Mã số thư bạn muốn hồi đáp là gì năm 2024

Trở thành một người giao tiếp giỏi đòi hỏi nhiều kỹ năng, bao gồm cả cách đặt câu hỏi hiệu quả. Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những cách chính để thu thập thông tin chính xác và đầy đủ. Bằng cách đặt những câu hỏi phù hợp tại nơi làm việc, chúng ta có thể tìm hiểu về nhiệm vụ mới, hiểu rõ hơn về quyết định kinh doanh hoặc khám phá các cách để thăng tiến trong sự nghiệp.

Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng tạo ra và sắp xếp các câu hỏi một cách hiệu quả và có ý nghĩa, nhằm mục đích thu thập thông tin, bày tỏ sự quan tâm, hay giải quyết một vấn đề nào đó. Kỹ năng này có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, chẳng hạn như trong công việc, học tập hoặc trong cuộc sống hàng ngày. Đặt câu hỏi đúng cách và đúng chủ đề là một kỹ năng quan trọng trong công việc, cuộc sống.

Ý nghĩa của kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả

Thu thập thông tin

Kỹ năng đặt câu hỏi tốt chắc chắn sẽ giúp thu thập thông tin một cách hiệu quả hơn. Một câu hỏi tốt là câu hỏi có mục đích rõ ràng, được đặt đúng lúc và đúng người. Đồng thời được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và không mang tính áp đặt. Kỹ năng đặt câu hỏi cũng có thể khám phá sâu vào chủ đề hoặc vấn đề mà người hỏi quan tâm. Bằng cách đặt các câu hỏi phản biện, mỗi người có thể khám phá các quan điểm khác nhau và mở rộng sự hiểu biết của mình.

Khám phá ý kiến

Đặt câu hỏi khéo léo và mang tính cởi mở giúp khám phá ý kiến, quan điểm và suy nghĩ của người khác. Từ đó mở ra các ý tưởng mới, tạo sự đa dạng và thúc đẩy những suy nghĩ sáng tạo.

Hiểu rõ vấn đề

Khi đặt câu hỏi đúng cách, người hỏi có thể thu thập thông tin cần thiết, tạo ra sự tương tác và khám phá các khía cạnh khác nhau của vấn đề. Việc đặt câu hỏi gợi mở, chính xác giúp chúng ta nhận được thông tin chi tiết và cung cấp cho người khác cơ hội để diễn đạt một cách rõ ràng, đầy đủ. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả cũng khuyến khích khả năng suy nghĩ sâu sắc, giúp khám phá các góc nhìn mới và mở rộng hiểu biết về vấn đề đang xem xét.

Xây dựng mối quan hệ

Kỹ năng đặt câu hỏi tốt giúp tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và xây dựng mối quan hệ tốt với người khác. Bằng cách lắng nghe chân thành và đặt câu hỏi phù hợp, chúng ta thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tác của mình, từ đó tạo dựng được một mối liên kết sâu sắc hơn.

Giải quyết vấn đề

Đặt câu hỏi giúp ta có được cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề và hiểu rõ nguyên nhân gây ra vấn đề, nhờ những thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này là cần thiết để có cái nhìn đa chiều và đưa ra quyết định sáng suốt cho vấn đề.

Khi đã hiểu rõ vấn đề và có thông tin cần thiết, chúng ta có thể bắt đầu suy nghĩ về giải pháp. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả sẽ giúp đưa ra những câu hỏi phù hợp để phát triển giải pháp tối ưu.

Nguyên tắc khi đặt câu hỏi

Mục đích câu hỏi

Mục đích câu hỏi quyết định cách mỗi người lựa chọn từ ngữ, cách trình bày câu hỏi và cách lắng nghe câu trả lời. Việc xác định mục đích của câu hỏi giúp đặt câu hỏi một cách rõ ràng và nhận được những thông tin cần thiết hoặc câu trả lời phù hợp với mục tiêu của bản thân.

Chẳng hạn:

• Câu hỏi để thu thập thông tin: "Anh/ chị có thể cho tôi biết thêm về công ty không?"
• Câu hỏi để giải quyết vấn đề: "Làm thế nào để chúng ta có thể cải thiện hiệu suất của đội ngũ?"
• Câu hỏi để xây dựng mối quan hệ: "Bạn thích làm gì ngoài giờ làm việc?"

Tùy vào mối quan hệ với đối phương

Mối quan hệ giữa người đặt câu hỏi và người trả lời sẽ ảnh hưởng đến cách đặt câu hỏi, từ ngữ và thái độ sử dụng.

• Với những người có mối quan hệ thân thiết, có thể đặt câu hỏi một cách thoải mái, gần gũi, thậm chí là tế nhị.
• Với những người có mối quan hệ xã giao, nên đặt câu hỏi một cách lịch sự, tôn trọng.
• Với những người có mối quan hệ công việc, đặt câu hỏi một cách chuyên nghiệp, tập trung vào mục đích của cuộc nói chuyện.

Một số lưu ý khi đặt câu hỏi tùy vào mối quan hệ với đối phương:

• Từ ngữ: Sử dụng từ ngữ phù hợp với văn hóa và phong cách giao tiếp của đối phương. Ví dụ: Với người lớn tuổi, cần sử dụng từ ngữ trang trọng, lịch sự. Với người trẻ tuổi thì có thể sử dụng từ ngữ thoải mái, gần gũi.
• Thái độ: Thể hiện thái độ tôn trọng, lắng nghe và thấu hiểu đối phương.
• Nội dung: Điều chỉnh nội dung câu hỏi phù hợp với mối quan hệ và mục đích của cuộc nói chuyện.

Từ vựng phù hợp ngữ cảnh

Từ ngữ phù hợp với ngữ cảnh là từ ngữ mà người được hỏi có thể hiểu được và sử dụng trong cuộc sống hàng ngày. Việc sử dụng từ ngữ chuyên môn, thuật ngữ khó hiểu hoặc từ ngữ không phù hợp với đối tượng sẽ khiến người được hỏi khó hiểu câu hỏi và trả lời không chính xác hoặc không đầy đủ thông tin.

Ví dụ, khi hỏi một người không phải là chuyên gia về công nghệ thông tin, chúng ta không nên sử dụng thuật ngữ "máy chủ" mà nên sử dụng từ "máy tính". Khi nói chuyện với một người lớn tuổi, không nên sử dụng từ "gen Z" mà nên sử dụng từ "thế hệ trẻ".

Ngoài ra, việc sử dụng từ ngữ phù hợp với ngữ cảnh cũng giúp cho cuộc trò chuyện trở nên thoải mái và tự nhiên hơn. Nếu sử dụng từ ngữ quá trang trọng hoặc quá thân mật trong một tình huống không phù hợp, điều này có thể khiến người được hỏi cảm thấy khó chịu hoặc không thoải mái.

Dưới đây là một số mẹo để sử dụng từ ngữ phù hợp với ngữ cảnh khi đặt câu hỏi:

• Xác định đối tượng được hỏi là ai và họ có hiểu biết gì về chủ đề của câu hỏi.
• Lựa chọn từ ngữ phù hợp với trình độ hiểu biết của đối tượng.
• Thử sử dụng từ ngữ khác nhau để xem người được hỏi có hiểu không.
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.

Lắng nghe nhiều hơn nói

Nguyên tắc này dựa trên ý tưởng rằng, để có thể đặt ra những câu hỏi hiệu quả, người đặt câu hỏi cần phải hiểu rõ thông tin mà người được hỏi đang cung cấp. Điều này chỉ có thể đạt được khi người đặt câu hỏi lắng nghe một cách tích cực và cởi mở. Khi lắng nghe nhiều hơn nói, người đặt câu hỏi sẽ có thể:

• Tìm hiểu thông tin và quan điểm của người được hỏi một cách đầy đủ và chính xác.
• Nhận ra những thông tin quan trọng và cần được hỏi thêm.
• Xây dựng mối quan hệ tốt với người được hỏi.
• Tạo ra một cuộc trò chuyện mang tính hai chiều, không chỉ là một cuộc độc thoại.

Ngược lại, nếu người đặt câu hỏi nói nhiều hơn nghe, họ sẽ không thể hiểu rõ thông tin mà người được hỏi đang cung cấp. Điều này sẽ dẫn đến những câu hỏi không phù hợp, không hiệu quả, hoặc thậm chí là gây khó chịu cho người được hỏi.

\>> Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe là gì? Vai trò và nguyên tắc rèn luyện

Các dạng đặt câu hỏi phổ biến trong giao tiếp

Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là loại câu hỏi mà người được hỏi chỉ có thể trả lời bằng một từ hoặc một câu ngắn, thường là “có” hoặc “không” hoặc một vài lựa chọn đơn giản khác. Câu hỏi đóng thường được sử dụng để thu thập thông tin cơ bản, xác nhận thông tin hoặc đưa ra câu trả lời chính xác.

Chẳng hạn như:

• Bạn có thích đọc sách không?
• Tên của bạn là gì?
• Bạn bao nhiêu tuổi?

Câu hỏi đóng thường được sử dụng khi người hỏi muốn:

• Thu thập, xác nhận thông tin
• Đưa ra câu trả lời chính xác
• Kiểm soát cuộc trò chuyện

Trong một số trường hợp, người hỏi có thể sử dụng câu hỏi đóng để kiểm soát cuộc trò chuyện. Điều này có thể hữu ích nếu muốn giữ cho cuộc trò chuyện đi đúng hướng hoặc muốn tránh những câu trả lời dài dòng. Tuy nhiên, cách đặt câu hỏi này nên hạn chế ở nhiều trường hợp, bởi thường nó sẽ đưa câu hỏi đến ngõ cụt, khiến cuộc trò chuyện trở nên gượng gạo và thiếu tính tương tác.

Câu hỏi mở

Câu hỏi mở là dạng câu hỏi không có câu trả lời cố định, đòi hỏi người trả lời phải suy nghĩ và đưa ra câu trả lời của riêng mình. Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng các từ để hỏi như "ai", "cái gì", "ở đâu", "khi nào", "tại sao", "như thế nào",...

Câu hỏi mở có nhiều ưu điểm so với câu hỏi đóng như:

• Cho phép người trả lời bày tỏ quan điểm, ý kiến, suy nghĩ và cảm xúc của mình.
• Giúp người hỏi hiểu rõ hơn về người trả lời.
• Kích thích sự sáng tạo và tư duy của người trả lời.
• Mở ra nhiều khả năng trả lời, giúp cuộc trò chuyện trở nên thú vị và đa dạng hơn.

Chẳng hạn:

• Bạn nghĩ gì về vấn đề này?
• Bạn có thể kể cho tôi nghe về một trải nghiệm đáng nhớ của bạn không?
• Bạn nghĩ chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình này?

Câu hỏi mở không giới hạn người trả lời trong một phạm vi nhất định, do đó họ có thể thoải mái chia sẻ những suy nghĩ và cảm xúc của mình. Điều này giúp người hỏi hiểu rõ hơn về người trả lời, từ đó xây dựng mối quan hệ tốt hơn.

Câu hỏi phễu

Câu hỏi dạng phễu là một loại câu hỏi được sử dụng để thu thập thông tin, tìm hiểu, hoặc nghiên cứu một vấn đề nào đó. Câu hỏi này được gọi là câu hỏi phễu bởi nó bắt đầu với một câu hỏi rộng và tổng quát, sau đó dần dần thu hẹp lại và tập trung vào các chi tiết cụ thể hơn. Chẳng hạn: Nếu được nhận, tôi sẽ làm ở phòng ban nào? Quy mô là bao nhiêu nhân viên? Trách nhiệm của tôi ở đó là gì?

Câu hỏi thăm dò

Dạng câu hỏi thăm dò là một loại câu hỏi được sử dụng để thu thập thông tin hoặc ý kiến từ người khác. Dựa vào mục tiêu và phạm vi của nghiên cứu hoặc dự án, câu hỏi thăm dò có thể được thiết kế dưới nhiều hình thức khác nhau như câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi đa lựa chọn, câu hỏi tự cho điểm, và câu hỏi thang đo.

Dạng câu hỏi thăm dò có thể được sử dụng để đạt được nhiều mục tiêu khác nhau, chẳng hạn như:

• Thu thập thông tin chi tiết
• Tạo sự hiểu biết sâu sắc
• Khuyến khích sự sáng tạo
• Tìm kiếm giải pháp mới

Một số ví dụ thực tế về dạng câu hỏi thăm dò:

Câu hỏi mở:

• Bạn nghĩ gì về sản phẩm mới của chúng tôi?
• Bạn sẽ làm gì nếu có thể thay đổi một điều gì đó trong cuộc sống của mình?

Câu hỏi định hướng:

• Bạn có thể cho tôi biết thêm về lý do tại sao bạn lại cảm thấy như vậy không?
• Bạn có thể cung cấp một ví dụ cụ thể để minh họa cho điều đó?
• Bạn có thể giải thích thêm về cách bạn đến được kết luận đó?

Câu hỏi tiếp nối:

• Bạn có suy nghĩ gì khác về vấn đề này không?
• Bạn có muốn chia sẻ thêm điều gì không?

Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ là loại câu hỏi được đặt ra nhưng không nhằm mục đích tìm kiếm câu trả lời hoặc câu trả lời đã có sẵn trong câu hỏi đó. Câu hỏi tu từ thường được sử dụng trong văn học để nhấn mạnh, khẳng định, hoặc thể hiện cảm xúc, thái độ của người nói.

Câu hỏi tu từ thường được đặt ra với giọng điệu nghi vấn, hỏi nhưng không cần trả lời, thường mang hàm ý khẳng định hoặc phủ định.

Tác dụng của câu hỏi tu từ:

• Nhấn mạnh, khẳng định ý nghĩa của câu.
• Tạo sự tò mò, hấp dẫn cho người đọc.
• Bộc lộ cảm xúc, thái độ của người nói.

Ví dụ: Sóng bắt đầu từ gió, gió bắt đầu từ đâu? – Trích Sóng, Nhà thơ Xuân Quỳnh

Cách rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả trong giao tiếp

Lắng nghe tích cực

Khi người khác đang nói, hãy tập trung và lắng nghe một cách chân thành. Đừng gián đoạn hoặc ngắt lời người khác, hãy để họ hoàn thành suy nghĩ của mình trước khi đặt câu hỏi.

Lắng nghe tích cực sẽ giúp người hỏi đặt ra những câu hỏi hiệu quả vì hiểu rõ hơn về những gì người khác đang nói. Khi hiểu rõ hơn, chúng ta sẽ có thể đặt ra những câu hỏi cụ thể và phù hợp. Từ đó có thể thu thập được nhiều thông tin và hiểu rõ hơn về vấn đề đang được thảo luận

Sử dụng các loại câu hỏi khác nhau

Có nhiều loại câu hỏi khác nhau, mỗi loại câu hỏi có một mục đích và phù hợp với mỗi người cảnh, mỗi người khác nhau. Người đặt câu nói nên dựa theo từng tình huống cụ thể để sử dụng các loại câu hỏi khác nhau, nhằm thu thập được nhiều thông tin hơn.

Hãy cụ thể và rõ ràng

Câu hỏi cụ thể và rõ ràng người hỏi bạn hiểu rõ hơn vấn đề muốn thảo luận hoặc giải quyết. Khi câu hỏi cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng, đối phương sẽ dễ dàng nắm được ý định và đưa ra câu trả lời chính xác hơn. Giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng của cả hai bên trong quá trình trao đổi thông tin.

Một câu hỏi cụ thể, rõ ràng cũng giúp tránh những hiểu lầm không cần thiết, đồng thời tăng cường sự tương tác giữa hai bên. Tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và tương tác sâu hơn.

Hãy cởi mở và không phán xét

Khi đặt câu hỏi cởi mở, chúng ta thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến quan điểm của người khác, ngay cả khi không đồng ý với họ. Điều này sẽ giúp người đối diện cảm thấy thoải mái và sẵn sàng chia sẻ nhiều thông tin hơn.

Hãy kiên nhẫn

Khi đặt câu hỏi, đôi khi đối phương cần thời gian để suy nghĩ, hoặc họ có thể không biết câu trả lời ngay lập tức. Sự kiên nhẫn giúp người đặt câu hỏi chờ đợi câu trả lời, và tránh bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Kiên nhẫn cũng giúp người đặt câu hỏi tránh vội vàng kết luận hoặc đưa ra phán xét. Giúp người hỏi hiểu rõ hơn vấn đề và có thể đưa ra những nhận định, quyết định đúng đắn.

Hãy tiếp tục hỏi

Đôi khi, thông tin ban đầu có thể không đủ để hiểu một vấn đề, tình huống một cách đầy đủ. Khi đó, hãy tiếp tục hỏi, điều này nhằm giúp thu thập thêm thông tin và làm rõ những khía cạnh không rõ ràng.

Trong kỹ năng đặt câu hỏi, cần lưu ý rằng, việc tiếp tục hỏi không nên trở thành sự xâm phạm hoặc quấy rầy người khác. Hãy luôn tôn trọng đối phương và biết khi nào nên dừng lại nếu họ không muốn tiếp tục trả lời hoặc chia sẻ thêm thông tin.

\>> Xem thêm: Kỹ năng tự học là gì? Cách cải thiện kỹ năng tự học hiệu quả

Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng

Đối với nhà tuyển dụng có kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả sẽ thu thập được thông tin cần thiết để đánh giá ứng viên một cách chính xác và toàn diện. Thông qua các câu hỏi, nhà tuyển dụng có thể hiểu rõ về kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách,... của ứng viên để xác định xem họ có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không.

Nhà tuyển dụng có kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả có đặc điểm:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng bộ câu hỏi phỏng vấn: Xác định rõ mục đích của buổi phỏng vấn để xây dựng bộ câu hỏi phù hợp. Bộ câu hỏi cần bao gồm các câu hỏi về kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách,... của ứng viên.
• Đặt câu hỏi rõ ràng, súc tích: Cần tránh đặt những câu hỏi quá dài dòng, phức tạp hoặc khó hiểu.
• Lắng nghe câu trả lời của ứng viên: Đây là cách tốt nhất để nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên. Nhà tuyển dụng cần chú ý lắng nghe và ghi nhớ những thông tin quan trọng mà ứng viên cung cấp.
• Tạo không khí phỏng vấn thoải mái: Thể hiện sự thân thiện, cởi mở và tôn trọng ứng viên.
• Đặt câu hỏi mở, thách thức: Giúp nhà tuyển dụng đánh giá được khả năng tư duy và giải quyết vấn đề của ứng viên.
• Theo dõi và bổ sung câu hỏi: Nhà tuyển dụng cần theo dõi câu trả lời của ứng viên để bổ sung thêm các câu hỏi cần thiết, giúp hiểu rõ hơn về ứng viên.
• Tận dụng cơ hội đặt câu hỏi của ứng viên: Cuối buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên dành thời gian để trả lời các câu hỏi của ứng viên. Điều này sẽ giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công ty và vị trí tuyển dụng.

Ví dụ về các câu hỏi hiệu quả mà nhà tuyển dụng có thể sử dụng trong buổi phỏng vấn:

Câu hỏi về kỹ năng:

• Bạn có thể mô tả một dự án mà bạn đã thực hiện thành công?
• Bạn giải quyết các vấn đề như thế nào?
• Bạn sử dụng các phần mềm chuyên dụng gì để triển khai?

Câu hỏi về kinh nghiệm:

• Bạn đã đạt được thành tích gì trong công việc trước đây?
• Bạn đã từng đối mặt với một tình huống khó khăn như thế nào và bạn đã giải quyết nó như thế nào?
• Bạn có thể mô tả một lần bạn đã làm việc nhóm hiệu quả?

Câu hỏi về tính cách:

• Bạn là người như thế nào? Hướng nội hay thích hướng ngoại?
• Bạn thích làm việc trong môi trường như thế nào?
• Bạn có thể kể về một lần bạn đã làm việc để hoàn thành deadline?

\>> Xem thêm: 8 Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho nhà tuyển dụng xuất sắc

Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng

Trong bán hàng, kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả là khả năng sử dụng câu hỏi để thu thập thông tin từ khách hàng, hiểu nhu cầu và mong muốn của họ, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp và thuyết phục họ mua hàng.

Một câu hỏi đặt hiệu quả trong bán hàng cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Tập trung vào khách hàng: Câu hỏi cần tập trung vào nhu cầu và mong muốn của khách hàng, chứ không phải là cố gắng để bán sản phẩm/ dịch vụ.
• Cụ thể và rõ ràng: Câu hỏi cần cụ thể và rõ ràng, để khách hàng có thể dễ dàng trả lời.
• Tạo cảm giác thoải mái: Câu hỏi cần được đặt một cách tự nhiên và thoải mái, giúp khách hàng cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin.

Một số loại câu hỏi thường được sử dụng trong bán hàng:

• Câu hỏi mở: Câu hỏi mở khuyến khích khách hàng chia sẻ nhiều thông tin. Ví dụ: "Anh/ chị có thể cho tôi biết thêm về nhu cầu của mình không?"
• Câu hỏi đóng: Câu hỏi đóng chỉ yêu cầu khách hàng trả lời bằng một từ hoặc câu ngắn. Ví dụ: "Anh/ chị muốn mua của hãng Sony đúng không?”
• Câu hỏi gợi ý: Câu hỏi gợi ý giúp khách hàng hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ. Ví dụ: “Anh chị thấy sao về dòng tủ lạnh LG này?”.

Bằng cách suy nghĩ về câu trả lời tiềm năng cho một câu hỏi có thể giúp mỗi người biết câu hỏi đó có hiệu quả như thế nào. Đây là một cách tuyệt vời để xây dựng kỹ năng đặt câu hỏi, bởi nó như một bài tập cho phép chúng ta đặt câu hỏi nhiều lần cho chính mình trước khi trình bày với người khác, điều này đảm bảo rằng mọi câu hỏi đặt ra đều có câu trả lời mà không làm đối phương khó chịu.