Liên kết Google Trang tính tới hàng
|
Việc liên kết dữ liệu giữa nhiều Google Trang tính có làm mất quá nhiều thời gian và sức lực của bạn không? Show
Tin tốt. Chúng tôi ở đây để chia sẻ với bạn một số giải pháp Chúng tôi sẽ đề cập đến một số phương pháp cho phép bạn hợp nhất dữ liệu của mình giữa nhiều Google Trang tính để bạn không cần phải dành nhiều thời gian và tài nguyên để thực hiện quy trình này theo cách thủ công Sau khi xem xong hướng dẫn này, bạn sẽ được trang bị một số kỹ thuật đã được thử và kiểm tra để kết hợp dữ liệu của bạn và Google Trang tính một cách liền mạch và hiệu quả Tại sao phải liên kết dữ liệu giữa nhiều Google Trang tính?Nếu bạn không liên kết các bảng tính của mình, bạn sẽ thu thập và hợp nhất dữ liệu từ các tệp và trang tính riêng biệt theo cách thủ công Việc xử lý dữ liệu trong nhiều Google Trang tính có thể chiếm rất nhiều thời gian và tài nguyên của bạn, khiến bạn và nhóm của bạn không thể làm việc với hiệu quả tối ưu Nếu không liên kết nhiều bảng tính của bạn, cuối cùng bạn sẽ sao chép và dán hàng nghìn hàng và cột dữ liệu, điều này sẽ không thành công Ngoài ra, nếu dữ liệu nguồn của bạn thay đổi, bạn phải cập nhật bộ dữ liệu và báo cáo của mình theo cách thủ công bằng cách duyệt qua nhiều tab và trang tính, việc này dễ như mò kim đáy bể Các tệp như thế này có thể khó điều hướng và có thể mất nhiều thời gian trước khi mọi người có thể tìm thấy dữ liệu họ đang tìm kiếm. Xử lý khối lượng dữ liệu theo cách thủ công cũng có thể dẫn đến sai sót, khiến bạn phải làm việc với thông tin không chính xác Đó là lý do tại sao việc liên kết nhiều bảng tính của bạn lại quan trọng để giúp bạn phát triển chế độ xem tổng thể về thông tin tổng hợp của mình. Điều này cho phép bạn xem và quản lý dữ liệu của mình một cách dễ dàng, đồng thời giúp bạn không phải thực hiện quá trình sao chép và dán dữ liệu theo cách thủ công từ nhiều Google Trang tính qua lại tốn nhiều công sức và thời gian TL;DR. Hệ số đơn giản hóa và tự động hóa việc liên kết dữ liệu giữa nhiều bảng tínhHệ số làm cho việc liên kết nhiều dữ liệu trên Google Trang tính trở nên dễ dàng hơn, đơn giản hơn, chứ đừng nói là tự động Với Hệ số, bạn có thể chọn tệp nguồn dữ liệu Google Trang tính của mình, thêm bộ lọc để tinh chỉnh thông tin bạn muốn lấy và nhập dữ liệu bằng một vài cú nhấp chuột Cập nhật bảng tính được liên kết của bạn cũng dễ dàng vì Hệ số cho phép bạn định cấu hình lịch trình tự động làm mới Bạn sẽ không cần cập nhật thủ công mỗi khi trang nguồn được liên kết của bạn thay đổi hoặc nhận thông tin mới Thiết lập dữ liệuVí dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng hai bảng tính Google Trang tính. Chúng ta sẽ có một bảng tính có tên là Dữ liệu bán hàng chứa hai trang tính
