Hỏi Đáp Vì sao

Vì sao lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và không thể thiếu trong các tổ chức

Mục lục

1 Khái niệm
2 Vai trò
3 Lập kế hoạch
4 Một số loại kế hoạch
5 Chú thích

Khái niệmSửa đổi

Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra. Thông thường kế hoạch được hiểu như là một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động và thông qua đó ta hy vọng sẽ đạt được mục tiêu. Nói đến kế hoạch là nói đến những người vạch ra mà không làm nhưng họ góp phần vào kết quả đạt được như bản kế hoạch đề ra.

Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch hoặc bí mật [đối với các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại hay tội phạm, gây án, hãm hại, trả thù hoặc một phần trong kế hoạch kinh doanh, làm ăn, tài chính…]. Kế hoạch chính thức được phổ biến và áp dụng cho nhiều người, có nhiều khả năng xảy ra trong các dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò chơi, hoặc trong việc tiến hành kinh doanh khác.[3][4]

Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của nó như thế nào? nhiều người nghĩ rằng, kế hoạch không quan trọng, quan trọng là chúng ta làm như thế nào, và kết quả ra sao? nhưng nếu không có một kế hoạch chi tiết, người làm sẽ không biết mình đã làm đến đâu, khi nào mình đã hoàn thành.

Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của kế hoạch

Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một nội dung và là chức năng quan trọng nhất của quản lý. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp. Kế hoạch cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.

Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại của ta tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai.

Tầm quan trọng của kế hoạch hóa bắt nguồn từ những căn cứ sau đây:

- Kế hoạch hóa là cần thiết để có thể ứng phó với những yếu tố bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp.

- Kế hoạch hóa làm cho các sự việc có thể xảy ra theo dự kiến ban đầu và sẽ không xảy ra khác đi. Mặc dù ít khi có thể dự đoán chính xác về tương lai và các sự kiện chưa biết trước có thể gây trở ngại cho việc thực hiện kế hoạch, nhưng nếu không có kế hoạch thì hành động của con người đi đến chỗ vô mục đích và phó thác may rùi, trong việc thiết lập môi trường cho việc thực hiện nhiệm vụ, không có gì quan trọng và cơ bản hơn việc tạo khả năng cho mọi người biết được mục đích và mục tiêu của họ, biết được những nhiệm vụ để thực hiện, và những đường lối chỉ dẫn để tuân theo trong khi thực hiện các công việc.

- Những yếu tố bất định và hay thay đổi khiến cho công tác kế hoạch hóa trở thành tất yếu. Chúng ta biết rằng tương lai thường ít khi chắc chắn, tương lai càng xa, tính bất định càng lớn. Ví dụ, trong tương lai khách hàng có thể hủy bỏ các đơn hàng đã ký kết, có những biến động lớn về tài chính và tiền tệ, giá cả thay đổi, thiên tai đến bất ngờ... Nếu không có kế hoạch cũng như dự tính trước các giải pháp giải quyết những tình huống bất ngờ, các nhà quản lý khó có thể ứng phó được với những tình huống ngẫu nhiên, bất định xảy ra và đơn vị sẽ gặp nhiều khó khăn. Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn và tin cậy cao thì kế hoạch hóa vẫn là cần thiết, bởi lẽ kế hoạch hóa là tìm ra nhũng giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu đề ra.

- Kế hoạch hóa sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu, vì kế hoạch hóa bao gồm xác định công việc, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong hệ thống nhằm thực hiện mục tiêu chung của toàn hệ thống. Nếu muốn nỗ lực của tập thể có hiệu quả, mọi người cần biết mình phải hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể nào.

- Kế hoạch hóa sẽ tạo ra hiệu quả kinh tế cao, bởi vì kế hoạch hóa quan tâm đến mục tiêu chung đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Nếu không có kế hoạch hóa, các đơn vị bộ phận trong hệ thống sẽ hoạt động tự do, tự phát, trùng lặp, gây ra những rối loạn và tốn kém không cần thiết.

- Kế hoạch hóa có vai trò to lớn làm cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra và điều chỉnh toàn bộ hoạt động của cả hệ thống nói chung cũng như các bộ phận trong hệ thống nói riêng.

Nguồn tin: Internet

Chia sẻ

Kế hoạch là gì? Lập kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và phương trình hành động trong tương lai. Kế hoạch, điều trách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt đối với các doanh nghiệp.

– Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn; công khai minh bạch hoặc bí mật. Kế hoạch chính thức được phổ biến và áp dụng cho nhiều người, có nhiều khả năng xảy ra trong các dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò chơi hoặc trong tiến hành kinh doanh khác.

– Vai trò của kế hoạch:

+ Xây dựng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng. Có thể không có kế hoạch nào hoàn toàn đúng hoặc không khả thi nhưng không hoạch định gì thì cũng không được. Kế hoạch là tiêu chuẩn là thuốc đo kết quả do với những gì đã đề ra. Kế hoạch dù sai vẫn rất cần thiết. Việc viết một bản kế hoạch là bước quan trọng trong việc tạo nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế.

+ Khi lập được kế hoạch thì tư duy quản lý sẽ có hệ thống hơn để có thể dự liệu được các tình huống sắp xảy ra. Việc phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững mục tiêu cuối cùng hướng đến. Đồng thời dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện kế hoạch của cá nhân.

+ Một kế hoạch cụ thể, rõ ràng và sự quyết tâm thực hiện sẽ giúp bản thân chiến thắng bênh trì hoãn để đạt được sự thành công.

Để có thêm thông tin về Kế hoạch là gì? Các bước lập kế hoạch? Quý vị hãy tiếp tục theo dõi nội dung bài viết này.

