Loại bỏ không gian không mong muốn trong Excel
Đôi khi, chúng tôi không thể sử dụng dữ liệu của mình theo cách chúng tôi muốn. Và một trong những lý do lớn nhất khiến dữ liệu của chúng tôi không thể sử dụng được là… Show
Vì vậy nếu muốn sử dụng chúng ta cần gỡ bỏ tất cả. Khi bạn nghĩ về điều này, hầu hết thời gian khi bạn lấy dữ liệu từ hệ thống ERP hoặc bạn có một số công thức được viết không chính xác, bạn sẽ nhận được những khoảng trắng không mong muốn đó Vì vậy, mỗi khi bạn làm việc với dữ liệu của mình, trước tiên bạn cần xác minh dữ liệu đó Và trong bài viết hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn 4 phương pháp chính xác để loại bỏ tất cả những khoảng trắng thừa và không mong muốn đó. Đảm bảo TẢI XUỐNG TỆP MẪU này từ đây để theo dõi. Bây giờ, hãy bắt đâù 1. Loại bỏ các khoảng trắng thừa bằng chức năng TRIM [Đang theo dõi và dẫn đầu]Đôi khi, bạn có khoảng trắng ở cuối và ở đầu trong dữ liệu của mình và nó trông rất khó chịu Nhưng chúng tôi có một phương pháp rất đơn giản và dễ dàng để loại bỏ đống rác này và bạn chỉ cần một chức năng để xử lý nó. Đó là TRIM Nó loại bỏ tất cả các khoảng trắng không mong muốn khỏi một chuỗi văn bản ngoại trừ khoảng cách giữa hai từ, hãy xem ví dụ bên dưới Mục lục Chúng ta đang giải quyết vấn đề gì?
Tại sao lại có những vấn đề này? Trong khi khai thác hoặc phân tích dữ liệu, thật khó để tìm ra văn bản vì chúng tôi đang tìm kiếm "A" nhưng không thể tìm thấy nó vì văn bản trong ô là "ký tự khoảng trắng". Đây là một trong nhiều vấn đề. Vì vậy, hãy lưu lại tính thẩm mỹ và phân tích của trang tính và tìm hiểu cách loại bỏ các ký tự không mong muốn Sử dụng hàm TRIM để xóa khoảng trắng thừaHàm TRIM xóa tất cả khoảng trắng khỏi chuỗi văn bản ngoại trừ khoảng trắng đơn lẻ giữa các từ. Hàm TRIM sẽ loại bỏ tất cả các khoảng trắng ở đầu và cuối và khoảng cách giữa các từ thừa. Điều này ngụ ý rằng nếu vô tình có thêm khoảng trắng làm hỏng một từ, hàm sẽ loại bỏ khoảng trắng thừa nhưng sẽ xử lý một khoảng trắng theo yêu cầu. Nếu bạn muốn xóa tất cả các ký tự khoảng trắng khỏi một ô, hãy chuyển đến một vài phân đoạn cuối cùng của hướng dẫn này Bây giờ hãy xem hàm TRIM loại bỏ khoảng trắng ở đầu và cuối và khoảng cách giữa các từ thừa. Đây là công thức
Hàm chỉ cần một đối số, tham chiếu đến ô có văn bản, để thực hiện công việc của nó. Dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng hàm TRIM để loại bỏ tất cả các ký tự khoảng trắng không cần thiết khỏi danh sách tên Hàm TRIM đã dọn sạch tất cả các khoảng trống không cần thiết khỏi dữ liệu ở trên. Nếu có bất kỳ dấu cách ngẫu nhiên nào chia tách tên e. g. "John" được chia thành "Jo hn" với 3 ký tự khoảng trắng ở giữa, hàm TRIM sẽ rút ngắn thành "Jo hn" với một ký tự khoảng trắng. Hàm xóa TẤT CẢ các khoảng trắng ở đầu và cuối và xóa tất cả các khoảng trắng thừa giữa văn bản & tiết kiệm một khoảng trắng Sử dụng CLEAN và TRIM để loại bỏ khoảng trắng thừa và ngắt dòng (và các ký tự không in được khác)Như đã thấy ở trên, hàm TRIM sẽ loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong một ô. Hàm CLEAN xóa tất cả các ký tự không in được khỏi văn bản. Cùng nhau, chúng ta sẽ sử dụng các hàm CLEAN và TRIM để xóa các khoảng trắng thừa, ngắt dòng và các ký tự không in được khác Các chức năng kết hợp sẽ trông như thế này
