Cách hạch toán in hư hàng nên đền lại năm 2024

Trường hợp nhập kho mà số hàng thực tế nhập kho ít hơn số hàng trên hóa đơn hay số hàng trên thực tế nhập kho nhiều hơn số lượng ghi trên hóa đơn thì kế toán phải xử lý như thế nào? Dưới đây là một số hướng dẫn giúp các doanh nghiệp hạch toán hàng hóa thiếu, thừ chờ xử lý để tránh các sai sót xảy ra.

Khi phát hiện thiếu hụt, mất hàng hóa so với hóa đơn mua hàng, kế toán phải lập biển bản xác nhận nguyên nhân. Nếu chưa tìm ra nguyên nhân ngay thì hạch toán như sau: Nợ TK 156: Số hàng thực tế nhập kho Nợ TK 1381:Tài sản thiếu chờ xử lý Nợ TK 1331: Số thuế GTGT được khấu trừ theo hóa đơn GTGT Có TK 111, 112, 331

Sau khi xác định được nguyên nhân kế toán căn cứ vào quyết định để xử lý như sau:

• Nếu do lỗi của bên vận chuyển, người bán, hoặc nhân viên của công ty nhưng bồi thường bằng tiền, hoặc trừ vào lương thì tổng số tiền họ phải trả đã bao gồm thuế GTGT của số hàng bị thiếu đó và hạch toán như sau:

Nợ TK 111,112: Người bồi thường trả bằng tiền mặt Nợ TK 1388: Nếu đã xác định được nguyên nhân nhưng họ chưa thanh toán tiền. Nợ TK 334: Trừ vào lương của nhân viên Nợ TK 632, 642, 811: Nếu doanh nghiệp tính số hàng mất vào chi phí trong kỳ Có TK 1381: Số tài sản bị thiếu Có TK 1331: Thuế GTGT của hàng bị thiếu Nếu doanh nghiệp ghi nhận số hàng thiếu đó vào chi phí thì khi tính thuế TNDN cần phải loại ra khỏi chi phí được trừ để tính thuế.

• Nếu lỗi do bên bán xuất thiếu, hoặc bên vận chuyển làm mất hoặc nhân viên công ty làm mất và đền bù bằng chính số hàng thiếu đó:

Nợ TK 156: Số hàng thiếu Có TK 1381: Số hàng thiếu

2. Cách hạch toán hàng thừa chờ xử lý

Khi mua hàng về phát hiện thừa hàng hóa kế toán phải lập biên bản và tìm ra nguyên nhân. Có 2 cách xử lý số hàng thừa như sau:

• Trường hợp 1: Nhập theo hóa đơn

Hàng thừa coi như giữ hộ nhà cung cấp: Ghi Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa: Có TK 002 Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa. Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 331

• Trường hợp 2 : Nếu nhập toàn bộ số hàng thừa

Nợ TK 1561: Số hàng thừa chưa rõ nguyên nhân, ghi nhận theo giá trên hóa đơn Có TK 3381

Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:

• Nếu doanh nghiệp trả lại người bán:

Nợ TK 3381 Xuất kho trả lại số hàng thừa. Có TK 1561

• Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa:

Nợ TK 3381 Nợ TK 1331 Có TK 331

• Nếu số hàng thừa không xác định được nguyên nhân

Nợ TK 3381: Giá trị của số hàng thừa Có TK 711.

Phần mềm kế toán MISA SME.NET giúp doanh nghiệp dễ dàng và tiện lợi khi hạch toán các hàng hóa thiếu, thừa chờ xử lý giúp doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất, kinh doanh kịp thời, đảm bảo tiến độ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có chi phí liên quan đến phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Doanh nghiệp phải tự xác định rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật.

Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường được xác định bằng tổng giá trị tổn thất trừ phần giá trị doanh nghiệp bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

1. Hồ sơ đối với tài sản, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn được tính vào chi phí được trừ như sau:

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

– Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa tổn thất phải xác định rõ giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị tài sản, hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có); bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

2. Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:

– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

****Hồ sơ nêu trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.