Cách kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ năm 2024

Hóa đơn điện tử hiện nay đã trở nên phổ biến và là xu hướng hóa đơn tất yếu của mọi doanh nghiệp Việt. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng, đúng pháp luật, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.

1. Tra cứu hóa đơn theo quy định cũ

Nếu hóa đơn cần tra cứu là hóa đơn giấy, hóa đơn mua của Cơ quan thuế, hóa đơn điện tử theo quy định cũ ( theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ) thì các bước thực hiện tra cứu như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 2: Chọn hình thức tra cứu

Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, => “Hóa đơn” => “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu

Khi giao diện “TRA CỨU HÓA ĐƠN” hiển thị, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:

– Mã số thuế người bán HHDV;

– Mẫu số;

– Ký hiệu hóa đơn;

– Số hóa đơn;

– Nhập mã xác thực.

Cuối cùng, sau khi đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.

Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu

Khi hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu.

Thông thường, một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, hệ thống sẽ trả kết quả tra cứu với đầy đủ cả 2 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Đồng thời, thông tin tra cứu và thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp. Trường hợp nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin trên, hoặc thông tin không khớp với hóa đơn điện tử thì hóa đơn tra cứu là bất hợp pháp.

Hiện nay, để kiểm tra hóa đơn điện tử theo quy định mới (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) hợp pháp, người dùng có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.

+ Nếu hóa đơn điện tử không hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”.

1.2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử thứ hai

- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html

- Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin có đánh dấu *, bao gồm:

+ Mã số thuế người bán HHDV

+ Mẫu số

+ Ký hiệu hóa đơn

+ Số hóa đơn

- Bước 3: Nhập mã xác thực và nhấn “Tìm kiếm”

2. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

(Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

3. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

(Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

Làm thế nào để biết hóa đơn điện tử hợp lệ?

Để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ hay không doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Việc hóa đơn có hợp lệ hay không có bằng mắt thường thông qua các tiêu thức trên hóa đơn. Để đảm bảo không có sai sót gì có thể truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra chi tiết.

Làm thế nào để biết hóa đơn đầu vào có hợp pháp hay không?

Để kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào theo quy định mới (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC) hợp pháp, hợp lệ, doanh nghiệp có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.

Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?

Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng. Bước 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn điện tử và các thông tin khác theo yêu cầu của nền tảng tra cứu.

Hóa đơn đầu ra đầu vào là gì?

Còn hóa đơn đầu vào là hóa đơn được sử dụng cho bên mua hàng hóa, vật tư và thanh toán dịch vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu bao gồm các chứng từ như hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu nhập kho hàng hóa mua vào, phiếu thu, biên lai ghi số tiền giao dịch với khách hàng,..