Google Trang tính cập nhật chế độ xem bộ lọc

Chế độ xem bộ lọc là một bản cập nhật tuyệt vời kể từ lần đầu tiên chúng được giới thiệu cho Google Trang tính mới, giúp việc sắp xếp dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Cho đến ngày hôm qua, có một số hạn chế khi cộng tác, nhưng Google đã phát hành ba bản cập nhật để cải thiện trải nghiệm

Cập nhật yêu thích của tôi đến từ ngày hôm qua là khả năng chia sẻ liên kết đến Chế độ xem bộ lọc cụ thể với cộng tác viên của bạn. Điều này thực sự hữu ích nếu bạn đang xử lý nhiều dữ liệu hoặc nếu cộng tác viên của bạn không quen với cách truy cập Chế độ xem bộ lọc

Nếu bạn bị giới hạn ở quyền truy cập 'Chỉ xem' đối với Trang tính, giờ đây bạn có thể áp dụng Chế độ xem bộ lọc tạm thời để bạn có thể sắp xếp dữ liệu phù hợp với nhu cầu của mình. Giống như tất cả Chế độ xem bộ lọc, điều này sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ nội dung nào mà các cộng tác viên khác của bạn có thể xem. Cuối cùng, giờ đây bạn có thể thay đổi phạm vi của Chế độ xem bộ lọc mà không cần phải xóa nó và tạo một chế độ xem mới, chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian

Google Sheets thường dùng để lưu trữ dữ liệu và chia sẻ với người khác. Ví dụ: giả sử bạn muốn chia sẻ Google Trang tính của mình, bao gồm cả dữ liệu bán hàng, với tất cả các nhóm bán hàng của bạn. Bảng tính không chứa thông tin bí mật hoặc nhạy cảm, vì vậy không cần ẩn hoặc bảo vệ bất kỳ phần nào

Tuy nhiên, đó là một bảng tính lớn, vì vậy người dùng sẽ cần lọc và sắp xếp để tìm thấy những gì họ muốn. Điều này có thể là thảm họa, vì mọi hoạt động lọc hoặc sắp xếp trực tiếp cũng sẽ ảnh hưởng đến những người dùng khác. Nói cách khác, bạn đang lãng phí một trong những lợi thế chính của Google Trang tính như một công cụ cộng tác

May mắn thay, có một cách đơn giản để tránh sự lộn xộn đó bằng cách sử dụng Chế độ xem bộ lọc của Google Trang tính. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách lọc Google Trang tính mà không ảnh hưởng đến người dùng khác. Bạn sẽ tìm hiểu cách tạo, lưu và sử dụng lại Chế độ xem bộ lọc cũng như cách chia sẻ chúng với những người dùng khác

Chế độ xem bộ lọc trong Google Trang tính là gì?

Chế độ xem bộ lọc là giải pháp của Google Trang tính cho một vấn đề phổ biến. Khả năng sắp xếp và lọc dữ liệu trong bảng ngày càng trở nên quan trọng khi bảng lớn hơn; . Điều tuyệt vời về Chế độ xem bộ lọc là chúng chỉ ảnh hưởng đến cách người dùng nhìn thấy dữ liệu

Bạn có thể tạo bao nhiêu Chế độ xem bộ lọc tùy thích và lưu chúng với bất kỳ tên nào bạn chọn. Sau khi lưu, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các chế độ xem này bất cứ lúc nào cũng như chia sẻ chúng với những người dùng khác một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều này cho phép bạn xây dựng một bộ sưu tập các chế độ xem hữu ích có thể được tùy chỉnh theo vai trò, bộ phận hoặc bất kỳ tiêu chí nào bạn muốn.  

Sự khác biệt giữa Bộ lọc và Chế độ xem bộ lọc trong Google Trang tính là gì?

