Cách dán chữ ký vào file word

Chèn chữ ký cá nhân vào tài liệu Microsoft Word là cách đơn giản để bạn cá nhân hóa văn bản và khiến nó trở nên chuyên nghiệp hơn so với việc ký tay, nếu bạn chữa biết cách chèn chữ ký vào Word thì sau đây là hướng dẫn chi tiết cho bạn.

Bạn có thể chèn chữ ký vào Word bằng các cách như scan chữ ký tay, thêm chữ ký số, chữ ký điện tử vào file Word, dưới đây là chi tiết các bước hướng dẫn chèn chữ ký vào Word 365, 2021, 2019, 2016, 2013, mời các bạn tham khảo, áp dụng.

Cách chèn chữ ký trong Word 

1. Cách thêm chữ ký trong Word đơn giản

Nếu bạn đang định thêm chữ ký vào tài liệu trước khi in, thêm dòng chữ ký chính là cách đơn giản nhất để bạn thêm chữ ký vào văn bản Word của mình. Để thêm một dòng chữ ký vào tài liệu bất kỳ, banj cần thao tác như sau:

Bước 1: Mở tệp tài liệu trên Microsoft Word của bạn, ấn "insert" và ấn chọn "Signature Line"

Bước 2: Tại hộp thiết lập chữ ký, bạn cần điền thông tin chi tiết cho chữ ký cá nhân của mình.

- Suggested signer: NGười ký được đề xuất
- Suggested signer's title: Chức danh của người ký được đề xuất
- Suggested signer's e-mail address: Địa chỉ email của người ký
- Introduce to the signer: Giới thiệu với người ký

Sau khi thiết lập các thông tin chữ ký cơ bản, bạn ấn "OK" để thiết lập chữ ký của mình.

Bước 3: Ngay lập tức, một dòng chữ ký sẽ được chèn với dấu chéo và một dòng để biểu thị vị trí ký. Bây giờ bạn có thể đặt nó vào một vị trí thích hợp trong tài liệu Word của mình. Chữ ký sẽ xuất hiện ở vị trí này sau khi bạn mang tài liệu Word đi in.

2. Cách Chèn Chữ ký Điện tử trong Word

Để thêm chữ ký điện tử vào tài liệu Word của bạn, trước tiên bạn cần thêm dòng chữ ký vào file Word và cài đặt chứng chỉ bảo mật cho chữ ký số của mình. Cụ thể các bước bạn cần thực hiện như sau:

Bước 1: Thực hiện theo các bước ở mục 1 để thêm dòng chữ ký vào văn bản
Bước 2: Tìm file "Selfcert.exe" trong thư mục cài đặt Office trên máy tính cá nhân và nhấp đúp chuột vào file để mở.

Bước 3: Trong công cụ Selfcert, hãy nhập tên cho chứng chỉ bảo mật của bạn vào hộp "Your Certificate Name" và sau đó nhấp vào "OK" để tạo.

Bước 4: Sau khi bạn đã cài đặt chứng chỉ kỹ thuật số, hãy quay lại tài liệu Word và bấm đúp vào dòng chữ ký của bạn.

Hộp "Sign" xuất hiện, bạn nhập tên hiển thị trên chữ ký số hoặc bấm vào "Select Image" để chèn hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.

Nhấp vào "Sign" để chèn chữ ký điện tử của bạn vào tài liệu Word.

Sau khi ký, Word sẽ xác nhận rằng chữ ký đã được thêm vào. 

3. Cách scan chữ ký tay vào Word

Nếu bạn muốn thêm chữ ký viết tay vào file văn bản Word, bạn cần chụp ảnh chữ ký viết tay của bạn, chụp ảnh scan rồi chèn ảnh chữ ký vào tệp tài liệu Word.

Cụ thể các bước thực hiện như sau:
Bước 1. Ký tên của bạn trên một mảnh giấy. Tiếp đó, bạn dùng camera điện thoại chụp ảnh chữ ký theo định dạng ảnh JPG, PNG.
Bước 2: Dùng công cụ chỉnh sửa ảnh trên điện thoại cắt ảnh theo kích thước mong muốn và lưu lại.
Bước 3: Gửi hình ảnh chụp chữ ký từ điện thoại qua email cá nhân và tải về máy tính.
Bước 4: Để thêm chữ ký vào tài liệu của bạn, hãy chuyển đến tab Chèn trên thanh công cụ Word, chọn Ảnh chứa chữ ký bạn vừa lưu về máy.