KỸ NĂNG XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA CÁ NHÂN

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Khái niệm, vai trò của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc của cơ quan, tổ chức

a] Khái niệm

– Khái niệm chương trình

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc.

– Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn [5 năm, 10 năm, 20 năm…]; kế hoạch trung hạn [2 – 3 năm], kế hoạch ngắn hạn [1 năm, 6 tháng, quý].

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra [hoặc được giao] có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn vị.

– Khái niệm lịch làm việc: là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiến của kế hoạch.

b] Vai trò

– Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.

– Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả.

2. Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc

a] Yêu cầu của chương trình công tác

– Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.

– Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian.

– Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của cơ quan. Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc.

– Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định. Đối với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định rõ cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp.

– Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian thực hiện.Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện được.Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất.

– Đảm bảo tính hệ thống: tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và UBND cấp tỉnh phải xây dựng chương trình công tác của mình phù hợp với chương trình công tác của Chính phủ. Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của cơ quan. Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần.

b] Yêu cầu của kế hoạch công tác

– Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.

– Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên.

– Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồn lực [nhân lực, vật lực, tài lực] và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc.

– Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống [tất cả các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải xây dựng kế hoạch công tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình công tác của Chính phủ], có trọng tâm, trọng điểm

– Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau.

– Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc.

c] Yêu cầu của lịch làm việc

– Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: chính xác tên công việc; chính xác ngày, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; chính xác tên người thực hiện…

– Đảm bảo không có sự trùng lặp: không trùng lặp thời gian, địa điểm, con người khi thực hiện các công việc.

– Đảm bảo không bỏ sót: không bỏ sót việc; không bỏ sót một trong các yếu tố: thời gian, địa điểm, thành phần…

– Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải tính toán, dự phòng thật sát thực tế. Tránh tối đa sự thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc.Tuy nhiên, trong những trường hợp bất khả kháng vẫn phải có sự điều chỉnh lịch. Nhưng khi điều chỉnh cần có sự tính toán đến các yếu tố đảm bảo thực hiện được như thời gian, con người…

– Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ khi xây dựng lịch cần tính đến các yếu tố ưu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay không cần thiết để ưu tiên bố trí con người, địa điểm và thời gian, …Đồng thời, để đảm bảo khâu thực hiện được hiệu quả, ngay từ khi xây dựng lịch cũng cần tính đến các yếu tố dự phòng: dự phòng về thời gian, địa điểm, nhân sự…

Tại sao cần lên kế hoạch cho tương lai?

Trong cuộc sống, việc lên kế hoạch cho bản thân chính là việc cần thiết của mỗi người. Cho dù mục tiêu của bạn đơn giản hay phức tạp, thì sớm hay muộn bạn cũng nên có kế hoạch rõ ràng để thực hiện được điều đó. Vậy kế hoạch là gì? Lên kế hoạch cho bản thân cần thiết như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết qua những thông tin trong bài viết sau.

Đã cập nhật 27 tháng 9 năm 2021

Bởi Đội Cleanipedia

Chia sẻLưuChia sẻ

Sự bền vững

Xác định phạm vi của dự án

Bài viết
09/06/2021
3 phút để đọc

Trang này có hữu ích không?

Vui lòng đánh giá trải nghiệm của bạn

Có Không

Bạn còn phản hồi nào nữa không?

Ý kiến phản hồi sẽ được gửi đến Microsoft: Bằng cách nhấn nút gửi, ý kiến phản hồi của bạn sẽ được sử dụng để cải thiện các sản phẩm và dịch vụ của Microsoft. Chính sách về quyền riêng tư.

Gửi

Cảm ơn bạn.

Trong bài viết này

Hãy bảo đảm rằng bạn lập phạm vi cho dự án để biết bạn sẽ cố gắng đạt được bao nhiêu từ dự án. Giữ một lộ trình rõ ràng cho những gì bạn xác định là cần hoàn thành và những gì nằm ngoài phạm vi của dự án [và, sẽ được thực hiện trong phiên bản tiếp theo, nếu có thể]. Phạm vi của bạn trực tiếp ảnh hưởng và xác định các tính năng nào sẽ có hoặc không có khi tạo ứng dụng.

Để xác định phạm vi của dự án, bạn nên xem xét các yếu tố ràng buộc sau:

Thời gian: Đặt ra thời hạn hoàn thành các mục tiêu của dự án. Với các dự án nhỏ, giá trị này có thể là một vài tuần, còn các dự án lớn hơn thì có thể mất vài tháng.
Nhân sự: Bạn có sẵn bao nhiêu người cho dự án?
Ngân sách: Nếu bạn cần hạch toán thù lao cho khoảng thời gian mà bạn và các đồng nghiệp đã bỏ ra hoặc nếu bạn cần thuê chuyên gia, thì bạn sẽ cần thiết lập ngân sách.
Tính khả thi: Bạn có thể nhận ra mình bị hạn chế vì thiếu kiến thức chuyên môn có sẵn, thiếu quyền truy nhập vào dữ liệu bạn cần hoặc vì mức độ thay đổi mà tổ chức của bạn mong muốn.

Bạn cũng nên xét đến những phần chức năng có thể cung cấp trong các khối có thể sử dụng. Sẽ chẳng ai nhận được lợi ích gì nếu ứng dụng của bạn chỉ cung cấp nửa vời trên một số tính năng, hãy lập kế hoạch phân phối từng thành phần trong một biểu mẫu làm việc được, hoàn thiện từ đầu đến cuối. Ngay cả khi ứng dụng chưa có mọi tính năng bạn muốn, thì hãy cung cấp thứ gì đó có thể sử dụng được. Kế hoạch dự án của bạn cần chỉ định những gì bạn sẽ cung cấp ở từng giai đoạn.