Microsoft excel có thể được sử dụng để tạo cơ sở dữ liệu không?

Nhiều người dùng đang tích cực sử dụng Excel để tạo báo cáo cho lần chỉnh sửa tiếp theo của họ. Các báo cáo đang sử dụng để dễ dàng xem thông tin và kiểm soát hoàn toàn việc quản lý dữ liệu trong quá trình làm việc với chương trình

Table là giao diện vùng làm việc của chương trình. Một cơ sở dữ liệu quan hệ cấu trúc thông tin trong các hàng và cột. Mặc dù thực tế là gói tiêu chuẩn MS Office có một ứng dụng độc lập để tạo và duy trì cơ sở dữ liệu có tên Microsoft Access, người dùng đang tích cực sử dụng Microsoft Excel cho cùng một mục đích. Sau khi tất cả các tính năng của chương trình cho phép bạn. loại;

Đó là tất cả những gì bạn cần để làm việc với cơ sở dữ liệu. Lời cảnh báo duy nhất. chương trình Excel là một công cụ phân tích đa năng phù hợp hơn cho các phép tính phức tạp, tính toán, sắp xếp và thậm chí để lưu trữ dữ liệu có cấu trúc, nhưng với số lượng nhỏ (không quá một triệu bản ghi trong cùng một bảng, trong phiên bản 2010)

Cấu trúc cơ sở dữ liệu - bảng Excel

Cơ sở dữ liệu - một tập hợp dữ liệu được phân phối theo hàng và cột để dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và chỉnh sửa. Làm thế nào để tạo cơ sở dữ liệu trong Excel?

Tất cả thông tin trong cơ sở dữ liệu được chứa trong các bản ghi và các trường

• Bản ghi là dòng cơ sở dữ liệu (DB), bao gồm thông tin về một đối tượng
• Trường là cột trong cơ sở dữ liệu chứa thông tin cùng loại về tất cả các đối tượng
• Các trường bản ghi và cơ sở dữ liệu tương ứng với các hàng và cột của bảng tính Microsoft Excel tiêu chuẩn

Nếu bạn biết cách làm một bảng đơn giản thì việc tạo cơ sở dữ liệu sẽ không khó

Tạo DB trong Excel. hướng dẫn từng bước một

Từng bước tạo cơ sở dữ liệu trong Excel. Thách thức của chúng tôi là hình thành cơ sở dữ liệu khách hàng. Mấy năm nay công ty có vài chục khách quen. Cần theo dõi thời hạn hợp đồng, các lĩnh vực hợp tác và biết các liên hệ, liên lạc dữ liệu, v.v.

Cách tạo cơ sở dữ liệu khách hàng trong Excel

1. Nhập tên của trường cơ sở dữ liệu (tiêu đề cột)
2. Nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Chúng tôi đang giữ trật tự ở định dạng của các ô. Nếu đó là định dạng số thì nó phải có cùng định dạng số trong toàn bộ cột. Dữ liệu được nhập theo cách tương tự như trong một bảng đơn giản. Nếu dữ liệu trong một ô nhất định là tổng của các giá trị của các ô khác, thì hãy tạo công thức
3. Để sử dụng cơ sở dữ liệu, hãy chuyển sang công cụ «DATA»
4. Gán tên cơ sở dữ liệu. Chọn phạm vi dữ liệu - từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng. Nút chuột phải - tên của ban nhạc. Chúng tôi đặt bất kỳ tên nào. Ví dụ - DB. Kiểm tra xem phạm vi đã chính xác chưa

Công việc chính của thông tin nhập vào DB được thực hiện. Để dễ dàng sử dụng thông tin này, cần chọn ra những thông tin cần thiết, lọc và sắp xếp dữ liệu

Cách duy trì cơ sở dữ liệu trong Excel

Để đơn giản hóa việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, chúng tôi sẽ sắp xếp chúng. Công cụ «Sắp xếp» phù hợp cho mục đích này

1. Chọn phạm vi bạn muốn sắp xếp. Đối với mục đích của công ty hư cấu của chúng tôi, cột «Ngày». Gọi công cụ «Sắp xếp»
2. Sau đó, ưu đãi hệ thống sẽ tự động mở rộng phạm vi đã chọn. Chúng tôi đồng ý. Nếu chúng ta chỉ sắp xếp dữ liệu của một cột và các cột còn lại sẽ để nguyên như vậy thông tin sẽ bị sai. Sau đó, menu sẽ mở ra các tham số nơi chúng ta phải chọn các tùy chọn và sắp xếp các giá trị