Cái thứ hai, Đăng ký người dùng, nằm trong một bảng tính hoàn toàn riêng biệt. Nó chứa danh sách người dùng và số thuê bao công ty tương ứng của họ Nhập dữ liệu từ một trang tính khác trong cùng một bảng tính Google Trang tínhCác bước bên dưới phác thảo các cách bạn có thể di chuyển dữ liệu từ trang tính này sang trang tính khác một cách liền mạch. Bạn cũng có thể xem video của chúng tôi ở trên để biết hướng dẫn từng bước Tham chiếu theo từng ôSử dụng tham chiếu từng ô để lấy dữ liệu từ một trang tính khác trong cùng một bảng tính khá đơn giản Trong ô đầu tiên mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện, hãy nhập = Sau đó, bạn có thể nhập tên của trang tính được đặt trong dấu nháy đơn, theo sau là. và số ô, như thế này ='Đăng ký của công ty'. A2 Hoặc, bạn có thể bấm vào trang tính, sau đó bấm vào ô. Bạn sẽ thấy hộp công thức nổi cho bạn biết công thức hiện tại Kéo ô đó xuống và sang phải để bao gồm các ô tập dữ liệu mong muốn của bạn trong hàng Mặc dù tập dữ liệu có thể trông giống với dữ liệu gốc, nhưng những thay đổi đối với dữ liệu trong phạm vi đó sẽ xuất hiện trong trang tính tương ứng với nó Ghi chú. Số ô không nhất thiết phải khớp giữa hai trang tính. Bạn có thể nhập Ô A1 từ Đăng ký doanh nghiệp vào Ô D7 của trang tính làm việc bằng cách đặt cùng một công thức vào D7 thay vì A1 như chúng tôi đã làm trong ví dụ Phạm vi tham chiếuBạn có thể lấy toàn bộ cột hoặc một phạm vi cụ thể mà không cần thực hiện tất cả công việc ở bước trước bằng công thức này ={'Chi tiết đăng ký'. B2. B52} Điều thú vị về cách tiếp cận này là kết nối được điều chỉnh bởi ô mà công thức được nhập vào, nhưng các giá trị khác vẫn cập nhật Hàm TÌM KIẾMHàm LOOKUP là một công cụ vô giá để so khớp dữ liệu giữa hai trang tính trong đó dữ liệu có thể không theo cùng một thứ tự hoặc có mối quan hệ một-nhiều Để điều này hoạt động, bạn phải có một trường mà bạn có thể sử dụng làm khóa (duy nhất cho mỗi bản ghi mà bạn đang tra cứu) để nhận được kết quả hoàn hảo bằng cách sử dụng LOOKUP Để làm điều này, chúng tôi sẽ chuyển đến trang Đăng ký công ty của chúng tôi và thêm một cột cho Thời hạn còn lại và Giá trị còn lại, tương tự như những gì chúng tôi có trong trang Chi tiết đăng ký Trước tiên, hãy nhấp vào C2, ô đầu tiên trong cột Thuật ngữ còn lại mới của chúng tôi và nhập một công thức giống như thế này =LOOKUP($A2,‘Chi tiết đăng ký’. $A$2. $A$52,‘Chi tiết đăng ký’. B$2. B$52) Hàm LOOKUP yêu cầu ba phần
Trước đây, chúng tôi đã sử dụng cùng một cú pháp để chọn các ô trong trang tính khác, ngoại trừ bây giờ chúng tôi đã thực hiện nó với các phạm vi. Chỉ định cách sử dụng $ để khóa trong một số ô nhất định Ngoài ra, vì chúng tôi muốn tìm dữ liệu Giá trị còn lại và cùng một Số đăng ký, hãy thêm $ để khóa trong cột đó Kéo giá trị này xuống phần còn lại của các ô và tất cả các hàng trong tương lai, vì vậy không cần sử dụng giá trị này trên số hàng Hơn 80 nghìn chuyên gia xây dựng báo cáo sử dụng Hệ số để tự động hóa dữ liệu hệ thống kinh doanh vào Google Trang tính của họThử ngay bây giờ " Thật là một ứng dụng tuyệt vời. Hệ số giúp việc tích hợp một số hệ thống phức tạp nhất trở nên đơn giản đến khó tin. Thiết lập tích hợp của bạn trong chưa đầy một phút . " Yonatan Schvimer Sử dụng $ cho các cột và hàng của phạm vi tra cứu (màu tím) vì chúng sẽ không thay đổi theo cột hoặc hàng Áp dụng $ cho số hàng trên phạm vi kết quả (màu xanh dương) nếu bạn không muốn phần trên cùng và dưới cùng của phạm vi thay đổi. Điều này cho phép bạn lấy Giá trị còn lại mà không cần viết lại công thức (hoặc bất kỳ cột nào khác mà bạn có thể có sau đó) Đây là những gì chúng tôi có Bạn có thể