Cả sắp xếp và lọc đều là những hành động sửa đổi cách nhìn thấy dữ liệu của tất cả người dùng, do đó có thể dẫn đến nhầm lẫn, lãng phí thời gian và mắc lỗi nếu được sử dụng trong bảng tính dùng chung. Không giống như bộ lọc, Chế độ xem bộ lọc chỉ ảnh hưởng đến cách bạn xem dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu theo bất kỳ cách nào bạn muốn mà không phải lo lắng về việc làm hỏng ngày của người khác

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mọi chỉnh sửa sẽ được lưu và áp dụng cho bảng tính, ảnh hưởng đến mọi người. Nếu bạn có quyền chỉnh sửa trên bảng tính và bạn sửa đổi, thêm hoặc xóa bất kỳ nội dung nào thì những thay đổi đó là có thật ngay cả khi bạn đang ở Chế độ xem bộ lọc

Cách tạo Chế độ xem bộ lọc trong Google Trang tính?

Ví dụ được sử dụng bên dưới là bảng tính chứa tất cả doanh số bán hàng của một công ty có bốn nhóm bán hàng. Điều này có nghĩa là thường xuyên cần lọc dữ liệu theo nhóm bán hàng. Tôi sẽ tạo các Chế độ xem bộ lọc khác nhau cho từng nhóm và sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái theo đại lý bán hàng

Tạo Chế độ xem

Thực hiện theo các bước bên dưới để tạo Chế độ xem bộ lọc trong Google Trang tính

  1. 1. Mở bảng tính trong Google Trang tính

  1. 2. Chuyển đến Dữ liệu > Chế độ xem bộ lọc > Tạo chế độ xem bộ lọc mới

  1. 3. Bạn sẽ ở chế độ Chế độ xem bộ lọc ngay sau khi bạn nhấp vào

  1. 4. Bạn có thể đổi tên chế độ xem trực tiếp trên thanh Chế độ xem Bộ lọc, như hình bên dưới

Định cấu hình Chế độ xem

Giờ đây, bạn có thể định cấu hình chế độ xem bằng cách lọc, sắp xếp và ẩn các cột

Lọc cột

Nhấp vào biểu tượng phễu bên cạnh tên cột. Trong trường hợp này, tôi muốn lọc cột “sales_team” để chỉ bao gồm doanh số của Southteam, như hình bên dưới. Nhấp vào “OK” để áp dụng

Chế độ xem hiện được lọc theo doanh số bán hàng được thực hiện bởi các đại lý bán hàng ở Southteam

Sắp xếp cột

Bạn cũng có thể sắp xếp các cột bằng cách nhấp vào biểu tượng hình phễu bên cạnh tên cột. Trong trường hợp này, tôi muốn sắp xếp cột “sales_agent” theo thứ tự bảng chữ cái, từ A đến Z, vì vậy tôi đã nhấp vào tùy chọn đầu tiên

Hiện tại, chế độ xem chỉ chứa doanh số bán hàng của Southteam, được sắp xếp theo đại lý bán hàng, theo thứ tự bảng chữ cái

Ẩn cột

Vì chế độ xem này chỉ chứa dữ liệu của Southteam nên tôi không thực sự cần cột “sales_team” nên tôi sẽ ẩn nó đi. Chỉ cần chọn cột bạn muốn ẩn và nhấp chuột phải để truy cập các tùy chọn. Chọn “Ẩn cột”

Tôi có thể liên kết với Chế độ xem bộ lọc trong Google Trang tính không?

