Packing list là gì trong xuất nhập khẩu là gì năm 2024

Bạn có biết packing list là gì và vai trò của nó trong quá trình vận chuyển hàng hóa? Làm sao để lập packing list sao cho đầy đủ và chính xác?

Nếu bạn chưa rõ về những điều này, hãy cùng HVT Logistic tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.

MỤC LỤC

1. Packing List là gì?

Packing List (còn gọi là phiếu đóng gói) là một tài liệu được sử dụng trong thương mại quốc tế. Đây là là một thành phần trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, được sử dụng để mô tả chi tiết nội dung bên trong lô hàng. Tuy nhiên, Packing List thông thường sẽ không bao gồm thông tin giá trị lô hàng.

Khái niệm Packing List

Một số cách gọi khác của Packing List thường gặp trong xuất nhập khẩu là: phiếu đóng gói, chứng từ hàng hóa, phiếu gửi hàng, danh sách giao hàng, phiếu giao hàng,….

2. Chức năng của Packing List

Packing List có nhiều chức năng quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Cụ thể như sau:

1. Kê khai danh mục hàng hóa trong lô hàng đang được vận chuyển
2. Cung cấp thông tin quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước của hàng hóa
3. Là tài liệu chứng minh cho Vận đơn đường biển
4. Chứa những thông tin cần thiết cho Giấy chứng nhận xuất xứ
5. Cung cấp thông tin cần thiết cho phần Thông tin Điện tử Xuất khẩu trong Hệ thống Xuất khẩu Tự động.
6. Đóng vai trò là tài liệu chứng minh cho Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất, trong trường hợp lô hàng bị coi là độ hại hoặc nguy hiểm.
7. Được dùng để đặt chỗ với các công ty vận tải quốc tế, cũng như để lấy Vận đơn đường biển.
8. Là thông tin hỗ trợ người môi giới Hải quan khi nhập hàng hóa được liệt kê vào cơ sở dữ liệu nhập khẩu của nước họ.
9. Là căn cứ hướng dẫn cho người nhận/người mua khi kiểm tra sản phẩm trong lô hàng mà họ nhận được.
10. Mang tính chất như một tài liệu hỗ trợ cho việc hoàn trả theo thư tín dụng (L/C).

3. Nội dung trong Packing List

Để giúp bạn có thể dễ dàng lập Packing list, dưới đây là những thông tin mà văn bản này phải có:

• Số & ngày lập phiếu đóng gói
• Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của người bán và người mua
• Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng
• Tên tàu và số chuyến tàu
• Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng tịnh và cả trọng lượng gộp, số kiện, thể tích, nhãn hiệu và số được ghi trên bao bì
• Phương thức đóng gói: loại bao bì (thùng carton, pallet,…), kích thước của từng kiện hàng
• Chứng chỉ hun trùng hoặc xử lý nhiệt cho gỗ rắn ISPM 15 (nếu có)
• Chữ ký của người lập phiếu đóng gói.

4. Lưu ý khi làm Packing List

Để việc thông quan và giao dịch hàng hóa Quốc tế được thuận lợi, khi làm Packing List, bạn cần chú ý những điều sau:

• Packing List phải khớp với Hóa đơn thương mại về thông tin người bán, người mua và hàng hóa. Nếu có sự khác biệt giữa hai chứng từ này sẽ ảnh hưởng đến quá trình thanh toán, giao nhận hàng và thông quan.
• Packing List phải được làm rõ ràng và chi tiết để người nhận hàng có thể kiểm tra được số lượng và chất lượng hàng hóa. Nếu có sai sót trong Packing List sẽ dễ dẫn đến khiếu nại hoặc tranh chấp giữa hai bên.
• Packing List phải được làm đúng theo yêu cầu của ngân hàng nếu thanh toán qua tín dụng thư. Ngân hàng sẽ kiểm tra các thông tin trên Packing List để xác nhận việc xuất khẩu đã được thực hiện.
• Packing List phải được làm đúng theo theo quy định pháp luật quốc gia nhập khẩu về các tiêu chuẩn an toàn hoặc vệ sinh cho hàng hóa. Ví dụ: một số quốc gia yêu cầu gỗ rắn phải được hun trùng hoặc xử lý nhiệt để phòng ngừa sâu bọ.

