Đánh giá theo phương pháp mbo năm 2024

MBO là một phương pháp quản trị được nhiều Doanh nghiệp trên thế giới áp dụng vào tổ chức. Trong bài viết này, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ giới thiệu đến bạn chi tiết MBO là gì cũng như những trở ngại khi ứng dụng nó vào tổ chức nhé!

Nội Dung Bài Viết

MBO (Management by Objectives) là một phương pháp quản lý dựa trên mục tiêu. Nó tập trung vào việc thiết lập và đạt được mục tiêu cụ thể trong tổ chức. Trong MBO, các mục tiêu được đặt ra cả ở mức tổ chức và cá nhân, và quản lý cùng nhân viên tham gia vào quá trình xác định mục tiêu và đánh giá kết quả.

Mục tiêu trong MBO phải được xác định rõ ràng, đo lường được và có thể đạt được. MBO kết nối giữa mục tiêu tổ chức và mục tiêu cá nhân, khuyến khích trách nhiệm cá nhân và tăng cường hiệu suất làm việc. MBO cung cấp một khung công việc rõ ràng và phản hồi định kỳ, giúp quản lý theo dõi tiến trình và đánh giá kết quả dễ dàng.

Trong Doanh nghiệp, bản chất của phương pháp MBO là gì?

• Thiết lập mục tiêu của công ty, lựa chọn hành động và ra quyết định về sự tham gia của nhân viên để hoàn thành mục tiêu đó.
• Đo lường, đánh giá hiệu suất của nhân viên để tìm ra nguyên nhân khiến công việc không được thực hiện đúng mục tiêu và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.

Vậy những mục tiêu của MBO là gì?

• Thúc đẩy hiệu suất công việc trong tổ chức
• Khuyến khích các thành viên trong công ty tham gia vào quá trình xây dựng mục tiêu.
  MBO là gì?

\>>> ĐỌC THÊM: TOP 7 Công cụ quản lý chất lượng (7QC-Tools) hiệu quả nhất

2. Lịch sử ra đời của MBO

Nguồn gốc ra đời của MBO là gì? Thuật ngữ MBO xuất hiện lần đầu trong cuốn sách “The Practice of Management” (1954) của Peter Drucker. Tuy nhiên, ý tưởng về MBO hoàn toàn do Ducker tạo ra. Ông đã lấy cảm hứng từ cách thức đưa ra các chỉ đạo và quyết định trong quản lý được đề cập trong bài viết “The Giving of Orders” (1926) của Mary Parker Follet để phát triển MBO.

Sau đó, George Odiorne, một học trò của Peter Drucker, tiếp tục phát triển ý tưởng MBO trong cuốn sách “Management Decisions by Objectives” được xuất bản vào những năm 1960. Kèm theo sự khẳng định về hiệu quả đối với thành công của các công ty lớn như Hewlett-Packard, MBO dần trở nên phổ biến trong cộng đồng quản trị.

Peter Drucker (1909-2005)

\>>> ĐỌC NGAY: Sơ đồ PERT trong quản lý dự án | 5 Bước vẽ PERT đơn giản

3. Quy trình 6 bước thực hiện MBO trong Doanh nghiệp

Các bước để áp dụng MBO là gì? Quy trình áp dụng MBO vào quản trị Doanh nghiệp bao gồm 6 giai đoạn. Cụ thể, các giai đoạn thực hiện quản trị theo mục tiêu như sau:

Quy trình thực hiện MBO trong Doanh nghiệp

3.1. Bước 1: Xác định mục tiêu của tổ chức

MBO bắt đầu bằng việc xác định rõ các mục tiêu chiến lược của tổ chức, thông qua việc tạo Tuyên bố viễn cảnh, sứ mệnh ngắn gọn và dễ hiểu. Những tuyên bố này cần chứa các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thể hiện rõ hướng đi của tổ chức. Khi đó, các mục tiêu của Doanh nghiệp sẽ dễ đo lường và tạo động lực cho toàn bộ nhân sự.

