Bổ trợ Excel Power Automate
|
“Tôi có thể tạo một trang tính mới bằng Power Automate, nhưng sau đó tôi có thể thêm một hàng vào trang tính mới này bằng cách nào? . ” Show
Hầu hết các tác vụ Excel trong Power Automate đều hoạt động với bảng. Bạn cho luồng biết nó sẽ truy cập bảng nào và điều gì sẽ xảy ra. Nhưng khi làm việc với Excel chuẩn thì không dùng nhiều bảng như vậy. Bạn có thể sử dụng nhiều trang tính để thay thế. Nếu có loại thông tin khác, bạn sẽ tạo một trang tính mới và lưu trữ dữ liệu trong đó Nếu làm theo cách tiếp cận tương tự với Power Automate, bạn sẽ thấy hành động 'Tạo trang tính'. Nó sẽ tạo một trang tính trong tệp Excel, nhưng bước tiếp theo là gì? Power Automate luôn cần một bảngKhông có hành động nào bạn có thể sử dụng để chuyển trang tính. Nhưng đó không phải là vấn đề vì Power Automate dù sao cũng không hoạt động với trang tính. Nó luôn luôn cần một cái bàn. Cho dù bạn có hoặc tạo bao nhiêu trang tính, nếu chúng không chứa bảng, luồng sẽ không xử lý dữ liệu. Điều đó có nghĩa là, để thêm bất kỳ hàng nào trong một trang tính mới, bạn phải luôn bao gồm cả hành động 'Tạo bảng' Hãy tạo một trang tính mới có tên là NewSheet Đầu ra là một trang tính trống. Trước khi bạn có thể thêm bất kỳ hàng nào trong trang tính đó, bạn phải tạo một bảng trên đó bằng tác vụ ‘Tạo bảng’. Phần quan trọng ở đây là 'Phạm vi bảng'. Bạn không chỉ nhập ô bắt đầu và ô kết thúc, điều đó sẽ tạo bảng trong trang tính đầu tiên. Bạn muốn bao gồm cả tên của trang tính mới, sử dụng tham chiếu trang tính tiêu chuẩn của Excel Trong ví dụ này, nó sẽ cho biết luồng. chuyển đến trang tính NewSheet và tạo bảng từ ô A1 đến ô B2. Khi bạn có bảng, bạn có thể bắt đầu thêm hàng. Tóm lượcKhi làm việc với các tệp Excel trong một luồng, bạn phải luôn làm việc với các bảng. Mặc dù Power Automate cho phép bạn tạo trang tính mới, nhưng nó không cho phép bạn thêm bất kỳ hàng mới nào vào trang tính đó trừ khi bạn tạo bảng trong trang tính đó. Sau khi được tạo, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng khác của Excel trên trang tính đó Bạn có gặp khó khăn với các biểu thức, điều kiện, bộ lọc hoặc yêu cầu HTTP khác nhau có sẵn trong Power Automate không? Tôi gửi một email mỗi tuần với bản tóm tắt các giải pháp mới, được thiết kế để giúp ngay cả những người không phải là IT cũng có thể tự động hóa một số tác vụ lặp đi lặp lại của họ Tất cả người đăng ký cũng có quyền truy cập vào các tài nguyên như bảng cheat Truy vấn bộ lọc SharePoint hoặc bảng cheat Biểu thức ngày Nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365 (trước đây là Office 365), thì bạn đã có quyền truy cập vào bộ công cụ Power Automate. Nếu đang sử dụng phiên bản Office miễn phí, bạn cũng có thể sử dụng Power Automate nhưng với bộ tính năng bị rút gọnNếu bạn chưa bao giờ nghe nói hoặc sử dụng Power Automate, đừng lo lắng. Tôi có một bài đăng riêng được liên kết bên dưới cung cấp bản trình diễn bằng văn bản và video về Power Automate. Video này cho thấy Power Automate dễ sử dụng như thế nào cùng với lượng thời gian có thể tiết kiệm được Hôm nay, chúng tôi sẽ kết hợp Power Automate với Excel để tự động hóa các tác vụ hàng ngày Hãy xem xét hai ví dụ về cách sử dụng Power Automate với Excel
