Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực tư pháp. Nếu có nhu cầu xin trích lục hộ tịch, công dân cần chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu và điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai. Để tìm hiểu chi tiết hơn, mời bạn theo dõi tư vấn dưới đây của Luật Hùng Sơn.
1. Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch là gì?
Giấy khai sinh là loại giấy tờ rất quan trọng đối với mỗi cá nhân. Thông thường, giấy khai sinh sẽ được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp sau khi con người chào đời. Tuy nhiên, xuất phát từ lý do nào đó mà giấy khai sinh bị thất lạc. Muốn xin cấp trích lục hộ tịch từ sổ bộ đăng ký khai sinh, công dân cần cung cấp một số loại giấy tờ cần thiết.
Cấp bản sao trích lục hộ tịch
Tiếp đó, hoàn thành các thông tin yêu cầu trong tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch. Đây là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp và theo mẫu nhất định. Cụ thể tại Công văn số 1228/HTQTCT-HT ngày 15/9/2016 của Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thuộc Bộ Tư pháp về việc điều chỉnh một số biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo thông tư số 15/2015/TT-BTP.
2. Yêu cầu nội dung tờ khai trích lục hộ tịch
Thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch của cơ quan Nhà nước đã được quy dịnh chi tiết tại Điều 23, Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp. Theo đó, đơn vị đang lưu giữ hộ tịch hoặc quản lý co sở dữ liệu dưới dạng điện tử về hộ tịch được phép cấp bản sao.
Để những thông tin trong bản sao không sai lệch so với bản chính, công dân cần ghi trung thực những nội dung của tờ khai. Đối với trường hợp thông tin hiện tại đã có sự thay đổi, cải chính hoặc bổ sung thì công dân phải khai báo kịp thời. Căn cứ vào đó, cán bộ tư pháp sẽ giải quyết yêu cầu của công dân theo đúng quy địnn của pháp luật. Các nội dung trong tờ khai trích lục khai sinh bao gồm:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Đặt trang trọng trên cùng và ngăn cách với nội dung phia dưới bởi dấu gạch ngang nét đứt.
- Tên tờ khai.
- Tên cơ quan cấp trích lục hộ tịch.
- Nơi cư trú của người yêu cầu.
- Giấy tờ tùy thân kèm theo.
- Mối quan hệ với người xin cấp trích lục hộ tịch.
- Họ, chữ đệm, tên đầy đủ của người cần cấp trích lục hộ tịch.
- Ngày, tháng, năm sinh.
- Giới tính, dân tộc, quốc tịch.
- Nơi cư trú hiện tại.
- Giấy tờ tùy thân, số định danh cá nhân.
- Nơi đã đăng ký khai sinh [Nếu sổ hộ tịch còn lưu giữu thông tin thì điền ngày, tháng, năm, số, quyển số cáp giấy khai sinh].
- Số lượng bản sao yêu cầu cơ quan cấp.
- Địa danh, ngày, tháng, năm xin trích lục.
- Ký tên và ghi rõ họ, chữ tên đệm.
3. Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
Mẫu tờ khai trích lục hộ tịch chuẩn nhất: Tại đây.
4. Cách soạn thảo tờ khai trích lục hộ tịch
Thực tế, không ít công dân cảm thấy lúng túng khi làn đầu viết tờ khai để xin trích lục hộ tịch. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ A-Z bạn có thể tham khảo. Lưu ý rằng mỗi mục của tờ khai đều có số thứ tự kèm theo. Cu thể như sau:
Hướng dẫn chi tiết viết tờ khai
Mục [1]: Tên cơ quan đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch. Công dân cần ghi rõ đơn vị hành chính các cấp. Đối với trường hợp xin cấp tại cơ quan đai diện thì điền đầy đủ cả tên cơ quan và tên quốc gia đặt trụ sở.
Ví dụ như: Ủy ban nhân dân xã Kim Liên, huyện Nam Đàn, tỉnh Thanh Hóa; Ủy ban nhân dân phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội; Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản.
Mục [2]: Ghi tên địa phương công dân đăng ký thường trú. Trường hợp ghi nơi đăng ký tạm trú nếu công dân không có nơi tạm trú. Nếu không đăng ký thường trú, tạm trú thì ghi theo địa danh đang sinh sống.
Mục [3]: Thông tin về giáy tờ tùy thân của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Công dân có thể ghi theo giấy chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu, bao gồm: Số; ngày, tháng, năm cấp; cơ quan cấp.
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 163420656 cấp ngày 14/01/014 tại Công an tỉnh Nam Định.
Mục [4]: Tên loại trích lục yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp.
Mục [5]: Ghi tên cơ quan, tổ chức mà trước đây đã thực hiện đăng ký hộ tịch.
