Scan giấy tờ như thế nào

Scan giấy tờ là một hoạt động cần thiết khi chúng ta cần thực hiện một thủ tục nào đó hoặc là muốn lưu giữ, gửi tài liệu đến cho người khác. Tuy nhiên, sử dụng một chiếc máy scan chuyên dụng thường chỉ được dùng trong văn phòng công ty là chủ yếu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách scan giấy tờ bằng điện thoại một cách đơn giản và nhanh gọn hơn.

Những loại giấy tờ thường được yêu cầu scan

Những loại giấy tờ được yêu cầu scan, thông thường đó là những loại giấy tờ cá nhân như thẻ chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước công dân, hộ chiếu, bằng cấp, giấy đăng ký....

Giấy tờ cá nhân thường được yêu cầu Scan khi cần thiết

Bởi cần quản lý được thông tin một cách hiệu quả thì những người làm việc với giấy tờ sẽ không nhận và lưu trữ nhiều bản photo bằng giấy. Cách để có thể đưa trực tiếp từ bản in vào bộ nhớ của máy tính đó là thông qua việc scan.

Phân biệt giữa giấy tờ được scan và giấy tờ được photo

Giấy tờ được scan và giấy tờ được photo đều cùng xuất phát từ một bản gốc để cho ra bản sao. 

Tuy nhiên, giấy tờ được photo luôn cho ra bản đen trắng, mực in đôi khi còn không đều, sẽ làm giảm độ quan sát và không có tính xác thực cao. Trong trường hợp này, thông thường muốn có được độ tinh cậy cao thì bạn phải đi công chứng ở những cơ quan, trụ sở hành chính của nhà nước và sẽ mất khá nhiều thời gian và tiền bạc.

Việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn khi tài liệu được Scan

Còn đối với biện pháp scan thì luôn cho ra hình ảnh trực quan và chính xác ngay lập tức từ bản gốc. Và chúng được chuyển đi một cách nhanh chóng.

Tuy nhiên, bạn cần chú ý là scan khác so với chụp ảnh. Đây là điều mà mọi người tưởng như giống nhau nhưng lại rất khác nhau. Scan sẽ hiển thị bằng file văn bản, còn nếu như bạn chụp ảnh tài liệu thì sẽ cho kết quả ra file ảnh. Và file ảnh thì không được chấp nhận.

Nếu bạn có trông tay một chiếc smartphone thì hãy tận dụng để scan giấy một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn. Có 2 cách giúp bạn scan giấy tờ. Một là tải app scan về máy để sử dụng. Bạn có thể xem chi tiết tại video dưới đây:

Hai là sử dụng trực tiếp scan trên điện thoại có sẵn. Như trên điện thoại của vivo, tính năng này được tích hợp lên máy ảnh, bạn có thể scan bằng cách sau: 

Vào Máy Ảnh chọn mục Thêm và chọn chế độ DOC để chụp scan giấy tờ. 

Sau khi chụp xong, bạn vào Thư viện/Album, chọn ảnh vừa scan, chọn mục Thêm, di chuyển tới DOC lần nữa để căn chỉnh tài liệu.

Với cách scan giấy tờ bằng điện thoại ở trên, hy vọng rằng việc scan giấy tờ sẽ không còn là sự phiền phức trong quá trình làm các thủ tục liên quan và chúng sẽ giúp đỡ cho các bạn giải quyết công việc một cách nhanh chóng nhất. Chúc bạn thành công!

Các bạn có thể dễ dàng chuyển một file máy tính sang ảnh bằng công cụ Print. Tuy nhiên có khi nào các bạn thắc mắc ngược lại là làm cách nào để biến được từ một bức ảnh lại trở thành một file dữ liệu trong máy tính không? Đó chính là Scan. Vậy Scan là gì? Và Scan ảnh , tài liệu như thế nào? Hãy cùng ThuThuatPhanMem.vn đi tìm hiểu nhé.

Scan là gì?

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên các loại tài liệu, giấy tờ bản cứng thành hình ảnh, dữ liệu, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Nếu như photocopy là chuyển văn bản hình ảnh bản mềm thành bản cứng thì scan là ngược lại. Nhằm phục vụ mục đích lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.

Máy Scan có cách thức hoạt động gần giống với máy Photocopy, một thiết bị sự dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Tuy nhiên scan lại hoạt động ngược lại so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) trên máy tính. Những File này có thể chuyển thành dạng văn bản Word, Exel để xử lí thêm.

Scan ảnh, tài liệu là gì?

Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển những dữ liệu trên giấy tờ (sách, văn bản, hợp đồng….) hoặc là những tấm ảnh thành những file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và lưu trữ được mãi mãi. Không lo bị hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn tốt hơn.

Đối với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu, thì số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng nhiều, có những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị thất lạc, hỏng thì khi đó Scan tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các nguy cơ rủi ro xấu. Ngoài ra việc scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp giúp ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu. Sinh viên có khả năng đọc sách điện tử tốt hơn

Dưới đây ThuThuatPhanMem.vn xin giới thiệu tới các bạn một tiện ích trên điện thoại giúp các bạn Scan tài liệu để phục vụ công việc. Đó là phần mềm Office Lens

Link tải phần mềm

IOS : https://itunes.apple.com/us/app/microsoft-office-lens-pdf-scan/id975925059?mt=8

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.officelens&hl=vi

Sau khi cài đặt, bạn cấp quyền truy cập máy ảnh/camera cho ứng dụng.

Các bạn chuyển sang tab “Tài liệu” và đưa Camera đến chỗ tài liệu mà mình muốn Scan, sao cho phần mềm khoanh vùng được hết phần mình muốn Scan. Ví dụ như dưới dây

Sau đó các bạn bấm chụp, Phần mềm sẽ làm việc và hiển thị rõ hơn đoạn mà bạn đang muốn Scan.

Nếu như phần mềm đã nhận diện đúng và đủ những phần bạn muốn Scan tài liệu, bạn chọn dấu tích để đến bước tiếp theo.

Cuối cùng phần mềm sẽ hiển thị các định dạng để xuất dữ liệu. Bạn có thể chọn những định dạng cho phù hợp với công việc của mình như Xuất ra file PDF, Xuất ra văn bản Word, OneNote, hoặc có thể lưu trữ dữ liệu tại máy điện thoại hoặc sao lưu lên OneDrive

Vậy là ThuThuatPhanMem.vn đã giới thiệu tới các bạn Scan là gì? và cách Scan tài liệu ảnh một cách nhanh chóng thuận tiện bằng điện thoại. Chúc các bạn sẽ sử dụng thành thạo giúp cho công việc của mình hoàn thành một cách nhanh chóng. Chúc các bạn thành công!