Google Sheets định dạng ngày dưới dạng văn bản

Làm việc với ngày tháng trong Google Trang tính đôi khi có thể khá khó chịu. Điều này là do có rất nhiều cách để biểu diễn ngày tháng.

Vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn khi bạn muốn thực hiện các thao tác liên quan đến những ngày này, chẳng hạn như sắp xếp theo ngày hoặc thực hiện các phép tính liên quan đến ngày

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách chuyển đổi Văn bản thành Ngày tháng trong Google Trang tính

Bài viết này bao gồm

Tại sao chuyển đổi văn bản thành ngày?

Chúng tôi thường thấy các phép tính liên quan đến ngày cuối cùng cho kết quả không mong muốn. Điều này thường xảy ra khi một giá trị trông giống như ngày tháng nhưng thực tế lại được Google Trang tính hiểu là giá trị văn bản

Bạn cũng có thể gặp sự cố này khi nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài hoặc chuyển đổi tệp PDF sang Google Trang tính

Trong những tình huống như vậy, điều đúng đắn cần làm là chuyển đổi các giá trị văn bản để Google Trang tính hiểu chúng là ngày tháng

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể biết liệu một giá trị có thực sự được xem là VĂN BẢN hay NGÀY hay không và cách chuyển đổi giá trị văn bản thành ngày trong Google Trang tính

Cách tìm hiểu xem Ngày có thực sự là Giá trị văn bản không?

Một cách dễ dàng để biết liệu một giá trị trong một ô có thực sự là một ngày hay không là sử dụng hàm ISDATE

Nếu giá trị là ngày được Google Trang tính chấp nhận, thì hàm trả về TRUE, ngược lại, hàm trả về FALSE

Giả sử chúng ta có ngày như trong ảnh chụp màn hình sau

Để biết ô A2 có chứa ngày thực tế hay chỉ các giá trị văn bản được ngụy trang, hãy nhập công thức sau vào ô trống

=ISDATE(A2)

Vì ngày trong ô A2 trong ví dụ của chúng tôi không được Google Trang tính chấp nhận làm giá trị ngày (đối với vị trí của chúng tôi), nên hàm trả về FALSE

Tuy nhiên, cùng một công thức, nếu được áp dụng cho ô A3, sẽ trả về TRUE, vì đó là một ngày hợp lệ

Có nhiều cách khác để biết ngày có thực sự là một giá trị VĂN BẢN hay không

• Bạn sẽ nhận thấy nội dung của ô được căn sang bên trái (nếu chiều rộng của ô lớn hơn chiều rộng của nội dung của nó). Một giá trị ngày luôn được căn chỉnh về bên phải
• Trong một số trường hợp, khi bạn bấm vào ô, bạn sẽ thấy dấu nháy đơn ở đầu ngày trong thanh công thức, báo hiệu rằng đó là một giá trị văn bản

Cách chuyển đổi văn bản thành ngày trong Google Sheets

Khi bạn đã xác định rằng ngày thực sự được Google Trang tính diễn giải dưới dạng giá trị văn bản, bạn có thể chuyển đổi nó thành ngày

Phương pháp chuyển đổi văn bản thành ngày tùy thuộc vào tình huống của bạn. Dưới đây là một số trường hợp mà một ngày có thể được hiểu là văn bản trong Google Trang tính

• Người dùng trước đó có thể đã làm việc trên trang tính và lưu các giá trị ngày tháng dưới dạng văn bản, bằng cách sử dụng dấu nháy đơn (‘) trước giá trị ngày tháng hoặc chuyển đổi ngày thành định dạng văn bản gốc
• Ngày của bạn có thể được nhập ở định dạng khác với định dạng ngày được phiên bản Google Trang tính của bạn chấp nhận. Các định dạng ngày được Google Trang tính hiểu tùy thuộc vào khu vực và cài đặt ngôn ngữ. Ví dụ: bạn có thể có ngày ở định dạng dd-mm-yyyy, khi Google Trang tính chỉ chấp nhận ngày có định dạng mm-dd-yyyy trong cài đặt ngôn ngữ hoặc khu vực của bạn
• Bạn có thể đã nhập một tệp PDF vào Google Trang tính và nhận thấy ngày ở dạng văn bản kỳ lạ, giống như những gì được hiển thị bên dưới

Chúng ta hãy xem cả ba kịch bản trên trong ba ví dụ riêng biệt

Sử dụng hàm DATEVALUE và TO_DATE để chuyển đổi văn bản thành ngày trong Google Sheets

Chúng ta có thể sử dụng kết hợp các hàm DATEVALUE và TO_DATE để chuyển đổi một ngày ban đầu ở định dạng TEXT thành một ngày ở định dạng DATE của Google Trang tính

Hàm DATEVALUE lấy một giá trị ngày ở bất kỳ định dạng hợp lệ nào và trả về cùng một ngày dưới dạng số sê-ri

Ghi chú. Theo mặc định, tất cả các ngày trong Google Trang tính được lưu trữ dưới dạng số nguyên hoặc số sê-ri, giúp bạn dễ dàng sử dụng chúng trong các phép tính. Số sê-ri bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 1900 và tăng thêm 1 cho mỗi ngày sau đó. Vì vậy, ngày 1 tháng 1 năm 1900 là sê-ri “1”, ngày hôm sau là sê-ri “2”, v.v.

