Tạo nhiệm vụ con trong Google Trang tính

Dự án của bạn có thể chứa các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau. Đôi khi, một tác vụ không thể bắt đầu cho đến khi tác vụ phụ thuộc (tiền thân) của nó kết thúc hoặc có thể tác vụ có thể bắt đầu khi tác vụ phụ thuộc của nó cũng bắt đầu. Khi bạn quản lý các tác vụ với các tác vụ phức tạp hơn này (FS, SF, SS, FF), bạn có thể tìm thấy nhiều phần mềm hoặc công cụ SaaS chuyên dụng hơn để giúp bạn lập kế hoạch và trực quan hóa các tác vụ này

Bài đăng này không chỉ ra ưu và nhược điểm của từng nền tảng, cũng như không chọn “người chiến thắng” có thể xử lý trường hợp sử dụng này một cách hoàn hảo. Mỗi nhóm và người quản lý dự án đều có trường hợp sử dụng riêng và “. ” Mục tiêu của tôi là chỉ ra cách bạn có thể xây dựng và mô hình hóa danh sách các yêu cầu này cho các nhiệm vụ của dự án trên mỗi nền tảng

Ngày kết thúc nhiệm vụ ảnh hưởng đến thời lượng nhiệm vụ

Ngày bắt đầu nhiệm vụ có tính đến ngày kết thúc của nhiệm vụ phụ thuộc (Finish-to-Start)

Tự động sắp xếp các ngày nhiệm vụ khi ngày nhiệm vụ “khởi động” thay đổi

Biểu đồ Gantt và hình ảnh trực quan khác của các tác vụ và phụ thuộc

Cách tôi tìm thấy các nền tảng và công cụ SaaS khác nhau được đề cập trong bài đăng này là từ việc Google đơn giản những thứ như phần mềm phụ thuộc nhiệm vụ và phụ thuộc nhiệm vụ của phần mềm quản lý dự án tốt nhất và xem công cụ nào xuất hiện trong Google Adwords và trên danh sách “10” hàng đầu

Chuyển thẳng đến video hướng dẫn bên dưới. Mở video trong YouTube để xem dấu thời gian chuyển thẳng đến nền tảng mà bạn quan tâm

Coda template trong bài hướng dẫn có trong hoặc bạn có thể click vào thẻ bên dưới

Các gạch đầu dòng ở trên không nắm bắt được mọi khía cạnh của nhiệm vụ và sự phụ thuộc. Tôi nghĩ rằng hầu hết các nền tảng mà tôi mô tả bên dưới có thể xử lý phần lớn các trường hợp sử dụng này. Bạn sẽ phải tự mình khám phá từng nền tảng để xem nền tảng đó có thể xử lý không

Trường hợp sử dụng cụ thể của bạn về phụ thuộc nhiệm vụ

Các trường hợp sử dụng bổ sung ngoài các phụ thuộc nhiệm vụ mà nhóm của bạn có thể mở rộng trong tương lai

Như đã nói, hãy bắt đầu với ông nội của tất cả chúng khi bạn vừa khởi chạy một dự án và tiếp cận với công cụ đầu tiên mà bạn có sẵn. Google Trang tính

Phụ thuộc tác vụ của Google Trang tính

Danh sách các nhiệm vụ và phần phụ thuộc trong Google Trang tính này sẽ giống với danh sách các nhiệm vụ mà tôi cố gắng sao chép trong mọi nền tảng khác. Sao chép phần tôi hiển thị trong ví dụ này nếu bạn muốn sử dụng phần này cho nhóm của riêng mình

⁠

⁠

⁠

Xuất thân từ nền tảng Excel/Google Trang tính, tôi thấy mẫu quản lý tác vụ này khá dễ cài đặt. Với một số cách sử dụng thông minh xác thực dữ liệu, công thức và định dạng có điều kiện, bạn có thể tiếp cận gần với cách các nền tảng quản lý dự án chuyên dụng khác xử lý các phụ thuộc và trực quan hóa tác vụ

Cột Phụ thuộc chứa các ô giống nhau (danh sách thả xuống). Danh sách các nhiệm vụ bạn có thể chọn chỉ đơn giản là toàn bộ cột A (danh sách các nhiệm vụ của bạn). Đây là giao diện của cài đặt đối với quy tắc xác thực dữ liệu cho từng ô trong cột B

⁠

⁠

⁠

Các cột C, D và E chỉ là các thuộc tính khác liên quan đến Tên tác vụ. Ngày kết thúc nhiệm vụ chỉ lấy Ngày bắt đầu nhiệm vụ và thêm các giá trị trong cột Thời lượng (Ngày). Nó có vẻ không phải là một công thức khó, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ khó để có được định dạng ngày phù hợp sau khi bạn đã thêm một số (thời lượng của nhiệm vụ) vào một ngày (ngày bắt đầu nhiệm vụ). Bạn sẽ thấy điều này xuất hiện trong các nền tảng khác không xử lý tốt các loại định dạng ngày và số

Ngày bắt đầu và ngày kết thúc phụ thuộc

Dep Start Date và Dep End Date là các công thức VLOOKUP tìm kiếm trong cùng một bảng và trả về các cột 6 và 7 tương ứng

⁠

⁠

⁠

Lưu ý cách giá trị tra cứu là cột B (phụ thuộc của mỗi nhiệm vụ)

Ngày bắt đầu nhiệm vụ từ Kết thúc đến Bắt đầu

Để bắt đầu Ngày bắt đầu nhiệm vụ của mỗi nhiệm vụ khi nhiệm vụ phụ thuộc của nó kết thúc, chúng ta chỉ cần đặt cột Ngày bắt đầu nhiệm vụ bằng với cột Ngày kết thúc. Điều này có thể dẫn đến tình huống đệ quy nếu bạn vô tình chọn một Phụ thuộc giống với Tên tác vụ

⁠

⁠

⁠

Ngày xếp tầng dựa trên ngày bắt đầu nhiệm vụ "khởi động"

Nhiệm vụ “Bắn người hướng dẫn” không có bất kỳ phụ thuộc nào, và do đó, nhiệm vụ “khởi động” của chúng ta. Ngày bắt đầu nhiệm vụ cho nhiệm vụ này không bằng cột Ngày kết thúc và được mã hóa cứng. Do đó, khi bạn chỉnh sửa ngày của ô đó, mọi ngày khác sẽ tính lại hoặc "xếp tầng" xuống để phản ánh ngày bắt đầu và ngày kết thúc mới của mỗi nhiệm vụ

⁠

⁠

⁠

Như tôi đã nói trước đây, đây đã là rất nhiều chức năng phụ thuộc nhiệm vụ tuyệt vời chỉ với một vài công thức

Gantt hoặc trực quan hóa dòng thời gian của các nhiệm vụ

Mặc dù chế độ xem bảng là tuyệt vời nếu bạn muốn nhận ngày cụ thể cho một nhiệm vụ, nhưng việc trực quan hóa các nhiệm vụ này trên biểu đồ gantt hoặc một số hình ảnh trực quan khác sẽ hữu ích. Để tạo một hình ảnh trực quan đơn giản trong Google Trang tính, tôi đặt một số ở trên cùng đại diện cho mỗi ngày trong tháng. Sau đó, bạn viết một công thức trong mỗi ô bên dưới những con số này để xem liệu ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ đã cho đó có nằm trong phạm vi số đó không. Nếu có, thì bạn chỉ cần đánh dấu “x” vào ô đó. Đây là những gì trông giống như

⁠

⁠

⁠

Sau đó, bạn sao chép công thức này cho tất cả các ô (từ cột K trở lên). Sau đó, bạn có thể áp dụng một số định dạng có điều kiện cơ bản để bạn có thể thấy rõ hơn từng chữ “x”. Điều này dẫn đến một gantt hacky hoặc trực quan hóa dòng thời gian của tất cả các nhiệm vụ của bạn. Khi bạn thay đổi ngày bắt đầu nhiệm vụ kickoff cho nhiệm vụ “Instructor Shoot”, bạn cũng sẽ thấy biểu đồ gantt hacky thay đổi.

⁠

⁠

⁠

Phụ thuộc nhiệm vụ ClickUp

Chế độ xem Danh sách trong ClickUp trông tương tự như Google Trang tính (như trong các nền tảng khác). Bạn có thể sắp xếp theo từng cột và có cột Trạng thái rất rõ ràng để bạn đánh dấu nhiệm vụ là Mở hay Đã đóng. Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn ẩn tất cả các tác vụ đã đóng

⁠

⁠

⁠

Để xác định mức độ phụ thuộc của từng tác vụ, bạn bấm vào dấu 3 chấm ở “cột” cuối cùng của danh sách và bấm vào “Phụ thuộc. ” Từ đó, bạn bấm vào “Thêm chờ tác vụ” để xác định tác vụ hiện tại này là “chờ đợi. ”

⁠

⁠

⁠

Cửa sổ bật lên hiển thị các khía cạnh khác nhau của sự phụ thuộc hiển thị một số thông tin hữu ích liên quan đến nhiệm vụ đó. Chẳng hạn, nhiệm vụ “Bắn người hướng dẫn” đang chặn ba nhiệm vụ khác (nhiệm vụ này là nhiệm vụ trước hoặc phụ thuộc cho ba nhiệm vụ khác)

