Quy trình công việc trong Google Trang tính là gì?

Sử dụng tác vụ Tạo hàng trên Google Trang tính hoặc Cập nhật dữ liệu trong tác vụ trên Google Trang tính để gửi dữ liệu từ các thuộc tính HubSpot đến bảng tính của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hành động này để gửi dữ liệu liên hệ từ khách hàng tiềm năng mới tới bảng tính cho nhóm tiếp cận bán hàng của mình

Trước khi có thể thêm dữ liệu vào Google Trang tính bằng quy trình công việc, bạn cần kết nối Google Trang tính với tài khoản HubSpot của mình. Bạn có thể

Trình quản lý quy trình làm việc đơn giản là một Tiện ích bổ sung Google Trang tính đơn giản, miễn phí và mạnh mẽ để quản lý các phản hồi biểu mẫu Google hoặc dữ liệu Google trang tính của bạn thành các quy trình công việc tự động giúp việc phê duyệt và tạo tài liệu động trong quy trình công việc trở nên cực kỳ đơn giản. Trình quản lý quy trình làm việc đơn giản giúp bạn quản lý mọi quy trình làm việc bên trong các sản phẩm của Google bằng cách sử dụng các tính năng sau. - 1. Nhanh chóng tạo và chỉ định quy trình công việc cho nhóm của bạn bằng Google Trang tính hoặc sử dụng email cá nhân. 2. Tạo và nhận phê duyệt trên các tài liệu động dựa trên đầu vào của người dùng trong quy trình công việc 3. Sử dụng các biểu mẫu của Google để thu thập dữ liệu có cấu trúc cho các nhóm của bạn trong quy trình bắt buộc 4. Theo dõi hoạt động từ bảng điều khiển và nhận thông báo khi hoàn thành nhiệm vụ

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách hoạt động của tính năng tự động hóa quy trình làm việc trong Google Workspace và nêu bật một số tiện ích bổ sung mà bạn có thể sử dụng để tăng sức mạnh của bộ ứng dụng văn phòng này cho doanh nghiệp của mình

Quy trình công việc trong Google Workspace là gì?

Chuyển đổi dữ liệu thô thành dạng mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng cần có thời gian. Nếu bạn nhận được thông tin liên hệ gửi từ một biểu mẫu, thì có thể cần phải chuyển đổi biểu mẫu đó thành định dạng mà phần mềm CRM của bạn có thể đọc được (mở trong tab mới). If you receive an order request, that request may need to be split up and different details sent to different people in your organization.

Rất may, Google Workspace có thể tự động hóa những chuyển đổi này bằng quy trình làm việc của tài liệu. Các quy trình công việc này cho phép bạn chỉ định trình tự các bước mà dữ liệu cần phải trải qua và sau đó tiến hành quy trình đó cho bạn. Nói chung, quy trình làm việc của tài liệu có khả năng tùy chỉnh cao, vì vậy bạn có thể dễ dàng kết hợp quy trình tự động hóa với nhu cầu kinh doanh của mình

Bạn có thể tạo quy trình xử lý tài liệu tự động trong hầu hết các ứng dụng Google Workspace, bao gồm Google Tài liệu (mở trong tab mới) , Trang tính, Gmail và .

Cách tự động hóa quy trình xử lý tài liệu. Tập lệnh ứng dụng so với. tiện ích bổ sung

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của quy trình làm việc tự động mà bạn cần tạo, có hai lộ trình khác nhau mà bạn có thể thực hiện

Cách dễ nhất để tạo quy trình làm việc là sử dụng tiện ích bổ sung được tạo cho mục đích này. Có hàng trăm tiện ích bổ sung tự động hóa có sẵn trong cửa hàng trực tuyến của Google. Một số trong số này là miễn phí, nhưng nhiều yêu cầu thanh toán một lần hoặc đăng ký hàng tháng. Nếu bạn chọn sản phẩm trả phí, hãy kiểm tra xem công ty sản xuất sản phẩm đó có cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong trường hợp bạn gặp bất kỳ sự cố nào không

Nếu muốn tạo tự động hoàn toàn tùy chỉnh miễn phí, bạn có thể sử dụng Apps Script. Đây là môi trường dành cho nhà phát triển do Google xây dựng để cho phép mọi người tạo tiện ích bổ sung cho ứng dụng Google Workspace. Trên thực tế, gần như tất cả các tiện ích bổ sung tự động hóa phải trả phí mà bạn tìm thấy trong cửa hàng trực tuyến của Google đều được tạo bằng Apps Script. Mặc dù có rất nhiều tài nguyên giúp bạn bắt đầu viết mã trong Apps Script, nhưng việc thiết lập ngay cả một tự động hóa đơn giản thông qua mã có thể tốn nhiều thời gian

Mã ví dụ từ Google Apps Script. (Tín dụng hình ảnh. Google)

Cách truy cập tiện ích tự động hóa

Nếu muốn duyệt qua các tiện ích bổ sung dành cho Google Trang tính (mở trong tab mới) , Tài liệu, Gmail hoặc Biểu mẫu, bạn có thể . Cách dễ nhất để truy cập cửa hàng trực tuyến là tìm menu Tiện ích bổ sung trong bất kỳ ứng dụng nào trong số này rồi nhấp vào Tải tiện ích bổ sung. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ đã được lọc để chỉ hiển thị cho bạn những tiện ích bổ sung hoạt động với ứng dụng Google Workspace mà bạn hiện đang sử dụng.

