Dữ liệu kế toán là những thông tin được ghi chép về các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình SXKD của DN và các thông tin khác được cung cấp từ môi trường, như từ nhà nước, cơ quan chủ quản, các chuyên gia…Tổ chức dữ liệu kế toán, gồm các nội dung, [1] Xác định yêu cầu thông tin, [2] Xây dựng danh mục đối tượng kế toán, [3] Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào, [4] Tổ chức mã hóa dữ liệu đã thu thập.
Xác định yêu cầu thông tin
Khi tiến hành TCCTKT cần xác định đối tượng sử dụng trong và ngoài DN. Đối với đối tượng sử dụng bên ngoài DN, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính qua hệ thống các chỉ tiêu trong các BCTC theo quy định của CĐKT. Đối với đối tượng sử dụng trong DN, có nhiều cấp độ quản lý, quyết định cần đưa ra sẽ khác nhau do đó việc xác định TTKT cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định là khác nhau. Yêu cầu thông tin trong DN, được tổng hợp theo bảng mô tả như sau:
Xác định chính xác nhu cầu thông tin là cơ sở để xác định các đối tượng kế toán trong DN, tổ chức vận dụng CĐKT và phương pháp kế toán phù hợp.
Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của DN. Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần đáp ứng các yêu cầu “[1] Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết, [2] Xác định các đối tượng quản lý có liên quan, [3] Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết và [4] Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán là xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và ghi nhận các nội dung liên quan đến hoạt động SXKD của DN vào hệ thống kế toán”. [52]. Để mô tả nội dung về 1 nghiệp vụ phát sinh, cần phải trả lời 6 câu hỏi sau:
Câu hỏi 1, “Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh? Dựa vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý mà xác định xem hoạt động nào cần phải phản ánh lại nội dung đã xảy ra”.
Câu hỏi 2, “Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đó chính là tên gọi mô tả khái quát cho nội dung, tính chất nghiệp vụ phản ánh”.
Câu hỏi 3, “Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Nội dung này được thể hiện thông qua số trình tự thực hiện nghiệp vụ và thời gian phát sinh nghiệp vụ”.
Câu hỏi 4, “Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Đó là những cá nhân liên quan đến xét duyệt để nghiệp vụ xảy ra và những người trực tiếp thực hiện hoạt động có thể là bên trong hoặc bên ngoài DN như nhân viên bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp…”
Câu hỏi 5, “Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Xác định nơi, địa điểm phát sinh nghiệp vụ. Ví dụ xuất kho tại kho hàng nào, bán hàng tại đâu…”
Câu hỏi 6, “Những nguồn lực nào liên quan, nguồn lực nào được sử dụng và đã sử dụng bao nhiêu? Nguồn lực được thể hiện 2 mặt, hình thái tồn tại của nguồn lực [gọi là tài sản] và nguồn gốc hình thành của nó [gọi là nguồn vốn]. Dưới góc độ các nghiệp vụ kế toán nguồn lực là các đối tượng của kế toán [các loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập, chi phí] được thể hiện qua các TKKT”.
Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào
Có 3 nhóm dữ liệu được ghi vào hệ thống kế toán, đó là dữ liệu các đối tượng quản lý chi tiết, dữ liệu các đối tượng kế toán, dữ liệu các hoạt động trong SXKD của DN. Đối tượng quản lý chi tiết là các loại nội dung liên quan đến nhiều hoạt động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết này cần được mô tả nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và thông tin. Quy trình tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết, theo Sơ đồ 1.5.
Mỗi hoạt động căn cứ vào yêu cầu quản lý, thông tin để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết, theo từng chu trình, sau đó xác định nội dung chi tiết cần thu thập như, mã đối tượng, tên đối tượng, các nội dung mô tả khác như địa chỉ, mã số thuế…
Tổ chức mã hóa các dữ liệu đã thu thập
Như vậy quy trình tổ chức mã hóa dữ liệu, trước hết là xác định đối tượng quản lý cần mã hóa, sau đó xác định nội dung cần thu thập cho đối tượng mã hóa, tiếp đến xác định nội dung trên bộ mã gồm mô tả đối tượng và nội dung quản lý của đối tượng, cuối cùng lựa chọn phương pháp mã hóa. Phương pháp mã hóa thường sử dụng là mã hóa tổng hợp gồm nhiều phương pháp mã hóa bên trong bộ mã, như mã gợi nhớ với các kí tự có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có ít thành phần bên trong nội dung đó. Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có nhiều thành phần bên trong nội dung đó. Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đến các nội dung có quan hệ phân cấp từ cao đến thấp. Thiết kế cấu trúc và độ dài bộ mã cần thỏa mãn các yêu cầu “[1] Đáp ứng yêu cầu hệ thống tự động hóa xử lý thông tin, [2] Cần lựa chọn hệ thống mã hóa, độ dài và cấu trúc mã để có thể giải quyết toàn bộ các bài toán của hệ thống, [3] Đảm bảo nguyên tắc không trùng lắp trong nhóm đối tượng đồng nhất, [4] Không đưa vào hệ thống mã hóa các dấu hiệu [thuộc tính] mà chúng không liên quan đến tất cả các phần tử, [5] Các thuộc tính của đối tượng đưa vào để tạo nên các lớp phân loại [mức cao] cần phải cố định, [6] Khi lựa chọn hệ thống mã hóa, cấu trúc và độ dài của mã cần tính đến khả năng mã hóa cho các phần tử mới của tệp”
Đối tượng kế toán là một trong những thuật ngữ phổ biến và được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp hiện nay. Vậy đối tượng kế toán là gì? Phân loại đối tượng kế toán thành những loại nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn về vấn đề kể trên.