⁠

⁠

⁠

Cửa sổ bật lên này hữu ích vì nó được mã hóa bằng màu sắc và cho bạn cơ hội kiểm tra danh sách tác vụ của mình để xem tác vụ nào có thể đang chặn nhiều tác vụ nhất. Tất nhiên, bạn phải xem qua từng tác vụ theo cách thủ công để xem tác vụ nào mà tác vụ hiện tại chặn. Người ta có thể lập luận rằng dạng xem Gantt cho phép bạn thấy điều này dễ dàng hơn (xem thêm bên dưới)

Tôi thấy video YouTube này khá hữu ích trong việc giải thích tầm quan trọng của các nhiệm vụ phụ thuộc tổng thể hơn là giải thích cách sử dụng chính ClickUp

Một lưu ý cuối cùng về sự phụ thuộc của tác vụ trong ClickUp là một cảnh báo sẽ bật lên nếu bạn cố gắng đóng một tác vụ vẫn đang "chờ đợi" trên các tác vụ khác. Bạn không muốn đóng thứ gì đó trước khi hoàn thành phần phụ thuộc của nó, vì vậy, có một nơi bạn có thể bật tính năng này. Đó là một cảnh báo hay khi bạn vô tình đóng một tác vụ mà lẽ ra bạn không nên làm.

⁠

⁠

⁠

Tính toán ngày kết thúc và thời lượng của nhiệm vụ

Theo như tôi có thể nói, bạn cần chọn ngày bắt đầu của từng nhiệm vụ theo cách thủ công. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không nhận được tính năng xếp tầng mà chúng tôi đã thấy với Google Trang tính. Tôi đã thử tạo cột Công thức để tính ngày kết thúc của nhiệm vụ dựa trên ngày bắt đầu của nhiệm vụ và thời lượng của nhiệm vụ đó (tính bằng ngày) và trình chỉnh sửa công thức khá cơ bản

⁠

⁠

⁠

Bạn có thể chuyển sang “Trình chỉnh sửa nâng cao” và bắt đầu chọn các cột khác để tạo công thức tùy chỉnh hơn. Linh cảm của tôi về lý do tại sao công thức này không hoạt động là do cột Thời lượng là định dạng cột số và bạn đang cố gắng thêm cột này vào định dạng cột Ngày

⁠

⁠

⁠

Đây là ví dụ đầu tiên mà chúng tôi thấy các định dạng cột cản trở cách viết công thức mà Google Trang tính xử lý khá liền mạch

Tôi nhận thấy rằng hầu hết các nền tảng quản lý dự án đều có hình ảnh trực quan khá mạnh mẽ về nhiệm vụ và các thành phần phụ thuộc của bạn. Họ chỉ làm việc ngay ra khỏi hộp. Trong ClickUp, các mũi tên hiển thị tác vụ nào phụ thuộc vào các tác vụ khác bằng các mũi tên này (bạn có thể kéo và thả)

⁠

⁠

⁠

Đối với các dự án phức tạp hơn, bạn cũng có thể chuyển đổi “Critical Path” và “Show Slack Time” để xem điều này được trình bày trên biểu đồ gantt

⁠

⁠

⁠

Thứ hai. phụ thuộc nhiệm vụ com

Bản dùng thử miễn phí vào thứ Hai của tôi đã hết hạn trước khi tôi có thể chụp ảnh màn hình 😃, vì vậy hãy xem video bắt đầu từ khoảng 13 giờ. 15 để xem hướng dẫn

⁠ giúp bạn đi khá xa với việc thiết lập các phần phụ thuộc của tác vụ

Tôi đã có thể tiến gần đến việc sao chép chức năng của Google Trang tính, nhưng gặp phải các vấn đề tương tự như ClickUp về khả năng tính toán ngày kết thúc nhiệm vụ và ngày kết thúc phụ thuộc nhiệm vụ. Tôi đoán là nó cũng có liên quan đến các định dạng ngày trộn lẫn với nhiều định dạng cột khác trong chế độ xem Bảng vào Thứ Hai. Lý do là tôi phải bắt đầu sử dụng một loại cột với loại cột để "lập dự án" ngày bắt đầu và ngày kết thúc của sự phụ thuộc. Bây giờ, bạn đang trộn các loại cột ngày, số, Liên kết đến Mục và Phản chiếu không hoạt động tốt cho công thức mà tôi đang cố gắng xây dựng

Theo những gì tôi có thể nói, bạn vẫn cần đặt ngày bắt đầu của từng nhiệm vụ theo cách thủ công để có chế độ xem lịch và biểu đồ gantt hữu ích cho nhóm của bạn xem xét. Kiểm tra lỗi đẹp mắt (tương tự như thông báo cảnh báo khi bạn đóng phần phụ thuộc trong ClickUp) là quy tắc Tự động hóa ngăn bạn đặt ngày bắt đầu nhiệm vụ trước khi phần phụ thuộc của nhiệm vụ đó hoàn thành. Loại kiểm tra lỗi này không cần phải tồn tại trong Google Trang tính vì tất cả ngày bắt đầu của nhiệm vụ đều mang tính công thức và phụ thuộc vào nhiệm vụ tiền nhiệm của từng nhiệm vụ

Chế độ xem bảng trong Wrike trông tương tự như ClickUp và Thứ Hai, nhưng bắt đầu có cảm giác giống bảng tính hơn một chút. Tôi đã không bao gồm tất cả các cột từ Google Trang tính vì mục đích đơn giản. Tôi đã dễ dàng sao chép và dán từ Google Trang tính vào chế độ xem bảng trong Wrike để tạo một bảng có giao diện tương tự như Google Trang tính. Bạn sẽ nhận thấy các “tab” khác nhau ở trên cùng để nhanh chóng chuyển sang chế độ xem khác trong danh sách nhiệm vụ của mình

⁠

⁠

⁠

Không giống như Google Trang tính, ClickUp và Thứ hai, Wrike sử dụng phương pháp quản lý dự án truyền thống hơn để xác định phần phụ thuộc hoặc phần trước của nhiệm vụ. Bạn sẽ nhận thấy trong cột Người tiền nhiệm có các số và văn bản như “2FS’ và “4F. ” Số đại diện cho hàng phụ thuộc và “FS” là “Finish-to-Start”

Bạn thực sự không thể chỉnh sửa cột Người tiền nhiệm trong chế độ xem bảng, chỉ trong chế độ xem Biểu đồ Gantt tại đây

⁠

⁠

⁠

Tương tự như ClickUp, bạn có thể kéo và thả các thanh trong chế độ xem biểu đồ Gantt để thay đổi ngày của một nhiệm vụ nhất định và vẽ mũi tên cho các nhiệm vụ khác để tạo các phụ thuộc mới

⁠

⁠

⁠

Xếp tầng ngày dựa trên nhiệm vụ “khởi động”

Mặc dù bạn có thể xác định chính xác mức độ phụ thuộc bằng số hàng cho từng tác vụ và đó là loại phụ thuộc “FS” hay “SF”, nhưng tôi không tin ngày bắt đầu và thời lượng xếp tầng “xuống” tương tự như chức năng tôi đã tạo trong Google Trang tính. Dựa trên điều này, có vẻ như cách duy nhất để thực hiện việc này là giữ phím SHIFT để di chuyển toàn bộ “chuỗi phụ thuộc” tiến hoặc lùi theo thời gian. Tôi nghĩ rằng có một trình soạn thảo WYSIWYG trên chế độ xem biểu đồ Gantt để đạt được chức năng tương tự này sẽ là một điều tuyệt vời nếu có

Tôi đã có thể tạo cột Ngày đến hạn tính toán này, chỉ cần lấy Ngày bắt đầu của nhiệm vụ và thêm Thời lượng vào đó. Cột Ngày Đến Hạn Tính toán là một trường tùy chỉnh thuộc loại Công thức

⁠

⁠

⁠

Phụ thuộc nhiệm vụ Smartsheet

Smartsheet là một trong những nền tảng quản lý dự án chuyên dụng nổi tiếng hơn hiện có. Phần mềm của họ trông giống một bảng tính hơn so với các nền tảng trước đó ("trang tính" trong tên của họ có thể là một dấu hiệu). Chế độ xem lưới trông giống như một bảng tính với một số cột "dính" ở bên trái dành cho tệp đính kèm, nhận xét và các thuộc tính khác cho một tác vụ nhất định

⁠

⁠

⁠

Để kết hợp các phụ thuộc cho từng tác vụ, bạn phải đi tới Cài đặt dự án và bật rõ ràng Phụ thuộc. Thông qua các cài đặt này, rõ ràng là Smartsheet đã lặp đi lặp lại trong nhiều năm để cung cấp cho người dùng một bộ tùy chọn xác định khi thiết lập các thành phần phụ thuộc

Điều này có sự đánh đổi của nó. Một mặt, bạn có phần mềm rất mạnh này thực hiện rất tốt nhiệm vụ phụ thuộc và bạn biết rằng họ đã nghĩ đến tất cả các trường hợp khó khăn liên quan đến phụ thuộc và ngày đến hạn. Mặt khác, bạn mất đi một số tính linh hoạt (mà bạn có được với Google Trang tính) trong việc xác định “quy tắc” và “cài đặt dự án” phụ thuộc của riêng bạn. ” Quyết định sử dụng một phần mềm đáng tin cậy như Smartsheet so với việc tự mình xây dựng thứ gì đó vượt ra ngoài sự phụ thuộc vào nhiệm vụ và quản lý dự án