Excel Essentials cho thế giới thực - Toàn bộ khóa họcHọc Excel từ đầu hoặc điền vào chỗ trống trở nên tự tin Được đóng gói với các thách thức & tệp (Excel 2016, 2019, Office 365) NHẬN TRUY CẬP Ví dụ #1 – Đăng giờ làm việc Thiết lập tệp Excel để lưu trữ các mục nhậpBước đầu tiên là tạo một sổ làm việc Excel sẽ nhận và ghi lại giờ làm việc Tiếp theo, chúng tôi tạo một hàng tiêu đề cho một bảng có các trường mà chúng tôi muốn ghi lại. Chúng tôi muốn ghi lại Ngày, Giờ và Loại nhiệm vụ bắt đầu hoặc kết thúc nhiệm vụ Bây giờ chúng ta sẽ chọn hàng tiêu đề và nhấn CTRL-T hoặc chọn Chèn (tab) -> Bảng để chuyển đổi hàng này thành Bảng Excel thích hợp Để đặt tên cho bảng này hay hơn, hãy nhấp vào tab Thiết kế bảng và thay đổi tên bảng thành “TableTime” QUAN TRỌNG. Vì chúng tôi đang tạo cái được gọi là “Luồng đám mây”, nên chúng tôi cần lưu tệp này trên trang OneDrive hoặc SharePoint Tạo thành phần Power AutomateĐăng nhập vào Văn phòng. com và khởi chạy ứng dụng Power Automate Luồng mà chúng tôi sẽ tạo sẽ được chúng tôi kích hoạt và tạo từ đầu. Chúng tôi bắt đầu bằng cách nhấp vào Tạo từ bảng tùy chọn bên trái Chọn tùy chọn “Luồng đám mây tức thì” để bắt đầu tạo luồng mới Đặt tên cho quy trình mới, chẳng hạn như “Ghi lại số giờ làm việc” và chọn tùy chọn có nhãn “Kích hoạt quy trình theo cách thủ công” rồi nhấp vào Tạo Chúng tôi có bước đầu tiên để “Kích hoạt quy trình theo cách thủ công”, nhưng chúng tôi cần thứ được gọi là Đầu vào Nhấp vào biểu ngữ có nhãn “Kích hoạt quy trình theo cách thủ công” và chọn “Thêm đầu vào” Chúng tôi được cung cấp tùy chọn để chọn từ nhiều loại đầu vào Chúng ta sẽ chọn kiểu nhập “Yes/No” Chúng tôi đang theo dõi giờ làm việc bắt đầu hoặc kết thúc của mình. Cập nhật tiêu đề hiện có nội dung “Có/Không” bằng “Bắt đầu?” Tạo Trình kết nối Power Automate với ExcelBước tiếp theo của chúng ta là thiết lập kết nối giữa thành phần Power Automate và tệp Excel đã tạo trước đó Chúng tôi chọn trình kết nối “Excel Online (Business)” và nhấp vào hành động “Thêm hàng vào bảng” Tiếp theo, chúng tôi xác định vị trí và thư viện của tệp cùng với tên của tệp và tên bảng mà các mục nhập sẽ được lưu trữ Chúng ta có thể thấy trong hình trên rằng các tiêu đề trường được đọc và hiển thị từ bảng “TableTime” mà chúng ta đã tạo trước đó Chúng ta cần chỉ định những gì sẽ được đặt trong các trường này Nhấp vào các trường trống và chọn Nội dung động và thêm các mục được liệt kê bên dưới. Nhấp vào Lưu khi hoàn tất
