Cách khắc phục khoảng trống lớn trong Excel

Khoảng trắng đầu và cuối trong Excel thường dẫn đến rất nhiều sự thất vọng. Tôi không thể nghĩ ra tình huống mà bạn có thể cần thêm những khoảng trắng này, nhưng nó thường tìm đường vào bảng tính excel

Có nhiều cách bạn có thể kết thúc với những khoảng trống thừa này – ví dụ: khi tải xuống dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, trong khi sao chép dữ liệu từ tài liệu văn bản hoặc nhập thủ công do nhầm

Khoảng trắng ở đầu, ở cuối hoặc dấu cách kép giữa văn bản có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng

Ví dụ: giả sử bạn có tập dữ liệu như hình bên dưới

Bây giờ hãy xem điều gì sẽ xảy ra khi tôi sử dụng hàm VLOOKUP để lấy họ bằng cách sử dụng tên

Bạn có thể không nhận ra sự khác biệt bằng mắt thường rằng có thêm một dấu cách trong tên gây ra lỗi này

Trong ví dụ này, rất dễ phát hiện ra vấn đề trong một tập dữ liệu nhỏ như vậy, nhưng hãy tưởng tượng bạn phải kiểm tra vấn đề này trong hàng nghìn bản ghi

Để đảm bảo an toàn, bạn nên xóa dữ liệu và xóa khoảng trắng trong Excel

Hướng dẫn này bao gồm

Cách để Loại bỏ khoảng trắng trong Excel

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn hai cách để loại bỏ khoảng trắng trong Excel

• Sử dụng chức năng TRIM
• Sử dụng Tìm và Thay thế

Sử dụng chức năng TRIM

Hàm TRIM trong Excel loại bỏ khoảng trắng ở đầu và ở cuối, đồng thời nhân đôi khoảng cách giữa các chuỗi văn bản

Ví dụ: trong ví dụ trên, để xóa khoảng trắng khỏi toàn bộ danh sách nếu tên (ở A2. A7), sử dụng công thức sau trong ô C1 và kéo nó xuống cho tất cả các tên

=TRIM(A2)

Hàm TRIM trong Excel sẽ ngay lập tức xóa tất cả các khoảng trắng ở đầu và cuối trong ô

Khi bạn đã làm sạch dữ liệu, hãy sao chép nó, dán nó dưới dạng các giá trị thay cho dữ liệu gốc

Chức năng này cũng hữu ích nếu bạn có nhiều hơn một ký tự khoảng trắng giữa các từ. Nó sẽ loại bỏ các khoảng trắng thừa sao cho kết quả luôn có một ký tự khoảng trắng giữa các từ

Hàm TRIM của Excel thực hiện tốt công việc xóa khoảng trắng trong Excel, tuy nhiên, hàm này không thành công khi bạn có các ký tự không in được (chẳng hạn như ngắt dòng) trong tập dữ liệu của mình. Để xóa các ký tự không in được, bạn có thể sử dụng kết hợp các chức năng TRIM và CLEAN

Nếu bạn có một số văn bản trong ô A1 mà bạn muốn xóa khoảng trắng, hãy sử dụng công thức bên dưới

=TRIM(CLEAN(A1))

Các ký tự không in được cũng có thể là kết quả của =CHAR(160), không thể xóa bằng công thức CLEAN. Vì vậy, nếu bạn muốn hoàn toàn chắc chắn rằng bạn có tất cả các khoảng trắng thừa và các ký tự không in được, hãy sử dụng công thức dưới đây

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1,CHAR(160)," ")))

Loại bỏ khoảng trắng thừa trong Excel bằng cách sử dụng TÌM và THAY THẾ

Bạn có thể xóa khoảng trắng trong Excel bằng chức năng Tìm và Thay thế

Đây là một kỹ thuật nhanh hơn và có thể hữu ích trong các tình huống nhất định

• Khi bạn muốn xóa dấu cách kép
• Khi bạn muốn xóa tất cả các ký tự khoảng trắng

Xóa dấu cách kép

Lưu ý rằng kỹ thuật này không thể được sử dụng để xóa khoảng trắng ở đầu hoặc cuối. Nó sẽ tìm và thay thế các khoảng trắng kép bất kể vị trí của nó

Dưới đây là các bước để làm điều này

• Chọn các ô mà bạn muốn xóa dấu cách kép
• Vào Trang chủ -> Tìm & Chọn -> Thay thế. (Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt – Control + H)
• Trong hộp thoại Tìm và Thay thế, hãy nhập
  • Tìm gì. không gian đôi
  • Thay bằng. Không gian đơn
• Nhấp vào Thay thế tất cả

Điều này sẽ thay thế tất cả các khoảng trắng kép bằng một ký tự khoảng trắng

Lưu ý rằng điều này sẽ chỉ xóa dấu cách đôi. Nếu bạn có ba ký tự khoảng trắng ở giữa 2 từ, nó sẽ dẫn đến 2 ký tự khoảng trắng (sẽ xóa một ký tự). Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể thực hiện lại thao tác này để xóa và mọi dấu cách kép có thể còn sót lại

Xóa dấu cách đơn

Để xóa tất cả các ký tự khoảng trắng trong tập dữ liệu, hãy làm theo các bước bên dưới

• Chọn các ô mà bạn muốn xóa ký tự khoảng trắng
• Vào Trang chủ -> Tìm & Chọn -> Thay thế. (Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt – Control + H)
• Trong hộp thoại Tìm và Thay thế, hãy nhập
  • Tìm gì. Không gian đơn
  • Thay bằng. Để trống phần này
• Nhấp vào Thay thế tất cả

Thao tác này sẽ xóa tất cả các ký tự khoảng trắng trong tập dữ liệu đã chọn

Lưu ý rằng trong trường hợp này, ngay cả khi có nhiều hơn một ký tự khoảng cách giữa hai chuỗi văn bản hoặc số, tất cả ký tự đó sẽ bị xóa

Loại bỏ ngắt dòng

Bạn cũng có thể sử dụng Tìm và Thay thế để nhanh chóng loại bỏ ngắt dòng

Dưới đây là các bước để làm điều này

• Chọn dữ liệu
• Vào Trang chủ -> Tìm và chọn -> Thay thế (Phím tắt – Control + H)
• Trong Hộp thoại Tìm và Thay thế
  • Tìm gì. Nhấn Control + J (bạn có thể không nhìn thấy gì ngoại trừ dấu chấm nhấp nháy)
  • Thay bằng. Để trống
• Thay thế tất cả

Thao tác này sẽ xóa ngay tất cả các ngắt dòng khỏi tập dữ liệu mà bạn đã chọn

Dựa trên tình huống của mình, bạn có thể chọn một trong hai phương pháp (công thức hoặc tìm và thay thế) để xóa khoảng trắng trong Excel

Bạn cũng có thể thích các hướng dẫn Excel sau đây

• Tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel
• 10 cách siêu gọn gàng để làm sạch dữ liệu trong Excel
• Trợ giúp MS – Xóa khoảng trắng và các ký tự không in được
• Cách xóa ký tự đầu tiên khỏi chuỗi trong Excel
• Cách xóa thời gian khỏi ngày trong Excel

6 suy nghĩ về "Xóa dấu cách thừa trong Excel (Dẫn đầu, dấu cách, dấu cách kép)"

1. Adi Harjono

   Xin chào,
   Nhờ các bạn giúp mình cắt (xóa) tất cả các khoảng trắng thừa trong hàng, đặc biệt nếu mình có dữ liệu với hàm alt+enter (hơn 1 hàng) vì nếu chuyển sang word sẽ có thêm đoạn bao gồm cả trước và sau word. thí dụ
   ===================================
   haha (2 dấu cách ở ký tự cuối cùng)
   hehe (1 dấu cách trước ký tự)
   (bỏ 1 khoảng trống do không có ký tự)
   và thừa alt + enter
   ================
   kết quả sẽ như dưới đây
   ===========
   ha ha
   hehe
   ==============

2. MANISH NAMDEV

   làm thế nào để loại bỏ không gian từ từ cuối cùng
   thích 12345Space

3. roberto

   công thức của bạn ” =TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1,CHAR(160),” “)))” là SAI

4. Joanne Kaiser

   Tôi muốn kiểm soát khoảng cách (khoảng cách dòng, ngày xưa-“dẫn đầu”) giữa hai dòng loại trong một ô. Có thể và làm thế nào để làm điều đó?

5. Josh

   Xin chào Sumit, cảm ơn vì bài đăng của bạn, anh bạn quan sát nhanh, hãy tha thứ cho tôi nếu tôi hiểu nhầm hình ảnh. Tôi nhận thấy ở bạn *. gif giải thích về VLOOKUP không thể tìm thấy “Bob”, do khoảng trắng ở đầu

   =VLOOKUP(D2,$A$2. $B$7,2,0)

   Ví dụ hoàn hảo; . Ngay cả khi không có khoảng trắng ở đầu, công thức vẫn dẫn đến lỗi #N/A vì “Bob” nằm ở cột đầu tiên. Bạn có thể cân nhắc quay lại gif để hiển thị lại công thức của mình. e. =VLOOKUP(D2,$A$2. $B$7,1,0). Xin vui lòng tha thứ cho sự khẳng định của tôi; . Josh tốt nhất

   Tại sao tệp Excel trống của tôi quá lớn?

   Đây là những gì làm cho các tập tin rất lớn. Excel đang chọn rất nhiều ô trống và cho rằng có dữ liệu trong đó, sau đó Excel sẽ cố lưu vào tệp XLSX trên đĩa và vì nó cần giữ tham chiếu đến tất cả hàng trăm hoặc hàng nghìn ô đó nên kích thước tệp bị phóng đại

   Tại sao có một khoảng cách lớn như vậy giữa dải băng và các ô Excel?

   Nó được mã hóa cứng . Thực hiện thay đổi từ Excel 2003 (65.536 hàng x 256 cột) sang Excel 2007 (1.048.576 hàng x 16.384 cột) mất nhiều thời gian lập trình lại. Microsoft sẽ không tăng các giới hạn hiện tại cho đến khi có nhu cầu lớn trong số các khách hàng doanh nghiệp của họ để làm như vậy.