Ok nói hết 😃. Hãy quay lại Smartsheet. Khi bạn đã bật các phụ thuộc, bạn cần chọn cột cho Người tiền nhiệm cũng như cột cho Thời lượng. Tôi đã có một cột cho Thời lượng (đến từ Google Trang tính) và tôi đã tạo một cột có tên là Phụ thuộc. Điều này cũng hướng dẫn bạn cách làm việc với các phần phụ thuộc trong Smartsheet một cách chi tiết

⁠

⁠

⁠

Tương tự như Wrike, bạn đặt số hàng trong cột Phụ thuộc cho nhiệm vụ là phụ thuộc cho yêu cầu hiện tại đó. Để biết cụ thể hơn với từng phụ thuộc, bạn có thể nhấp vào biểu tượng bút chì để mở thêm cài đặt cho phụ thuộc đó. Đây là nơi bạn có thể xác định loại phụ thuộc cụ thể hơn (e. g. SF, FF, SS)

⁠

⁠

⁠

Ngày xếp tầng dựa trên ngày “khởi động”

Không giống như Google Trang tính (hoặc bất kỳ nền tảng quản lý dự án chuyên dụng nào khác cho đến nay), tôi không phải tạo các cột riêng biệt cho ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của một phụ thuộc. Smartsheet tự động tính toán lại Ngày bắt đầu nhiệm vụ và Ngày kết thúc nhiệm vụ dựa trên ngày bạn chọn cho nhiệm vụ “khởi động” của mình (trong trường hợp này là “Bắn hướng dẫn”). Đây là một tính năng tích hợp tuyệt vời giúp bạn không cần phải thực hiện VLOOKUP trong Google Trang tính hoặc đấu tranh với việc tạo công thức tùy chỉnh trong ClickUp, Thứ Hai hoặc Wrike

⁠

⁠

⁠

Bạn cũng nhận được thông báo lỗi nếu bạn cố gắng thay đổi Ngày bắt đầu nhiệm vụ cho bất kỳ nhiệm vụ nào có sự phụ thuộc. Chúng tôi thấy kiểm tra lỗi tương tự trong ClickUp và Wrike

⁠

⁠

⁠

Trực quan hóa biểu đồ Gantt

Chế độ xem biểu đồ gantt khá giống với các nền tảng quản lý dự án khác. Bạn không thể điều chỉnh ngày bắt đầu nhiệm vụ (phía bên trái của thanh trong biểu đồ gantt) vì bạn sẽ gặp phải lỗi tương tự như trước đâyーlộn xộn với ngày bắt đầu của nhiệm vụ có nghĩa là nó sẽ phá vỡ “chuỗi” phụ thuộc/tiền nhiệm. Chế độ xem không khác mấy so với biểu đồ bị tấn công mà tôi có thể tạo trong Google Trang tính

⁠

⁠

⁠

Bảng trong Notion hoạt động tương tự như chế độ xem danh sách/bảng trong ClickUp, Thứ Hai, Wrike và Smartsheet ở chỗ các cột có các loại cụ thể. Điều này sẽ dẫn đến các vấn đề ở cuối dòng vì tôi cố gắng kết hợp các loại cột trong các công thức tôi viết. Ngoài giới hạn này, bảng trông giống như một bảng tính và tôi có thể dễ dàng sao chép và dán vào bảng từ Google Trang tính

⁠

⁠

⁠

Cột phụ thuộc là một loại cột trong Notion. Loại cột này cho phép bạn "tra cứu" các bảng khác trong không gian làm việc của mình, nhưng bạn cũng có thể tra cứu cùng một bảng. Điều này khá giống với xác thực dữ liệu trong Google Trang tính. Bây giờ tôi có thể chọn bất kỳ tác vụ nào từ cột đầu tiên làm Phụ thuộc trong cột thứ hai

⁠

⁠

⁠

Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ và phụ thuộc

Notion cũng có ngôn ngữ công thức và tôi có thể tạo Ngày kết thúc nhiệm vụ tương tự như những gì chúng tôi có trong Google Trang tính. Nó chỉ đơn giản là Ngày bắt đầu nhiệm vụ cộng với Thời lượng. Bạn có thể sử dụng hàm dateAdd trong Notion để thực hiện công việc này

⁠

⁠

⁠

Trong Google Trang tính, Ngày bắt đầu tác vụ cần được tạo từ cột Ngày kết thúc để có được hiệu ứng ngày “xếp tầng” khi bạn chọn ngày cho tác vụ “khởi động”. Tôi đã bắt đầu xây dựng các cột Ngày bắt đầu phân bổ và Ngày kết thúc phân bổ bằng cách sử dụng một loại cột. Điều này cho phép bạn "dự kiến" ngày bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ cho một phụ thuộc nhất định

⁠

⁠

⁠

Với Dep Start Date và Dep End Date, chúng ta sắp bắt chước cấu trúc của Google Sheets. Sau đó là vấn đề cố gắng xây dựng công thức cho Ngày bắt đầu nhiệm vụ. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn sẽ nhận thấy rằng có lỗi "Loại không khớp" khiến tôi tin rằng loại cột Tổng số trong cột Ngày kết thúc Dep đang làm sai công thức

⁠

⁠

⁠

Công thức này tìm xem có gì trong cột Phụ thuộc không. Nếu cột đó trống (trường hợp của nhiệm vụ “Bắn người hướng dẫn”), thì nó chỉ hiển thị giá trị trong Ngày bắt đầu nhiệm vụ. Đây là ngày mà chúng tôi muốn sử dụng để “sắp xếp” các ngày xuống bảng. Nếu cột Ngày kết thúc nhiệm vụ là loại định dạng ngày, tôi nghĩ công thức này sẽ hoạt động vì cột đó ảnh hưởng đến cột Ngày kết thúc. Tôi đã thử xem một vài bài báo thảo luận về các hàm ngày, và, nhưng không thể tìm ra giải pháp. Nếu bạn tìm thấy một, cho tôi biết

Sau khi viết thư cho bộ phận hỗ trợ, tôi phát hiện ra rằng công thức Ngày bắt đầu tác vụ mà tôi đang cố gắng viết có khả năng dẫn đến tình huống vòng lặp đệ quy và các công thức Notion hiện không hỗ trợ loại trường hợp sử dụng này. Tương tự như ClickUp, Thứ Hai và Wrike, có vẻ như bạn phải nhập ngày bắt đầu của từng nhiệm vụ theo cách thủ công để xây dựng chế độ xem chính xác cho dự án của mình. Video YouTube dưới đây cũng cho thấy cách xây dựng các phụ thuộc tương tự như khái niệm “chờ đợi” và “chặn” trong ClickUp

Tôi tin rằng có một biểu đồ gantt vẫn nằm trong lộ trình của Notion, vì vậy chế độ xem gốc duy nhất có ý nghĩa đối với dự án này là chế độ xem Lịch. Bạn có thể dễ dàng chuyển sang chế độ xem này bằng cách nhấp vào danh sách thả xuống gần phía trên bên trái của bảng

⁠

⁠

⁠

Tiết lộ. Tôi làm việc tại Coda

Các bảng trong Coda tương tự như chế độ xem “danh sách” trong ClickUp, Thứ Hai, Smartsheet và Wrike trong đó các cột có các loại định dạng cụ thể. Tuy nhiên, nếu bạn vô tình nhập một số vào một cột văn bản, đó không phải là ngày tận thế và Coda sẽ không đưa ra thông báo lỗi cho bạn. Các công thức trong bảng Coda cũng được áp dụng cho toàn bộ cột (không chỉ một hàng cụ thể như trong Google Trang tính). Bạn có thể xem mẫu thực tế trong hoặc theo dõi các ảnh chụp màn hình bên dưới

⁠

⁠

⁠

Tương tự như loại cột Relation của Notion, Coda có một tính năng cho phép bạn “tra cứu” một bảng khác trong tài liệu của bạn hoặc bảng hiện tại chứa cột. Trong trường hợp này, cột Phụ thuộc là cột tra cứu bảng “Tất cả nhiệm vụ”

⁠

⁠

⁠

Bây giờ tôi có thể chọn bất kỳ tác vụ nào trong cột Tên tác vụ làm tác vụ phụ thuộc trong cột Phụ thuộc. Cũng tương tự như Notion, di chuột qua từng giá trị trong danh sách thả xuống thực sự cho phép bạn xem tất cả dữ liệu liên quan đến nhiệm vụ cụ thể đó

⁠

⁠

⁠

Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ/phụ thuộc

Trong một số nền tảng quản lý dự án được mô tả ở trên, việc viết công thức dẫn đến lỗi do không nhất quán với các loại cột. Đáng chú ý, việc có thể thêm một số (từ cột Thời lượng (Ngày) của chúng tôi) vào ngày bắt đầu của nhiệm vụ là một vấn đề vì bạn đang trộn các định dạng ngày và số. Smartsheet xử lý điều này tốt vì nó có các quy tắc nghiêm ngặt về các phụ thuộc và thời lượng tác vụ. Notion cũng có thể xử lý tình huống này với chức năng dateAdd của họ