Cú pháp của hàm DATEVALUE như sau

DATEVALUE(date_string)

Ở đây, date_string là ngày ở định dạng TEXT. Các chuỗi được hàm này chấp nhận bao gồm bất kỳ ngày nào thường được tự động chuyển đổi khi được nhập, không có dấu ngoặc kép vào một ô. Ngày cũng phải ở định dạng mà Google Trang tính hiểu được trong cài đặt ngôn ngữ và khu vực của bạn

Hàm TO_DATE chuyển đổi một số sê-ri đã cho thành ngày tương ứng (ở định dạng DATE của Google Trang tính). Cú pháp của hàm TO_DATE như sau

TO_DATE(value)

Ở đây, giá trị là số sẽ được chuyển đổi thành ngày. Nó có thể là một giá trị số hoặc tham chiếu đến một ô chứa giá trị số

Chúng ta hãy lấy một ví dụ. Giả sử bạn có ngày sau

Lưu ý rằng có một dấu nháy đơn ở đầu, có nghĩa đây là một giá trị VĂN BẢN. Để chuyển đổi ngày này ở định dạng TEXT thành giá trị DATE thích hợp, bạn cần sử dụng hàm TO_DATE, cùng với hàm DATEVALUE, như sau

=TO_DATE(DATEVALUE(A2))

Hàm DATEVALUE sẽ chuyển đổi ngày văn bản thành một giá trị số và hàm TO_DATE sẽ lấy số này và chuyển đổi ngược lại thành một ngày thực tế, như minh họa trong hình bên dưới

Thay đổi Cài đặt Ngôn ngữ hoặc Vị trí Bảng tính của bạn để Chuyển đổi Văn bản thành Ngày

Nếu bạn cho rằng vấn đề có thể là do cài đặt khu vực hoặc ngôn ngữ cho Google Trang tính của mình, thì có hai tùy chọn

Bạn có thể thay đổi ngày của mình thành định dạng được chấp nhận trong cài đặt ngôn ngữ của bạn hoặc thay đổi cài đặt vị trí của bảng tính

Bạn có thể thay đổi định dạng ngày được chấp nhận như sau

1. Điều hướng đến Tệp-> Cài đặt bảng tính
2. Chọn tab 'Chung'
3. Trong Ngôn ngữ và Múi giờ, chọn cài đặt bắt buộc của bạn
4. Nhấp vào Lưu cài đặt

Bằng cách đặt ngôn ngữ và múi giờ cho bảng tính của mình, bạn đang thay đổi định dạng tiền tệ, ngày và số mặc định

Chuyển đổi văn bản thành ngày khi ngày ở định dạng số gồm 8 chữ số

Nếu Google Trang tính của bạn được nhập từ PDF, sẽ không có gì lạ khi tìm thấy ngày được định dạng ở dạng văn bản kỳ lạ, chẳng hạn như một số có 8 chữ số như hình bên dưới

Trong những trường hợp như vậy, hai kỹ thuật trên sẽ không hoạt động. Bạn sẽ cần trích xuất ngày, tháng và năm từ ngày văn bản đã cho và đưa chúng vào hàm DATE để nhận giá trị DATE ở định dạng hợp lệ. NGÀY (năm, tháng, ngày)

Dưới đây là các bước để chuyển đổi ngày văn bản gồm 8 chữ số đã cho thành giá trị NGÀY thực tế

1. Trích xuất năm. Điều này bao gồm 4 chữ số cuối của ngày văn bản (ở bên phải của giá trị). Để làm được điều này, chúng ta sử dụng hàm RIGHT như sau. PHẢI(A2,4)
2. Trích xuất tháng. Điều này bao gồm các chữ số thứ 3 và thứ 4 của ngày văn bản (nằm ở giữa giá trị). Để làm được điều này, chúng ta sử dụng hàm MID như sau. GIỮA(A2,3,2). Ở đây chúng tôi đang trích xuất 2 chữ số bắt đầu từ chữ số thứ 3 trở đi
3. trích xuất ngày. Điều này bao gồm 2 chữ số đầu tiên của ngày văn bản (nằm ở bên trái của giá trị). Để làm điều này, chúng ta sử dụng hàm LEFT như sau. TRÁI(A2,2)
4. Cuối cùng, kết hợp chúng lại với nhau thành hàm DATE, để tạo giá trị DATE với các giá trị ngày, tháng và năm được trích xuất

Vì vậy, công thức cuối cùng sẽ là

=DATE(RIGHT(A2,4), MID(A2,3,2), LEFT(A2,2))

Điều này sẽ tạo ra ngày ở định dạng chính xác như hình dưới đây

Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các ngày văn bản đều được nhập theo đúng định dạng này. Thứ tự ngày, tháng, năm có thể khác nhau tùy từng trường hợp

Bí quyết là sử dụng hiệu quả các hàm RIGHT, LEFT và MID để trích xuất các số phù hợp để biểu thị ngày, tháng và năm

Sau đây là một số định dạng ngày tháng văn bản khả thi hơn, cùng với công thức tương ứng có thể được sử dụng trong từng trường hợp, để chuyển đổi chúng thành ngày tháng thực tế

Lưu ý trong công thức cuối cùng của ảnh chụp màn hình ở trên, giá trị năm trong ngày văn bản gốc chỉ chứa 2 chữ số (thay vì 4)

Vì vậy, để có được năm 2020, chúng tôi đã nối 20 với giá trị năm bằng cách sử dụng công thức. 20&PHẢI(A4,2). Nếu chúng tôi không làm điều này, Google trang tính sẽ trả về giá trị 1920 cho năm thay vì 2020

Bằng cách này, bạn có thể chuyển đổi ngày tháng ở bất kỳ định dạng nào bằng cách trích xuất hiệu quả các giá trị ngày, tháng và năm rồi chuyển chúng qua hàm ngày tháng

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã chỉ cho bạn ba trường hợp mà bạn có thể tìm thấy ngày được biểu thị dưới dạng VĂN BẢN trong Google trang tính

Chúng tôi cũng đã chỉ cho bạn cách chuyển đổi các giá trị VĂN BẢN này thành các giá trị NGÀY thực tế. Chúng tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích