Hướng dẫn excel quick analysis tool duplicates - bản sao công cụ phân tích nhanh excel

Tìm kiếm và xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel có thể là một quá trình nhanh chóng. Tuy nhiên, đối với nhiều người trú ẩn đã học cách làm điều này một cách nhanh chóng trong Excel, nó có thể là một việc vặt tuyệt đối.

Một trong nhiều điều tôi yêu thích về công việc của mình là tôi có thể làm việc với rất nhiều người khác nhau từ tất cả các loại tổ chức. Danh sách lớn dữ liệu là khá giống nhau.

Một cái gì đó tôi thấy thường là cần phải có khả năng nhanh chóng định vị và xóa các hàng dữ liệu trùng lặp (tuyệt vời cho vlookups). & Nbsp; Hầu hết mọi người chỉ sắp xếp dữ liệu và sau đó lướt qua các dòng thông tin quá mức đang cố gắng loại bỏ các bản sao khó chịu. & NBSP; Điều này hoạt động, nhưng Boy-Oh-Boy nó có thể là một thời gian. Sẽ dễ dàng hơn khi có Excel nhanh chóng hiển thị các bản sao cho bạn? & NBSP; Sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là đối phó với họ.

Trong bài đăng này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách nhanh chóng xác định vị trí các bản sao và sau đó, một lần được đặt, những cách siêu nhanh để loại bỏ các bản sao.

Các bước dưới đây bìa:

• Định vị các bản sao trong một cột dữ liệu duy nhất
• Định vị các hàng trong đó nội dung của tất cả các ô là trùng lặp
• Loại bỏ dữ liệu trùng lặp.
  

Định vị các bản sao trong một cột dữ liệu duy nhất

Định vị các hàng trong đó nội dung của tất cả các ô là trùng lặp

Loại bỏ dữ liệu trùng lặp.

Bảng tính bên dưới giữ dữ liệu đã được xuất từ ​​một hệ thống nội bộ. & NBSP; Thật không may, nó có một số số hóa đơn trùng lặp trong cột ‘Hóa đơn #. & NBSP; Sử dụng tính năng định dạng có điều kiện, tôi có thể áp dụng định dạng cho bất kỳ ô nào có nội dung trùng lặp. & NBSP; Tất cả các ô khác sẽ vẫn như vậy. & NBSP; Đây là một cách tuyệt vời để rất nhanh chóng xác định các bản sao.Home tab, in the Styles group click Conditional Formatting.  A drop down menu is displayed.  Select Highlight Cell Rules from the menu.

1 - Chọn cột giữ dữ liệu trùng lặp. & NBSP; Trong trường hợp này, nó có một cột ‘Hóa đơn #.Duplicate Values to quickly identify duplicate or unique records.

2 - Từ tab Home, trong nhóm Styles, nhấp vào định dạng có điều kiện. & NBSP; Một menu thả xuống được hiển thị. & NBSP; Chọn tô sáng các quy tắc ô từ menu.Custom Format from the drop-down list.

3 - Chọn các giá trị trùng lặp để nhanh chóng xác định các bản ghi trùng lặp hoặc duy nhất.OK.  All duplicates will now be formatted and easily identified.

4 - Hộp thoại sẽ hiển thị điều kiện được khớp. & NBSP; Trong ví dụ bên dưới điều kiện là ‘trùng lặp. & NBSP; Cài đặt này sẽ đảm bảo mọi ô trùng lặp trong cột đã chọn sẽ có định dạng được áp dụng cho chúng. & NBSP; Hộp tùy chọn ở bên phải hiển thị định dạng sẽ được áp dụng nếu điều kiện được đáp ứng. & NBSP; Có một loạt các định dạng đặt trước có sẵn trên mũi tên thả xuống hoặc nếu bạn thích, bạn có thể tạo riêng của mình bằng cách chọn định dạng tùy chỉnh từ danh sách thả xuống. You can also use the Quick Analysis tool (Excel 2013 and 2016 only) to quickly apply Conditional Formatting using default formats.  Just select the data range and then click the Quick Analysis button which will be displayed beside the selected range.  Select ‘Duplicate Values’ option.

5 - Chọn các tùy chọn định dạng của bạn và sau đó bấm OK. & NBSP; Tất cả các bản sao bây giờ sẽ được định dạng và dễ dàng xác định.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng công cụ phân tích nhanh (Excel 2013 và 2016 & NBSP; chỉ) để nhanh chóng áp dụng định dạng có điều kiện bằng các định dạng mặc định. & NBSP; Chỉ cần chọn phạm vi dữ liệu và sau đó nhấp vào nút Phân tích nhanh sẽ được hiển thị bên cạnh phạm vi đã chọn. & NBSP; Chọn Tùy chọn Giá trị trùng lặp.