Trong Coda, cột Thời lượng trong bảng của chúng tôi thực sự là một loại cột thời lượng tùy chỉnh. Điều này có nghĩa là nếu bạn nhập số “3” vào cột này, cột sẽ tự động chuyển đổi số đó thành “3 ngày. ” Do đó, việc thêm Ngày bắt đầu tác vụ với Thời lượng sẽ tạo ra một ngày khác như được hiển thị trong công thức bên dưới

⁠

⁠

⁠

Nếu bạn nhớ lại trong Google Trang tính, chúng tôi có thể thêm ngày bắt đầu của nhiệm vụ bằng một số và Google Trang tính tự động chuyển đổi số thành "số ngày" mà nhiệm vụ phải thực hiện. Không có vấn đề gì với việc trộn và kết hợp các định dạng cột. Vì công thức Coda áp dụng cho toàn bộ cột nên bạn có thể sử dụng tên của cột trong công thức thay vì tham chiếu ô cụ thể (e. g. “D5”)

Để có được ngày bắt đầu và ngày kết thúc của phần phụ thuộc như chúng ta có trong Google Trang tính, chúng ta chỉ cần tham chiếu cột Phụ thuộc và “ra dự án” đó là ngày bắt đầu và ngày kết thúc như vậy

⁠

⁠

⁠

Cột Phụ thuộc chứa toàn bộ "hàng" của một tác vụ nhất định trong cột đầu tiên của bảng của chúng tôi, vì vậy mỗi cột trong bảng này được liên kết với bất kỳ tác vụ nào bạn chọn trong cột Phụ thuộc. Điều này tương tự với Google Trang tính nơi chúng tôi thực hiện VLOOKUP trên cùng một bảng để tìm ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ phụ thuộc. Người ta có thể lập luận rằng công thức Coda dễ đọc hơn một chút vì bạn không cần nhập một loạt giá trị hoặc tham chiếu vào công thức

Ngày xếp tầng với ngày "khởi động"

Tài khoản Coda cho các tình huống đệ quy tiềm ẩn, vì vậy bạn có thể tạo danh sách ngày "xếp tầng" này tương tự như chức năng chúng tôi có trong Google Trang tính. Trong trường hợp này, tôi cung cấp cho người dùng khả năng nhập ngày bắt đầu của riêng họ cho nhiệm vụ “khởi động” (“Bắn huấn luyện viên”) dưới dạng công cụ chọn ngày ngay phía trên bảng

⁠

⁠

⁠

Công cụ chọn ngày này là công cụ mà bạn có thể gán tên cho (tương tự như phạm vi đã đặt tên đã xác định trong Google Trang tính). Tôi đặt tên cho công cụ chọn ngày này là firstTaskDate mà chúng tôi sẽ sử dụng trong một công thức trong bảng của mình

Khi tôi chọn ngày mới trong bộ chọn ngày firstTaskDate, bạn sẽ thấy tất cả các ngày phụ thuộc và nhiệm vụ tự động điều chỉnh lại dựa trên ngày bắt đầu của nhiệm vụ “Instructor Shoot”. Điều này tương tự với việc điều chỉnh ngày bắt đầu được mã hóa cứng đầu tiên trong Google Trang tính, di chuyển “chuỗi phụ thuộc” trong Wrike và thay đổi biểu đồ gantt trong Smartsheet

⁠

⁠

⁠

Tất cả điều này hoạt động vì công thức trong cột Ngày bắt đầu nhiệm vụ. Đây là công thức mà tôi không thể sao chép trong phần mềm quản lý dự án chuyên dụng khác do các loại định dạng cột không khớp và khả năng xảy ra công thức đệ quy. Công thức là một câu lệnh IF để kiểm tra xem cột Phụ thuộc có trống không. Nếu đúng như vậy, thì nó sẽ sử dụng giá trị bộ chọn ngày firstTaskDate ngay phía trên bảng làm ngày cho “nhiệm vụ bắt đầu. ” Ngược lại, nó chỉ lấy giá trị trong cột Deep End Date. Chúng tôi đang lập mô hình một kịch bản Kết thúc để bắt đầu đơn giản nhưng chúng tôi có thể dễ dàng viết một công thức tùy chỉnh hơn để tính đến các loại phụ thuộc SF, SS và FF

