Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử năm 2024

Nhiều người dùng thắc mắc cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào là hợp pháp? Hóa đơn điện tử đầu ra có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết ngay trong bài viết này.

1. Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hóa đơn điện tử được hiểu là là chứng từ kế toán được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Cũng mang bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. HĐĐT đầu ra bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?

Hóa đơn điện tử đầu ra hiện có dạng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Quy định cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra

Hiện nay, khi tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra thì bạn và DN có thể tham khảo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018.

Cách lưu trữ với hóa đơn điện tử đầu ra.

Theo đó, tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định dưới đây: - Thứ nhất, HĐĐT phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. - Thứ hai, các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình. - Thứ ba, việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 03 yêu cầu tối thiểu sau:

• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

- Cuối cùng, HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin. \>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Đây hiện là thắc mắc của không ít người dùng HĐĐT.

“Hóa đơn đầu vào (hay còn được gọi là hóa đơn mua hàng thông thường), thuật ngữ này dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trì hoạt động trong tổ chức”.

Qua đó, hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào;
• Phiếu nhập kho: Với hàng hóa mua vào;
• Phiếu thu, biên lai: Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;

  \>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 File luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chưa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

3. Quy định về cách lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Theo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ các quy định như sau:

• Hóa đơn điện tử đầu vào phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
• Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
• Hóa đơn điện tử tử đầu vào được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu;
• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn theo quy định. Nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy;

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với bên bán và bên mua

3.1. Đối với bên bán

• Phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm;
• Không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu trữ dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào;
• Nên Export dữ liệu và nén lại dưới dạng .zip lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro. Bởi ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.

3.2. Đối với bên mua

• Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để hóa đơn điện tử có dạng XML;
• Hoặc có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng dạng khác là DPF. Tuy nhiên cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý;

\>>> ĐỌC THÊM: Sự thật về 5 cách quản lý hóa đơn đầu vào mà kế toán hay dùng hiện nay

4. Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử EasyIN: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên 1 hệ thống – Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho kế toán

• Hệ thống tự động phân tích và kiểm tra hoá đơn đầu vào đúng sai;
• Tự động nhập liệu, upload nhanh chóng và chính xác cùng lúc nhiều hóa đơn;
• Tự động đồng bộ với các phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc;
• Lưu trữ hóa đơn an toàn với công nghệ bảo mật nhiều lớp, dễ dàng quản lý, tra cứu hóa đơn đầu vào;
• Hỗ trợ báo cáo tổng hợp hóa đơn đầu vào – đầu ra, kết xuất báo cáo danh sách hóa đơn đầu vào đơn giản;
• Giao diện thân thiện, có Mobile App giúp tối ưu hoá trải nghiệm người dùng;

Đặc biệt, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.