Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google

Macro là một trong những tính năng hữu ích thường được sử dụng trong word, excel offline, tuy nhiên, hiện nay ngay cả trên Google Sheets (ứng dụng tương tự excel online) cũng sở hữu tính năng Macro này. Vậy làm sao để sử dụng Macro? Trong bài viết hôm nay, cùng tham khảo Cách chạy Macro trên Google Sheets [2022].Cách chạy Macro trên Google Sheets [2022].

1. Macro trong Google Sheets là gì?

Macro là một đoạn mã trong phần phụ trợ của Google Trang tính và nó không khó như chúng ta nghĩ. Macro này (một đoạn mã) là một loạt các bước mà bạn đã xác định và ngay sau khi bạn chạy macro này, nó sẽ tự động thực hiện theo tất cả các bước này.

Để giúp bạn dễ hiểu hơn về Macro, Compamarketing sẽ giới thiệu một ví dụ, giả sử bạn nhận được một tập dữ liệu trong đó bạn phải thực hiện ba việc:

1- Xóa tất cả các mục nhập trùng lặp

2- Loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa giữa các từ

3- Tạo đường viền cho toàn bộ tập dữ liệu

Giờ đây, bạn có thể thực hiện cả ba điều này trong Google Trang tính theo cách thủ công (từng bước).

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn phải làm đi làm lại việc này hàng ngày hoặc nhiều lần trong ngày. Trong trường hợp đó, bạn có thể nhanh chóng ghi lại các macro và tự động hóa các bước này. Vì vậy, lần tới khi bạn có một tập dữ liệu để làm, tất cả những gì bạn phải làm là chạy macro và nó sẽ thực hiện các bước này.

Đừng lo lắng, bạn không cần biết bất kỳ loại mã nào để thực hiện việc này. Khi ghi macro, bạn chỉ cần hiển thị cho Google Trang tính các bước cần thực hiện (bằng cách thực hiện một lần). Google Trang tính sẽ tự động tạo mã cho bạn và sử dụng nó sau này khi bạn chạy macro.

Vì vậy, hãy bắt đầu và ghi lại macro đầu tiên của bạn.

1.1. Tại sao bạn nên sử dụng macro trong Google Sheets?

Macro trong Google Trang tính giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, cho phép bạn tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn.

Macro giúp bạn tránh được những sai lầm, đảm bảo tính nhất quán trong công việc và giảm bớt sự nhàm chán trong công việc

Và cuối cùng, chúng là một cánh cổng tuyệt vời vào thế giới tuyệt vời của mã hóa Apps Script, nơi bạn thực sự có thể tăng tốc bảng tính của mình và hoạt động của Google Workspace (trước đây là G Suite).

1.2. Hoạt động Macro trong Google Sheets

Google Trang tính cho phép bạn ghi lại các macro sao chép một loạt các tương tác giao diện người dùng cụ thể mà bạn xác định. Khi bạn đã ghi macro, bạn có thể liên kết macro đó với một phím tắt ở dạng Ctrl + Alt + Shift + Number. Bạn có thể sử dụng phím tắt đó để nhanh chóng thực hiện lại các bước macro chính xác, thường là ở một nơi khác hoặc trên dữ liệu khác. Bạn cũng có thể bật macro từ menu Google Trang tính> Macro.

Khi bạn ghi macro, Google Trang tính sẽ tự động tạo chức năng Apps Script (chức năng macro) sao chép các bước macro. Chức năng macro được thêm vào dự án Apps Script được liên kết với trang tính, trong một tệp có tiêu đề macros.gs. Trong trường hợp đã có một tệp dự án được liên kết với trang tính có tên đó, thì hàm macro sẽ được thêm vào đó. Google Trang tính cũng tự động cập nhật tệp kê khai dự án tập lệnh, ghi lại tên và phím tắt được chỉ định cho macro.

Vì tất cả các macro đã ghi đều được xác định đầy đủ trong Apps Script nên bạn có thể chỉnh sửa chúng trực tiếp trong trình chỉnh sửa Apps Script. Bạn thậm chí có thể viết macro từ đầu trong Apps Script hoặc sử dụng các hàm bạn đã viết và biến chúng thành macro.

2. Cách ghi Macro trong Google Sheets

Hãy ghi lại một macro đơn giản trong Google Sheets sẽ thực hiện những việc sau:

Bước 1: Chọn ô A1 trong trang tính.

Bước 2: Nhập nội dung văn bản Hello vào đó ô đó.

Bước 3: Tô màu ô màu vàng cho ô.

Dưới đây là các bước để ghi macro này trong Google Sheets:

Bước 1: Truy cập vào menu Tools.

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Bước 2: Trong menu thả xuống, di con trỏ của bạn qua tùy chọn Macros, nó sẽ hiển thị một số tùy chọn bổ sung.

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Bước 2: Trong menu thả xuống, di con trỏ của bạn qua tùy chọn Macros, nó sẽ hiển thị một số tùy chọn bổ sung.

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Bước 2: Trong menu thả xuống, di con trỏ của bạn qua tùy chọn Macros, nó sẽ hiển thị một số tùy chọn bổ sung.

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Bước 2: Trong menu thả xuống, di con trỏ của bạn qua tùy chọn Macros, nó sẽ hiển thị một số tùy chọn bổ sung.

Bước 3: Chọn mục Ghi macro. Điều này sẽ cho phép ghi macro và cũng hiển thị một hộp thoại.

Bước 1: Chọn ô A1 trong trang tính.

Bước 2: Nhập nội dung văn bản Hello vào đó ô đó.

Bước 3: Tô màu ô màu vàng cho ô (sử dụng tùy chọn Fill color từ thanh công cụ).

Khi bạn đã thực hiện xong ba bước trên, hãy bấm nút Save trong hộp thoại Macro.

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Lưu macro mới, nơi bạn cần chỉ định tên của macro và sau đó nhấp lại vào nút Lưu để lưu nó. Bạn nên đặt tên ngắn gọn cho đối tượng địa lý để nhắc nhở bạn về chức năng của macro này.

Bạn cũng có một tùy chọn để chỉ định phím tắt cho macro này. Khi bạn đặt phím tắt, bạn có thể sử dụng phím tắt đó để chạy macro. Máy tính Google Trang tính cho phép bạn đặt phím tắt ở định dạng sau – Control + Alt + Shift + Number (trong đó số có thể nằm trong khoảng từ 0 đến 9)

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Sau khi bạn lưu macro, có thể mất vài giây để lưu macro đó trong Google Trang tính. Tại thời điểm này, Google Trang tính đang chuyển đổi macro của bạn thành một tập lệnh Google Trang tính (mà Google Trang tính hiểu được).

Khi bạn đã hoàn tất việc lưu macro, bạn sẽ thấy một thông báo ở dưới cùng bên trái của tài liệu Google Trang tính. Nó cũng hiển thị tùy chọn Edit Script và nếu bạn nhấp vào, nó sẽ mở trình chỉnh sửa Google Apps Script và hiển thị cho bạn mã mà nó đã ghi lại.

3. Cách chạy Macro trong Google Sheets

Khi bạn đã ghi macro, bạn có thể chạy nó bất cứ khi nào mình muốn và nó sẽ thực hiện theo các bước bạn đã chỉ ra khi ghi macro. Có một số cách bạn có thể chạy macro trong Google Sheets:

  • Bằng cách sử dụng tùy chọn Macro Option từ menu Tools.
  • Bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt.
  • Từ Google Apps Script Editor
  • Bằng cách gán cho một hình dạng.

Khi bạn đã ghi macro, bạn có thể dễ dàng chạy macro này bằng cách định vị nó từ menu Tools.

Bằng cách truy cập vào menu Tools và di con trỏ của bạn qua tùy chọn Macro.

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Sau khi bạn lưu macro, có thể mất vài giây để lưu macro đó trong Google Trang tính. Tại thời điểm này, Google Trang tính đang chuyển đổi macro của bạn thành một tập lệnh Google Trang tính (mà Google Trang tính hiểu được).

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Sau khi bạn lưu macro, có thể mất vài giây để lưu macro đó trong Google Trang tính. Tại thời điểm này, Google Trang tính đang chuyển đổi macro của bạn thành một tập lệnh Google Trang tính (mà Google Trang tính hiểu được).

Khi bạn đã hoàn tất việc lưu macro, bạn sẽ thấy một thông báo ở dưới cùng bên trái của tài liệu Google Trang tính. Nó cũng hiển thị tùy chọn Edit Script và nếu bạn nhấp vào, nó sẽ mở trình chỉnh sửa Google Apps Script và hiển thị cho bạn mã mà nó đã ghi lại.

3. Cách chạy Macro trong Google Sheets

Khi bạn đã ghi macro, bạn có thể chạy nó bất cứ khi nào mình muốn và nó sẽ thực hiện theo các bước bạn đã chỉ ra khi ghi macro. Có một số cách bạn có thể chạy macro trong Google Sheets:

Bằng cách sử dụng tùy chọn Macro Option từ menu Tools.

Bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt.

Từ Google Apps Script Editor

Bằng cách gán cho một hình dạng.

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Sau khi bạn lưu macro, có thể mất vài giây để lưu macro đó trong Google Trang tính. Tại thời điểm này, Google Trang tính đang chuyển đổi macro của bạn thành một tập lệnh Google Trang tính (mà Google Trang tính hiểu được).

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Lưu macro mới, nơi bạn cần chỉ định tên của macro và sau đó nhấp lại vào nút Lưu để lưu nó. Bạn nên đặt tên ngắn gọn cho đối tượng địa lý để nhắc nhở bạn về chức năng của macro này.

Bạn cũng có một tùy chọn để chỉ định phím tắt cho macro này. Khi bạn đặt phím tắt, bạn có thể sử dụng phím tắt đó để chạy macro. Máy tính Google Trang tính cho phép bạn đặt phím tắt ở định dạng sau – Control + Alt + Shift + Number (trong đó số có thể nằm trong khoảng từ 0 đến 9)

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Sau khi bạn lưu macro, có thể mất vài giây để lưu macro đó trong Google Trang tính. Tại thời điểm này, Google Trang tính đang chuyển đổi macro của bạn thành một tập lệnh Google Trang tính (mà Google Trang tính hiểu được).

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Sau khi bạn lưu macro, có thể mất vài giây để lưu macro đó trong Google Trang tính. Tại thời điểm này, Google Trang tính đang chuyển đổi macro của bạn thành một tập lệnh Google Trang tính (mà Google Trang tính hiểu được).

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Sau khi bạn lưu macro, có thể mất vài giây để lưu macro đó trong Google Trang tính. Tại thời điểm này, Google Trang tính đang chuyển đổi macro của bạn thành một tập lệnh Google Trang tính (mà Google Trang tính hiểu được).

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Lưu macro mới, nơi bạn cần chỉ định tên của macro và sau đó nhấp lại vào nút Lưu để lưu nó. Bạn nên đặt tên ngắn gọn cho đối tượng địa lý để nhắc nhở bạn về chức năng của macro này.

Hướng dẫn macro google sheet - trang tính vĩ mô google
Hướng dẫn chi tiết cách ghi Macro trong Google Sheets

Các bước trên sẽ mở hộp thoại Gán tập lệnh, tại đây bạn cần nhập tên của tập lệnh mà bạn muốn chạy. Rất tiếc, hiện tại, Google vẫn chưa có tùy chọn hiển thị danh sách tất cả các tên macro ngay trong hộp thoại này. Do đó, bạn cần biết chính xác tên của macro đã lưu trước đó và nhập nó vào đây.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn nhấp vào hình dạng, nó sẽ ngay lập tức chạy macro.

4. Tham chiếu ô tương đối và tuyệt đối trong khi ghi macro

Khi bạn sử dụng tham chiếu ô trong Google Sheets, tham chiếu đó có thể là tuyệt đối hoặc tương đối.

Tham chiếu ô tuyệt đối: $A$1

Tham chiếu ô tương đối: A1

Tham chiếu ô tuyệt đối có nghĩa là nếu bạn sao chép và dán các tham chiếu này vào một công thức, chúng sẽ không thay đổi. Đây là những điều tuyệt đối. Ví dụ: giả sử bạn có một số giá trị trong ô A1: A10 và có công thức = SUM ($ A $ 1: $ A $ 10) trong ô B1.

Công thức này sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối. Điều này có nghĩa là nếu bạn sao chép và dán công thức này từ các ô B1 đến B2 (hoặc bất kỳ ô nào khác trong trang tính), nó sẽ không thay đổi các ô mà nó đề cập đến.

Ngược lại, giả sử bạn sử dụng công thức sau trong ô B1: = SUM (A1: A10). Bởi vì công thức này sử dụng tham chiếu ô tương đối, khi bạn sao chép và dán công thức từ ô B1 đến B2, công thức sẽ thay đổi thành = SUM (A2: A11).

Điều này là do việc sử dụng tham chiếu ô tương đối không khóa các tham chiếu ô và liên quan đến vị trí mà nó được sử dụng. Nếu sao chép công thức này vào ô C1, nó sẽ thay đổi thành = SUM(B1:B10). Điều này là bạn đã chuyển công thức sang phải một cột (từ B sang C), tham chiếu trong công thức cũng dịch chuyển theo một cột.

Bây giờ đến với macro trong Google Sheets, bạn có thể ghi macro với tham chiếu ô Tuyệt đối (Absolute) hoặc Tương đối (Relative). Tùy chọn này xuất hiện ngay khi bạn bắt đầu ghi macro.

Khi bạn ghi một macro với tham chiếu ô tuyệt đối, nó sẽ ghi nhớ các ô hoặc phạm vi đã chọn và sử dụng các ô tương tự khi bạn chạy macro. Ví dụ: nếu ghi một macro để nhập văn bản ‘Hello’ vào ô A1, khi bạn chạy lại macro này, nó sẽ luôn quay lại ô A1 và nhập văn bản ‘Hello’ vào ô A1.

Nhưng với tham chiếu ô tương đối, nó ghi nhớ vị trí mà bạn bắt đầu và sau đó di chuyển liên quan đến vị trí này. Ví dụ: Nếu bắt đầu ghi macro khi đã chọn ô B1 và trước tiên chọn A1 rồi nhập văn bản ‘Hello’ vào đó, macro của Google Sheets sẽ nhớ rằng bạn đã di chuyển một ô sang bên trái.

Vì vậy, lần sau khi bạn chạy macro này và chọn ô K1, nó sẽ nhập văn bản vào ô J1 (còn một ô đối với ô đã chọn).

5. Ưu điểm của việc sử dụng ghi Macro

Dưới đây là những lợi thế của việc sử dụng Macro được ghi lại:

  • Trình ghi Macro cung cấp cho bạn một giao diện dễ sử dụng, hiển thị cho Google Trang tính các bước chính xác mà bạn muốn tự động hóa. Sau khi hoàn tất, Google Trang tính sẽ tạo mã cho các bước bạn đã làm theo. Bây giờ bạn có thể chạy macro mà không cần chạm vào mã.
  • Trong trường hợp bạn tạo mã của riêng mình và cảm thấy bị mắc kẹt, bạn có thể sử dụng trình ghi Macro và xem qua mã mà nó tạo ra. Đối với những người mới bắt đầu sử dụng Google Apps Script, trình ghi macro có thể là một “người thầy” tuyệt vời.

6. Điều mà Macro không thể làm trong Google Sheets

Mặc dù macro rất tuyệt vời nhưng cũng có một số hạn chế nhất định như:

  • Không thể tạo các chức năng tùy chỉnh: Mặc dù bạn có thể sử dụng Google Apps Script để tạo các chức năng tùy chỉnh nhưng lại không thể làm điều đó với máy ghi macro. Để tạo một hàm tùy chỉnh, bạn sẽ phải viết mã theo cách thủ công và chỉ định loại kết quả muốn hàm đó trả về.
  • Không thể tạo macro để chạy dựa trên sự kiện: Giả sử bạn muốn macro chạy bất cứ khi nào người dùng mở sổ làm việc hoặc chọn một ô cụ thể hoặc thực hiện thay đổi trong trang tính, bạn không thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng trình ghi macro. Đây là các sự kiện và vì bạn muốn macro kích hoạt khi sự kiện xảy ra, bạn phải chỉ định sự kiện kích hoạt và mã macro theo cách thủ công.
  • Không thể chạy macro mà không chọn đối tượng: Khi bạn bắt đầu ghi macro trong Google Trang tính, macro chỉ cần tuân theo tất cả các bước bạn thực hiện và tạo mã dựa trên nó. Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện theo trình tự chính xác của các bước để macro tuân theo. Điều này có nghĩa là macro chỉ có thể ghi lại những gì nó nhìn thấy trên màn hình và không thể thực hiện thay đổi trong các trang tính khác đối với các tài liệu chưa được chọn. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều này theo cách thủ công khi viết mã.
  • Không thể tạo vòng lặp: Giả sử bạn muốn macro lặp qua từng ô trong một phạm vi và xóa hàng nếu giá trị trong ô là ‘Không’ và giữ nó nếu giá trị là ‘Có’. Bạn không thể làm điều này với macro. Chắc chắn có nhiều cách để thực hiện điều này (chẳng hạn như áp dụng bộ lọc và xóa ô). Với trình ghi macro, bạn không thể lặp qua các ô, nhưng bạn có thể lặp lại khi viết mã theo cách thủ công.
  • Điều kiện không thể được phân tích cú pháp và thực hiện hành động dựa trên nó: Với trình ghi macro, vì bạn không thể lặp qua các ô trong một phạm vi, nên cũng không thể phân tích điều kiện và thực hiện hành động dựa trên nó. Ví dụ: giả sử bạn muốn lặp lại tất cả các trang tính trong tài liệu Google Trang tính và nhận danh sách tất cả các tên trang tính trong trang tính hiện hoạt. Điều này không thể được thực hiện với một máy ghi macro và bạn phải mã hóa nó theo cách thủ công.

Hy vọng với Cách chạy Macro trên Google Sheets [2022] mà compamarketing vừa tổng hợp trên đây, bạn đã có thể trải nghiệm tính năng Macro trên Google trang tính. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy để lại comment bên dưới để được compamarketing giải đáp sớm nhất nhé! Chúc các bạn thành công.Cách chạy Macro trên Google Sheets [2022] mà compamarketing vừa tổng hợp trên đây, bạn đã có thể trải nghiệm tính năng Macro trên Google trang tính. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy để lại comment bên dưới để được compamarketing giải đáp sớm nhất nhé! Chúc các bạn thành công.

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: BlogBlog