Truy cập các tiện ích bổ sung từ bên trong bất kỳ ứng dụng Google Workspace nào bằng menu Tiện ích bổ sung. (Tín dụng hình ảnh. Google)

Bạn có thể cài đặt bất kỳ tiện ích bổ sung nào từ cửa hàng trực tuyến chỉ bằng cách nhấp vào nút Cài đặt. Lưu ý rằng các tiện ích bổ sung trả phí có thể yêu cầu bạn mua đăng ký trước khi bạn có thể bắt đầu sử dụng chúng

Bạn có thể làm gì với quy trình làm việc của tài liệu?

Để cung cấp cho bạn ý tưởng về các loại nhiệm vụ bạn có thể thực hiện với quy trình công việc tài liệu tự động, chúng ta hãy xem một số ví dụ. Chúng tôi sẽ sử dụng các ứng dụng từ cửa hàng trực tuyến của Google, nhưng hãy nhớ rằng bạn có thể tạo miễn phí nhiều quy trình công việc này thông qua Apps Script

Dữ liệu doanh nghiệp được phân phối trên nhiều bảng tính rất phổ biến (mở trong tab mới) . Có thể bạn có dữ liệu bán hàng chi tiết từ các bộ phận khác nhau được lưu trong các trang tính khác nhau. Hoặc, bạn có thể có thông tin khách hàng từ các biểu mẫu đầu vào khác nhau được lưu vào các tài liệu riêng biệt.

Với tính năng tự động hóa quy trình làm việc, bạn có thể dễ dàng kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính vào một bảng chính duy nhất. Chúng tôi thích sử dụng SheetGo (bắt đầu từ $12 mỗi người dùng mỗi tháng) cho việc này vì nó giúp dễ dàng kết nối nhiều tệp Google Trang tính. Tuyệt vời hơn nữa, SheetGo cũng có thể sắp xếp các tệp Excel và CSV và tự động phân phối dữ liệu từ các tài liệu đó vào bảng tính Google Trang tính chính

Tiện ích bổ sung SheetGo dành cho Google Trang tính cho phép bạn tự động kết hợp nhiều bảng tính vào một tài liệu chính duy nhất. (Tín dụng hình ảnh. SheetGo)

Điều đặc biệt thú vị về tiện ích bổ sung tự động hóa này là nó tự động cập nhật. SheetGo sẽ kiểm tra các bảng tính được phân phối để tìm dữ liệu mới bao nhiêu lần tùy thích và theo dõi các thay đổi đối với tài liệu chính bằng chức năng lịch sử chỉnh sửa trong Google Sheets

Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép, báo cáo và các quy trình nội bộ khác là không thể thiếu để hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trôi chảy. Với các tiện ích bổ sung như Form Workflow Plus (opens in new tab) (bắt đầu từ $300 mỗi năm), bạn có thể dễ dàng liên kết Google Biểu mẫu với Trang tính để theo dõi .

Với tiện ích bổ sung này, người quản lý chỉ cần tạo biểu mẫu yêu cầu trong Google Biểu mẫu (mở trong tab mới) . Biểu mẫu đó được chuyển đến những người phê duyệt được chỉ định khi nó được điền và tất cả dữ liệu được nhập vào bảng tính. Trang tính theo dõi nơi yêu cầu đang trong quá trình phê duyệt cùng với các quyết định và nhận xét của từng người phê duyệt.

Form Workflow Plus là tiện ích bổ sung liên kết Google Biểu mẫu với Trang tính để định tuyến yêu cầu phê duyệt tự động. (Tín dụng hình ảnh. Quy trình công việc biểu mẫu Plus)

Form Workflow Plus cũng hỗ trợ định tuyến phê duyệt nhiều bước, vì vậy nó có thể hữu ích cho các quy trình công việc phức tạp hơn như định tuyến đơn hàng

Mặc dù có rất nhiều công cụ tiếp thị qua email, nhưng bạn có thể tạo các chiến dịch email đầy đủ tính năng đáng ngạc nhiên trong Gmail (mở trong tab mới) .