Dữ liệu được phân phối trong bảng theo thời hạn của hợp đồng

Bây giờ, người quản lý xem đã đến lúc gia hạn hợp đồng với ai và chúng tôi tiếp tục hợp tác với công ty nào

Cơ sở dữ liệu trong quá trình hoạt động của công ty đang phát triển đến mức hoành tráng. Tìm đúng thông tin đang trở nên khó khăn hơn. Để tìm văn bản hoặc số cụ thể, bạn có thể sử dụng

Bằng cách nhấn đồng thời Ctrl + F hoặc Shift + F5. Hộp tìm kiếm «Tìm và Thay thế» xuất hiện

Lọc dữ liệu

Bằng cách lọc dữ liệu, chương trình ẩn tất cả thông tin không cần thiết mà người dùng không cần. Dữ liệu nằm trong bảng, nhưng ẩn. Bất cứ lúc nào, dữ liệu có thể được phục hồi

Có 2 bộ lọc thường được sử dụng trong Excel

• Bộ lọc tự động;
• lọc trên phạm vi đã chọn

Bộ lọc tự động cung cấp cho người dùng tùy chọn để chọn từ danh sách lọc trước

1. Trên tab «DỮ LIỆU», nhấp vào nút «Bộ lọc»
2. Mũi tên xuống xuất hiện sau khi nhấp vào tiêu đề của bảng. Chúng báo hiệu sự bao gồm của "Bộ lọc tự động"
3. Nhấp vào hướng cột mong muốn để chọn cài đặt bộ lọc. Trong danh sách thả xuống xuất hiện tất cả nội dung của trường. Nếu bạn muốn ẩn một số yếu tố, hãy đặt lại những con chim trước mặt chúng
4. Nhấn OK". Trong ví dụ này, chúng tôi ẩn những khách hàng đã ký kết hợp đồng trong quá khứ và năm hiện tại
5. Để đặt điều kiện lọc loại trường «Lớn hơn», «Nhỏ hơn», «Bằng», v.v. các giá trị, chọn lệnh «Bộ lọc số» trong danh sách bộ lọc
6. Nếu chúng ta muốn xem khách hàng trong bảng khách hàng mà chúng ta đã ký hợp đồng từ 3 năm trở lên, hãy nhập các giá trị thích hợp vào menu AutoFilter

Xong

Hãy thử nghiệm với các giá trị được lọc bởi các ô đã chọn. Ví dụ: chúng ta chỉ cần rời khỏi bàn với những công ty hoạt động ở Belarus

1. Chọn dữ liệu có thông tin vẫn nổi bật trong cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi tìm thấy cột quốc gia - "РБ ". Chúng tôi nhấp vào ô bằng cách nhấp chuột phải
2. Thực hiện lệnh tuần tự. «Lọc»–«Lọc theo giá trị của ô đã chọn». Xong

Tổng có thể được tìm thấy bằng các tham số khác nhau nếu cơ sở dữ liệu chứa thông tin tài chính

• tổng của (tóm tắt dữ liệu);
• count (đếm số ô có dữ liệu dạng số);
• trung bình (số trung bình cộng);
• giá trị tối đa và tối thiểu trong phạm vi đã chọn;
• sản phẩm (kết quả của phép nhân dữ liệu);
• độ lệch chuẩn và phương sai của mẫu

Sử dụng thông tin tài chính trong cơ sở dữ liệu

1. Sau đó, menu sẽ mở các tham số trong đó chúng ta phải chọn các tùy chọn và sắp xếp các giá trị «Trình quản lý liên hệ»
2. Chọn phạm vi cơ sở dữ liệu. Chuyển đến tab «DỮ LIỆU» - «Tổng phụ»
3. Chọn cài đặt tính toán Trong hộp thoại

Các công cụ trên tab «DATA» cho phép phân đoạn DB. Sắp xếp thông tin theo mức độ phù hợp với mục tiêu của công ty. Cách ly người mua theo nhóm hàng giúp đẩy mạnh marketing sản phẩm