1. Đối tượng kế toán là gì?
Đối tượng của kế toán là tài sản, nguồn hình thành tài sản, sự biến động của tài sản trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Thông qua việc theo dõi các đối tượng kế toán, bộ phận kế toán có thể ghi lại chi tiết các biến động tài sản dưới dạng “bút toán”, từ đó tổng hợp thành các báo cáo phản ánh đầy đủ bức tranh tài chính của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Định khoản là gì? Hướng dẫn cách định khoản nhanh
Đối tượng kế toán có thể được biểu thị thành hai mặt: Tài sản và nguồn vốn.
Tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát, nắm giữ và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
Tài sản có thể được biểu hiện dưới hình thái vật chất như máy móc, thiết bị, nhà xưởng hoặc không thể hiện dưới hình thái vật chất như bản quyền, bằng sáng chế.
Dựa vào thời gian đầu tư, sử dụng và thu hồi thì tài sản trong doanh nghiệp được phân chia thành tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
+ Tài sản ngắn hạn: Là các tài sản có thời gian sử dụng dưới 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh,thường thay đổi hình thái giá trị trong quá trình sử dụng. Tài sản ngắn hạn có thể là tiền hoặc các khoản tương đương tiền, đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho hoặc các khoản ký quỹ, ký cược ngắn hạn…
+ Tài sản dài hạn : Là các tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng hay luân chuyển hơn một năm hoặc hơn một chu kỳ kinh doanh và có tính thanh khoản thấp hơn tài sản ngắn hạn do không thể thu hồi được ngay.
>> Đọc thêm: Tài sản cố định là gì? Điều kiện ghi nhận và cách phân loại TSCĐ
+ Nợ phải trả: Là khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiêọ, doanh nghiệp phải trả cho các chủ nợ như ngân hàng, nhà cung cấp. Nợ phải trả bao gồm nợ phải trả ngắn hạn và nợ phải trả dài hạn.
+ Vốn chủ sở hữu: Vốn chủ sở hữu [Owner’s Equity] là các khoản vốn kinh doanh thuộc sở hữu của cổ đông hay các thành viên góp vốn.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ sử dụng VCSH và các nguồn phải trả để tạo thành tổng nguồn vốn phục vụ sản xuất, kinh doanh. Vốn chủ sở hữu là một trong những nguồn tài trợ thường xuyên cho các hoạt động trong doanh nghiệp.
Vốn chủ sở hữu bao gồm vốn đầu tư chủ sở hữu, lợi nhuận chưa phân phối, quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp, chênh lệch tỷ giá hối đoái, chênh lệch đánh giá lại tài sản…
2. Các loại đối tượng kế toán
Căn cứ theo điều 8 Luật kế toán 2015 quy định:
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính, sự nghiệp; hoạt động của đơn vị, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước gồm:
a] Tiền, vật tư và tài sản cố định;
b] Nguồn kinh phí, quỹ;
c] Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;
d] Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;
đ] Thu, chi và kết dư ngân sách nhà nước;
e] Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước;
g] Nợ và xử lý nợ công;h] Tài sản công;
i] Tài sản, các khoản phải thu, nghĩa vụ phải trả khác có liên quan đến đơn vị kế toán
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động của đơn vị, tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản theo quy định tại các điểm a, b, c, d và i khoản 1.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh, trừ hoạt động quy định tại khoản 4 Điều này, gồm:
a] Tài sản;
b] Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;
c] Doanh thu, chi phí kinh doanh, thu nhập và chi phí khác;
d] Thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước;
đ] Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;
e] Tài sản, các khoản phải thu, nghĩa vụ phải trả khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động ngân hàng, tín dụng, bảo hiểm, chứng khoán, đầu tư tài chính gồm:
a] Các đối tượng quy định tại khoản 3 Điều này;
b] Các khoản đầu tư tài chính, tín dụng;
c] Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán;
d] Các khoản cam kết, bảo lãnh, giấy tờ có giá.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị thêm cho bộ phận kế toán hệ thống phần mềm hỗ trợ để giúp việc thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng kế toán được nhanh chóng, chính xác hơn. Một trong các phần mềm nổi bật trên thị trường đó là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ hoạt động định khoản và các nghiệp vụ kế toán khác:
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp mọi lĩnh vực
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
- Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
- Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
- Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.
| >> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS |
Tổng hợp: Kiều Lục