Trên đây là toàn bộ giải đáp của HVT Logistic cho câu hỏi “Packing List là gì?”. Hy vọng sau bài viết trên, bạn đã biết được tác dụng của văn bản này trong Xuất nhập khẩu hàng hóa, đồng thời biết được cách viết Packing list chuẩn nhất.

Packing List là một phần quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu sản phẩm, hàng hóa. Nó đóng vai trò khá lớn, cũng như có ý nghĩa đặc biệt trong thực tiễn.

Vì vậy, các cá nhân, doanh nghiệp nếu muốn hoạt động trong ngành Logistics, thì cần phải nắm vững về định nghĩa cũng như những đặc điểm riêng của từng loại phiếu đóng gói. Nhằm mang tới những thông tin, kiến thức và kinh nghiệm hữu ích, Finlogistics sẽ giúp bạn hiểu thêm về loại hình này, chỉ gói gọn trong bài viết dưới đây, nên bạn đừng vội bỏ qua nhé!!!

Packing List là gì?

(30/09/2023)

---

Packing List là gì?

Định nghĩa

Packing List (hay còn gọi là bảng kê khai/ phiếu chi tiết hàng hóa) là một trong những thành phần không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm. Nó mô tả chi tiết những thông tin, nội dung chính của lô hàng và không bao gồm cả giá trị của lô hàng. Nếu như dịch sát theo nghĩa tiếng anh đơn thuần, thì Packing List sẽ có nghĩa là “chi tiết đóng gói” hay “danh sách đóng gói”. Tại Việt Nam, dân ngành xuất nhập khẩu thường gọi đây là “phiếu đóng gói”.

Đối với ngành dịch vụ hậu cần nói chung, Packing List hỗ trợ cho quá trình xuất nhập hàng hóa được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Trong quá trình xuất nhập hàng hóa, các doanh nghiệp sẽ cần kê khai chính xác những thông tin về những loại hàng hóa cần làm xuất nhập khẩu. Bởi lẽ, chẳng có ai có thể được ghi nhớ được hết những danh sách dài đằng đẵng kia. Do đó, bạn cần phải có phiếu đóng gói hàng hóa để có thể làm danh sách hàng hóa, sản phẩm xuất nhập khẩu, nhằm mục đích bảo đảm đúng theo yêu cầu khách hàng và quy định Pháp luật.

Phiếu Packing List trong hoạt động xuất nhập khẩu là loại giấy tờ, chứng từ khá quan trọng, cần phải được lưu giữ cẩn thận. Vì phiếu đóng gói sẽ có hiệu lực pháp lý khi xảy ra những vụ việc không mong muốn khác nhau. Việc kê khai chi tiết trong tờ danh sách đóng gói hàng hóa xuất nhập khẩu còn thể hiện nghĩa vụ đóng thuế phí của các doanh nghiệp đối với Nhà nước.

Phân loại

Phiếu Packing List thông thường sẽ được chia làm 03 loại chính như sau:

• Phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa (Detailed Packing List), nếu tiêu đề ghi như vậy và nội dung bên trong tương đối chi tiết
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai Packing List), nếu như những nội dung của nó không chỉ rõ ràng thông tin của bên bán
• Phiếu đóng gói kiêm bảng kiểm kê trọng lượng hàng hóa (Packing Weight List)
  Packing List là gì?

