Công việc hành chính văn phòng là gì

[Last Updated On: 04/11/2021 By Lytuong.net]

Hành chính: hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của Nhà nước.

Khái niệm hành chính có thể được hiểu theo 2 nghĩa:

Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước. Do đó: “Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực Nhà nước sử dụng quyền lực Nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”.

Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa vụ phục vụ hỗ trợ. Do đó có thể hiểu: “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm đảm bảo quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý”.

Như vậy, có thể hiểu: “Hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống”.

Từ khái niệm này ta thấy hành chính gắn liền với tính quyền lực, và mang nghĩa vụ phục vụ, hỗ trợ.

Hành chính văn phòng là văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất.

Công việc hành chính hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan xí nghiệp, từ phòng hành chính đến phòng nhân sự, tài vụ, kinh doanh. Tất cả khối gián tiếp, từ cấp quản trị cao cho đến nhân viên cấp dưới ai cũng phải làm công việc hành chính văn phòng như sắp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc, tính toán và ghi chép lại mọi loại hồ sơ, công văn, giấy tờ. Mỗi người tuỳ theo chức năng nhiệm vụ của mình đều phải xử lý công văn giấy tờ.

Vai trò của hành chính văn phòng

Vai trò của hành chính văn phòng trong doanh nghiệp thể hiện như sau:

Hành chính văn phòng là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một tổ chức kinh doanh bởi vì tất cả các giao dịch kinh doanh đều được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó hành chính văn phòng trở thành một trung tâm thần kinh hoặc là bộ não cho một doanh nghiệp.

Hành chính văn phòng còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả.

Chức năng của hành chính văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy hành chính văn phòng có các chức năng sau đây:

a. Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng ăn khớp. Muốn vậy đòi hỏi nhà quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Công việc sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng những thông tin thu thập được thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng.

Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất.

b. Chức năng trợ giúp điều hành:

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư…

c. Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện, vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.

Please follow and like us:

Quản trị hành chính văn phòng là gì? Những công việc của nhân viên quản trị hành chính văn phòng phải làm là gì?... Để giúp các bạn hiểu rõ về công việc này, bài viết dưới đây Lê Ánh HR chia sẻ chi tiết về khái niệm, chức năng, công việc phải làm và những tiêu chuẩn của một nhân viên hành chính văn phòng. 

1. Quản trị Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

2. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

• Hoạch định công việc hành chính
• Tổ chức công việc hành chính văn phòng
• Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
• Kiểm soát công việc hành chính
• Dịch vụ hành chính văn phòng

3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính

 Nhà quản trị hành chính cần có đủ các tiêu chuẩn sau:

• Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
• Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
• Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
• Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
• Phong cách lịch sự
• Kiểm soát cảm xúc
• Sáng tạo
• Tự tin
• Có óc phán đoán
• Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

4. Các chức năng vụ của cấp quản trị hành chính

Có thể chia quản trị hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc như sau:

a. Cấp nhân viên: 

• Nhân viên lễ tân [Receptionist]: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
• Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

Xem chi tiết: Lễ tân văn phòng là gì?

b. Cấp thư ký:

• Trợ lý riêng [Personal Assistant]: hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
• Thư ký tổng quát [Genaral Secretary]: thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

Xem chi tiết: Thư ký là gì? Những công việc của nhân viên thư ký phải làm trong thực tế

c. Cấp quản trị

• Nhân viên hành chính văn phòng [Administrative Officer]

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

• Trưởng phòng/giám đốc hành chính [Administrative Manager/ Office Manager]

Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

Nhân viên hành chính văn phòng

1. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng:

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

• Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. [Mời các bạn tham khảo Bài 1.1.Lễ tân văn phòng là gì.docx]
• Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
• Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
• Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
• Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
• Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
• Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty

2. Tiêu chuẩn của nhân viên hành chính văn phòng

Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình.

• Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác,
• có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.
• có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động

Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như

• Kỹ năng quản lý thời gian,
• Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo,
• Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn

Về kinh nghiệm:

Nhân viên hành cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng, nhà tuyển dụng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao.

Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.

Ngoài ra để hiểu về quản trị hành chính văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Lê Ánh HR chúc các bạn thành công!