Kiểm tra dòng chảyChuyển sang thiết bị di động của bạn và khởi chạy ứng dụng Power Automate Nếu chưa có ứng dụng Power Automate, bạn có thể tải xuống miễn phí bằng cách sử dụng một trong các mã QR bên dưới cho nền tảng thiết bị di động của mình Khi Power Automate đã bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng Nút ở chính giữa phía dưới, rồi nhấp vào “Ghi lại số giờ làm việc” Nhấp vào "Bắt đầu?" Kiểm tra ngày và thời gian đã chụpNếu chúng ta mở tệp Excel được tạo trước đó trong hướng dẫn, chúng ta có thể thấy ngày, giờ và loại đã ghi Lưu ý rằng thời gian bắt đầu được ghi là “Đúng” trong khi thời gian kết thúc được ghi là “Sai”. Điều này có nghĩa là trường Loại được ghi dưới dạng kiểu dữ liệu Boolean Hãy cập nhật cột Thời gian để hiển thị thời gian ở định dạng thân thiện với người dùng hơn cũng như hiển thị cột Loại “Bắt đầu” hoặc “Kết thúc” Đây là lúc sử dụng các chức năng trong Power Automate phát huy tác dụng Viết Hàm trong Power AutomateQuay lại quy trình trong Power Automate (trên Office. com) và chọn trường Loại có nhãn “Bắt đầu?”. Thay vì hiển thị “True” hoặc “False”, chúng tôi muốn xem “Bắt đầu” hoặc “Kết thúc Đây là nơi chúng ta sẽ sử dụng một Biểu thức (i. e. , chức năng) để kiểm tra "Bắt đầu?"
Công thức sẽ được cập nhật để đọc if(triggerBody()[‘boolean’],
, ‘Start’, ‘End) Công thức hoàn thành sẽ xuất hiện như sau if(triggerBody()[‘boolean’], ‘Start’, ‘End’) GHI CHÚ. Đảm bảo rằng bạn sử dụng dấu nháy đơn chứ không phải dấu nháy kép như bạn đã từng sử dụng trong Excel Nhấp vào OK để xem trường Loại đã sửa đổi Để cập nhật thời gian thành định dạng thân thiện với người dùng hơn, hãy chọn trình kích hoạt Dấu thời gian trong trường Thời gian Để tạo một hàm định dạng thời gian, hãy thực hiện các bước sau
Đây là nơi mọi thứ trở nên phức tạp một chút Khi chúng tôi chọn Nội dung động, không phải lúc nào chúng tôi cũng thấy danh sách đầy đủ các trình kích hoạt Nếu chúng ta di con trỏ chuột qua trình kích hoạt “Dấu thời gian”, chúng ta có thể thấy mã không thân thiện với người dùng bên dưới Nếu bạn không muốn mạo hiểm đánh máy khi nhập mã này, bạn có thể chuyển sang Chế độ xem mã bằng cách chọn nút Tùy chọn (ba dấu chấm) ở phía trên bên phải và chọn Peek Code Chúng tôi có thể xác định vị trí mã cần thiết và đánh dấu nó để thực hiện thao tác Sao chép
formatDateTime(triggerOutputs()['headers']['x-ms-user-timestamp']) Cuối cùng, nhấp vào nút Lưu để cập nhật quy trình “Ghi lại số giờ làm việc” Kiểm tra các chức năng cập nhậtLần này, chúng tôi sẽ kiểm tra luồng trực tiếp trong trình chỉnh sửa luồng
Khi hoàn tất, bạn có thể thấy rằng quy trình đã được kiểm tra thành công cũng như mất bao lâu để thực hiện kiểm tra Quay trở lại bảng tính Excel lưu trữ kết quả kiểm tra của chúng tôi, chúng tôi thấy các mục nhập mới với định dạng thân thiện với người dùng hơn Làm chủ TẤT CẢCho dù bạn là người mới bắt đầu hay người dùng Excel nâng cao, vẫn có khóa học dành cho bạn trong học viện của chúng tôi NHẬN TRUY CẬP Ví dụ #2 – Tạo một bài đăng trên LinkedIn từ Excel Ví dụ này sẽ được xây dựng theo cách khác xung quanh. Chúng tôi