║Xem thêm: Các chức năng cơ bản của Hóa đơn thương mại trong Logistics

Công dụng

Sẽ có khá nhiều người thắc mắc về những chức năng của phiếu đóng gói là gì trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nói một cách đơn giản, Packing List sẽ cho chúng ta biết được những nội dung, thông tin cần thiết như: trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, hình thức đóng gói hàng hóa, cách thức phân loại hàng hóa, số lượng hàng hóa, hình thức đóng gói,… Từ đó, các doanh nghiệp sẽ tính toán được những vấn đề cụ thể như sau:

• Sắp xếp kho bãi chứa hàng hóa (ví dụ: xếp dỡ một xe container 20’ DC, xếp chỗ dỡ hàng hóa,…)
• Cách bố trí loại hình phương tiện vận tải (ví dụ: nên dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng container là bao nhiêu mới phù hợp,…)
• Bốc dỡ hàng hóa bằng những thiết bị chuyên dụng ví dụ như: cần cẩu, xe nâng,… hay thuê công nhân ngoài
• Mặt hàng có bị phía Hải Quan kiểm hóa hay không (ví dụ: cần tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu, loại pallet nào,…) trong quá trình tiến hành kiểm tra các bước thủ tục Hải Quan

Ngay sau khi đã đóng xong lô hàng, bên bán sẽ gửi ngay cho bên mua hàng phiếu đóng gói, để phía bên mua có thể kiểm tra lại hàng hóa, xem có thiếu sót hay hư hỏng gì không trước khi nhận hàng.

Có những nội dung chính nào bên trong Packing List?

Nội dung chính

Trên phiếu đóng gói hàng hóa sẽ thể hiện những thông tin, nội dung cơ bản sau đây:

• Tiêu đề (Logo, tên, địa chỉ,…) + Số phiếu đóng gói + Hạn thời gian
• Bên xuất khẩu hàng hóa (Shipper)
• Bên nhập khẩu hàng hóa (Consignee)
• Những thông tin cơ bản của người đại diện nhập khẩu hàng hóa (Notify party)
• Tên tàu vận chuyển và mã số chuyến ở trên Booking (Vessel Name/ Voy)
• Ngày tàu chạy dự kiến (ETD)
• Mã số Booking (chú ý một vài hãng tàu biển sẽ có số Booking và số B/L khác nhau)
• Mã số container + số Seal container
• Cảng xuất hàng hóa (Port of Loading)
• Cảng nhập hàng hóa (Port of Discharging)
• Mô tả chung về hàng hóa (Description of goods): tên hàng, mã ký hiệu, mã HS,…
• Số lượng lô hàng được vận chuyển (Number of package)
• Trọng lượng tịnh (Net weight)
• Trọng lượng bì (Gross weight)
• Những ghi chú thêm (Remark)
• Xác nhận của bên bán hàng (Ký tên, đóng dấu)
  Packing List là gì?

Mục đích sử dụng

Trong quá trình thực hiện công việc xuất nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm thông qua Hải Quan, phiếu đóng gói sẽ được dùng với những mục đích chính như sau:

• Packing List chính là chứng từ, giấy tờ quan trọng bắt buộc dùng để khai báo Hải Quan
• Căn cứ theo những nội dung, thông tin hàng hóa, thì Packing List là chứng từ, giấy tờ giúp hỗ trợ việc thanh toán quốc tế nhanh chóng hơn
• Khai báo với hãng tàu vận chuyển để phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading)
• Bên mua hàng sẽ căn cứ theo những thông tin trên Packing List để tiến hành kiểm kê hàng hóa khi nhận hàng
• Packing List là chứng từ, giấy tờ cần thiết khi yêu cầu đền bù bảo hiểm tổn thất khi xảy ra tình trạng mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa

Nếu như các doanh nghiệp không hoàn thành phiếu Packing List đúng hạn thì có thể gây ra nhiều vấn đề lớn, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp, ví dụ như: không nhận hoặc gửi được hàng hóa, bị cơ quan chức năng phạt hành chính,… Do vậy, các doanh nghiệp nên chú ý hoàn thành kịp thời loại giấy tờ, chứng từ này, kẹp kèm trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu hàng hóa. Hơn nữa, cần phải được gắn chặt phiếu đóng gói bên ngoài của mỗi thùng container vận chuyển.

Đây cũng chính là trách nhiệm tối thiểu của các doanh nghiệp và đại lý vận chuyển, trong việc xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng, xem có chính xác với thực tế hay không.