Liên kết với Chế độ xem bộ lọc trong Google Trang tính dễ dàng như mở chế độ xem đó và sao chép URL từ trình duyệt của bạn

Bạn có thể chia sẻ liên kết trực tiếp với đồng nghiệp của mình để họ có thể truy cập chế độ xem đó. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng họ có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ xem dựa trên các quyền hiện có của họ. Nói cách khác, nếu người dùng có quyền chỉnh sửa trong bảng tính, các quyền này sẽ tiếp tục ngay cả khi ở chế độ Chế độ xem bộ lọc

Nếu bạn chia sẻ liên kết với những người dùng chỉ có quyền xem trong bảng tính, họ sẽ không thể thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào

Tuy nhiên, họ vẫn có thể sắp xếp, lọc, sao chép và in dữ liệu trong Chế độ xem bộ lọc. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng cái phễu, ở bên trái của nút màu xanh lục có nội dung “Chỉ xem”, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn khác nhau

Bạn có thể tạo “chế độ xem bộ lọc tạm thời mới”, chế độ này sẽ chỉ dành cho bạn. “Xóa tất cả chế độ xem bộ lọc” sẽ chỉ xóa chúng cho người dùng cụ thể đó, không phải khỏi bảng tính chính. Nhấp vào “Tùy chọn chế độ xem bộ lọc” để xem các hành động cụ thể đối với Chế độ xem bộ lọc đang được sử dụng. Trong trường hợp này, chỉ có tùy chọn “nhân đôi”. Nếu bạn cấp quyền chỉnh sửa cho người dùng, họ cũng có thể cập nhật phạm vi, cũng như đổi tên hoặc xóa Chế độ xem bộ lọc

Lớp là một tiện ích bổ sung trang bị cho bạn các công cụ để tăng hiệu quả và chất lượng dữ liệu trong các quy trình của bạn trên Google Trang tính. Chia sẻ các phần của Google Trang tính của bạn, theo dõi, xem xét và phê duyệt các thay đổi cũng như đồng bộ hóa dữ liệu từ các nguồn khác nhau – tất cả chỉ trong vài giây. Xem làm thế nào nó hoạt động

Sử dụng Layer, bạn có thể

  • Chia sẻ & Cộng tác. Tự động hóa việc thu thập và xác thực dữ liệu của bạn thông qua các điều khiển của người dùng
  • Tự động hóa và lên lịch. Lên lịch các nhiệm vụ thu thập và phân phối dữ liệu định kỳ
  • Tích hợp & Đồng bộ hóa. Kết nối với ngăn xếp công nghệ của bạn và đồng bộ hóa tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi
  • Trực quan hóa & Báo cáo. Tạo và chia sẻ báo cáo với dữ liệu thời gian thực và các quyết định khả thi

Ưu đãi trong thời gian có hạn. Cài đặt Tiện ích bổ sung lớp cho Google Trang tính ngay hôm nay và Nhận quyền truy cập miễn phí vào tất cả các tính năng phải trả phí, để bạn có thể bắt đầu quản lý, tự động hóa và thay đổi quy mô các quy trình của mình trên Google Trang tính

Sự kết luận

Như bạn đã thấy, Chế độ xem bộ lọc của Google Trang tính rất linh hoạt và dễ sử dụng. Bạn có thể lưu bao nhiêu Chế độ xem bộ lọc tùy ý và việc chia sẻ chúng cũng đơn giản như sao chép và dán URL. Bạn cũng biết rằng không thể sử dụng Chế độ xem bộ lọc để kiểm soát quyền truy cập và quyền trong Trang tính. Nếu bạn có thông tin nhạy cảm hoặc bí mật trong Trang tính của mình, Chế độ xem bộ lọc không thể giúp bạn điều này

Đến đây, bạn đã biết cách tạo Chế độ xem bộ lọc, cách tùy chỉnh và lưu nó, cũng như cách chia sẻ nhanh chóng với những người dùng khác. Để tìm hiểu thêm về cộng tác và quyền trong Google Trang tính, hãy xem các bài viết liên quan sau

Tại sao chế độ xem bộ lọc trang tính không cập nhật cho các hàng mới?

Nếu bạn thêm hàng (không phải dữ liệu vào hàng hiện có mà là hàng thực) vào bảng tính, bộ lọc sẽ không đọc chúng . Để khắc phục, người dùng phải "Tắt bộ lọc" rồi "Bật bộ lọc" để thiết lập lại phạm vi. Lưu câu trả lời này.