⁠

⁠

Công thức trong Google Trang tính dễ dàng hơn vì chúng ta có thể chỉ cần tham chiếu cột Ngày kết thúc sâu mà không cần phải viết câu lệnh IF. Nhưng điều này phải trả giá bằng việc cung cấp cho người dùng thông tin đầu vào rõ ràng để chọn ngày cho nhiệm vụ “khởi động”. Trong Coda, đó là một công cụ chọn ngày nằm ngay phía trên bảng với một số văn bản trợ giúp trước nó. Trong Google Trang tính, bạn sẽ phải định dạng ô được mã hóa cứng và có thể ghi chú để người dùng biết rằng đây là ô cụ thể mà người dùng cần chỉnh sửa

⁠

⁠

⁠

Trực quan hóa Gantt và lịch

Tương tự như các nền tảng khác, bạn có thể trực quan hóa danh sách các nhiệm vụ và phụ thuộc theo những cách khác nhau phù hợp với cách nhóm của bạn hoạt động. Chế độ xem biểu đồ gantt không mạnh mẽ và giàu tính năng như ClickUp, Thứ Hai, Wrike và Smartsheet. Bạn không thể vẽ mũi tên từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác cũng như không thể điều chỉnh độ dài nhiệm vụ bằng cách kéo và thả ranh giới bên phải và bên trái của một thanh trên biểu đồ. Lý do cho điều này là vì ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi nhiệm vụ được cố định thông qua các công thức, do đó, sự đánh đổi ở đây là khả năng “xếp tầng” ngày tháng (như bạn có trong Coda và Google Trang tính) so với tính linh hoạt của việc chỉnh sửa từng nhiệm vụ.

⁠

⁠

⁠

Đó là một biểu đồ gantt khá đơn giản, nhưng tương tự như các nền tảng khác, bạn có thể di chuột qua từng thanh và xem tất cả dữ liệu liên quan đến nhiệm vụ cụ thể đó. Khi bạn điều chỉnh ngày của nhiệm vụ “khởi động”, bạn sẽ thấy biểu đồ gantt tự động điều chỉnh vì tất cả các chế độ xem này được liên kết với nhau

Chế độ xem lịch khá giống với tất cả các công cụ khác và tương tự như biểu đồ gantt, được kết nối với bảng nhiệm vụ và phụ thuộc chính của bạn

⁠

⁠

⁠

Có nhiều công cụ, nền tảng và phần mềm quản lý dự án SaaS khác mà tôi không trình bày trong hướng dẫn này. Đáng chú ý, Microsoft Project là thứ xuất hiện trong quá trình nghiên cứu của tôi mà tôi biết nhiều chuyên gia quản lý dự án đã sử dụng trong nhiều năm để quản lý các tác vụ và phần phụ thuộc

Như tôi đã nói ở đầu bài đăng này, không có “người chiến thắng” nào mà bạn có thể bỏ qua hướng dẫn này. Không giống như các bài đăng trên blog “phần mềm quản lý dự án hàng đầu” khác nơi bạn có thể xem sơ qua về ưu và nhược điểm của từng phần mềm, bài đăng này khám phá các đặc điểm riêng của các phụ thuộc nhiệm vụ thậm chí có thể không liên quan đến dự án của bạn. Nếu bạn đang trong quá trình nghiên cứu phần mềm và bạn cần phần mềm để hoàn thành một nhiệm vụ rất cụ thể cho nhóm của mình, thì thật không may, bạn sẽ phải tìm hiểu sâu về phần mềm để xem liệu nó có làm được những gì bạn muốn hay không. Toàn bộ nhóm tại các công ty lớn được dành riêng để kiểm tra các bộ tính năng này bởi vì một khi bạn đã chọn phần mềm, chi phí chuyển đổi có thể rất cao

Nếu bạn đã đọc đến đây, hy vọng tôi đã giúp bạn hiểu được một sắc thái về từng nền tảng liên quan đến sự phụ thuộc của nhiệm vụ. Bạn sẽ phải thực hiện thử nghiệm bổ sung trên từng nền tảng để tìm hiểu xem nền tảng đó có thể hoàn thành một số nhiệm vụ cụ thể khác liên quan đến cách nhóm của bạn hoạt động và các yêu cầu của dự án hay không

Nếu bất kỳ phần nào của hướng dẫn ở trên có vẻ không chính xác,

Một vài trong số hơn 25.000 đội 🏃‍♀️ trên Coda

⁠

⁠

⁠

Coda là một tài liệu tất cả trong một dành cho các quy trình độc đáo của nhóm bạn — các nghi thức giúp bạn thành công. Các nhóm sử dụng Coda loại bỏ hàng trăm tài liệu, bảng tính và thậm chí cả các ứng dụng riêng biệt để làm việc nhanh chóng và rõ ràng ở một nơi. Mẫu này là tài liệu Coda. Nhấp vào xung quanh để khám phá