Cách đặt vùng in và ngắt trang trong excel
|
Khi bạn đi in một trong các trang tính của mình – hoặc thậm chí toàn bộ sổ làm việc – thì bản xem trước In thông qua lệnh In của tab Tệp sẽ cho bạn biết dữ liệu của bạn sẽ được bố trí như thế nào trên các trang. Như bạn có thể thấy ở đây, trang tính của tôi quá rộng để vừa với một trang tính 8. Giấy 5 x 11, vì vậy sẽ mất 2 tờ và khoảng một nửa số cột sẽ kết thúc ở trang 2 Như tôi đã trình bày trong video của chúng tôi về In, bạn có thể sử dụng các cài đặt khác nhau ở đây trong chế độ xem In để thay đổi kích thước giấy, giảm lề, chuyển hướng của trang, thậm chí áp dụng chia tỷ lệ để thu nhỏ nội dung của bạn cho vừa với số mong muốn Một cách khác để (A) tìm hiểu cách trang tính của bạn sẽ được in ra và (B) thực hiện các thay đổi đối với cách nội dung dàn trải trên một hoặc nhiều tờ giấy là làm việc trong Xem trước ngắt trang, một trong các tùy chọn dạng xem của bạn trên tab Dạng xem Ở đây, khi tôi chuyển sang dạng xem đó, bạn có thể thấy cùng một sổ làm việc và đường đứt nét hiển thị nơi xảy ra sự phân tách đó, đặt 5 cột cuối cùng của trang tính ở trang 2. Hình mờ Trang 1 và Trang 2 màu xám cũng cho bạn biết bạn sẽ in bao nhiêu trang Để nhanh chóng làm cho tất cả bảng tính này nằm gọn trong một trang, tất cả những gì tôi phải làm là kéo đường đứt nét về phía xa bên trái (lưu ý con trỏ chuột 2 đầu của tôi khi tôi chỉ vào đường đứt nét đó), yêu cầu Excel thực hiện tất cả Chuyển nhanh sang Xem trước bản in trên tab Tệp cho tôi thấy rõ hơn những thay đổi của tôi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bản in của trang tính và tôi có thể thực hiện một thay đổi ở đây – chuyển sang hướng Ngang để các cột trải ra trên một diện tích lớn hơn theo chiều ngang. Tôi cũng có thể điều chỉnh Tỷ lệ để tận dụng tối đa chiều rộng của trang Bây giờ, quay lại tab Trang chủ, hãy chuyển sang một trang tính đòi hỏi khắt khe hơn – trang tính này có một Bảng Pivot lớn trên đó. Bảng Pivot là thứ bạn sẽ học cách tạo và chỉnh sửa trong các video khác của chúng tôi dành riêng cho chủ đề đó, nhưng đủ để nói rằng chúng là một công cụ tuyệt vời để hiển thị dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau, giúp phân tích dễ dàng hơn Bảng tính này có 4 trang, nhưng ngắt trang ở những vị trí khó xử, cắt dữ liệu khỏi các tiêu đề và tiêu đề sẽ xác định nó Nếu tôi kéo các đường viền nét đứt và liền nét xung quanh một chút, tôi có thể sửa lỗi đó Như bạn có thể thấy, khi tôi kéo các dòng sang bên phải, tôi có thể đưa tất cả các cột dữ liệu vào một trang và sau đó để các ô Chức vụ, Bảo hiểm và Lương trên trang riêng của chúng Tất nhiên, bạn có thể quay lại dạng xem Bình thường để chỉnh sửa trang tính của mình – sau khi bạn đã thực hiện tất cả các thay đổi đối với bố cục in mà bạn cần – bằng cách bấm vào Bình thường trên tab Dạng xem Để kiểm tra kết quả của các điều chỉnh Xem trước ngắt trang của tôi theo cách trực quan chính xác hơn, tôi có thể chuyển sang chế độ xem In từ tab Tệp, sau đó thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác – đối với lề, hướng trang, v.v… - để tinh chỉnh bản in Một cách khác để kiểm soát nội dung được in từ trong trang tính của bạn là thiết lập Vùng in Rất đơn giản – chỉ cần chọn nội dung bạn muốn in – thông thường, bạn sẽ in đi in lại một lựa chọn, vì vùng in cho bất kỳ trang tính nhất định nào được lưu cùng với trang tính và sẽ xuất hiện theo mặc định bất cứ khi nào bạn in trang tính đó trong Sau khi thực hiện lựa chọn (ở đây, tôi sẽ chọn phạm vi từ ô B3 đến G24), chuyển đến tab Bố cục Trang và trong nhóm Thiết lập Trang, chọn Vùng In, Đặt Vùng In Khi tôi chuyển đến tab Tệp và bấm vào In, bạn sẽ thấy rằng vùng đã chọn được đặt để in, mặc dù có nội dung xung quanh vùng đó trong trang tính Nếu bố cục của trang tính thay đổi và bạn muốn thay đổi vùng in, bạn có thể quay lại Tab Bố cục trang và từ nút Vùng in, chọn Xóa vùng in. Sau đó, bạn có thể thực hiện lựa chọn mới và chọn Đặt vùng in để thiết lập lại vùng bạn muốn in theo mặc định Excel hiển thị một đường liền nét (ngắt trang thủ công) để cho bạn biết nơi trang mới bắt đầu. Đường đứt nét là dấu ngắt trang do Excel tự động chèn vào Ghi chú. theo cách tương tự, bạn có thể chọn một cột để chèn ngắt trang dọc 4. Trên tab Tệp, bấm vào In để xem trước bản in Ghi chú. để loại bỏ ngắt trang ngang, hãy chọn một ô bên dưới ngắt trang mà bạn muốn loại bỏ và nhấp vào Dấu ngắt, Xóa ngắt trang. Để xóa tất cả ngắt trang thủ công, hãy nhấp vào Ngắt, Đặt lại tất cả ngắt trang. Bạn không thể loại bỏ ngắt trang tự động Có hai cách để chỉ định dữ liệu sổ làm việc được in. thiết lập vùng in và điều chỉnh ngắt trang Đôi khi bạn có thể chỉ muốn in một phần của trang tính. Bạn có thể xác định một khu vực để bất cứ khi nào bạn in, chỉ phạm vi ô đó được in
Một đường viền màu xám đậm xuất hiện xung quanh khu vực in. Khi bạn in, chỉ những ô trong phạm vi đó xuất hiện trên trang
Vùng in bị xóa và toàn bộ trang tính sẽ được in lại Excel tự động ngắt trang dựa trên lề và các cài đặt trang khác, nhưng cũng có thể điều chỉnh các ngắt trang này hoặc thêm các ngắt thay thế để chia trang tính thành các trang riêng biệt để in
Các đường đứt nét biểu thị các ngắt trang tự động, trong khi các đường liền nét biểu thị các ngắt trang mà bạn đã thay đổi hoặc thêm vào |
