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị. Dưới đây là các thông tin tham khảo về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2.

1. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ: “3. Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định này. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định này.”

Bắt buộc thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng.

Như vậy, để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, trước hết doanh nghiệp bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng sẽ bị coi là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt theo Khoản 2, Điều 23, Nghị định 125/2020/NĐ-CP: 3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định. Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.

2. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2 được hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ. Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.” \>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

Đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định mới.

Như vậy, so với bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước đây thì thủ tục đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được đơn giản hóa bằng việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Thời gian nhận kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn cũng được rút ngắn, cụ thể tại Khoản 2, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “2. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.”

3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế

Cũng theo Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục thuế gồm: Thứ nhất, đối tượng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ. Thứ hai, trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế như sau: Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ Lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế. \>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Cổng Thông tin Điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử để trả lời kết quả về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế. Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trên đây là hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2. Theo quy định mới thì doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ Lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế, sau 01 ngày sẽ có kết quả trả về từ cơ quan thuế. Ngoài ra, để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ: CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.