Định vị các hàng nơi nội dung của tất cả các ô được nhân đôi

Trong các bước trên, chúng tôi đã định vị các hàng, nơi chỉ có số hóa đơn trùng lặp. & Nbsp; Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn tìm bản sao trong đó tất cả dữ liệu liên tiếp giống hệt như một dữ liệu khác? & NBSP; Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng xác định vị trí các bản sao trong đó số hóa đơn, ngày, tên khách hàng, tên sản phẩm và giá chi phí trong đó tất cả giống hệt nhau.

Đây là một cách nhanh chóng để làm điều này.OK.  The content of all of the cells will be pulled into the one cell.

1 - Điều đầu tiên cần làm là đi đến một ô trống ở bên phải dữ liệu hiện có. & NBSP; Sử dụng chức năng Concatenate, tôi sẽ kéo tất cả nội dung dữ liệu vào một ô này.

2 - Trong hộp thoại đối số chức năng Nhập từng ô riêng lẻ cho hàng vào hộp văn bản. & NBSP; Lưu ý, khi bạn nhập tham chiếu ô vào một hộp văn bản khác sẽ xuất hiện. & NBSP; Bạn có thể có tới 255 tài liệu tham khảo trong hàm. & NBSP; Khi bạn đã thêm tất cả các ô trên hàng, nhấp vào OK. & NBSP; Nội dung của tất cả các ô sẽ được kéo vào một ô.

3 - Sao chép hàm xuống cột và sau đó áp dụng cho cùng một phạm vi định dạng có điều kiện dữ liệu để tìm các bản sao. & NBSP; Chỉ các ô nơi tất cả nội dung tế bào là giống nhau sẽ được định dạng.

Loại bỏ các hàng dữ liệu trùng lặp. If your conditional format applied a coloured background or changed the colour of the cell font you can use the Filter command to quickly filter and display only the duplicates.

1 - Chọn bất kỳ ô nào trong danh sách dữ liệu và sau đó từ bộ lọc Tab Data.Data tab click Filter.

2-Nhấp vào mũi tên thả xuống bộ lọc trên cột hiện đang hiển thị định dạng trùng lặp. & NBSP; Từ danh sách thả xuống, chọn bộ lọc theo màu và sau đó chọn màu ô hoặc màu phông chữ tùy thuộc vào các định dạng có điều kiện của bạn.Filter by color and then select the cell colour or font colour depending on your conditional formats.

3 - Excel sẽ lọc ra các bản ghi độc đáo và chỉ hiển thị các bản sao.

4 - Bây giờ xóa các hàng trùng lặp. & NBSP; Mẹo: Để thực hiện việc này nhanh chóng giữ khóa CTRL của bạn và nhấp vào từng số hàng trùng lặp. & NBSP; Khi chúng được chọn từ tab Home, nhấp vào Xóa, xóa các hàng trang tính. & NBSP; Tất cả các hàng được chọn sẽ bị xóa.Tip: to do this quickly hold down your CTRL key and click each of the duplicate row numbers.  Once they are selected from the Home tab click Delete, Delete Sheet Rows.  All selected rows will be deleted.

Sử dụng nút ‘Xóa bản sao, bạn có thể nhanh chóng loại bỏ bất kỳ hàng dữ liệu nào nơi tìm thấy các bản sao. you can have Excel quickly strip out any rows of data where duplicates are found.

1 - Chọn bất kỳ ô nào trong danh sách dữ liệu và sau đó từ tab Dữ liệu chọn Xóa các bản sao.Data tab select Remove Duplicates.

2 - Chọn một hoặc nhiều cột có chứa các giá trị trùng lặp.

3 - Nhấp vào OK. & NBSP; Excel sẽ xóa bất kỳ hàng nào trong đó các giá trị trùng lặp được tìm thấy trong các cột đã chọn. & NBSP; Xin lưu ý rằng Excel sẽ chỉ ra có bao nhiêu hồ sơ mà nó đã tìm thấy với các bản sao. & NBSP; Tuy nhiên, bạn không thể hiện những điều này trước khi loại bỏ. & NBSP; Nếu bạn đang muốn xem chúng trước khi loại bỏ áp dụng định dạng có điều kiện trước.OK.  Excel will delete any rows where duplicate values are found in the selected columns.  Please be aware that Excel will indicate how many records it has found with duplicates.  However you aren’t shown which these are prior to their removal.  If you are wanting to see them prior to removal apply conditional formatting first.

Sự kết luận

Không cần phải dành một lượng lớn thời gian để định vị các bản sao. & NBSP; Sử dụng các bước trên, bạn sẽ có thể xác định và đối phó với các bản sao nhanh chóng.

Blog này có hữu ích không? Xin vui lòng cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây. Please let us know in the Comments below.

Làm thế nào để bạn tìm thấy các bản sao trong excel một cách nhanh chóng?

Làm cách nào để loại bỏ các bản sao trong Excel một cách nhanh chóng?

Làm thế nào để bạn so sánh các danh sách trong Excel cho các bản sao?

Bạn có thể trích xuất các bản sao trong Excel?