Ví dụ: Doanh nghiệp nên xác định mục tiêu cụ thể là “giảm 95% về sự khiếu nại của khách hàng” thay vì đưa ra mục tiêu mang tính trừu tượng như “cải thiện sự hài lòng của khách hàng”.

\>>> ĐỌC NGAY: Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng

3.2. Bước 2: Xác định mục tiêu cho các bộ phận, phòng ban, cá nhân

Sau khi xác định được mục tiêu tổng quát, tổ chức cần đặt mục tiêu rõ ràng cho từng đơn vị, phòng ban, nhóm và từng nhân viên. Những mục tiêu này được sắp xếp theo tầng từ cấp này sang cấp khác. Và mỗi nhân viên chỉ nên thiết lập từ 1 – 3 mục tiêu.

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả hơn, Doanh nghiệp nên áp dụng mô hình SMART để đưa ra mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được.

• Specific (S): Mục tiêu đưa ra cần cụ thể;
• Measurable (M): Mục tiêu có thể đo lường được;
• Attainable (A): Mục tiêu đưa ra cần có khả năng thực hiện được;
• Relevant (R): Mục tiêu có tính thực tế, phù hợp với tổ chức;
• Time – Bound (T): Mục tiêu cần xác định được thời gian.

\>>> ĐỌC NGAY: WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả bằng sơ đồ Gantt

3.3. Bước 3: Theo dõi thường xuyên

Theo dõi thường xuyên khi áp dụng MBO là gì? Để đảm bảo nhân viên hoàn thành các mục tiêu cá nhân trong thời gian quy định, nhà quản lý cần theo dõi sát sao tiến độ và hiệu suất của họ. Điều này liên kết mục tiêu của cá nhân với mục tiêu của công ty và đo lường thành công trong từng mục tiêu cá nhân.

Bên cạnh đó, cần theo dõi chất lượng và hiệu suất để đảm bảo nhân viên đáp ứng các mục tiêu trong các tiêu chí đặt ra bởi công ty. Một cách để làm điều này là thiết lập các bảng theo dõi tiến độ và hiệu suất, cùng với việc tổ chức các cuộc họp định kỳ để nhóm thảo luận về các trở ngại và chia sẻ thành tựu.

\>>> ĐỌC NGAY: Workflow là gì? 5 Phương pháp giúp triển khai workflow hiệu quả

3.4. Bước 4: Phản hồi lẫn nhau

Phản hồi lẫn nhau trong MBO là gì? Một yếu tố quan trọng của thành công trong chiến lược MBO là sự phản hồi lẫn nhau giữa người quản lý và nhân viên. Việc phản hồi này có thể giúp mỗi thành viên trong công ty hiểu những đóng góp của họ ảnh hưởng như thế nào đến người khác.

Bên cạnh đó, nó cũng cung cấp cơ hội cho mỗi người để đánh giá xem họ có đang thực hiện tốt trách nhiệm công việc của mình. Khi nhân viên đạt được mục tiêu, hãy cung cấp phản hồi về công việc của họ, tiến độ và chất lượng đóng góp. Sau đó, yêu cầu nhận phản hồi về phong cách quản lý của bạn và tiến độ công việc của bạn.

\>>> ĐỌC NGAY: Kaizen là gì? 4 Trường hợp cần áp dụng Kaizen trong tổ chức

3.5. Bước 5: Đánh giá hiệu suất

Sau khi hoàn thành các mục tiêu, nhà quản lý sẽ đánh giá tổng thể công việc của từng thành viên trong nhóm. Việc đánh giá không chỉ cho phép nhà quản lý hiểu rõ hơn về những đóng góp của từng thành viên mà còn cung cấp cho họ về tiến độ của công ty giúp họ có thể đo lường sự tiến bộ trong tương lai.

\>>> XEM CHI TIẾT: 5S là gì? 5 Bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết

3.6. Bước 6: Lặp lại chu kỳ

Ý nghĩa của việc “lặp lại” khi áp dụng MBO là gì? Khi đã trải qua 5 bước trên, chu kỳ sẽ bắt đầu lại với một đánh giá khác về mục tiêu và mục đích của tổ chức. Khi xem xét các mục tiêu hiện tại, cũng như thiết lập mục tiêu mới, ban lãnh đạo hãy yêu cầu nhân viên cung cấp phản hồi về những thành tựu đã đạt được và những khía cạnh có thể cải thiện. Ngoài ra, ban lãnh đạo cũng cần xem xét các yếu tố môi trường và đánh giá hiệu suất trước đây của công ty.

\>>> ĐỌC NGAY: 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′

4. 4 Lợi ích của MBO là gì?

Lợi ích khi áp dụng MBO là gì? Việc áp dụng phương pháp MBO vào quy trình quản trị sẽ giúp Doanh nghiệp có được một số lợi ích như:

• Cải thiện hiệu quả của việc lập kế hoạch:

Thực hiện quản lý công việc theo phương pháp MBO sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác mục tiêu và phát triển đúng hướng. Ngoài ra, quản trị mục tiêu còn thúc đẩy các nhà quản trị quan tâm nhiều hơn đến kết quả đạt được trong quá trình làm việc của nhân viên.

• Gia tăng sự liên kết trong tổ chức:

Để xây dựng mục tiêu hiệu quả thì mỗi thành viên cần phải nhận thức được vai trò trách nhiệm của mình trong bộ máy tổ chức. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng liên kết các bộ phận khác để gia tăng sự gắn kết trong tổ chức.

• Tạo động lực để phát triển:

Quy trình thiết lập một mục tiêu cụ thể hay đánh giá hiệu suất làm việc đều phải có sự tham gia của tất cả các nhân sự.. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra mà còn có được sự đồng thuận giữa các bộ phận với nhau. Nhờ đó, các hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.

• Đánh giá hiệu suất nhân sự:

Việc áp dụng quy trình quản trị MBO sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá các vai trò của mỗi nhân viên dựa trên những định hướng về công việc một cách dễ dàng. Thông qua MBO, nhà quản lý cũng có thể đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách công bằng và khách quan.

Lợi ích của việc áp dụng MBO trong Doanh nghiệp

\>>> ĐỌC THÊM: Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

5. 3 Hạn chế của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

Bất cứ phương pháp nào cũng tồn tại song song giữa ưu và nhược điểm. Vậy những nhược điểm của MBO là gì?

• Ưu tiên thiết lập mục tiêu hơn là lập kế hoạch chiến lược:

Với MBO, các công ty dành nhiều thời gian để lập mục tiêu nên có thể có ít thời gian dành cho việc lập kế hoạch, vận hành hoặc một số công việc khác. Điều này sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của công ty

• Gây áp lực nặng nề cho nhân sự:

Các thành viên trong tổ chức cảm thấy quá áp lực để đạt được mục tiêu của họ. Bầu không khí làm việc như vậy là một bất lợi rất lớn bởi các cá nhân có thể rơi vào trạng thái chán nản, kiệt sức, hiệu suất làm việc giảm, từ đó dẫn đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp đi xuống.

• Tăng sự cạnh tranh giữa các thành viên với nhau:

Chính sách khen thưởng thông qua các nguồn động lực bên ngoài liên quan đến MBO có thể tăng sự cạnh tranh giữa các thành viên trong nhóm. Điều này có thể gây ra môi trường làm việc kém lành mạnh.

Hạn chế của phương pháp MBO

6. 7 Trở ngại khi tiến hành MBO và giải pháp khắc phục

Một số vấn đề và bất cập liên quan đến MBO mà nhà quản trị có thể gặp phải trong quá trình thực hiện bao gồm:

Những trở ngại khi triển khai MBO là gì?

6.1. Phản ứng trái chiều của nhân sự

Đôi khi, trong quá trình thiết lập mục tiêu, nhân viên cấp dưới có thể phải chịu áp lực khi phải thỏa hiệp với cấp lãnh đạo hoặc quản lý của mình, dẫn đến việc chấp nhận các mục tiêu không phù hợp với thực tế. Ngoài ra, một số người có thể cảm thấy bất đồng và cho rằng MBO là một cách để thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ.

Giải pháp

Doanh nghiệp cần tổ chức các hoạt động tương tác, truyền thông giao tiếp, đào tạo trong thời gian sớm nhất có thể và hiệu quả

6.2. Không nhận được sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Trong các tổ chức truyền thống, quyền lực của doanh nghiệp được tập trung ở cấp lãnh đạo cao nhất và heo dòng chảy từ trên xuống. Do đó, phương pháp quản lý mục tiêu MBO không thể thành công nếu thiếu sự ủng hộ tuyệt đối từ cấp lãnh đạo và quản lý cao nhất.

Giải pháp

Giải thích cho cấp lãnh đạo về lợi ích và giá trị của MBO đối với tổ chức

6.3. Tốn thời gian, chi phí

Tốn nhiều thời gian và chi phí chính là lý do mà nhiều nhà quản lý phản bác lại MBO. Bởi nó tăng thêm trách nhiệm và gánh nặng cho các nhà quản lý và khiến họ phải thực hiện nhiều công việc giấy tờ, chuẩn bị nhiều cuộc họp, soạn thảo các loại hình báo cáo.

Giải pháp

Cần tìm ra các biện pháp cải cách, làm đơn giản hóa thủ tục hành chính và lồng ghép trong các kế hoạch cải cách của cá nhân và tổ chức.

6.4. Định lượng mục tiêu, kết quả gặp khó khăn

Trong một số lĩnh vực, kết quả đề ra rất khó để định lượng nên nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá năng lực của nhân viên một cách chuẩn xác. Hơn nữa, MBO có xu hướng thiên về xem xét và khen thưởng về năng suất, thiếu quan tâm đến tính sáng tạo của nhân viên.

Giải pháp

• Thực hiện các cuộc rà soát mang tính hệ thống để đánh giá kết quả thực thi.
• Cập nhật và chia sẻ thường xuyên về mục tiêu và kết quả đầu ra.

6.5. Tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn

Theo MBO, các mục tiêu được thiết lập cho một giai đoạn ngắn, khoảng 6 tháng – 1 năm. Và quá trình đánh giá hiệu suất của nhân viên thường diễn ra sau mỗi giai đoạn nên họ thường tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn mà thiếu quan tâm đến mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Giải pháp

• Cấp lãnh đạo cần xây dựng kế hoạch chiến lược bằng cách xác định rõ các mục đích và mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của tổ chức.
• Hướng dẫn hành động và nguồn lực cần được tích hợp trong một kế hoạch chiến thuật.
• Mục tiêu của đơn vị và vai trò của các nhà quản lý phải được làm rõ và có sự đồng thuận về đầu ra dự kiến.

6.6. Thiếu các năng lực cần thiết

Nhiều nhà quản lý thiếu các kỹ năng, kiến thức, thái độ cần thiết trong lĩnh vực và bao gồm cả khả năng tương tác giữa các cá nhân theo yêu cầu của MBO. Trong một số trường hợp, nhà quản lý sẽ chỉ bảo nhân viên về mục tiêu và kết quả cần đạt được trong thời gian nhất định mà không quan tâm đến ý kiến của họ.

Giải pháp

Tổ chức đào tạo và phát triển theo năng lực có liên quan đến MBO để nâng cao tinh thần làm việc, tính đổi mới sáng tạo và kết quả thực hiện của nhân viên.