Với ứng dụng này, bạn nhập địa chỉ email của những người bạn muốn gửi email vào bảng tính Trang tính. Sau đó, bạn có thể viết thư của mình trong Gmail và thêm cá nhân hóa bằng mã tích hợp của ứng dụng

Yet Another Mail Merge là một tiện ích bổ sung liên kết Gmail và Trang tính để kích hoạt các chiến dịch tiếp thị qua email trong Google Workspace. (Tín dụng hình ảnh. Còn một cách trộn thư nữa)

Khi bạn đã sẵn sàng gửi, hãy quay lại Trang tính và Yet Another Mail Merge sẽ gửi email của bạn tới mọi người trong danh sách của bạn. Bạn có thể theo dõi số lần mở email, số lần nhấp và số lần trả lời ngay trong bảng tính của mình

Phần hay nhất của công cụ này là bạn có thể tạo số lượng bảng tính không giới hạn cho các chiến dịch khác nhau. Ngoài ra, vì bạn đang sử dụng Trang tính nên bạn có thể dễ dàng lấy thông tin liên hệ để xây dựng chiến dịch tiếp thị của mình từ CRM, Google Biểu mẫu hoặc bảng tính hiện có

Bảng tính có thể có hiệu quả đáng ngạc nhiên trong việc đặt ra các nhiệm vụ và cột mốc quan trọng của dự án. Ngoài ra, bằng cách sử dụng tiện ích bổ sung như ProjectSheet, bạn có thể tự động theo dõi tiến trình trong bảng tính của mình

Tiện ích bổ sung miễn phí tiện dụng này sẽ tự động tính toán số lượng nhiệm vụ trên mỗi cột mốc và theo dõi xem mỗi nhiệm vụ được chỉ định là hoàn thành, đang tiến hành hay chưa bắt đầu. Dựa vào đó sẽ hiển thị phần trăm hoàn thành cho từng giai đoạn của dự án

ProjectSheet là một tiện ích bổ sung dành cho Trang tính tự động theo dõi tiến độ dự án và giúp bạn xác định các vấn đề. (Tín dụng hình ảnh. Bảng dự án)

Ngoài ra, ProjectSheet có thể giúp bạn xác định khi nào một dự án bị chậm tiến độ. Tiện ích bổ sung sẽ tự động đánh dấu thanh tiến trình cho mỗi cột mốc màu xanh lá cây, vàng hoặc đỏ dựa trên việc các nhiệm vụ phụ đang ở trên, gần hay quá thời hạn đã đặt của chúng

Tạo một ứng dụng điện thoại thông minh cho doanh nghiệp của bạn thường là một quá trình tốn thời gian và tốn kém, đòi hỏi phải thuê các nhà phát triển phần mềm chuyên dụng. Nhưng với tính năng tự động hóa quy trình làm việc, bạn có thể tạo một ứng dụng di động cơ bản ngay trong Google Trang tính

Đối với điều này, chúng tôi sẽ chuyển sang tiện ích bổ sung AppSheet (bắt đầu từ $5 mỗi người dùng mỗi tháng). Với ứng dụng này, bạn chỉ cần thêm dữ liệu vào bảng tính Trang tính. Dữ liệu có thể là bất cứ thứ gì, từ khoảng không quảng cáo của cửa hàng để tạo cửa hàng trực tuyến trên thiết bị di động hoặc thông tin liên hệ của nhân viên để tạo thư mục nội bộ

AppSheet là một tiện ích bổ sung cho phép bạn tạo một ứng dụng dành cho thiết bị di động đơn giản bằng cách sử dụng dữ liệu từ Google Trang tính. (Tín dụng hình ảnh. Trang tính ứng dụng)

Kết nối bảng tính của bạn với AppSheet, sau đó chỉnh sửa các thuộc tính của cột dữ liệu nếu cần. Bạn có thể tập hợp con dữ liệu và thêm các biểu thức tùy chỉnh cho các tác vụ như quản lý hàng tồn kho. Khi bạn đã sẵn sàng, bạn có thể chọn từ nhiều mẫu hiển thị được xác định trước để quyết định cách dữ liệu của bạn sẽ hiển thị trong ứng dụng mới của bạn

Phần tốt nhất của tất cả những điều này là nó tích hợp hoàn hảo với các quy trình làm việc tự động khác của Google Workspace của bạn. Bạn có thể định cấu hình AppSheet để kích hoạt email tự động dựa trên trình kích hoạt trong ứng dụng hoặc để thêm dữ liệu mà người dùng nhập vào bảng tính Sheets khác. Ngoài ra, AppSheet có thể gửi báo cáo tự động mà bạn có thể dễ dàng nhập vào Trang tính

Tóm lược

Tự động hóa quy trình xử lý tài liệu trong Google Google Workspace có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty của bạn cũng như mở khóa các tính năng mới mạnh mẽ. Mặc dù có thể tạo quy trình làm việc tự động của riêng bạn bằng Apps Script, nhưng bạn sẽ tìm thấy nhiều tiện ích bổ sung miễn phí và trả phí hỗ trợ tự động hóa trong cửa hàng trực tuyến của Google. Hãy dùng thử một số tiện ích bổ sung nổi bật này ngay hôm nay để xem cách tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp bất kỳ quy trình kinh doanh nào chạy trơn tru hơn

Google Trang tính có quy trình làm việc không?

Google Documents có công cụ quy trình làm việc không?

Bạn có thể tạo quy trình công việc trong Google không?

Tôi có thể tạo bảng Kanban trong Google Trang tính không?