Bước 5: Để chỉnh ảnh chữ ký trong Word, bạn click chuột vào các dấu chấm ở các góc của ảnh, giữ phím shift vào kéo ảnh theo kích thước mong muốn.
Bước 6: : Lúc này, văn bản Word của bạn sẽ hiển thị chữ ký như hình dưới đây.

Trên đây là 3 cách scan chữ ký vào Word chi tiết. Bạn có thể tham khảo, áp dụng để chèn chữ ký tay, chữ ký số, chữ ký điện tử vào văn bản Word của mình và khiến chúng trở lên chuyên nghiệp hơn.

Hiện tại, Microsoft Word vẫn là phần mềm xử lý văn bản hàng đầu, được nhiều người trên thế giới sử dụng để viết, tạo lập văn bản để thể hiện thông tin trên báo giá hợp đồng,... Trong nhiều trường hợp, người dùng Word cũng muốn nhanh chóng thêm chữ ký tay, chữ ký số vào file văn bản để cá nhân hóa và tránh các rắc rối liên quan đến việc ký tay hay in ấn văn bản sau đó thì hãy thực hiện theo hướng dẫn trên đây nhé.

Chèn chữ ký vào Word 2010 và những phiên bản khác, cách chèn chữ ký loại viết tay, sử dụng được nhiều lần và cách chèn dòng để ký tên ở trong Word.

Chèn chữ ký vào Word là một cách giúp chúng ta đánh dấu bản quyền cho tài liệu quan trọng. Để có thể biết được những cách chèn chữ kỹ vào Word đơn giản nhất thì hãy tham khảo bài viết sau đây của chúng tôi nhé. Những cách này cũng hay được chúng tôi sử dụng nữa đó.

Nội Dung Bài Viết

• 1 Hướng dẫn cách chèn dòng để ký tên ở trong Word
• 2 Cách chèn chữ ký vào Word bằng chữ ký viết tay
• 3 Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử ở trong Word 2010 và những phiên bản khác
• 4 Chèn chữ ký vào Word sử dụng được nhiều lần

Hướng dẫn cách chèn dòng để ký tên ở trong Word

Chèn dòng để ký tên vào trong Word sẽ giúp bạn hoặc là ai đó có được vị trí thích hợp để ký như hợp đồng và tài liệu,… Nếu như các bạn muốn in bản hợp đồng hay là bản thỏa thuận nào đó, nếu thêm 1 dòng ký tên ở trong Word để có thể cho đối tác ký vào trong bản thỏa thuận hoặc là bản hợp đồng. Những bước để thêm được thực hiện như sau:

Bước 1: Để có thể chèn dòng để ký tên ở trong Word thì đầu tiên các bạn nhấn vào Insert, chọn vào Signature Line nằm ở góc trên cùng bên phải của công cụ Word. Biểu tượng được nằm trong nhóm Text trên thanh công cụ.

Bước 2: Hộp thoại Signature Setup hiện lên. Tại đây bạn hãy điền thông tin về chữ ký bao gồm tên, địa chỉ email và chức danh của người ký.

Bước 3: Các bạn cũng có thể hướng dẫn cho người ký ở trong phần Instructions to the signer. Khi các bạn đã điền đầy đủ thông tin rồi thì nhấn vào OK để thực hiện việc chèn chữ ký vào Word.

Sau khi các bạn đã hoàn thành xong tùy chọn cho chữ ký, thì sẽ có một dòng chữ ký được chèn với dấu X và một dòng biểu thị cho vị trí ký.

Lúc này các bạn có thể di chuyển vào vị trí hợp lý nhất trong file Word của bạn.

 

Cách chèn chữ ký vào Word bằng chữ ký viết tay

Nếu như các bạn muốn dùng chữ ký viết tay của riêng mình, thì các bạn có thể thực hiện bằng cách chụp ảnh hoặc là scan 1 bản sao của chữ ký rồi tải lên máy tính của các bạn. Rồi sau đó các bạn chèn ảnh chữ ký đã chụp của mình vào Word.

Để thực hiện được việc scan chữ ký vào trong Word cũng không phải là việc quá khó đâu các bạn ạ. Và bạn có thể tham khảo những bước thực hiện dưới đây biết được cách chèn chữ ký vào Word.

Bước 1: Nhần chọn tab Insert, nhấn vào Pictures để chèn ảnh vào Word bằng thao tác thủ công. Hoặc các bạn có thể click đúp chuột trái vào dòng chữ ký và chọn vào Select Image để hình ảnh chữ ký sẽ được chèn vào dòng chữ ký đó của bạn.