6.7. Thiếu sự liên kết trong tổ chức

Trong nhiều môi trường, sự tương thích của phương pháp quản lý mục tiêu MBO với các hệ thống khác như là dự báo hay lập ngân sách rất kém.

Giải pháp

Cần đưa ra cách tiếp cận tích hợp với hoạt động tổng thể của toàn bộ hệ thống.

7. Ví dụ về MBO trong Doanh nghiệp

Chẳng hạn, một công ty đặt mục tiêu hàng quý kiếm được 30% tổng doanh thu thông qua các chương trình truyền thông marketing của mình. Để đạt được mục tiêu chung này, nhà quản lý chia nó thành các mục tiêu riêng lẻ được phân bổ cho các thành viên trong nhóm.

• Các nhân viên marketing của nhóm được giao nhiệm vụ giành được ba khách hàng mới trong quý này.
• Nhà quản lý theo dõi hiệu suất của từng nhân viên để xác định cách mà họ dự định làm để đạt được mục tiêu cá nhân, sau đó đo lường tiến độ so với những mục tiêu tương tự.
• Nếu một thành viên trong nhóm đạt được mục tiêu của họ vào cuối quý, họ sẽ được khen thưởng theo chính sách của công ty.
  Áp dụng MBO trong Doanh nghiệp

8. Phân biệt MBO và MBP

MBO và MBO đều là những công cụ dùng để quản trị công việc. Vậy điểm khác nhau giữa MBP và MBO là gì?

8.1. MBP là gì?

MBP (Management By Process) là phương pháp quản lý theo quy trình. MBP được hiểu là quản lý công việc theo một quy trình đã được thiết lập từ trước. Nó sẽ dựa trên kế hoạch kiểm soát quá trình và kiểm tra thử nghiệm để đo lường hiệu quả công việc.

Phân biệt MBO và MBP

8.2. Ưu và nhược điểm của MBP

Một số ưu và nhược điểm khi áp dụng MBP vào doanh nghiệp là:

8.2.1. Ưu điểm của MBP

• MBP đảm bảo các nhân viên cùng nhà quản trị tập trung vào công việc.
• Rất ít khi xảy ra trường hợp lạc hướng về mọi phương diện trong quá trình làm việc.
• Dễ dàng tạo được một quy trình bài bản.
• Dễ dàng kiểm soát quy trình làm việc của các nhân viên.

8.2.2. Nhược điểm của MBP

• Quy trình chặt chẽ, khó tạo được tính sáng tạo trong các bộ phận nhân viên.
• Nhân viên bị phụ thuộc, không có tính chủ động trong công việc.
• Thường bị động trước những tình huống phát sinh.

8.3. So sánh MBO và MBP

MBO và MBP đều là công cụ giúp nhà quản lý kiểm soát được tình hình công việc. Tuy nhiên, MBO tập trung chủ yếu vào mục tiêu, còn MBP tập trung vào hiệu quả của toàn bộ quy trình. Cụ thể, những điểm khác biệt giữa MBP và MBO là gì?

Tiêu chí so sánh

MBO

MBP

Kết quả công việc

– Đảm bảo theo các mục tiêu đã được thiết lập

– Có tính hiệu quả

– Làm đúng công việc

– Theo dõi và kiểm soát được những công việc chi tiết, nhưng không chắc chắn có thể đảm bảo được mục tiêu đề ra

– Có tính hiệu năng

– Làm đúng việc

Người áp dụng

Các nhà quản lý cấp cao hoặc cấp trung

Các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp

Ưu điểm

Thường được áp dụng đối với các công việc khó kiểm soát và đo lường

Thường được áp dụng cho tất cả các công việc nhưng khó xác định mục tiêu

Hy vọng qua bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ về phương pháp quản lý mục tiêu MBO là gì và cách xử lý khi gặp trở ngại trong quá trình áp dụng phương pháp này trong việc quản trị công việc.