Outlook mặc định ở định dạng HTML

Bạn không nhất thiết phải thay đổi định dạng tin nhắn mà có thể thay đổi khi có nhu cầu. Microsoft Outlook cung cấp 3 định dạng khác nhau. HTML, Văn bản thuần túy và Văn bản có định dạng

Theo mặc định, bạn có định dạng HTML, đây cũng là định dạng tốt nhất để sử dụng khi tạo thư trông giống như tài liệu truyền thống

phần tôi. Để thay đổi định dạng trong một tin nhắn mới hoặc tin nhắn trả lời

Bước 1. Nhấp vào "Email mới" trong tab Trang chủ hoặc "Trả lời" để trả lời email;

Tin nhắn văn bản đơn giản

Trước hết, bạn có thể tự hỏi tại sao bạn thậm chí nhận được email văn bản đơn giản. Rốt cuộc, bây giờ là thế kỷ 21 và các ứng dụng email có thể xử lý định dạng HTML ngay bây giờ. Hóa ra, có một số lý do khiến bạn có thể nhận được email văn bản thuần túy

1. Một số ứng dụng email di động vẫn không hỗ trợ email HTML
2. Các cơ chế khác nhau được sử dụng bởi các trang web (e. g. biểu mẫu liên hệ) có xu hướng sử dụng định dạng văn bản thuần túy
3. Một số tổ chức chuyển đổi tất cả thư đi và thậm chí cả email đến của họ thành văn bản thuần túy vì lý do bảo mật
4. Hầu hết các ứng dụng email bao gồm tùy chọn sử dụng các định dạng khác nhau. Một số người thích giữ cho nó đơn giản và sử dụng các phiên bản nhẹ của email

Khi trả lời, Outlook luôn sử dụng định dạng của thư gốc theo mặc định. Có một số logic âm thanh đằng sau nó. Nếu ai đó gửi cho bạn một tin nhắn văn bản thuần túy, điều đó có thể có nghĩa là ứng dụng email của họ không hỗ trợ các định dạng nâng cao hơn. Mặc dù trong một số trường hợp, logic này hoàn toàn hợp lệ, nhưng nó bắt đầu thất bại khi bạn nghĩ về các tùy chọn Trả lời tất cả và Chuyển tiếp, vì rất khó có khả năng nhiều người nhận sẽ không thể xem email ở định dạng HTML. Vì vậy, hãy xem bạn có thể làm gì để thay đổi định dạng email thành HTML

Thay đổi định dạng email thành HTML trong Outlook

Đầu tiên, luôn có tùy chọn chuyển đổi định dạng email theo cách thủ công. Khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp thư, bạn có thể đi tới Định dạng văn bản trên ruy-băng của Outlook và nhấp vào HTML

Xin lưu ý, tùy chọn này không khả dụng nếu bạn đang soạn thư trả lời trong ngăn xem trước thư. Bạn cần mở thư trả lời hoặc chuyển tiếp trong một cửa sổ mới bằng cách nhấp vào nút Bật ra

Nếu bạn chưa thay đổi định dạng theo cách thủ công và đã sử dụng một số định dạng không được hỗ trợ trong thư văn bản thuần túy (như biểu tượng cảm xúc), Outlook sẽ cho bạn cơ hội chuyển đổi thư sang HTML. Khi bạn nhấp vào Gửi, Bộ kiểm tra Tương thích của Microsoft Outlook sẽ mở ra và cung cấp cho bạn tùy chọn Chuyển sang HTML

Mặc dù thay đổi định dạng sang HTML không phải là khoa học tên lửa, nhưng đó là một điều khác cần nhớ mỗi khi bạn trả lời tin nhắn. Và vì lời nhắc bổ sung sẽ không xuất hiện nếu bạn không thêm bất kỳ văn bản được định dạng nào nên nó không thể hoạt động như một lời nhắc. Hơn nữa, bạn có thể mất khá nhiều thời gian để cố gắng tìm ra lý do, chẳng hạn như tại sao, phím tắt Ctrl + K không thêm siêu liên kết trước khi bạn nhận ra tin nhắn ở dạng văn bản thuần túy. Tôi biết tôi đã dành phần lớn thời gian của mình trong Outlook cho việc đó

Sự thật là, ngay cả khi bạn luôn muốn trả lời bằng tin nhắn HTML, thì việc dựa vào phương pháp thủ công vẫn sẽ dẫn đến việc bỏ lỡ một số email. Đôi khi bạn thậm chí sẽ không nhận ra mình vừa gửi một tin nhắn văn bản đơn giản. Đó là lý do tại sao tốt nhất nên tự động chuyển đổi email sang HTML để giảm số lượng tác vụ lặp đi lặp lại và đạt hiệu quả cao nhất có thể

Cách buộc định dạng HTML trong tất cả các thư trả lời và chuyển tiếp được gửi từ Outlook

Bài viết HowTo-Outlook này giới thiệu một macro mà bạn có thể sử dụng để tự động thay đổi định dạng email trong tất cả các thư trả lời và chuyển tiếp. Nếu bạn chỉ gửi thư bằng Outlook và cần một giải pháp cho mục đích sử dụng cá nhân của mình, điều này có thể hữu ích

Vấn đề là, sử dụng macro có thể đi ngược lại chính sách của công ty bạn. Ngoài ra, chúng sẽ không hoạt động với bất kỳ ứng dụng email nào ngoài Outlook. Đó là lý do tại sao bạn nên xem xét một giải pháp khác, một giải pháp phù hợp với mọi người trong tổ chức của bạn, bất kể ứng dụng email hoặc thiết bị họ sử dụng để gửi email.

Cách buộc định dạng HTML trong mọi thư

May mắn thay, có một phương pháp để chuyển đổi từng email được gửi trong công ty của bạn sang định dạng HTML. Bằng cách này, ngay cả khi ai đó gửi email của họ ở định dạng văn bản thuần túy (ví dụ từ thiết bị di động), chúng sẽ tự động được chuyển đổi sang HTML. Hơn nữa, những email đó sẽ có chữ ký email được cá nhân hóa với thương hiệu của bạn đi kèm

Buộc định dạng HTML là một trong những tùy chọn bổ sung có sẵn trong các công cụ quản lý chữ ký email của chúng tôi. Các giải pháp cho phép bạn làm điều đó là CodeTwo Exchange Rules Pro cho bất kỳ Máy chủ Exchange tại chỗ nào và Chữ ký Email CodeTwo cho Office 365 cho Microsoft 365. Những công cụ đó cho phép bạn quản lý tập trung chữ ký email, đảm bảo mọi thư bạn gửi sẽ giúp bạn xây dựng thương hiệu và tạo cơ hội tiếp thị mới