Bước 2: Ở menu Insert Pictures các bạn hãy click chọn From a File và chọn vào ảnh chữ ký của bạn. Sau đó nhấn chọn Sign để đặt ảnh chữ ký của bạn vào trong dòng chữ ký.

Sau khi chữ ký của bạn được chèn, thì chữ ký của bạn sẽ nằm ở bên trên dòng chữ ký.

Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử ở trong Word 2010 và những phiên bản khác

Để có thể tạo ra chữ ký điện tử trong Word, thì bước đầu tiên là các bạn phải chèn dòng chữ ký được hướng đẫn ở bên trên.

Các bạn sẽ phải cài đặt chứng chỉ bảo mật dành cho chữ ký của riêng mình. Nếu chưa có công cụ Word sẽ hỏi bạn có muốn mua tài khoản từ đổi tác của Microsoft như là GlobalSign không.

Ngoài ra, các bạn cũng có thể tự tạo chứng chỉ dành cho riêng mình bằng Selfcert.

Bước 1: Tìm Selfcert.exe ở trong thư mục Office và click đúp để mở.

Các bạn có thể dựa vào đường dẫn này để tìm kiếm: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16\SELFCERT.EXE

Bước 2: Ở công cụ Selfcert, các bạn hãy nhập tên chứng chỉ bảo mật ở trong phần Your certificate’s name rồi nhấp chọn OK để tạo.

Bước 3: Sau khi các bạn đã cài đặt xong chứng chỉ bảo mật thì hãy quay trở lại file Word rồi click đúp vào trong dòng chữ ký cua bạn.

Bước 4: Hộp thoại Sign hiện ra, các bạn hãy nhập tên hoặc nhấn chọn Select Images để có thể chèn được chữ ký viết bằng tay của bạn.

Bước 5: Tiếp theo các bạn nhấn chọn nút Sign để thực hiện việc chèn chữ ký điện tử vào trong Word.

Khi bạn đã chèn xong chữ ký điện tử, công cụ Word sẽ xác nhận rằng chữ ký của bạn đã được thêm.

Nếu như các bạn thực hiện việc chỉnh sửa sau khi ký, thì chữ ký điện tử của bạn sẽ bị báo là không hợp lệ và các bạn cần phải thực hiện việc ký lại.

Chèn chữ ký vào Word sử dụng được nhiều lần

Nếu như các bạn muốn các thông tin như là chức danh, số điện thoại hay địa chỉ email được sử dụng nhiều lần, thì các bạn hãy lưu các thông tin này cùng hình ảnh với định dạng là AutoText. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Các bạn hãy nhập các thông tin cần chèn.

Bước 2: Bôi đen văn bản mà bạn đã nhập.

Bước 3: Nhấn vào thẻ Insert rồi chọn vào Quick Parts.

Bước 4: Nhấn chọn Save Selection to Quick Part Gallery. Sau đó hộp thoại Create New Building Block sẽ hiện ra trên màn hình.

Bước 5: Ở mục Name các bạn nhập tên cho chữ ký của bạn. Tiếp theo ở mục Gallery các bạn chọn AutoText. Sau khi đã hoàn tất các bạn nhấn vào nút OK.

Khi các bạn muốn dùng lại chữ ký, thì các bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí mà bạn muốn chèn chữ ký. Rồi nhấn chọn Insert => Quick Part => AutoText => Nhấn chọn vào chữ ký đã tạo trước đó.

Như vậy các bạn đã có thể ký tên tác giả cho tài liệu để đánh dấu bản quyền. Bằng cách tạo chữ ký điện tử ở trong Word 2010 và những phiên bản khác. Hiện nay vấn nạn sao chép tài liệu trái phép đã ít nhiều gây ra những hậu quả nguy hiểm không thể lường trước được. Vì vậy hãy chèn chữ ký vào Word bằng chữ ký điện tử hoặc là chữ ký viết tay để bảo đảm quyền sở hữu trí tuệ.

Nếu như các bạn thấy bài viết chèn chữ ký vào Word của chúng tôi có ích thì hãy chia sẻ tới tất cả mọi người để mọi người cùng tham khảo. Ngoài ra chúng tôi còn có những bài viết chia sẻ các mẹo ở trong công cụ Microsoft Word. Các bạn hãy tham khảo để trở nên chuyên nghiệp hơn khi dùng Microsoft Word nhé.