Thực hiện 5S khi làm việc với máy tính lựa chọn nào là ưu tiến
Ngày nay với sự phát triển của xã hội dẫn đến nhu cầu về chất lượng cuộc sống của con người cũng tăng cao trong đó môi trường làm việc là yếu tố quan trọng dẫn đến hiệu suất làm việc của nhân viên trong các doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam hiện nay. Từ việc nhận thấy môi trường làm việc cũng ảnh hưởng đến năng suất lao động phương pháp cải tiến môi trường làm việc 5S ra đời; đây là tên của phương pháp quản lý sắp xếp nơi làm việc và được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota, Nhật Bản. Show 5S là gì?Kaizen 5S là một phương pháp do người Nhật thiết lập nhằm cải tiến môi trường làm việc giúp nhân viên nâng cao chất lượng, làm việc với năng suất cao hơn. 5S là tên viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật, đó là: (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng). Trong tiếng Anh và tiếng Việt 5S vẫn được viết tắt từ 5 từ và bắt đầu bằng chữ S như sau: Sort – Sàng lọc: là xem xét, phân loại các vật dụng sau đó lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.Các vật dụng không liên quan có thể sắp xếp vào một nơi cụ thể hoặc mang ra khỏi tổ chức và có thể tái sử dụng vào một hoạt động khác. Đây chính là bước đầu tiên cơ bản trong việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp, tổ chức. Set in order – sắp xếp: sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì chúng ta sẽ thực hiện bước tiếp theo là sắp xếp, tổ chức lại các vật dụng cần thiết còn lại trong văn phòng, nơi hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự sắp xếp này không phải tùy ý ngẫu nhiên mà sẽ sắp xếp theo tiêu chí sao cho dễ tìm, thuận tiện cho các hoạt động khác trong công việc và dễ trả lại nhất. Shine – Sạch sẽ: Là luôn giữ gìn và thường xuyên vệ sinh, lau chùi các thiết bị, vật dụng làm việc; thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể nhằm đảm bảo cho môi trường làm việc luôn sạch sẽ thoáng mát. Standardize – Săn sóc: Để đảm bảo các hoạt động 3S ở trên luôn được duy trì và được kiểm soát định kỳ thì S thứ 4 này thể hiện sự săn sóc, quan tâm duy trì các hoạt sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ thường xuyên, một cách liên tục; từ đó tạo nền tảng để phát triển 5S. Sustain – sẵn sàng: Là tạo thói quen tự giác, rèn luyện và tuân thủ nghiêm ngặt để duy trì nề nếp giữ cho môi trường làm việc luôn ở mức độ tốt nhất để luôn sẵn sàng bắt đầu vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức. Qua đó cho thấy kaizen 5S là nền tảng cơ bản thể hiện nguyên tắc làm việc chất lượng, chuyên nghiệp trong doanh nghiệp, từ đây làm nền tảng để phát triển tâm lý, tâm trạng, tinh thần làm việc dựa trên môi trường làm việc luôn thoáng mát, sạch sẽ, ngăn nắp. Có thể nói 5S là một phương pháp giúp cải tiến môi trường làm việc đơn giản, dễ dàng thực hiện, hiệu quả và đặc biệt là đỡ tốn kém chi phí nhằm nâng cao năng suất, chất lượng làm việc của toàn thể các cấp nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức. Mô hình 5S trong doanh nghiệp Lý do ngày càng có nhiều doanh nghiệp/ cá nhân áp dụng phương pháp 5SĐây là phương pháp phổ biến được áp dụng cho nhiều loại mô hình doanh nghiệp như hiện nay, vì kaizen 5S dễ thực hiện và mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt phương pháp này giúp đảm bảo được tối ưu các lợi ích sau của doanh nghiệp:
Lý do phương pháp 5S được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức
8 yếu tố để áp dụng 5S thành công 8 yếu tố để áp dụng phương pháp 5S thành công
Mô hình 5s trong văn phòng cũng đang được áp dụng thành công tại Nhật Bản. Áp dụng mô hình 5s trong văn phòng nhằm tạo ra hiệu quả trong công việc. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sâu hơn về mô hình 5s trong quản trị văn phòng trong bài viết dưới đây nhé. Khái niệm về 5s trong văn phòngMô hình 5s trong văn phòng phương pháp quản lý được ra đời từ Nhật Bản. Nguyên tắc này là ứng dụng cho những cơ sở hay các hệ thống quản lý chất lượng. Nếu hiểu theo tiếng gốc của Nhật Bản thì 5S có nghĩa là: Seiso (Sạch sẽ), Seiton (Sắp xếp), Seiri (Sàng lọc), Shitsuke (Sẵn sàng) và Seiketsu (Săn sóc). Nguyên tắc 5S giúp gì cho văn phòng?Với việc loại bỏ những lãng phí trong công việc là mục đích chính của 5S. Để giảm thiểu tối thiểu những hoạt động gia tăng giá trị và cung cấp một môi trường làm việc hay tinh thần cải tiến liên tục và nâng cấp chất lượng cũng như tình trạng an toàn.
Sử dụng mô hình 5s trong văn phòng sao cho hiệu quảThứ tự 5S được sắp xếp theo: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso(Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng) đây chính là những quy trình 5S được áp dụng trong công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng.
Điều đầu tiên cũng là điều quan trọng nhất đó là vệ sinh khu vực làm việc của mình sau đó phân loại những dụng cụ đồ dùng theo mục đích sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc. Để chắc chắn hơn bạn cũng có thể liệt kê ra giấy sau đó rồi mới phân loại. Có một nguyên tắc nhỏ đó là đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến.
Sau khi phân loại hay sàng lọc thì đến giai đoạn này mọi thứ cần phải được sắp xếp vào đúng chỗ của nó. Về dựa trên tần suất sử dụng các bạn sẽ đưa ra được những phương án về vị trí sắp xếp làm sao cho hợp lý nhất. Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với những vị trí làm việc. Những thứ chúng ta ít sử dụng thì có thể để ở một vị trí xa hơn. Có một ý tưởng rất hay nữa đó là hãy phân loại chúng bằng màu sắc. Cũng giống như khu vực ăn uống, nghỉ ngơi hay nơi làm việc và lối đi lại đều được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ trở nên hoàn hảo hơn. Những vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy hay thiết bị an toàn và quan trọng nhất là lối thoát hiểm cũng cần phải được làm cho chúng nổi bật lên.
Hãy lên kế hoạch cho mình việc kiểm tra thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ. Sự sạch sẽ cũng là một điều kiện cơ bản cần thiết cho chất lượng công việc chính vì thế một khu vực sạch sẽ để làm việc sẽ làm cho bạn có tinh thần làm việc cao hơn. Như vậy hãy cố gắng duy trì được sự sạch sẽ này nhé.
Đối với việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được mục tiêu đúng đắn là làm chúng trở nên trực quan hơn dễ nhận và viết đối với nhân viên. Cụ thể hơn đó là thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho những vị trí được quy định. Hình thành những chỉ số cũng như cách nhận biết để vượt qua những mục tiêu. Thiết lập những phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn và xác định những vị trí….
Bước cuối cùng cũng là bước khó khăn đối với những nhân viên văn phòng thường không tuân thủ theo các quy định. Để có thể làm được chữ S cuối cùng này. Mọi người cần phải củng cố những thói quen thông qua các hoạt động hàng ngày. Hãy bắt tay vào tiến hành việc đào tạo và tự đào tạo những quy trình làm việc cho nhân viên để có một môi trường văn phòng làm việc tốt nhất. Xem thêm: Ngành quản trị văn phòng ra làm gì? Trên đây là những mô hình 5s trong văn phòng cùng những nguyên tắc 5S cho công việc văn phòng cụ thể được chúng tôi liệt kê ra. Hi vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp các bạn hiểu hơn về 5S và sự hình thành của chúng trong văn phòng. |