Các hàm TRIM và CLEAN đã được ghép nối với nhau để hoạt động trên một đối số; . Hàm CLEAN xóa B3 của tất cả các dấu ngắt dòng và các ký tự không in được, để lại tất cả các khoảng trắng thừa được chuyển vào hàm TRIM để xóa. Kết quả là một ô văn bản được sắp xếp gọn gàng với khoảng trắng phù hợp Bạn có thể nghĩ rằng công thức sẽ vẫn hoạt động với các chức năng được chuyển đổi theo cách khác nhưng chúng tôi khuyên bạn nên tuân theo thứ tự này. Trước tiên, sử dụng hàm TRIM sẽ để lại các dấu ngắt dòng và các ký tự không in được. Việc sử dụng hàm CLEAN sau đó sẽ loại bỏ cả hai ô này nhưng đôi khi có thể để lại một khoảng trống; . Do đó, chúng tôi đề xuất công thức trên để có kết quả nhất quán Sử dụng các hàm CLEAN, TRIM, & SUBSTITUTE để xóa tất cả các khoảng trắng khỏi một ô (ngoại trừ khoảng trắng từ đơn)Tóm tắt nhanh; . Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản hiện có bằng văn bản mới trong chuỗi văn bản. Hàm SUBSTITUTE ở đây được sử dụng cho hai mục đích; Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một công thức hoàn toàn độc quyền bên dưới để loại bỏ các ký tự sau
Bạn có thể chọn ra các hàm mục tiêu của mình từ công thức và áp dụng chúng vào kịch bản của mình. Đây là công thức chúng tôi đã ghép lại với nhau
Trước khi chúng ta nắm bắt được công thức này, CHAR(160) là gì? . Nếu điều này vẫn không loại bỏ được các khoảng trắng cứng đầu, bạn có thể phải thử nghiệm với mã CHAR để xem chính xác ký tự nào bạn đang xử lý và cần loại bỏ Khi hàm SUBSTITUTE đã xóa tất cả các khoảng trắng CHAR(160) khỏi B3, hàm CLEAN sẽ xóa tất cả các dấu ngắt dòng và các ký tự không in được. Được chuyển vào hàm TRIM, TRIM loại bỏ tất cả các ký tự khoảng trắng thừa, để lại một khoảng trắng giữa các tên Bây giờ công thức này dùng để làm việc với văn bản mà bạn sẽ cần một khoảng trắng giữa các từ (e. g. tên, địa chỉ). Đây là công việc chính của hàm TRIM, vì vậy nếu bạn muốn loại bỏ tất cả các khoảng trắng, công thức sẽ thay đổi một chút. Tất nhiên, điều đầu tiên cần thực hiện sẽ là chức năng TRIM. Phần còn lại của các chi tiết dưới đây Sử dụng các hàm CLEAN và SUBSTITUTE để xóa tất cả các khoảng trắng khỏi một ôĐôi khi có thể cần phải loại bỏ tất cả các khoảng trắng và ký tự đặc biệt không mong muốn để truy xuất văn bản trong một khối vững chắc (e. g. số điện thoại). Chúng ta sẽ sử dụng một công thức tương tự như trên nhưng không có hàm TRIM. Khi hàm TRIM không còn nữa, chúng ta cần thay thế nó bằng một hàm sẽ xử lý tất cả các ký tự khoảng trắng và đó là lúc hàm SUBSTITUTE mở rộng sự trợ giúp của nó. Công thức chúng tôi đã đặt ra để loại bỏ tất cả các ký tự khoảng trắng, ngắt dòng và các ký tự không in được là
Hàm SUBSTITUTE đã xuất hiện hai lần ở đây; . CHAR(160) là một không gian không phá vỡ. Nếu bạn vẫn gặp khoảng trắng liên tục sau khi sử dụng công thức này, bạn có thể cần tìm mã CHAR nào đang gây ra sự cố và điều chỉnh nó trong công thức Hàm SUBSTITUTE khác sẽ thay thế tất cả các ký tự khoảng trắng bằng văn bản trống. công thức này
có thể được sử dụng riêng để xóa tất cả các ký tự khoảng trắng thông thường khỏi một ô Sau đó, hàm CLEAN sẽ xóa tất cả các ký tự không in được khỏi kết quả của hàm SUBSTITUTE, cung cấp một chuỗi số đã xóa tất cả các khoảng trắng và ký tự Sử dụng tùy chọn Tìm và Thay thế để Xóa Tất cả Khoảng trắngTính năng Tìm và Thay thế có thể được sử dụng để xóa tất cả các khoảng trắng khỏi một ô. Chúng tôi cũng có thể sử dụng Tìm và Thay thế để xóa ngắt dòng nhưng mỗi lần thay thế phải được thực hiện riêng. Đây là cách xóa tất cả khoảng trắng và ngắt dòng khỏi một ô
Nếu dữ liệu của bạn chưa được ngắt dòng, bạn có thể cần điều chỉnh độ cao hàng còn lại sau khi xóa ngắt dòng Đã có dữ liệu được làm sạch sẵn sàng để sử dụng Hết giờ rồi. Đó là tất cả về cách xóa khoảng trắng thừa trong Excel. Chúng tôi hy vọng đã giải quyết được một số vấn đề về dung lượng cứng đầu cho bạn để việc quét dữ liệu của bạn không còn là cơn ác mộng thủ công. Chúng tôi sẵn sàng giải quyết những cơn ác mộng thủ công hơn để mơ mộng về Excel mượt mà. Hẹn gặp bạn với các giải pháp |