kéo công thức đó xuống và sang phải thì đấy. Bạn đã nối dữ liệu từ cả hai trang tính đó lại với nhau. Chỉ trong thời gian này, bạn mới có thể sắp xếp lại mọi thứ trong trang tra cứu (Chi tiết đăng ký) mà không ảnh hưởng đến dữ liệu trong trang Đăng ký công ty. Cập nhật dữ liệu sẽ vẫn phản ánh, bao gồm cả dữ liệu không khớp Tuy nhiên, chức năng LOOKUP không hoàn hảo. Nếu bạn thay đổi hàng 52 thành thuê bao 1060 thay vì 1050, chúng tôi vẫn nhận được kết quả cho 1050, vì LOOKUP không đưa ra kết quả khớp chính xác Nó đưa ra kết quả khớp gần nhất, trong trường hợp này, sẽ là giá trị cho 1050 Lợi ích của việc sử dụng LOOKUP là phạm vi tra cứu và trả về không cần phải ở cùng hàng hoặc cùng kích thước. Điều hấp dẫn là bạn có thể chỉ nhận được một trận đấu gần đúng Đây là lúc HLOOKUP và VLOOKUP phát huy tác dụng Hàm VLOOKUP/HLOOKUPVLOOKUP và HLOOKUP có chức năng tương tự, nhưng tìm giá trị theo những cách khác nhau Nói một cách đơn giản, VLOOKUP tra cứu các giá trị trong một cột (Dọc) và HLOOKUP thực hiện tương tự với các giá trị trong một hàng (Ngang) Sử dụng tập dữ liệu gốc của chúng tôi, bạn có thể thay thế hàm LOOKUP bằng công thức này Công thức trông hơi khác so với hàm LOOKUP =VLOOKUP($A2,‘Chi tiết đăng ký’. $A$2. $C$52,2,SAI) Hàm VLOOKUP yêu cầu ba phần và bao gồm một thành phần tùy chọn
Chỉ định $ của bạn để khóa trong phạm vi của bạn. Khóa chữ cái trong cột (màu cam), nhưng để nguyên số hàng để chúng tôi có thể kéo nó xuống và sang phải và lấy kết quả thứ hai Khóa các chữ cái cột và số hàng của phạm vi tra cứu để bạn biết mình đang thu thập tất cả dữ liệu Bạn sẽ nhận thấy rằng nếu bạn đã sao chép trực tiếp các giá trị này, bạn sẽ không thấy bất kỳ thay đổi nào Đó là một điều thú vị đối với VLOOKUP và vì hàm này dựa trên một phạm vi duy nhất và một chỉ mục cột nên bạn không thể trượt dữ liệu của mình qua. Bạn sẽ cần cập nhật chỉ mục cột của mình Chúng tôi đã nhập giá trị 1060 trước đó và vì chúng tôi yêu cầu đối sánh chính xác nên VLOOKUP và HLOOKUP hiển thị lỗi (không giống như LOOKUP, nơi chúng tôi nhận được giá trị gần đúng) do giá trị này không có trong bảng tra cứu Hướng dẫn qua video. Cách kết nối Google Trang tính với Google Trang tínhĐang kết nối với dữ liệu trong Google Trang tính khácBây giờ bạn đã biết cách kết hợp nhiều bảng tính thành một bằng cách liên kết dữ liệu trong cùng một trang tính, hãy cùng tìm hiểu cách liên kết dữ liệu giữa hai Google Trang tính Sử dụng chức năng QUAN TRỌNG, giống như thế này =QUAN TRỌNG(“https. // tài liệu. Google. com/spreadsheets/d/1K2pyGYhTkMrvYqF3JKL4KKjqUzgWYOCcd1-fedLEMiA/edit”,“Đăng ký người dùng. A1. C10001”) Công thức yêu cầu hai biến
Sau khi bạn nhấp vào Cho phép truy cập (giả sử bạn sở hữu cả hai trang tính hoặc có quyền chỉnh sửa đối với cả hai), dữ liệu sẽ được đưa vào trang tính Những thay đổi trong trang được liên kết cuối cùng được cập nhật (không phải ngay lập tức, nhưng khá gần) Nhập dữ liệu từ Google Sheet khác có Hệ sốHãy tìm hiểu cách Hệ số có thể giúp bạn kết hợp nhiều bảng tính thành một bảng tính bằng một quy trình dễ dàng và hợp lý hơn Mở menu Tiện ích bổ sung của Google Trang tính, nhấp vào Hệ số. Salesforce, Trình kết nối dữ liệu HubSpot, sau đó Khởi chạy Nhấp vào Nhập dữ liệu trên khung Hệ số Sau đó, chọn Google Trang tính Chọn bất kỳ Google Trang tính nào bạn muốn từ Google Drive hoặc các tài liệu khác mà bạn có quyền truy cập chung Đối với ví dụ này, hãy mở cùng một danh sách Đăng ký người dùng mà chúng tôi đã sử dụng trong các bước trước đó và nhấp vào Chọn Hệ số mất vài giây để truy cập dữ liệu và đọc thông tin cột. Sau đó, bạn sẽ thấy bảng nhập và tùy chọn lọc dữ liệu khi có dữ liệu Đối với ví dụ này, hãy thêm bộ lọc cho các số đăng ký lớn hơn 1025. Bạn có thể sử dụng điều này để lọc ra các đăng ký không hoạt động hoặc những đăng ký có nhiều hơn một số lượng người dùng nhất định. Làm điều này với Hệ số nhanh hơn và đơn giản hơn so với quy trình thủ công trên Google Trang tính Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Nhập Ở đó bạn có nó. Hệ số nhập dữ liệu của bạn gần như ngay lập tức và thậm chí bạn không cần xử lý các hàm và công thức trong toàn bộ quá trình Vì vậy, có thể bây giờ bạn đang thắc mắc, “Làm cách nào để Google Trang tính tự động cập nhật tham chiếu đến một trang tính khác?” Bạn đã bảo vệ được hệ số vì nó cho phép bạn tự động làm mới dữ liệu đó theo lịch trình, vì vậy bạn sẽ không cần phải làm điều đó một cách tỉ mỉ và thủ công Giải pháp QUAN TRỌNG cho phép bạn nhập toàn bộ cột cùng một lúc, nhưng bạn sẽ cần chỉ định giới hạn cho nó, nếu không nó sẽ làm gián đoạn tập dữ liệu của bạn nếu dữ liệu của bạn di chuyển quá nhiều Ngoài ra, IMPORTRANGE không cung cấp cách tích hợp để lọc dữ liệu, vì vậy bạn sẽ cần thực hiện việc này một cách riêng biệt Hệ số giải quyết cả hai vấn đề cho bạn bằng cách xây dựng bộ lọc vào quá trình nhập, bao gồm nhập liền mạch mọi hàng hoặc cột được điền Một lợi ích khác khi sử dụng Hệ số là khi bạn muốn tạo báo cáo cho bản trình bày của mình và không muốn dữ liệu của mình được cập nhật theo thời gian thực Dữ liệu của bạn được cập nhật tự động khi bạn sử dụng chức năng QUAN TRỌNG và cập nhật ngay khi dữ liệu bảng tính nguồn được thay đổi Điều này có nghĩa là nếu bạn đang chuẩn bị bản trình bày từ một tài liệu trực tiếp, bạn sẽ cần tạo một bản sao hoặc chủ sở hữu cần dừng cập nhật tệp trong khi bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình Bạn đã có thể đoán được sự nhầm lẫn và gián đoạn có thể xảy ra khi nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc Tuy nhiên, Hệ số có thể đồng bộ hóa theo yêu cầu, giúp bạn tránh khỏi những thách thức này. Bạn có thể thực hiện đồng bộ hóa lần cuối và sau đó chuẩn bị tài liệu bản trình bày của mình mà không cần thay đổi dữ liệu nguồn hoặc các bảng được liên kết bị viết lại và làm hỏng bảng tính của bạn trong quá trình này Phần kết luậnCác phương pháp được giới thiệu trong hướng dẫn này giúp bạn hợp lý hóa quy trình liên kết dữ liệu bảng tính giữa nhiều Google Trang tính Khi liên kết nhiều Google Trang tính với nhau, cho phép các tệp tự động tương tác với nhau, bạn có thể tăng năng suất và độ chính xác của dữ liệu Bạn sẽ loại bỏ được mức độ căng thẳng, thất vọng và chi phí nhân lực bằng cách tự động hóa quy trình liên kết các bảng tính của Google, bạn có thể tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp của mình tốt hơn |
