Hướng dẫn làm thủ tục hủy hóa đơn điện tử năm 2024

Đối với cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, pháp luật nước ta đã quy định cực kỳ rõ trong Thông tư 78 và Nghị định 123. Do đó, Safebooks xin mời quý độc giả theo dõi bài viết sau để có thể hiểu rõ về các thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 cùng các lưu ý quan trọng khác.

Hủy hóa đơn điện tử? Nên hiểu như thế nào mới đúng?

Hủy hóa đơn điện tử là một khái niệm quan trọng được quy định chi tiết trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Theo quy định tại khoản 10 điều 3 của Nghị định này, việc hủy hóa đơn, chứng từ được hiểu là thao tác làm cho hóa đơn hoặc chứng từ đó không còn giá trị sử dụng nữa. Điều này có nghĩa là, hóa đơn hoặc chứng từ sau khi được hủy sẽ không còn pháp lý và không thể được sử dụng như một bằng chứng cho các giao dịch tài chính hoặc kinh doanh.

Trong trường hợp của hóa đơn điện tử, việc hủy hóa đơn cũng tuân theo nguyên tắc tương tự. Khi hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, nó sẽ không còn giá trị pháp lý và không thể được sử dụng trong bất kỳ hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch tài chính nào. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp và cá nhân nộp thuế, vì họ cần phải hiểu rõ khái niệm này để tránh bất kỳ rắc rối pháp lý có thể xảy ra từ việc sử dụng sai hóa đơn đã bị hủy.

Đáng lưu ý, việc hủy hóa đơn điện tử cần được thực hiện theo quy trình đúng đắn và tuân thủ các quy định pháp lý. Ví dụ, trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được xuất nhưng sau đó phát hiện có lỗi hoặc thông tin không chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện các quy trình hủy hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn điện tử và đảm bảo rằng hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng.

Trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Dưới đây là tổng hợp các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử:

1. Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua:
2. Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua, người bán cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử sai sót này và lập hóa đơn mới.
3. Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua, thì không được phép hủy hóa đơn, mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
4. Trường hợp chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:
5. Khi doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này.
6. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã xuất hóa đơn và gửi cơ quan thuế:
7. Nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa được gửi cho người mua và phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế. Sau đó, lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế.
8. Hủy hóa đơn khi có thay đổi trong việc cung cấp dịch vụ:
9. Trong trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế.

Quy trình và thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Trong thực tế, trường hợp 2 không còn gặp nhiều nữa vì hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, bài viết này Safebooks chỉ tập trung vào hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử trong trường hợp hóa đơn đã được cấp mã nhưng bị viết sai và chưa gửi cho bên mua.

Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn điện tử diễn ra như sau:

Bước 1: Tiến hành thông báo hóa đơn điện tử có sai sót cho Cơ quan Thuế

• Kế toán truy cập vào phân hệ Xử lý hóa đơn và chọn "Thông báo hóa đơn có sai sót" (Mẫu số 04/SS-HĐĐT).
• Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay sẽ tự động kế thừa dữ liệu từ hóa đơn gốc để lập thông báo này.
• Tại cột 07, kế toán cần điền "Hủy".
• Cuối cùng, ký số và gửi thông báo này cho cơ quan thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

• Kế toán tiến hành lập một hóa đơn điện tử mới.
• Sau khi lập xong, ký số và gửi cho cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới.
• Hóa đơn mới này sẽ thay thế hóa đơn cũ và được gửi đến người mua.

Bước 3: Hủy hóa đơn điện tử đã thông báo có sai sót

• Kế toán chọn hóa đơn có sai sót từ danh sách.
• Tiếp theo, chọn lựa chọn xóa hoặc hủy bỏ hóa đơn đó.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn điện tử với người mua

Mặc dù không bắt buộc, nhưng để đảm bảo không có rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp nên lập một biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn với người mua.

Bước 5: Tra cứu

• Để đảm bảo hóa đơn đã được hủy chính xác, kế toán cần kiểm tra thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.
• Đồng thời, truy cập vào trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái của hóa đơn và xác nhận rằng nó đã được hủy.

Mức xử phạt hành chính đối với những vi phạm khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử

Việc không tuân thủ quy định về hủy và tiêu hủy hóa đơn có thể dẫn đến việc bị xử phạt theo Điều 27 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

1. Nếu vi phạm quy định về thời gian hủy, tiêu hủy hóa đơn từ 01 đến 05 ngày làm việc, bạn có thể bị phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ.
2. Vi phạm các quy định như hủy hóa đơn không đúng quy định, không hủy hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc hủy quá thời hạn từ 01 đến 10 ngày làm việc sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.
3. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng hơn như hủy quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, không hủy hóa đơn theo quy định, hoặc hủy không đúng trình tự, thủ tục sẽ bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
4. Đối với một số hành vi vi phạm, người vi phạm còn bị buộc phải hủy, tiêu hủy hóa đơn như một biện pháp khắc phục hậu quả.

Như vậy, việc tuân thủ quy định về hủy và tiêu hủy hóa đơn là rất quan trọng để tránh rủi ro bị xử phạt và các hậu quả pháp lý khác.

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn? Đâu là điểm khác biệt?

Hủy hóa đơn điện tử: Là việc hóa đơn vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu. Tuy nhiên, hóa đơn này không còn giá trị sử dụng. Theo khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử: Là việc hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập hoặc tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn đó. Điểm a khoản 11 Điều 3 Nghị định này quy định rằng tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Vậy, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử không phải là một. Trong khi "hủy" chỉ làm mất giá trị sử dụng của hóa đơn nhưng vẫn có thể tra cứu, "tiêu hủy" làm cho hóa đơn hoàn toàn biến mất khỏi hệ thống thông tin.

Trong bối cảnh công nghệ số hóa ngày càng phát triển, việc nắm vững kiến thức về hủy hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn sâu rộng hơn về vấn đề này và biết cách áp dụng chính xác trong thực tế kinh doanh.