Hướng dẫn cách định khoản kế toán cơ bản – công việc kế toán phải thực hiện khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ.
Định khoản kế toán [hạch toán kế toán] là việc xác định và ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có tương ứng loại tài khoản kế toán đó. Điều này giúp xác định được tình hình ngân sách, xu hướng chi tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Phân loại định khoản kế toán
Có 2 loại định khoản kế toán là định khoản giản đơn và định khoản kế toán phức tạp. Đặc điểm cụ thể như sau:
- Định khoản giản đơn: Là định khoản chỉ liên quan đến 2 loại tài khoản [TK] kế toán tổng hợp. Cách này cho thấy rõ quan hệ đối ứng của 2 TK kế toán [1 Tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có].
Ví dụ:
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 VNĐ
Nợ TK Tiền mặt [111]: 20.000.000
Có TK Tiền gửi ngân hàng [112]: 20.000.000
- Định khoản phức tạp: Là định khoản nêu lên quan hệ đối ứng từ 3 TK kế toán trở lên.
Ví dụ:
Mua nguyên vật liệu 20.000.000 VNĐ thanh toán bằng tiền mặt. Thuế GTGT là 10%.
Nợ TK Nguyên vật liệu [152]: 20.000.000
Nợ TK Thuế GTGT được khấu trừ [131]: 2.000.000
Có TK Tiền mặt [111]: 22.000.000
Nguyên tắc định khoản kế toán
- Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.
Tham khảo thêm bài viết Cách xác định Nợ-Có trong kế toán
- Trong cùng một định khoản, tổng giá trị bên NỢ = tổng giá trị bên CÓ
- Một định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn. Nhưng không được gộp nhiều định khoản đơn thành định khoản phức tạp vì sẽ khó cho công tác kiểm tra.
- Có thể tách định khoản phức tạp thành những khoản đơn.
Các bước cách định khoản kế toán cơ bản
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
Cần xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Những nghiệp vụ đó liên quan tới những đối tượng kế toán nào.
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan
- Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng [Chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ; chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa;…]
- Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào.
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
- Xác định loại tài khoản [tài khoản đầu mấy?].
- Sự biến động của từng tài khoản [tăng hay giảm?].
Bước 4: Định khoản, ghi Nợ – Nó
- Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.
- Ghi giá trị tương ứng.
Sơ đồ chữ T và định khoản kế toán cơ bản
Hầu hết, các định khoản kế toán sẽ được thực hiện và áp dụng theo mô hình chữ T. Kế toán cần nhớ nguyên tắc:
- Các tài khoản mang tính chất tài sản – 1,2,6,8:
Phát sinh Tăng : Ghi bên nợ
Phát sinh Giảm: Ghi bên có
- Các tài khoản mang tính chất nguồn vốn – 3,4,5,7:
Phát sinh Tăng: Ghi bên Có
Phát sinh Giảm: Ghi bên Nợ
Hướng dẫn định khoản kế toán ngân hàng với phần mềm Kaike
>Đăng ký Kaike ngay để nhận ưu đãi free 100% phí duy trì năm đầu sử dụng
Áp dụng cho 100 doanh nghiệp đăng ký sớm nhất. Mỗi tài khoản đều có thể trải nghiệm miễn phí phần mềm trong 30 ngày. Chi tiết chương trình ưu đãi có tại: Link
Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ - tài khoản nào ghi Có, với số tiền cụ thể đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các bước định khoản kế toán
Định khoản kế toán được tiến hành theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan [trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh]
Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1
[lấy số hiệu tài khoản theo bảng hệ thống tài khoản của chếđộ KT mà DNáp dụng]
Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán[Tăng hay giảm]
Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có
Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản
a] Nguyên tắc Định khoản
- Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau
- Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên
- Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi Có
- Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có
- Số dư có thể có ở cả Bên Nợ và Bên Có.
Tuy nhiên: Các bạn lưu ý Biến động tăng bên nào thì có số dư bên đó
Các tài khoản lương tính: ài khoản đầu 1:các tài khoản kế toán lưỡng tính: 131, 138, 331, 333, 338,
b] Cách sử dụng các tài khoảnđểđịnh khoản:
Kết cấu chung của TKKT
TKKT được thiết kế theo Mô hình chữ T
- Bên Trái: Bên Nợ
- Biên Phải: Bên Có
Nợ - Có không có ý nghĩa về mặt kinh tế mà chỉ mang tính Quy ước
Nợ không có nghĩa là việc chúng ta đang Nợ tiền của đối tượng nào đó
Hay việc Có không có nghĩa là việc chúng ta
Việc ghi Nợ là ghi số tiền thực hiện ở Bên Nợ
Việc ghi Có là ghi số tiền thực hiện ở Bên Có
Vậy khi nào ghi nợ - khi nào ghi có:
TK đầu 1, 2, 6, 8 mang tính chất TÀI SẢN
TK đầu 3, 4, 5, 7 mang tính chất NGUỒN VỐN
Các TK mang T/C TS: 1,2,6,8: Tăng bên Nợ - giảm bên Có
Các TK mang T/C NV: 3,4,5,7: Tăng bên Có - giảm bên Nợ.
Ngoại trừ các TK đặc biệt: TK 214 - Hao mòn TSCĐ, TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung. TK 214: tăng bên có, giảm bên Nợ. TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên có.