sẽ tạo một bài đăng LinkedIn trực tiếp từ một hàng trong bảng Trở lại văn phòng. com, chúng tôi bắt đầu ví dụ đầu tiên bằng cách tạo Luồng đám mây tức thì Chúng tôi đặt tên cho luồng mới là “Bài đăng trên LinkedIn” và chọn trình kích hoạt có nhãn “Đối với hàng đã chọn”. Nhấp vào Tạo để tiếp tục bước tiếp theo Xác định tệp nguồn ExcelNhư chúng ta đã làm trong ví dụ trước, chúng ta cần xác định vị trí, tên tệp và bảng để trích xuất thông tin liên kết cho trang LinkedIn Tôi có một sổ làm việc Excel có tên là “LinkedIn_Posts” có chứa một bảng có tên là “TablePosts” để lưu trữ các URL và hiển thị văn bản cho các bài đăng trên LinkedIn Chúng tôi trỏ tất cả các tùy chọn cần thiết đến vị trí, tệp và tên bảng. Nhấp vào Bước mới để tiếp tục Sử dụng trình kết nối LinkedInĐể truy cập trình kết nối LinkedIn, trong hộp thoại Chọn hoạt động, tìm kiếm “LinkedIn” và chọn trình kết nối có nhãn “LinkedIn v2” (trình kết nối LinkedIn gần đây nhất. ) Trong phần Hành động, hãy chọn “Chia sẻ bản cập nhật công ty V2 (bản xem trước)” GHI CHÚ. Tại thời điểm này, bạn có thể cần xác thực tài khoản LinkedIn của mình bằng thông tin đăng nhập của mình Chọn công ty mong muốn từ danh sách Công ty thả xuống Đối với trường URL nội dung, sử dụng tùy chọn Nội dung động, chọn tùy chọn URL (Định dạng). Điều này trỏ đến cột URL của bảng Excel của chúng tôi Đặt tùy chọn “Hiển thị với khách” thành “Có” Để xác định văn bản sẽ được hiển thị trong bài đăng trên LinkedIn, hãy mở rộng Tùy chọn nâng cao… … và chọn trường Văn bản và trỏ đến Nội dung động có nhãn Văn bản (Đã định dạng) Nhấn Lưu để hoàn tất quá trình Kiểm tra luồng LinkedInĐể Power Automate có khả năng đọc các tệp Excel của bạn, bạn cần thêm phần bổ trợ “Microsoft Flow for Excel” vào Excel Nếu bạn chưa thêm thành phần này, hãy thực hiện các bước sau
Thao tác này sẽ thêm một nút mới ở ngoài cùng bên phải của dải băng Dữ liệu có nhãn Dòng chảy Tải lên bài đăng trên LinkedInĐể tải lên bài đăng LinkedIn cần thiết, hãy chọn một ô trên hàng của bảng cho bài đăng mong muốn và nhấp vào Dữ liệu (tab) -> Dòng Chọn Luồng được tạo trước đó có tên là “Bài đăng trên LinkedIn” và nhấp vào mũi tên Chạy GHI CHÚ. Tiếp theo, bạn có thể cần nhập thông tin đăng nhập của mình nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng phần bổ trợ này Sau khi xác thực, nhấp vào Tiếp tục Nhấp vào "Chạy quy trình" rồi nhấp vào "Xong" Nếu chúng tôi mở trang LinkedIn của mình và điều hướng đến phần Bài đăng, chúng tôi có thể thấy bài đăng mới được cập nhật của mình Điều này chỉ là khởi đầu Hy vọng rằng điều này đã cung cấp một số nguồn cảm hứng về những gì Power Automate có thể làm để cải thiện hiệu quả quy trình làm việc của bạn Với một lượng nhỏ trí tưởng tượng và có thể là một chút thử nghiệm, bạn sẽ có thể tạo ra các quy trình giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện độ chính xác và thậm chí có thể mang lại một chút phấn khích cho ngày của bạn |
