Ghi tên công ty thiếu một chữ trên hóa đơn năm 2024

Nhiều doanh nghiệp, tổ chức mới sử dụng hóa đơn điện tử thường thắc mắc hóa đơn điện tử ghi thiếu hình thức thanh toán thì có hợp lệ hay không? Bài viết sau sẽ cung cấp thông tin giải đáp câu hỏi trên thông qua những quy định pháp luật liên quan.

Tìm hiểu quy định liên quan tới nội dung hóa đơn.

1. Hóa đơn điện tử ghi thiếu hình thức thanh toán

Để trả lời cho câu hỏi về hình thức thanh toán có bắt buộc ghi trên hóa đơn điện tử hay không, chúng ta cần tham khảo quy định về những nội dung cần có trên một hóa đơn điện tử hợp lệ.

1.1. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của hóa đơn, các yêu cầu cần thiết về nội dung được quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm: (1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn: Tên hóa đơn được quy định tại Điều 8 của Nghị định, thể hiện tên loại hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn tuân thủ theo hướng dẫn của Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC. (2) Tên liên hóa đơn: Các tờ liên trong cùng một hóa đơn được đặt tên liên hóa đơn theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính. Mỗi hóa đơn bao gồm 3 liên: liên 1 để lưu, liên 2 để giao cho người mua và liên 3 để lưu nội bộ. (3) Số hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn được thể hiện trên hóa đơn khi được lập bởi người bán. Số hóa đơn tuân thủ quy định với định dạng là chữ số Ả-rập, tối đa 08 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử. (4) Thông tin của người bán: Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán phải trùng khớp với thông tin trên các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động kinh doanh của chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế, v.v. (5) Thông tin của người mua: Đối với các cơ sở kinh doanh có mã số thuế, thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua cần phải trùng khớp với thông tin trên các giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp. Trong trường hợp người mua không có mã số thuế, không cần phải thể hiện mã số thuế của người mua trên hóa đơn. (6) Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế GTGT, và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT. Các thông tin này được quy định chi tiết tại Khoản 6, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. (7) Chữ ký số của người bán và người mua: Chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tuân thủ theo quy định tại Khoản 7, Điều 10 của Nghị định. Trong trường hợp người bán là cá nhân, có thể sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. Một số trường hợp không yêu cầu chữ ký của người bán và người mua được quy định tại Khoản 14, Điều 10 của Nghị định. (8) Thời điểm lập hóa đơn: Thời gian lập hóa đơn điện tử căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 9 của Nghị định, được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch. (9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Thời điểm ký số là thời điểm người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch. (10) Mã của cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế là yêu cầu đối với các loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tuân thủ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. \>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

1.2. Hóa đơn điện tử ghi thiếu hình thức thanh toán có hợp lệ không?

Dựa theo những quy định về nội dung bắt buộc nêu trên, hóa đơn điện tử ghi thiếu hình thức thanh toán vẫn được coi là hóa đơn điện tử hợp lệ. Ngoài ra, Công văn số 9208/CT-TTHT, được Cục thuế TP Hồ Chí Minh ban hành ngày 22/9/2017, đã khẳng định rằng hình thức thanh toán không phải là một trong những nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn.

2. Có bao nhiêu hình thức thanh toán hóa đơn?

Tiền mặt và chuyển khoản là 2 hình thức thanh toán HĐĐT.

Cách viết hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử không khác biệt so với hóa đơn giấy. Các hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử được ghi bằng những chữ cái viết tắt bao gồm:

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức. Hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng để khấu trừ thuế theo quy định.

Các chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào thường có:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho: sử dụng với hàng hóa mua vào
• Phiếu thu, biên lai: ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh thanh lý hợp đồng mua bán

Các dạng của hóa đơn đầu vào có thể là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc một số loại hóa đơn đầu vào khác như: tem phiếu thu tiền; chứng từ thu phí; phiếu thu tiền cước vận chuyển, thẻ các loại vé, …

\>>>>>>Tìm hiểu thêm: Sai Địa Chỉ Người Mua Trên Hóa Đơn Điện Tử – Cập Nhật Mới Nhất

2. Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử bị sai tên công ty

2.1. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty chưa gửi cho người mua

Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà sai tên công ty thì người bán:

• Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT => Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
• Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

2.2. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, các nội dung thì người bán:

• Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua

Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:

Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:

• Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
• Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
• Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
• Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:

• Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

2.3. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua

Hóa đơn điện tử có mã/không mã sai tên công ty và có sai: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn;thuế suất; tiền thuế/hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót – thực hiện làm theo cách 1):

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Suy ra, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

2.4. Hóa đơn điện tử bị sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2, quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

\>>>>>Tìm hiểu thêm:Hướng Dẫn Cách Điều Chỉnh Hóa Đơn Sai Địa Chỉ

3. Một số quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn

Một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn:

• Các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh… thì doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
• Phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót

\>>>>>Tìm hiểu thêm: Xuất Hóa Đơn Sai Thuế Suất Có Bị Phạt Không – Cập nhật 2023

Trên đây Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về “Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Bị Sai Tên Công Ty“. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

\==========

Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế

SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng.
• Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD. Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA