Bạn có thể chỉ chia sẻ một tab trong Google Trang tính không

Bạn có cần chia sẻ một tab trang tính không?

Mọi người có thể cộng tác và làm việc bất kể khoảng cách đã trở thành một điều tuyệt đối cần thiết. Google Trang tính giúp các nhóm cộng tác trong các dự án cực kỳ dễ dàng mà không gặp bất kỳ khó khăn nào

Google Trang tính có thể cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời vào một bảng tính, đồng thời cung cấp phản hồi trực tiếp về việc ai đang thực hiện những thay đổi nào. Cộng tác chưa bao giờ dễ dàng hơn thế

Đôi khi, bạn có thể cần chia sẻ toàn bộ sổ làm việc, nhưng những lúc khác, bạn chỉ muốn một người dùng có quyền truy cập vào chỉ một trang tính. Mặc dù chia sẻ bảng tính là một quy trình khá đơn giản, nhưng chỉ chia sẻ một trang tính không dễ dàng như vậy

Trong Google Trang tính, không có giải pháp gốc nào cho phép người dùng chỉ chia sẻ một trang tính. Tuy nhiên, có những cách giải quyết với những ngoại lệ đáng chú ý

Bài đăng này nhằm mục đích khám phá những cách giải quyết này sẽ cho phép bạn chia sẻ một trang tính và những hạn chế của nó

Chỉ chia sẻ một trang tính với GID

Gid là một mã trong URL của bảng tính liên kết trực tiếp đến một trang tính cụ thể

Thông thường, khi người dùng mở một bảng tính được chia sẻ, họ sẽ truy cập vào trang tính đầu tiên. Sau đó, họ phải điều hướng đến trang tính chứa thông tin họ cần

Nhưng khi bạn chia sẻ một trang tính cùng với gid của nó, người dùng sẽ được đưa trực tiếp đến trang tính đó

Trong ví dụ này, bảng tính chứa thông tin điểm của hai học sinh. Để chia sẻ trang tính để học sinh tên John có quyền truy cập ngay vào trang tính của mình mà không cần phải đi lang thang, chúng tôi chỉ cần sao chép URL của trang tính

Ở cuối URL, bạn sẽ tìm thấy mã gid là gid=662745270 trong ví dụ này

Bạn cũng sẽ thấy rằng giá trị gid của trang tính đầu tiên khác nhau, chứng thực rằng mỗi trang tính có các mã định danh gid duy nhất

Vấn đề với việc chia sẻ trang tính theo cách này là bạn không thể ngăn người dùng khác truy cập thông tin trên các trang tính khác. Giải pháp này sẽ phù hợp nếu bạn không phiền khi người dùng khác nhìn thấy dữ liệu trên các trang tính khác

Nhưng bạn có thể điều chỉnh một vài cài đặt có thể làm giảm ảnh hưởng của nhược điểm này

Bạn có thể ẩn trang tính mà bạn không muốn người dùng khác nhìn thấy, mặc dù đây không phải là giải pháp hoàn hảo. Điều này là do khi bạn bỏ ẩn trang tính để truy cập thông tin của trang tính, những người dùng khác cũng có quyền truy cập vào trang tính đó

Ngoài ra, bạn chỉ có thể ẩn trang tính với mọi người dùng chứ không phải với những người dùng cụ thể

Để điều này hoạt động như dự định, người dùng chỉ phải có quyền Người nhận xét hoặc Người xem. Điều này có nghĩa là họ không thể có quyền chỉnh sửa hoặc họ sẽ có thể bỏ ẩn trang tính ẩn và truy cập nội dung của trang tính đó

Nếu bạn không phiền khi người dùng khác xem thông tin trên các trang tính khác nhưng bạn không muốn họ thay đổi hoặc chỉnh sửa bất cứ điều gì không phải trên trang tính được chỉ định của họ thì bạn có thể khóa trang tính đó

Hãy xem bài đăng này để tìm hiểu về cách bảo vệ trang tính

Mặc dù giải pháp này không ngăn người dùng khác nhìn thấy các trang tính cụ thể, nhưng bạn có thể chắc chắn rằng người dùng chỉ có thể chỉnh sửa thông tin trên trang tính được chỉ định của họ

Chỉ chia sẻ một trang tính bằng cách tạo một tệp mới

Phương pháp đầu tiên được thảo luận để chỉ chia sẻ một trang tính có khá nhiều sai sót. Bạn không thể bảo mật hoàn toàn thông tin khác trong các trang tính khác

Tạo một tệp mới có thể dễ dàng xử lý tất cả các vấn đề này. Quá trình để làm điều này là đơn giản

1. Nhấp vào menu Tệp
2. Chọn tùy chọn Tạo bản sao

Thao tác này sẽ tạo một bản sao của bảng tính

Bạn có thể thay đổi tên của bảng tính mới bằng cách sử dụng hộp văn bản Tên

Bỏ chọn các tùy chọn Chia sẻ với cùng người và Sao chép nhận xét vì bạn đang tạo một tệp mới cho một người dùng cụ thể

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo bản sao. Điều này sẽ tạo một bản sao của bảng tính trong một tệp mới

Bây giờ bạn đã tạo một bảng tính mới, bạn có thể dễ dàng xóa các trang tính có thông tin mà bạn không muốn người dùng mà bạn chia sẻ tệp này nhìn thấy

Sau khi xóa trang tính, bạn có thể chia sẻ toàn bộ tệp Google Trang tính với người dùng

Chỉ chia sẻ một trang tính bằng chức năng IMPORTRANGE

Một phương pháp khác để lấy dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác là sử dụng hàm IMPORTRANGE

Với phương pháp này, bạn có thể nhập chính xác trang tính mình cần và không phải xóa bất kỳ trang tính nào sau đó

= IMPORTRANGE ( spreadsheet_url, range_string )

Chức năng QUAN TRỌNG cho phép bạn kết nối với một trang tính khác và lấy dữ liệu từ một phạm vi cụ thể

• spreadsheet_url. URL của bảng tính bạn muốn nhập
• range_string. tham chiếu tên trang tính và phạm vi bạn muốn nhập

= IMPORTRANGE( "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yw-RS1ccPynnGcdRqZqwkbOW5HLqvC9xZi5U3Dl5gaY/edit#gid=0", "Michael!A1:D5" )

Khi bạn sao chép công thức này và nhấn enter, nó sẽ trả về lỗi #REF

Bạn có thể sửa lỗi này. Đặt chuột vào ô và bạn sẽ nhận được cửa sổ bật lên Cho phép truy cập

Nhấp vào nút Cho phép truy cập để cấp quyền truy cập vào trang tính

Dữ liệu được nhập vào bảng tính mới

Bây giờ cả hai trang tính đã được liên kết, mọi thay đổi được thực hiện trong trang tính chính sẽ được phản ánh trong trang tính phụ mới

Nếu bạn không muốn giữ các trang tính này được liên kết, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu QUAN TRỌNG làm giá trị

Khi bạn chia sẻ tệp theo cách này, bạn sẽ loại bỏ hầu hết các sự cố hiện có với phương pháp đầu tiên. Người dùng không thể nhìn thấy thông tin mà bạn không muốn họ nhìn thấy trong các trang tính khác và họ có thể chỉnh sửa và thay đổi

Một vấn đề xảy ra với phương pháp này là khi bạn có nhiều người dùng mà bạn cần chia sẻ tệp. Bạn sẽ phải tạo tệp mới cho nhiều người dùng

Chỉ chia sẻ một trang tính với tập lệnh ứng dụng

Đối với phương pháp này, chúng tôi sẽ tạo một tập lệnh sẽ chia sẻ trang tính đang hoạt động với người dùng

Mở cửa sổ trình chỉnh sửa tập lệnh ứng dụng bằng cách vào menu Tiện ích mở rộng và chọn tùy chọn Tập lệnh ứng dụng

function shareActive() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActive();
  var sheet = ss.getActiveSheet();

  var newSheet = SpreadsheetApp.create("New Sheet");
  var id = newSheet.getId();
  var open = SpreadsheetApp.openById(id);
  
  var copy = sheet.copyTo(open);

  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  var user = ui.prompt('Enter user email address', ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  if (
    user.getSelectedButton() == ui.Button.OK
  ) {
  var email = user.getResponseText()
  }

  DriveApp.getFileById(id).addEditor(email);
}

function onOpen(e) {
  SpreadsheetApp.getUi()
      .createMenu("Share Sheet")
      .addItem('Active Sheet', 'shareActive')
      .addToUi();
}

Sao chép và dán mã trên vào trình chỉnh sửa. Nhấn Save and Run để cấp các quyền cần thiết

Làm mới bảng tính của bạn và tập lệnh tạo một dải menu mới có tên là Bảng chia sẻ. Menu tùy chỉnh có một menu con gọi là Active Sheet

Khi bạn nhấn lệnh này, tập lệnh sẽ tạo một bản sao của trang tính đang hoạt động dưới dạng tệp bảng tính mới. Sau đó, nó sẽ kích hoạt lời nhắc yêu cầu email người dùng mà bạn muốn chia sẻ bảng tính mới tạo

Khi bạn nhập email của người dùng và nhấn OK, người dùng sẽ nhận được email có liên kết đến bảng tính mới

Chỉ chia sẻ một trang tính bằng cách xuất dưới dạng PDF

Xuất tệp là một cách tiếp cận khác để sử dụng để chia sẻ một trang tính

Khi bạn xuất, bạn có thể chọn chính xác phần nào của bảng tính mà bạn muốn đưa vào tài liệu cuối cùng

Điều này có nghĩa là bạn có thể chọn xuất toàn bộ trang tính hoặc một phạm vi cụ thể

Làm theo các bước sau để xuất trang tính

1. Chuyển đến menu Tệp
2. Chọn tùy chọn Tải xuống
3. Chọn định dạng tệp PDF cho tài liệu cuối cùng

Ở bên phải của cửa sổ tiếp theo, bạn sẽ thấy có rất nhiều cài đặt mà bạn có thể áp dụng để làm cho tài liệu của mình xuất hiện theo ý muốn

Trong trường hợp này, bạn sẽ tập trung vào cài đặt trang tính. Đây là nơi bạn có thể chọn trang tính hoặc phạm vi bạn muốn xuất. Bản xem trước hiển thị cách tệp sẽ xuất hiện trong tài liệu cuối cùng

1. Chọn Trang tính hiện tại trong tùy chọn Xuất
2. Nhấp vào nút Xuất

Bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt khác như Khổ giấy, Hướng trang, Tỷ lệ, Lề và Ngắt trang tùy chỉnh

Một tệp pdf mới sẽ được tạo và tự động tải xuống máy của bạn. Bạn có thể chia sẻ tệp này dưới dạng tệp đính kèm email với bất kỳ ai

Với giải pháp này, bạn có thể chắc chắn rằng mình chỉ chia sẻ thông tin mà bạn muốn người khác truy cập. Nhược điểm rõ ràng của điều này là người dùng không thể thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào đối với tài liệu nếu nó được xuất dưới dạng tệp PDF

Ngoài ra, bạn phải biết rằng chỉ có tùy chọn tệp PDF mới cho phép bạn chọn trang tính hoặc phạm vi nào sẽ xuất trong tài liệu cuối cùng. Các tùy chọn khác sẽ tải xuống mọi nội dung trong bảng tính

📝 Lưu ý. Chỉ tùy chọn tệp PDF hoặc CSV cho phép bạn chọn trang tính hoặc phạm vi sẽ xuất trong tài liệu cuối cùng. Các tùy chọn khác sẽ tải xuống tất cả nội dung trong bảng tính

Chỉ chia sẻ một trang tính bằng cách xuất bản lên web

Tính năng Xuất bản lên web là một cách tiếp cận rất hữu ích khác để chia sẻ bảng tính. Nó cũng cho phép bạn chỉ chia sẻ một phần của tệp

Giống như các phương pháp khác, nó cũng có sai sót ở chỗ người dùng có thể không chỉnh sửa được thông tin tùy thuộc vào tùy chọn bạn chọn

Thực hiện theo các bước sau để xuất bản tệp của bạn trên web

1. Chuyển đến menu Tệp
2. Chọn tùy chọn Chia sẻ
3. Chọn tùy chọn Xuất bản lên web trong menu con

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Xuất bản lên web, nơi bạn có hai tùy chọn để xuất bản bảng tính. Bạn có thể chọn tùy chọn Liên kết hoặc Nhúng

Cửa sổ Xuất bản lên web mở ra với tiêu điểm là tab Liên kết và được đặt để chia sẻ Toàn bộ Tài liệu theo mặc định

1. Nhấp vào hộp Toàn bộ tài liệu và chọn trang tính bạn muốn chia sẻ

Bạn có thể thay đổi định dạng chia sẻ tài liệu bằng cách click vào ô Web page. Bạn sẽ nhận được các tùy chọn tệp khác nhau để chia sẻ tài liệu từ các tùy chọn thả xuống

Bạn có thể chia sẻ dưới dạng tệp CSV, TSV và PDF, tất cả đều được tự động tải xuống khi bất kỳ ai truy cập liên kết sẽ được tạo sau khi tài liệu được xuất bản

Bạn có thể chia sẻ bảng tính dưới dạng tệp CSV hoặc TSV, cả hai đều có thể được mở bằng MS Excel. Điều này có thể cho phép họ thực hiện các thay đổi đối với tài liệu nếu đó là điều bạn muốn và họ có thể chia sẻ với bạn tệp đã cập nhật

Khi bạn chia sẻ dưới dạng trang Web, họ chỉ có thể xem trang tính dưới dạng trang web và không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Tuy nhiên, dữ liệu trang web được cập nhật khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong bảng tính chính

Sau khi chọn định dạng trang tính và tệp, bây giờ bạn có thể xuất bản tài liệu

Một lời nhắc sẽ xuất hiện xác nhận nếu bạn muốn chia sẻ trang tính

Ngay khi bạn nhấn OK từ bước trước, nút Xuất bản sẽ chuyển sang màu xám và một liên kết được tạo cho trang tính bạn muốn chia sẻ

Bây giờ trang tính đang hoạt động và bất kỳ ai có liên kết được tạo đều có thể truy cập thông tin

Nếu bạn muốn xóa quyền truy cập vào trang tính thông qua liên kết, hãy nhấp vào menu thả xuống Xuất bản nội dung và cài đặt rồi chọn Dừng xuất bản

Khi lời nhắc xuất hiện, nhấp vào OK để ngừng xuất bản trang tính

Để sử dụng tùy chọn Nhúng, hãy chọn tab Nhúng và chọn trang tính bạn muốn chia sẻ bằng phương pháp trước đó

Sau khi bạn nhấp vào Xuất bản và chọn Đồng ý từ lời nhắc xuất hiện, bạn sẽ nhận được mã HTML sẽ hiển thị thông tin trên bảng tính khi bạn thêm nó vào bất kỳ trang web nào

Thông tin trên trang tính sẽ được cập nhật theo những thay đổi được thực hiện trong tài liệu chính

Bạn có thể ngừng xuất bản trang tính bằng cách làm theo các bước được mô tả trước đó

Xuất bản lên web dường như là phương pháp mạnh mẽ nhất để chia sẻ trang tính giúp giảm thiểu sự cố xảy ra khi sử dụng các phương pháp trước đó. Bạn có thể chắc chắn rằng bạn chỉ chia sẻ dữ liệu bạn muốn

Tùy thuộc vào yêu cầu chỉnh sửa, bạn có thể chọn chia sẻ dưới dạng tệp CSV hoặc TSV nếu bạn muốn người dùng có thể thay đổi dữ liệu

Nhưng nếu bạn chỉ muốn họ xem dữ liệu mà không có cơ hội thay đổi bất cứ điều gì, thì hãy chia sẻ dữ liệu đó dưới dạng trang web

Điều này cũng tránh việc tạo các bảng tính dư thừa với mục đích chia sẻ một trang tính

kết luận

Google Trang tính không cung cấp bất kỳ giải pháp gốc nào để chỉ chia sẻ một trang tính, nhưng có nhiều cách giải quyết mà bạn có thể sử dụng

Những giải pháp thay thế này có thể không hoàn hảo cho mọi tình huống, nhưng chắc chắn bạn sẽ tìm thấy giải pháp phù hợp với nhu cầu của mình

Bạn nghĩ gì về những cách tiếp cận này để chia sẻ một trang tính?

Bạn có thể chỉ cấp quyền truy cập vào một tab trong trang tính Google không?

Có cách nào để ẩn các tab khỏi một số người xem nhất định trong Google Trang tính không?