Mục [6]: Ghi rõ số lượng bản sao trích lục hộ tịch mà công dân yêu cầu cấp.
5. Các câu hỏi về tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
Cấp bản sao trích lục hộ tịch là thủ tục hành chính bắt buộc thuộc lĩnh vực Tư pháp. Bởi vậy, quy trình thực hiện rất chặt chẽ để tránh sự gian lận của công dân với mục đích trục lợi. Do đó, trước khi tiến hành thủ tục này, công dân cần tìm hiểu quy định của pháp luật. Khi nắm được các thông tin liên quan, công dân sẽ thực hiện nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
5.1. Bản sao trích lục hộ tịch có giá trị pháp lý như bản chính không?
Căn cứ theo Điều 3, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao trích lục hộ tịch có giá trị pháp lý như bản chính trong những trường hợp sau:
- Cấp bản sao từ sổ gốc và sử dụng trong các giao dịch [trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật].
- Chứng thực bản sao đúng với bản chính để sử dụng trong mọi giao dịch hành chính.
5.2. Có được ủy quyền cho người khác xin cấp bản sao trích lục hộ tịch không?
Nếu công dân có lý do chính đáng không thể trực tiếp tới cơ quan có thẩm quyền xin trích lục bản sao hộ tịch thì có thể ủy quyền cho một cá nhân khác. Trường hợp người được ủy quyền có mối quan hệ là: Vợ/chồng, ông/bà, cha/mẹ/con, anh/chị em ruột… thì không cần văn bản ủy quyền.
Còn những trường hợp khác thì cần có giấu ủy quyền. Trong đó nêu rõ thông tin cá nhân, nội dung, chữ ký xác nhận của hai bên và có chứng thực. Xem chi tiết quy định tại Điều 02, Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
5.3. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch?
Bản sao trích lục hộ tịch được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện theo nguyện vọng, yêu cầu của cá nhân. Công dân có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan hoặc thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Trình tự như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bao gồm: Tờ khai, giấy ủy quyền [nếu có] và xuất trình giấy tờ tùy thân.
- Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu thông tin để làm rõ tính xác thực.
- Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ và đây đủ theo yêu cầu thì cán bộ tiến hành viết giấy tiếp nhận, ghi rõ ngày giờ hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì viết phiếu hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện.
- Bước 4: Căn cứ thông tin đã được cung cấp, cán bộ cấp bản sao trích lục hộ tịch.
- Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt và đóng dấu.
- Bước 6: Trả hồ sơ cho công dân và thu lệ phí theo quy định.
Trên đây là giải đáp chi tiết của luật sư về tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch. Mọi thắc mắc cần tư vấn hãy liên hệ tới Luật Hùng Sơn theo số Hotline: 0964.509.555. Hoặc truy cập ngay vào Website: //luathungson.vn/ để tìm hiểu nhiều thông tin bổ ích.
Hướng dẫn trình tự, thủ tục xin cấp bản sao trích lục giấy khai sinh
- 1. Trích lục khai sinh là gì?
- 2. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh
- 3. Thủ tục xin cấp bản sao trích lục khai sinh
- 4.Em tự mình đi xin bản sao trích lục giấy khai sinh được không?
- 5. Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục giấy khai sinh
Kính chào công ty Luật Minh Khuê, Em muốn được xin trích lục giấy khai sinh thì em phải làm như thế nào ạ?
Thứ nhất, em không biết phải làm sao khi đi xin trích lục giấy khai sinh
Thứ hai, khi trích lục giấy khai sinh tại Bộ tư pháp thì mình cần những gì?
Thứ ba, em đã không có gia đình từ nhỏ bây giờ em trích lục lại có được làm giấy căn cước công dân không?
Em tự mình đi xin trích lục có được Bộ tư pháp công nhận không hay phải bắt người lớn đi.
Người hỏi: K.L – Châu Đốc [An Giang]
Câu hỏi được biên tập từ chuyên mụctư vấn luật Dân sự của Công ty luật Minh Khuê
>>Luật sư tư vấn pháp luật Dân sự, gọi: 1900.6162
Trả lời:
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật MinhKhuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
Cơ sở pháp lý:
- Luật hộ tịch năm 2014
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP
- Thông tư 04/2020/TT-BTP
1. Trích lục khai sinh là gì?
Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch quy định:
9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Từ quy định trên có thể hiểutrích lục khai sinh là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện sinh của một cá nhân đã đăng ký khai sinh.
Theo quy định của pháp luật hiện hành thời điểm nàybạn xin cấp trích lục khai sinh chỉ xin được bản sao chứ không phải bản chính, song chúng có giá trị pháp lý tương đương nhau nên bản sao hay bản chính đều được.
2. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh
Về cơ quan cấp bản sao trích lục hộ tịch, Điều 63 Luật Hộ tịch quy định cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:
Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Trong đó, cơ quan đăng ký khai sinh được quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch như sau:
1. Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn [sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã], Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương [sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện], Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [sau đây gọi là Cơ quan đại diện].
Theo khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014:
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Như vậy, để xin được bản sao trích lục khai sinh, bạn có quyền xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại:
- Cơ quan đăng ký hộ tịch: Thông thường là Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện [nếu khai sinh có yếu tố nước ngoài].
- Bộ Tư pháp;
- Bộ Ngoại giao;
Hiện nay, cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa được cập nhật hoàn thiện do đó việc cấp trích lục giấy đăng ký khai sinh vẫn được cấp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh nơi cá nhân đã đăng ký khai sinh trước đây. Vì thế, bạn trước hết nên đến nơi từng cấp giấy khai sinh trước đây để xin cấp trích lục khai sinh.
3. Thủ tục xin cấp bản sao trích lục khai sinh
Về thủ tục xin cấp trích lục khai sinh bản sao, căn cứ Điều 64 Luật Hộ tịch:
1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
2. Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
Căn cứkhoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:
1. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng [sau đây gọi là giấy tờ tùy thân] để chứng minh về nhân thân.
Căn cứ các quy định trên, khi xin bản sao trích lục giấy khai sinh bạn cần chuẩn bị:
-Tờ khai cấp bảo sao trích lục giấy khai sinh [điền đầy đủ thông tin]
- Xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh;
- Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền.
Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.
Điều 23 Thông tư 04/2020/TT-BTP, hướng dẫn thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:
1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nội dung bản sao trích lục hộ tịch được ghi đúng theo thông tin trong Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Những thông tin Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không có để ghi vào mẫu bản sao trích lục hộ tịch hiện hành thì để trống.
...
3. Trường hợp thông tin của cá nhân đã được thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì thông tin trong bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch là thông tin đã được cập nhật theo nội dung ghi trong mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.
4.Em tự mình đi xin bản sao trích lục giấy khai sinh được không?
Khoản 1 Điều 64 Luật hộ tịch 2014 quy định rõ rằng:
Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Như vậy, việc yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh có thể do bạn trực tiếp thực hiện hoặc thông qua người đại diện [nếu bạn chưa đủ năng lực hành vi dân sự].
Để biết bạn có đủ năng lực hành vi dân sự để tự mình thực hiện thủ tục xin cấp bản sao trích lục giấy khai sinh hay chưa, bạn căn cứ quy định của Bộ luật dân sự 2015 được trích dẫn dưới đây:
Điều 19. Năng lực hành vi dân sự của cá nhân
Năng lực hành vi dân sự của cá nhân là khả năng của cá nhân bằng hành vi của mình xác lập, thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự.
Điều 20. Người thành niên
1. Người thành niên là người từ đủ mười tám tuổi trở lên.
2. Người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp quy định tại các điều 22, 23 và 24 của Bộ luật này.
Điều 21. Người chưa thành niên
1. Người chưa thành niên là người chưa đủ mười tám tuổi.
2. Giao dịch dân sự của người chưa đủ sáu tuổi do người đại diện theo pháp luật của người đó xác lập, thực hiện.
3. Người từ đủ sáu tuổi đến chưa đủ mười lăm tuổi khi xác lập, thực hiện giao dịch dân sự phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ giao dịch dân sự phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi.
4. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân sự liên quan đến bất động sản, động sản phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy định của luật phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý.
5. Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục giấy khai sinh
>>> Biểu mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Kính gửi: [1]...
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ...
Nơi cư trú: [2]...
...
Giấy tờ tùy thân: [3]...
...
Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ...
Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục[4] ...
cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ...
Ngày, tháng, năm sinh:...
Giới tính: ...Dân tộc: ... Quốc tịch: ...
Nơi cư trú: [2]...
...
Giấy tờ tùy thân: [3] ...
...
Số định danh cá nhân [nếu có]: ...
Đã đăng ký tại: [5] ...
...
ngày ... tháng ... năm ... số... Quyển số: ...
Số lượng bản sao yêu cầu cấp:...bản[6].
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình
Làm tại: ... , ngày ... tháng ... năm ...
Người yêu cầu
[ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên]
...
Chú thích:
[1] Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
[2] Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.
[3] Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.
[4] Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
[5] Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Điện Biên, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
Sở Tư pháp tỉnh Hòa Bình
[6] Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi về nội dung "Trình tự, thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục giấy khai sinh". Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗtrợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phậntư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoạisố:1900.6162để được giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Bộ phận tư vấn pháp luật Dân sự - Công ty luật Minh Khuê