Hóa đơn không có chữ ký thủ trưởng đơn vị năm 2024

Bạn đang thắc mắc việc hoá đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có được coi là hợp lệ? Vậy cùng FastCA tìm hiểu chi tiết giải đáp cho thắc mắc trên nhé!

Ngoài ra, theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của đơn vị phát hành bao gồm:

• Hóa đơn điện tử bán hàng đối với mặt hàng là xăng dầu, điện, nước, viễn thông, bán cho bên mua là cá nhân không kinh doanh.
• Hóa đơn điện tử có dạng tem, vé, thẻ không có mã của cơ quan Thuế.
• Chứng từ dịch vụ vận tải hàng không (vé máy bay) xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử, lập theo thông lệ quốc tế và bán cho người mua là cá nhân không kinh doanh (không áp dụng đối với người mua là cá nhân thuộc tổ chức kinh doanh, cá nhân thuộc tổ chức không kinh doanh).
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế (dùng tại trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ hàng tiêu dùng, dịch vụ nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, các dịch vụ vui chơi giải trí khác…).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Trong một số trường hợp hoá đơn điện tử không cần chữ ký số của người bán.

Một số trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đã lập đến cơ quan thuế đối với trường hợp quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thực hiện như sau: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung hóa đơn gửi hóa đơn điện tử cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ;

Trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát dữ liệu giữa ngân hàng và các bên thứ ba có liên quan (tổ chức thanh toán, tổ chức thẻ quốc tế hoặc các tổ chức khác), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

Trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán chuyển dữ liệu hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận để tạo thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa hoặc tra cứu dữ liệu thì người bán sau khi lập hóa đơn điện tử đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi người mua đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Giải đáp một số thắc mắc chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Để hiểu rõ hơn về bản chất của chữ ký số, mời bạn đọc tham khảo giải đáp của VNPT cho một số thắc mắc phổ biến của người dùng về loại chữ ký này.

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử không?

Có. Doanh nghiệp có thể đăng ký tạo lập nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử. Tuy nhiên cần lưu ý chữ ký số phải được ký trong khoảng thời gian chứng thư số vẫn còn hiệu lực. Ngoài ra, doanh nghiệp phải khai đầy đủ các mẫu chữ ký số lên hệ thống của Tổng cục thuế.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?

Không. Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, ngoại trừ hai trường hợp:

• Bên mua là đơn vị kế toán.
• Bên mua đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để ký số và đã tự thỏa thuận với bên bán về việc này.

Câu hỏi 3: Tính xác thực của hóa đơn có được đảm bảo khi chữ ký số doanh nghiệp hết hạn

Không. Khi chữ ký số gần hết hạn thì doanh nghiệp phải kịp thời gia hạn, nếu không sẽ không thể tiếp tục sử dụng chữ ký để thực hiện các giao dịch.

Ngoài ra, khi chữ ký số hết hạn, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số sẽ cập nhật tình trạng hết hiệu lực lên hệ thống dữ liệu có kết nối với cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế. Trong trường hợp người mua tiến hành xác thực các tài liệu trước đó thì sẽ biết tài liệu được ký bởi một chữ ký số đã hết hiệu lực, điều này sẽ làm giảm độ tin cậy và uy tín của đơn vị phát hành hóa đơn.

Câu hỏi 4: Chữ ký số có thực sự là công cụ “bảo chứng” độ tin cậy của hóa đơn điện tử không?

Có. Chữ ký số được xây dựng dựa trên các quy định pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ toàn cầu, đảm bảo 4 tính chất:

• Cung cấp bằng chứng xác minh danh tính của người ký.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu (dữ liệu không bị thay đổi kể từ khi hóa đơn được ký).
• Ràng buộc nghĩa vụ pháp lý, chống chối bỏ các tài liệu điện tử đã ký
• Tuân thủ và đảm bảo tính pháp lý ngang với chữ ký tay và con dấu đỏ của tổ chức, doanh nghiệp.

Kết luận

Trên đây là giải đáp về hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm về dịch vụ chữ ký số có thể liên hệ với NewCA theo thông tin sau: